Manuel de la vérification de l’impôt sur le revenu

Direction générale des programmes d'observation (DGPO)

Chapitre 4.0 Normes de conduite, pouvoirs et responsabilités du vérificateur

Table des matières

• 4.1.0 Introduction
• 4.2.0 Normes de conduite du vérificateur
• 4.3.0 Éviter les conflits d’intérêts
  • 4.3.1 Attribution, réattribution et traitement des dossiers de vérification afin d’éviter un conflit d’intérêts
• 4.4.0 Sécurité des renseignements et des biens
  • 4.4.1 Sécurité des renseignements et autres biens
  • 4.4.2 Instruments de politique d’entreprise en matière de sécurité
  • 4.4.3 Manuels des opérations de l’Agence
  • 4.4.4 Transmission de renseignements de nature délicate
  • 4.4.5 Entreposage des renseignements et des biens protégés et classifiés
  • 4.4.6 Transport des renseignements et des biens hors du bureau
  • 4.4.7 Destruction des renseignements et des biens
  • 4.4.8 Sécurité et utilisation des biens
  • 4.4.9 Systèmes de renseignements informatisés de l’Agence
• 4.5.0 Droits et obligations des vérificateurs
  • 4.5.1 Droit à la vie privée
  • 4.5.2 Langues officielles
  • 4.5.3 Diversité et équité en matière d’emploi
  • 4.5.4 Santé et sécurité
  • 4.5.5 Appels de menaces de suicide
  • 4.5.6 Responsabilités administratives
• 4.6.0 Autorité légale de faire des vérifications
  • 4.6.1 Carte d’autorisation RC121A
  • 4.6.2 Carte d’identité de l’Agence
• 4.7.0 Vérification dans des circonstances inhabituelles
  • 4.7.1 Historique
  • 4.7.2 Contestataires du fisc
  • 4.7.3 Responsabilités des chefs d’équipe concernant la sécurité des vérificateurs
  • 4.7.4 Rappels de sécurité utiles
  • 4.7.5 Lignes directrices spécifiques pour faire face aux situations inhabituelles ou menaçantes
• 4.8.0 Utilisation, entretien et protection des ordinateurs portatifs
  • 4.8.1 Contexte
  • 4.8.2 Responsabilités des utilisateurs
  • 4.8.3 Utilisation et entretien général des ordinateurs portatifs
  • 4.8.4 Entretien préventif et maintenance de l’ordinateur portatif
  • 4.8.5 Lignes directrices en matière de sécurité pour les ordinateurs portatifs
  • 4.8.6 Sécurité des logiciels
  • 4.8.7 Utilisation personnelle des ordinateurs portatifs
  • 4.8.8 Soutien

4.1.0 Introduction

En tant qu’employés de l’Agence, les vérificateurs sont les gardiens de la confiance du public. Le régime fiscal du Canada repose sur l’observation volontaire des contribuables, qui doivent avoir confiance en l’Agence. Les vérificateurs jouent un rôle crucial dans le maintien de cette confiance et dans l’amélioration et la promotion de l’observation des lois fiscales canadiennes grâce à la communication, à un service de qualité et à une application responsable de la loi.

Les activités de vérifications font partie intégrante de la mission de l’Agence d’administrer les programmes fiscaux, les programmes de prestations et les programmes connexes, et d’assurer l’observation fiscale pour le compte des gouvernements dans l’ensemble du Canada, de façon à contribuer au mieux-être économique et social continu des Canadiens.

Dans leur travail, les vérificateurs doivent refléter la philosophie « Les gens d’abord » de l’Agence et agir, en tout temps, conformément aux valeurs de l’Agence: intégrité, respect, professionnalisme et collaboration. Ils sont tenus d’accomplir leurs tâches de manière efficace et efficiente.

4.2.0 Norme de conduite du vérificateur

Les vérificateurs sont régis par le Code d’intégrité et de conduite professionnelle (le Code), qui décrit les normes de conduite attendues d’eux. Le Code fournit une source unique de références pour divers documents qui définissent la politique et les procédures de l’Agence afin de fournir aux employés des conseils pour gérer des situations difficiles ou des questions éthiques.

