Lignes directrices pour les essais cliniques avec des éléments décentralisés : Réalisation d’un essai, délégation des activités

Sur cette page

• Présentation
• Systèmes de gestion de la qualité
• Accords
• Rôles et responsabilités
• Déléguer les activités liées à l'essai
• Procédures courantes
• Formation et qualification
• Journal de délégation

Présentation

Les essais cliniques qui comprennent des éléments décentralisés peuvent comprendre des activités d'essai qui se déroulent à l'extérieur du site principal de l'essai clinique, à l'aide de technologies de santé numériques et de ressources de soins de santé communautaires. Conformément au titre 5 du Règlement sur les aliments et drogues (RAD), y compris les articles C.05.010 à C.05.015, les promoteurs doivent s'assurer que l'essai est mené conformément aux bonnes pratiques cliniques (BPC).

Consultez les articles C.05.010 à C.05.015 du RAD.

Systèmes de gestion de la qualité

Les promoteurs et les chercheurs qualifiés devraient collaborer avec les sites d'essai et les fournisseurs de services pour mettre en œuvre un système de gestion de la qualité. Des procédures documentées (par exemple, des procédures opérationnelles normalisées ou des PON et des procédures protocolaires) aident à garantir :

• qualité à chaque étape du processus d'essai et sur tous les sites
• que les activités et les éléments décentralisés ont été intégrés de manière appropriée
• conformité vérifiable avec la réglementation et la ligne directrice ICH E6 du Conseil international de l'harmonisation

Dès le départ, les activités de gestion de la qualité devraient être prises en compte dans la conception de l'essai et dans la façon dont il est mené. L'accent doit être mis sur les facteurs critiques pour la qualité.

Les promoteurs et les chercheurs qualifiés devraient mettre en œuvre des processus appropriés pour déterminer, évaluer, contrôler, communiquer et examiner les risques qui peuvent affecter la sécurité des participants ou la fiabilité des résultats des essais, y compris les risques introduits par des éléments décentralisés. Les systèmes de gestion de la qualité devraient garantir que les éléments décentralisés sont planifiés, mis en service et supervisés avec la même rigueur que les activités menées dans les sites d'essai traditionnels. Cela comprend une documentation claire des rôles, des responsabilités, des voies de communication et des flux de données.

Les promoteurs sont responsables des systèmes et des procédures qui garantissent la qualité de tous les aspects de l'essai clinique et la fiabilité des résultats. Cela comprend les responsabilités suivantes :

• la surveillance et la supervision de la conduite de l'essai dans tous les emplacements associés au site d'essai clinique, y compris dans les régions éloignées, afin d'assurer la conformité au protocole, aux BPC et aux exigences légales et réglementaires applicables
  • adaptés aux risques potentiels pour la sécurité, à la qualité des données ou à la fiabilité des résultats de l'essai et aux autres risques liés aux éléments décentralisés
  • mettre l'accent sur les aspects essentiels à la qualité
• y compris les tiers ou les services contractuels impliqués dans des activités décentralisées selon des attentes de qualité documentées
• surveiller l'observance thérapeutique des participants
• gérer les données et tenir à jour les dossiers de l'essai pour assurer la conformité aux exigences réglementaires et aux exigences des BPC
• déterminer, documenter, transmettre aux échelons supérieurs et signaler les événements indésirables en temps opportun afin de protéger la sécurité des participants et, conformément aux règlements, de réduire au minimum les délais de communication entre les emplacements où se déroulent les activités d'essai et l’emplacement principal du site
• diffuser des renseignements essentiels (par exemple, pour l'examen en temps opportun des résultats des tests et la surveillance des participants), y compris des renseignements provenant d'évaluations à distance, de fournisseurs de soins de santé locaux ou de plateformes numériques
• vérifier la validation et l'étalonnage des instruments techniques et des appareils de mesure utilisés dans des emplacements associés au site d'essai clinique décentralisés, comme ceux utilisés dans le cadre d'activités déléguées ou par les participants
• s'assurer que l'intégrité des produits est maintenue pendant le transport et l'entreposage afin de protéger la sécurité des participants et d'éliminer tout risque potentiel de détournement de toute substance contrôlée utilisée dans un essai

Pour obtenir des renseignements sur la déclaration de l'innocuité, y compris les critères et le processus, consultez la section sur la déclaration des réactions indésirables graves et imprévues à un médicament :

• Médicaments destinés aux essais cliniques sur des sujets humains (GUI-0100)

Accords

Les promoteurs et les chercheurs qualifiés devraient s'assurer que toutes les ententes soutenant les activités d'essai décentralisées définissent clairement les rôles, les responsabilités et les attentes en matière de supervision de tout personnel délégué, fournisseur de services ou autres organisations tierces. La documentation relative à l'essai devrait faire la distinction entre les activités qui nécessitent des ententes et celles qui relèvent de la pratique clinique, de l'imagerie ou de laboratoire courante pour laquelle la documentation ou les ententes de délégation peuvent ne pas être nécessaires.