Les vérificateurs doivent lire et respecter le Code et la Directive sur les conflits d’intérêts, dans le cadre de leurs conditions d’emploi. L’inconduite des employés soulève non seulement de sérieuses préoccupations parmi les Canadiens, mais elle détruit aussi la confiance du public et nuit à la réputation de la fonction publique dans son ensemble. Les infractions au Code ou à la Directive peuvent entraîner des mesures disciplinaires, y compris le licenciement, ce qui souligne l’importance cruciale de l’intégrité dans la fonction publique.

Protéger les renseignements des contribuables

Dans le cadre de leurs fonctions, les vérificateurs ont accès à une quantité importante de renseignements sur les contribuables. L’Agence gère l’un des plus grands répertoires de renseignements personnels et financiers du pays, et ceux-ci doivent être protégés en tout temps.

Les vérificateurs doivent respecter des normes strictes de confidentialité et n’accéder aux renseignements des contribuables que sur la base du besoin de savoir. L’accès aux renseignements sur les contribuables est surveillé en temps réel et l’accès non autorisé aux renseignements protégés peut entraîner de graves conséquences, y compris le licenciement.

Pour plus de renseignements sur les responsabilités du vérificateur en matière de protection des renseignements et des biens, allez à la section 4.4.0, Sécurité des renseignements et des biens. 

4.3.0 Éviter les conflits d’intérêts

Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts personnels d’un employé, ses activités extérieures, un cadeau, une marque d’hospitalité, un autre avantage ou des plans d’après-mandat, entraveront ou pourraient être perçus comme entravant sa capacité de prendre des décisions avec intégrité, impartialité, honnêteté et dans l’intérêt supérieur de l’Agence et du gouvernement du Canada.

Les vérificateurs sont responsables de s’assurer qu’ils ne se mettent pas dans des situations de conflits d’intérêts réels, potentiels ou perçus, comme indiqué dans le Code d’intégrité et de conduite professionnelle.

Tous les employés de l’Agence sont tenus de divulguer certains intérêts privés, actifs, passifs et relations conformément à la Directive sur les conflits d’intérêts. Si un vérificateur reçoit ou offre un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage dans le cadre de ses fonctions à l’Agence, il doit décliner respectueusement, puis divulguer l’offre dans un formulaire de divulgation confidentielle disponible sur la page Conflit d’intérêts.

Tous les employés doivent fournir le même service impartial à tous les contribuables et bénéficiaires de prestations. Ils doivent immédiatement informer leur chef d’équipe de toute demande de traitement préférentiel ou d’accès privilégié.

4.3.1 Attribution, réattribution et traitement des dossiers de vérification afin d’éviter un conflit d’intérêts

Les vérificateurs ne doivent jamais fournir des services ou traiter les dossiers d’amis, de membres de la famille, connaissances, associés d’affaires, collègues actuels ou anciens, ou superviseurs actuels ou anciens, sauf si une approbation préalable a été obtenue. De plus, les vérificateurs ne doivent jamais traiter ni interférer avec un dossier lié à leurs intérêts personnels ou à des activités ou emplois extérieurs. Pour plus de renseignements, consultez les obligations des employés décrites dans la Directive sur les conflits d’intérêts sous la section 7, Rôles et responsabilités.

Si la charge de travail attribuée à un vérificateur inclut le dossier d’une personne ou d’une entité pour laquelle il identifie un conflit d’intérêts réel, apparent, potentiel ou perçu, le vérificateur ne doit pas accéder au dossier et doit immédiatement informer son chef d’équipe.

Il peut y avoir d’autres situations où il n’y a pas de véritable conflit d’intérêts, mais le vérificateur demande que le dossier soit réattribué, parce qu’il pourrait être difficile de rester objectif et impartial en raison de la relation présente ou passée avec le contribuable ou son représentant. Le dossier sera normalement réattribué à un vérificateur qui n’a pas de relation existante avec le contribuable et/ou l’entité identifiée dans le dossier. S’il n’est pas possible d’éviter un conflit d’intérêts réel, apparent, potentiel ou perçu en réattribuant le dossier à un autre vérificateur au sein du bureau des services fiscaux (BSF), le dossier devrait être transféré à un autre BSF.

Si un employé de l’Agence dont l’entreprise fait l’objet d’une vérification a respecté la Directive sur les conflits d’intérêts, le traitement du dossier devrait être identique à celui de tout autre cas de vérification.

4.4.0 Sécurité des renseignements et des biens

4.4.1 Sécurité des renseignements et autres biens

Tous les employés de l’Agence sont tenus légalement de maintenir la confidentialité des renseignements des contribuables selon les dispositions de l’article 241 de la Loi de l’impôt sur le revenu et ils doivent protéger, déterminer, catégoriser et marquer les renseignements au niveau approprié. Les vérificateurs doivent s’assurer que les personnes non autorisées qui pourraient tenter d’obtenir des renseignements protégés ou classifiés n’aient pas l’occasion de le faire.

Les renseignements et les biens se classent dans l’une des trois catégories suivantes : classifié, protégé ou non classifié.

Renseignements et biens classifiés

Les vérificateurs ne sont généralement pas exposés aux renseignements et aux biens classifiés dans le cadre de leurs fonctions.

Cette catégorie inclut des renseignements de nature délicate et des biens importants pour l’intérêt national (sécurité nationale), y compris les documents confidentiels, secrets et très secrets. Les biens très secrets incluent des codes de chiffrement et certains dispositifs de chiffrement. Cette catégorie s’applique aux renseignements et aux biens qui, s’ils sont compromis, risqueraient vraisemblablement de porter préjudice à l’intérêt national, à la défense et à la préservation de la stabilité sociale, politique et économique du Canada.

Pour obtenir des exemples, allez à l’Annexe B – Exemples de renseignements classifiés et de leur niveau.

Renseignements et biens protégés

La plupart des renseignements traités par les vérificateurs relèvent de cette catégorie et nécessitent donc une protection.

La catégorie protégé (protégé A, protégé B ou protégé C) s’applique aux renseignements et aux biens qui, s’ils étaient compromis, pourraient vraisemblablement porter préjudice à un intérêt autre que l’intérêt national, c’est-à-dire à l’intérêt d’un individu ou d’une organisation. Les renseignements des contribuables et les données personnelles sont protégés.

Pour obtenir des exemples, allez à l’Annexe B – Exemples de renseignements protégés et leur niveau.

Renseignements et biens non classifiés

Si les renseignements ou les biens ne sont ni protégés ni classifiés, ils sont considérés comme étant non classifiés. Cette catégorie inclut des biens de valeur tels que des ordinateurs, des imprimantes, des télécopieurs et des meubles. Elle inclut également les renseignements qui sont accessibles au public.

Identification et marquage des renseignements

Tous les documents doivent être identifiés et marqués de manière appropriée tout au long de leur cycle de vie conformément à la Directive sur l’identification et le marquage des renseignements et des biens protégés et classifiés et aux Procédures sur l’identification et le marquage des renseignements et des biens protégés et classifiés afférents. Le tableau de la section 5.3.1.6 de ces procédures aide les vérificateurs à déterminer si un renseignement ou un bien est protégé, classifié ou non classifié. Pour aider davantage les vérificateurs à identifier et marquer les renseignements, l’Agence a également créé l’Outil de catégorisation des renseignements protégés et l’Outil de catégorisation des renseignements classifiés.

Le vérificateur doit catégoriser et marquer chaque courriel Outlook, document Word, Excel et PowerPoint avec un niveau de catégorisation avant qu’il ne soit envoyé, sauvegardé ou imprimé. Pour plus de renseignements, allez à Étiquettes de confidentialité de Microsoft Purview.

Sécurité des données des contribuables et des documents de travail de la vérification

Tous les documents de travail de la vérification sont considérés comme des « sources de renseignements » et sont régis par les instruments de politique sur les Services et le numérique du gouvernement fédéral, établis par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Pour des conseils sur l’accès et la protection des renseignements, des systèmes, des ordinateurs et des appareils connexes, allez à Directive sur la sécurité des renseignements et des systèmes et à Directive sur l’utilisation des systèmes informatiques et des réseaux électroniques.

Pour plus de renseignements sur les feuilles de travail de la vérification, allez à 9.8.0, Feuilles de travail.