Toutes les activités liées à l'essai du promoteur ou du chercheur qualifié qui sont déléguées aux fournisseurs de services et assumées par ceux-ci devraient être documentées dans des ententes écrites et la répartition des responsabilités devrait être définie. Des accords clairs et bien structurés aident le personnel de l'essai, les fournisseurs de services et les fournisseurs de soins de santé locaux à se conformer aux lois, réglementations et normes professionnelles applicables.

Les accords devraient établir comment :

• les tâches liées à l'essai seront effectuées, supervisées et documentées
• les médicaments expérimentaux et les données seront gérés
• la conformité aux règlements et au BPC sera maintenue

Les promoteurs et les chercheurs qualifiés doivent s'assurer que toutes les parties comprennent et respectent le protocole approuvé, les exigences réglementaires applicables et toutes les procédures nécessaires pour protéger la sécurité des participants, l'intégrité des données et la vie privée.

Les accords permettent de s'assurer que les personnes et les organisations qui mènent des activités liées aux essais :

• comprendre leurs responsabilités et obligations
• favoriser la sécurité des participants en intégrant des mesures appropriées d'atténuation des risques

Les accords écrits, comme les contrats, peuvent clairement énoncer :

• les rôles et responsabilités individuels, y compris qui effectue des activités précises et où
• qualifications requises (études, formation et expérience) pour le personnel menant les activités d'essai
• la façon dont les activités d'essai précises seront menées et surveillées pour assurer la conformité au protocole
• responsabilité professionnelle des promoteurs, des chercheurs qualifiés, des sous-chercheurs et des tiers délégués, y compris les fournisseurs de soins de santé locaux
• les procédures de surveillance de l'innocuité et de déclaration en temps opportun des événements indésirables
• couverture d'indemnisation pour les participants
• toute considération pertinente pour des groupes, des communautés et des communautés autochtones en particulier

Les dossiers des ententes et des contrats (papier ou électroniques) doivent être disponibles ou accessibles à partir du site principal de l'essai clinique. Cela comprend tous les contrats ou accords établis entre le promoteur ou chercheur qualifié et d'autres tiers, institutions ou emplacements associés au site d’essai clinique qui décrivent les rôles, les responsabilités, les responsabilités et les indemnités.

Santé Canada peut examiner ces documents au cours d'une inspection pour s'assurer que tous :

• les activités pertinentes sont couvertes
• les parties concernées sont mentionnées et vérifiées
• les ententes sont terminées

Conformément au paragraphe C.05.012(4) du RAD, les registres, y compris les ententes et les contrats, doivent être conservés pendant 15 ans. Il est important de conserver cette documentation, car elle montre qui était responsable d'activités d'essai spécifiques, comment la surveillance a été maintenue et comment la protection des participants et l'intégrité des données ont été assurées.

Nous comprenons que les essais cliniques comportant des éléments décentralisés peuvent impliquer davantage d'accords avec des fournisseurs de services que les modèles d'essais traditionnels. Pour cette raison, nous autorisons la conversion des documents papier originaux en copies électroniques à des fins de conservation (décrites dans le document d'orientation GUI-0100).

Pour obtenir des renseignements sur l'accès aux dossiers pendant l'inspection, consultez :

• Politique sur la collecte et la conservation des dossiers relatifs à la conformité et à l'application de la loi pour les produits de santé (POL-0140)

Pour obtenir de l'information sur les ententes, consultez :

• Ligne directrice sur les drogues destinées aux essais cliniques sur des participants humains (GUI-0100)

Voici d'autres documents qui peuvent être pertinents :

• Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains
• Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche

Rôles et responsabilités

Les promoteurs sont responsables de la conduite de l'essai clinique, tandis que les chercheurs qualifiés sont responsables de la conduite de l'essai clinique à leur site.