Lignes directrices à l’intention des vérificateurs pour la sécurité des renseignements et des biens

Les vérificateurs doivent seulement avoir accès à des renseignements et des biens protégés et classifiés dans le cadre des tâches qui leur sont attribuées selon le principe du besoin de savoir. Tous les utilisateurs doivent faire preuve de diligence raisonnable et compléter la Formation d’entreprise obligatoire appropriée pour protéger les renseignements, systèmes, ordinateurs et appareils connexes de l’Agence contre les utilisations, accès, divulgations, modifications ou destructions non autorisés.

Le communiqué AD-17-01, Accès aux renseignements du contribuable dans le cadre d’activités d’observation, fournit des directives aux vérificateurs sur l’accès autorisé aux renseignements des contribuables ainsi que sur la manière de documenter l’accès aux renseignements concernant les contribuables connexes ou tiers.

Avant d’accéder à tout renseignement concernant un contribuable qui n’est pas soumis à des activités d’observation, le vérificateur doit obtenir l’approbation de son superviseur. De plus, tous les accès doivent être documentés et signalés au superviseur du vérificateur, et la documentation doit être conservée par le vérificateur pendant au moins cinq ans et de manière conforme aux directives sur Comment sauvegarder de l’information électronique.

Lors du traitement, du stockage ou de la transmission de renseignements protégés sur les systèmes informatiques de l’Agence situés soit dans les locaux de l’Agence soit à l’extérieur du lieu de travail, les vérificateurs doivent appliquer les mesures de sécurité telles que prévues à la section 6.3, Accès Internet, dans la Directive sur la sécurité des renseignements et des systèmes. Seuls les renseignements jusqu’au niveau protégé B peuvent être traités, stockés ou transmis sur le réseau de Revenu Canada.

Tenez également compte de la Directive sur les régimes de travail ainsi que la page InfoZone Télétravail.

Pour des directives sur la transmission, le stockage, le transport et la destruction de renseignements ou de biens protégés ou classifiés, allez à 4.4.4, Transmission de renseignements de nature délicate, et aux trois sections suivantes. Pour des renseignements connexes, allez au chapitre 3.0, Droits des contribuables et allègements pour les contribuables.

4.4.2 Instruments de politique d’entreprise en matière de sécurité

Les renseignements et les biens immobiliers doivent être protégés contre l’utilisation inappropriée, le vol et les dommages causés volontairement. Toutes les précautions raisonnables doivent être prises pour prévenir les dommages accidentels. Les vérificateurs doivent prendre des mesures supplémentaires pour protéger les renseignements et les biens de nature délicate.

Les instruments de politique d’entreprise de la Direction générale de la sécurité visent à maintenir un niveau de sécurité suffisant pour protéger les personnes, les renseignements et les biens de l’Agence, et à garantir que les renseignements sur les contribuables restent strictement confidentiels et traités au niveau approprié. Ils visent également à sensibiliser et à assurer une compréhension claire des responsabilités et obligations de rendre compte de tous les employés de l’Agence, ainsi que de divers autres intervenants liés au programme de sécurité de l’Agence. Le respect de ces instruments protège le bien-être des employés, les renseignements confiés à l’Agence, les biens et revenus, ainsi que la contribution du programme de sécurité au succès des programmes et services de l’Agence.

4.4.3 Manuels des opérations de l’Agence

Les vérificateurs ont accès aux manuels des opérations de l’Agence dans le cadre de leurs tâches professionnelles. Certaines sections de ces manuels contiennent des renseignements protégés ou classifiés qui sont protégés par la Loi sur l’accès à l’information. La communication au public de toute partie des manuels des opérations de l’Agence doit faire l’objet d’une évaluation préalable rigoureuse.

4.4.4 Transmission de renseignements de nature délicate

Les politiques de l’Agence visent à assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de tous les renseignements de l’Agence transmis et transportés, y compris les renseignements des contribuables et d’entreprise. Pour obtenir des renseignements sur les méthodes de communication à prendre en considération lors de la communication avec les contribuables ou leurs représentants, allez à Options de communication sécurisée – DGPO.

Courriel

Les courriels internes contenant des renseignements jusqu’au niveau protégé A peuvent être envoyés sans chiffrement. Les renseignements protégé B doivent être chiffrés à l’aide d’un procédé de chiffrement approuvé par l’Agence. La transmission de renseignements protégé C et classifiés par courriel n’est pas permise.

Les courriels doivent être marqués de manière à être conformes à la Directive sur l’identification et le marquage des renseignements et des biens protégés et classifiés. Pour plus de renseignements sur le marquage des documents et des fichiers, allez à 4.4.1, Sécurité des renseignements et autres biens, sous Identification et marquage des renseignements.

Lorsque des renseignements protégés sur les contribuables sont inclus dans un courriel ou une note de service, la ligne d’objet doit inclure la désignation « CONTIENT DES RENSEIGNEMENTS SUR LES CONTRIBUABLES », tel que mentionné à la page InfoZone Responsabilités en matière de sécurité – Communication et transmission de renseignements. Les exigences pour cette désignation s’appliquent exclusivement aux communications internes de l’Agence.

La section 5.10 des Normes sur la transmission et le transport des renseignements et des biens protégés et classifiés traite des communications par courriel avec le public. L’Agence ne demande pas directement ou n’accepte pas de renseignements sur les contribuables par courriel. Les vérificateurs ne doivent pas envoyer par courriel des renseignements protégés et classifiés aux contribuables, même s’ils les demandent spécifiquement et l’autorisent. Il est possible de transmettre des renseignements non protégés ou non classifiés à des contribuables si les conditions suivantes sont remplies :

• le message doit être en format texte seulement;
• le message peut comprendre des pièces jointes (par exemple, des fichiers PDF);
• le message ne doit contenir aucun hyperlien, y compris des codes QR, sauf s’ils sont demandés par le contribuable ou un membre du public, et que le lien provient de Canada.ca.

Les réseaux de renseignements qui ne sont pas suffisamment protégés et toutes les communications électroniques qui ne le sont pas peuvent faire l’objet d’un accès non autorisé (piratage), d’une interception et d’un détournement. Les conséquences de telles actions incluent des interruptions de service, des pertes financières résultant du vol de services de télécommunications et la divulgation non autorisée de renseignements.

Pour plus de renseignements sur l’envoi de courriels, consultez les sections 5.8 à 5.11 des Normes sur la transmission et le transport des renseignements et des biens protégés et classifiés.

Si un courriel reçu semble suspect, malveillant ou inapproprié, suivez les étapes sur Courriels suspects et hameçonnage pour le signaler.

Téléphones cellulaires

Les communications utilisant des téléphones cellulaires, des casques sans fil ou d’autres équipements (service de communication personnelle/cellulaires (SCP)) qui utilisent une technologie radiofréquence non protégée sont soumises à un risque d’interception. Les utilisateurs de ces systèmes de communication doivent présumer qu’un tiers pourrait écouter la conversation et prendre les précautions suivantes :

• Jusqu’au niveau protégé B, les renseignements peuvent être communiqués à l’externe avec le public au moyen de la communication vocale et audio.
• Seuls des renseignements non classifiés peuvent être communiqués au sein du gouvernement du Canada, sauf si un chiffrement de bout en bout approuvé par l’Agence est utilisé.
• Les renseignements protégé C et classifiés ne doivent jamais être communiqués par technologie sans fil.
• Les téléphones cellulaires et les appareils mobiles de SCP sont des objets attrayants qui doivent être gardés en lieu sûr. S’ils sont laissés dans un véhicule, les appareils mobiles doivent être placés dans le coffre ou hors de vue, et les portes doivent être verrouillées. Un système antivol devrait être utilisé lorsque celui-ci est disponible.

Les renseignements protégés ne doivent être enregistrés sur aucun système de messagerie vocale. Le message d’accueil de la messagerie vocale des vérificateurs doit clairement demander aux appelants de ne pas laisser de renseignements protégés dans les messages vocaux.

Il est interdit de brancher les téléphones à du matériel informatique (personnel ou de l’Agence). Les téléphones cellulaires devraient être chargés en utilisant les adaptateurs fournis par l’Agence ou les adaptateurs d’origine du fabricant et qui se branchent dans une prise de courant.