Les promoteurs et les chercheurs qualifiés doivent s'assurer que toutes les activités liées aux essais, y compris celles menées dans des emplacements décentralisés ou éloignés, sont conformes aux règlements applicables, au protocole approuvé et à la ligne directrice E6 de l'ICH. Cela comprend :

• supervision appropriée de toutes les activités décentralisées
• les risques pour la sécurité des participants sont gérés
• les médicaments utilisés dans le cadre d'activités décentralisées sont transportés, entreposés et manipulés conformément aux bonnes pratiques de fabrication (BPF) et au protocole
• Tous les systèmes informatisés et les technologies de la santé numériques qui soutiennent les activités liées aux essais sont validés, fiables et adaptés à l'usage prévu.
• tenue et conservation appropriées des dossiers pour les activités décentralisées
• les personnes et les organisations qui réalisent des activités liées aux essais sont qualifiées par leurs études, leur formation et leur expérience

Obligations du promoteur

En fin de compte, les promoteurs sont responsables de toutes les activités liées à l'essai, y compris les éléments décentralisés. Il s'agit notamment de protéger les droits, la sécurité et le bien-être des participants et d'assurer l'intégrité et la fiabilité des données de l'essai, conformément aux BPC et aux exigences réglementaires applicables.

En général, les promoteurs sont responsables de ce qui suit :

• la surveillance de l'essai et la conformité réglementaire
• des systèmes et des procédures qui assurent la qualité de chaque aspect de l'essai clinique sont mis en œuvre
• le traitement des données, y compris l'intégrité et la confidentialité des données
• consigner, traiter et stocker tous les renseignements relatifs à un essai clinique de manière à permettre la production de rapports, l'interprétation et la vérification complets et exacts
• la tenue de dossiers sur le personnel, les activités et les documents essentiels
• la déclaration et la tenue de dossiers appropriés des événements indésirables, y compris :
  • les réactions indésirables graves et imprévues soupçonnées (RIGIS)
  • réactions indésirables graves à un médicament (RIM)
  • réactions indésirables graves et imprévues à la drogue (RIGID)
• la conformité au protocole approuvé, aux exigences relatives aux médicaments expérimentaux et à toutes les lois et exigences réglementaires applicables
  • Comprend les lois provinciales ou territoriales régissant le consentement éclairé, la protection des renseignements personnels et la gestion des dossiers médicaux

Pour obtenir de l'information sur les lois fédérales et provinciales sur la protection des renseignements personnels, consultez :

• Aperçu des lois sur la protection des renseignements personnels au Canada par le commissaire à la protection de la vie privée du Canada
• Lois et organismes de surveillance provinciaux et territoriaux en matière de protection de la vie privée

Responsabilités du chercheur qualifié

Le chercheur qualifié est responsable de la conduite de l'essai sur son site, dans tout emplacement éloigné associé au site et dans tout élément décentralisé sous sa supervision. Le chercheur qualifié doit s'assurer que l'essai est mené sur son site conformément au protocole approuvé, aux exigences réglementaires applicables et aux BPC, et que des dossiers d'essai exacts et complets sont conservés.

Dans les essais avec des éléments décentralisés, les chercheurs qualifiés peuvent déléguer les activités liées à l'essai à du personnel qualifié et à des tiers conformément aux exigences réglementaires applicables et aux BPC.

Bien que les activités liées à l'essai puissent être déléguées, les chercheurs qualifiés sont toujours responsables de la sécurité des participants, de la fiabilité des données et de la conformité aux exigences réglementaires applicables.

Consultez la section sur la délégation des activités liées à l'essai pour d'autres considérations liées à la délégation.

Les chercheurs qualifiés devraient assurer une supervision appropriée de la conduite de l'essai au moyen d'une approche fondée sur les risques qui est proportionnelle à la complexité de l'activité et aux risques connexes pour la sécurité des participants et la fiabilité des données. Il s'agit notamment de veiller à ce que des plans opérationnels et de supervision appropriés soient établis et mis en œuvre pour les éléments décentralisés. Selon la nature des activités décentralisées, les chercheurs qualifiés peuvent également devoir déterminer comment intégrer ces activités aux systèmes de soins de santé locaux, aux plateformes de télésanté, aux politiques institutionnelles et aux exigences de formation.

Les responsabilités de supervision peuvent comprendre :

• garantir un accès rapide aux soins médicaux liés aux essais et à la prise de décisions médicales, même dans des emplacements décentralisés associés au site d’essai clinique
• maintenir la responsabilité du produit expérimental, même dans des emplacements décentralisés associés au site
• assurer la validation et l'étalonnage des instruments techniques et des appareils de mesure utilisés sur le site d'essai, dans les emplacements associés au site d'essai clinique, dans les lieux d'activités déléguées ou par les participants
• contrôler la qualité, la fiabilité et l'adéquation des données tout au long de l'essai
• soutenir la surveillance, les vérifications et les inspections en maintenant l'accès aux documents essentiels et en traitant les problèmes ou les écarts relevés

Déléguer les activités liées à l'essai

Les activités liées à l'essai peuvent être déléguées à des tiers, y compris des fournisseurs de services et de soins de santé locaux, lorsque la délégation appuie la conduite de l'essai clinique. Ces activités déléguées peuvent aller de procédures hautement spécialisées nécessitant un équipement, une expertise ou une formation spécifiques à des tâches qui entrent dans le champ d'exercice standard des fournisseurs locaux.

Les promoteurs peuvent transférer ou sous-traiter les responsabilités et les activités liées aux essais à des tiers qualifiés, tels que des organismes de recherche sous contrat (ORC), des laboratoires et des fournisseurs de services. Toutefois, les promoteurs conservent la responsabilité d'assurer une supervision appropriée des activités liées à l'essai qui sont transférées ou confiées à des tiers.

Les chercheurs qualifiés peuvent également déléguer des activités liées aux essais à des personnes qualifiées :

• Personnel de l'essai
• des tiers, tels que
  • fournisseurs de soins de santé
  • centres de santé ou cliniques
  • les fournisseurs de services contractuels

Lorsqu'ils délèguent des activités, les chercheurs qualifiés doivent s'assurer que les activités déléguées sont menées conformément au protocole approuvé, aux exigences réglementaires applicables et aux BPC. Ils doivent également s'assurer que les personnes et les organisations déléguées possèdent l'éducation, la formation, l'expérience, les qualifications et les ressources nécessaires pour s'acquitter des responsabilités qui leur sont confiées en toute sécurité et conformément au protocole et aux exigences réglementaires.

Les chercheurs qualifiés sont responsables de toutes les activités liées à l'essai menées sous leur autorité, y compris les activités déléguées au personnel de l'essai ou à des tiers. Ils devraient assurer une supervision appropriée pour protéger les droits, la sécurité et le bien-être des participants à l'essai et assurer la fiabilité des données de l'essai.

Les règlements ne précisent pas quelles activités d'essai clinique peuvent ou non être déléguées, ni quelle formation particulière doit être suivie pour chaque activité déléguée. Les chercheurs qualifiés sont plutôt chargés de s'assurer que les activités déléguées sont exécutées avec compétence et conformément au protocole, aux règlements applicables et au BPC. La délégation doit être clairement documentée et conforme aux principes de la ligne directrice E6 de l'ICH. La surveillance doit être proportionnelle à la complexité de l'essai et aux risques connexes pour la sécurité des participants, la fiabilité des données et d'autres facteurs critiques pour la qualité.

Comme les chercheurs qualifiés supervisent les activités déléguées tout au long de l'essai, ils devraient mettre en œuvre des procédures pour les aider à :

• cerner et gérer les risques liés aux facteurs essentiels à la qualité
• superviser les activités déléguées conformément aux plans opérationnels et de supervision documentés
  • peut comprendre, par exemple, la tenue régulière de réunions de supervision ou l'examen des activités déléguées.
• assurer la sécurité et l'intégrité des données sur un site principal et dans les emplacements connexes
• veiller à la tenue de dossiers appropriés pour les documents relatifs à l'essai (papier ou électronique), y compris les registres de délégation, les ententes et autres documents pertinents
  • rendre tous les dossiers relatifs à l'essai disponibles au site principal de l'essai clinique du chercheur qualifié
  • assurer l'accès aux dossiers essentiels et leur gestion tout au long de l'essai et leur conservation après la fin de l'essai

Pour obtenir de l'information sur la documentation des activités déléguées, consultez la section sur les bonnes pratiques cliniques :

• Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains (GUI-0100)

Procédures courantes

En général, les procédures cliniques de routine (par exemple, les analyses sanguines de routine ou l'imagerie médicale, ou les procédures de soins standard effectuées par des fournisseurs de soins de santé locaux) ne nécessitent pas de formation spécifique liée aux essais ni de délégation d'un chercheur qualifié. Toutefois, dans la mesure du possible, le chercheur qualifié devrait confirmer que les personnes qui effectuent ces procédures sont qualifiées. Il peut s'agir de vérifier l'homologation ou la certification appropriée par les autorités sanitaires compétentes.