Pour plus de renseignements, consultez la section 5.2 des Normes sur la transmission et le transport des renseignements et des biens protégés et classifiés, les Conseils sur l’utilisation sécurisée des téléphones cellulaires fournis par le gouvernement (téléphones cellulaires, appareils intelligents, modems mobiles) et la page Responsabilités en matière de sécurité – Communication et transmission de renseignements.

Télécopieurs

L’Agence utilise deux réseaux de télécopieurs : le réseau public ordinaire et le réseau sécurisé classifié. Le réseau public permet de recevoir des renseignements des contribuables. Il peut aussi servir à envoyer des documents non classifiés à un contribuable. Le réseau public ne doit pas être utilisé pour transmettre des renseignements protégés, ni à l’interne ni à l’externe.

Les renseignements protégé C ou classifiés ne doivent être transmis qu’à l’aide du réseau sécurisé classifié. Pour plus de renseignements, allez à Procédures relatives au matériel COMSEC comptable.

S’il est nécessaire d’envoyer à l’interne des documents protégé A ou protégé B, allez à Réseau protégé de télécopieurs sécurisés pour des instructions détaillées sur la façon d’utiliser la fonction de numérisation sur les imprimantes multifonctions approuvées par l’Agence afin de pouvoir transmettre les documents par courriel.

Transmission de renseignements de nature délicate par courrier régulier ou au moyen d’un outil de communications électroniques

Le vérificateur doit s’assurer que les bons renseignements sont transmis au bon contribuable, que ce soit par courrier régulier ou au moyen d’un outil de communication électronique.           

Lorsqu’il envoie une correspondance à un contribuable, le vérificateur doit respecter la politique de l’Agence visant à limiter l’affichage des numéros d’assurance sociale (NAS) en remplaçant les six premiers chiffres du NAS par des X sur les lettres envoyées au contribuable. Lorsque le vérificateur s’attend à ce qu’un contribuable retourne une lettre à l’Agence, il doit s’assurer que la marque « PROTÉGÉ B une fois rempli » apparaît dans le coin supérieur droit de chaque page de la lettre. Pour plus de renseignements, allez à 10.2.3, Obligation de tenir des registres comptables adéquats, sous Informer le contribuable.

Les renseignements et biens protégés et classifiés doivent être adéquatement sécurisés lorsqu’ils sont transmis par la poste. Les normes d’envoi postal à l’intérieur et à l’extérieur du Canada sont détaillées à l’annexe A des Procédures pour l’envoi sécuritaire des renseignements et des biens par courrier, qui fournit également aux vérificateurs les étapes à suivre pour s’assurer que tous les renseignements ou les biens protégés et classifiés envoyés à l’intérieur et à l’extérieur de l’Agence sont emballés de manière appropriée et sécurisée.

Tous les renseignements et biens protégés et classifiés devraient être envoyés par une salle de courrier de l’Agence ayant des procédures établies et approuvées pour la transmission du courrier, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Agence. L’expéditeur est responsable de s’assurer que les renseignements et les biens sont correctement emballés avant de les envoyer à la salle de courrier ou de les poster directement. Les Procédures pour l’envoi sécuritaire des renseignements et des biens par courrier décrites entre les sections 5.1 et 5.4 devraient être suivies en tout temps.

Les vérificateurs qui envoient des documents aux contribuables ou aux représentants à l’aide d’un outil de communication électronique doivent s’assurer de joindre les bons renseignements avant d’envoyer la correspondance électronique.

S’il est nécessaire d’envoyer à l’interne des documents protégé A ou protégé B, une imprimante multifonctions approuvée par l’Agence doit être utilisée. Pour plus de renseignements, allez à Télécopieurs ci-dessus.

Pour obtenir plus de renseignements, allez à Directive sur l’entreposage, la destruction, la transmission et le transport des renseignements et des biens protégés et classifiés et Normes sur la transmission et le transport des renseignements et des biens protégés et classifiés.

Communications électroniques dans Integras

Le vérificateur peut communiquer par voie électronique avec les contribuables et les tiers inscrits aux services en ligne de l’Agence (Mon dossier, Mon dossier d’entreprise et Représenter un client). Le numéro de cas Integras sert de numéro de référence. Lorsque le contribuable ou le représentant a accès aux services en ligne de l’Agence, cela devrait être considéré comme la méthode de communication privilégiée.