La documentation relative à l'essai peut être utilisée pour faire la distinction entre les activités qui nécessitent une délégation de pouvoirs et une formation propre à l'essai, et celles qui relèvent de la pratique clinique courante, lorsqu'une telle documentation ou formation peut ne pas être nécessaire. La documentation sur les qualifications des tiers impliqués dans les procédures de routine ne peut pas toujours être demandée lors d'une inspection.

Formation et qualification

Tout membre du personnel ou tiers participant à des activités liées à l'essai devrait avoir l'éducation, la formation, l'expérience et les ressources nécessaires pour s'acquitter de ses responsabilités conformément au protocole et aux exigences réglementaires.

Les promoteurs et les chercheurs qualifiés devraient déterminer et documenter la formation spécifique requise pour l'activité qui sera menée par le personnel délégué ou des tiers.

Par exemple, les activités peuvent comprendre des procédures qui :

• exigent une connaissance précise du protocole de l'essai, du médicament faisant l'objet de l'essai clinique, de la brochure du chercheur ou de la maladie à l'étude
• s'inscrivent dans le champ d'exercice normalisé du fournisseur de soins de santé concerné sans formation supplémentaire

Pour ces activités, il peut être crucial que le personnel délégué ou les tiers soient conscients des éléments suivants :

• la sécurité des participants (p. ex., identification des événements indésirables possibles)
• principes du consentement continu
• signalement des écarts de protocole
• signalement des atteintes à la vie privée
• voies d'escalade

Les exigences en matière de formation devraient être souples afin de réduire au minimum le fardeau inutile pour les fournisseurs de soins de santé participants tout en veillant à ce que les activités déléguées soient menées en toute sécurité et conformément au protocole, aux règlements applicables et aux BPC. La formation devrait être adaptée à l'activité déléguée, car toutes les personnes figurant dans le registre de délégation ne sont pas tenues d'avoir exactement la même formation spécifique à l'essai.

En général, la formation devrait inclure les sections pertinentes du protocole d'essai dont la personne est responsable. Si cela s'applique aux tâches déléguées, une formation pourrait également être dispensée sur les directives pertinentes à l'appui, y compris, par exemple, l'ICH E6, ou sur le problème de santé particulier à l'étude.

Pour obtenir de l'information sur la formation, consultez :

• Ligne directrice sur les drogues destinées aux essais cliniques sur des participants humains (GUI-0100)

Journal de délégation

Les chercheurs qualifiés devraient s'assurer qu'un registre des personnes et des parties à qui les chercheurs qualifiés ont délégué des activités liées à l'essai est tenu (registre de délégation). Les tâches propres à l'essai ne devraient pas être effectuées tant que le chercheur qualifié n'a pas documenté la délégation et que la formation appropriée n'a pas été suivie.

Le registre de délégation devrait être :

• achevé avant le début de l'essai et mis à jour au besoin
• lisible, dûment rempli et indiquant clairement les noms et signatures des membres du personnel essentiel, leurs principales fonctions et les dates de début et de fin de ces fonctions
• signé et daté par le chercheur qualifié avant qu'une tâche ne soit déléguée

La documentation de la délégation devrait être proportionnelle à l'importance des activités liées à l'essai. Si les activités sont réalisées dans le cadre de la pratique clinique standard ou par des fournisseurs de soins d'urgence non planifiés, il n'est généralement pas nécessaire de documenter la délégation ou de l'inclure dans le registre de délégation. De même, lorsque des tâches sont déléguées à une personne responsable d'autres employés, il n'est pas nécessaire de documenter dans le registre toute subdélégation supplémentaire à un membre du personnel, à condition que des preuves de leurs qualifications soient disponibles.

Le registre de délégation et les autres documents pertinents pour gérer les activités déléguées doivent être disponibles à l'emplacement principal d'un site d'essai clinique. Nous pouvons demander ces renseignements au cours d'une inspection.

Pour obtenir des renseignements sur les registres de délégation, y compris des exemples de tâches déléguées à saisir, consultez :

• Ligne directrice sur les drogues destinées aux essais cliniques sur des participants humains (GUI-0100)