Pour en savoir plus sur cette option, allez à Amorcer une demande au contribuable et répondre à la demande.

Zone de dépôt sécurisée

La zone de dépôt sécurisée (ZDS) est une application autonome qui permet au vérificateur et au contribuable, ou à son représentant, d’envoyer et de recevoir des documents par voie numérique au moyen d’un navigateur Web. Pour plus de renseignements, allez à Zone de dépôt sécurisée (ZDS).

Correspondance mal acheminée

Les incidents de correspondance mal acheminée sont considérés comme des incidents de sécurité occasionnant une atteinte à la protection des renseignements et doivent être signalés immédiatement en soumettant un Rapport d’incident relatif à la sécurité (RIS) dans l’Outil électronique de la gestion des urgences et des incidents (OEGUI). Si un vérificateur a envoyé une communication électronique au moyen d’Integras au mauvais contribuable, il doit, en plus de soumettre un RIS, créer une Demande d’action et envoyer un courriel à la National Integras Support Section / Section nationale du soutien d'Integras (CRA/ARC). Pour de plus amples renseignements, allez à Procédures de signalement et de gestion des incidents de sécurité – Correspondance mal acheminée. Pour plus de détails sur les rôles et responsabilités des employés relativement à la correspondance mal acheminée, allez à Rôles et responsabilités.

4.4.5 Entreposage des renseignements et des biens protégés et classifiés

Les renseignements et biens protégé A et B doivent être entreposés dans un bureau verrouillé ou un autre meuble commercial équipé d’un mécanisme de verrouillage. La clé doit être retirée et ne pas être laissée à la vue.

Les renseignements et biens protégés et classifiés, ainsi que les contenants dans lesquels ils sont entreposés, doivent être situés dans des zones où l’accès est contrôlé conformément au plus haut niveau de sensibilité du document. Les renseignements et biens protégés et classifiés doivent être stockés de façon sécuritaire lorsqu’ils ne sont pas utilisés ou lorsqu’ils sont laissés sans surveillance. Des mesures de sécurité appropriées doivent également être prises lors du stockage électronique des renseignements protégés et classifiés. Le vérificateur devrait consulter les instruments de politique d’entreprise suivants pour connaître les directives :

• Directive sur l’entreposage, la destruction, la transmission et le transport des renseignements et des biens protégés et classifiés;
• Normes de protection des renseignements et des systèmes, plus précisément sous :
  • 5.2 Dispositifs électroniques personnels;
  • 5.3 Supports de stockage de données portatifs (cela fait référence aux supports tels que les CD, DVD, clés USB et disques durs);
  • 5.4 Utilisation de l’équipement à l’extérieur des locaux de l’Agence.

Les clés USB et les disques durs externes sécurisés, utilisés pour le stockage et le transport sécurisés de renseignements de nature délicate en format électronique, améliorent les contrôles pour prévenir l’utilisation malveillante des renseignements. Ils protègent également la confidentialité des renseignements des entreprises et des contribuables. Pour plus de renseignements, consultez Supports de stockage de données portatifs.

Avant de connecter un dispositif de stockage de données portable à un ordinateur de l’Agence connecté au réseau, les vérificateurs doivent toujours en faire le balayage sur un ordinateur de l’Agence qui n’est pas connecté au réseau. Pour plus de renseignements sur les renseignements et les biens protégés et classifiés, allez à 4.4.1, Sécurité des renseignements et autres biens, et 4.8.6, Sécurité des logiciels.

4.4.6 Transport des renseignements et des biens hors du bureau

Les vérificateurs doivent s’assurer que les renseignements et biens protégés et classifiés sont transportés conformément aux normes de sécurité décrites à la section 6 des Normes sur la transmission et le transport des renseignements et des biens protégés et classifiés.

Les vérificateurs doivent faire preuve d’un bon jugement et fournir l’assurance raisonnable que tout a été mis en œuvre pour assurer la protection en tout temps des renseignements et des biens protégés et classifiés. En cas de doute, les vérificateurs doivent consulter leur chef d’équipe.

Les biens et documents papier doivent être gardés sous le contrôle du vérificateur lors du transport. Les documents papier protégés A et B doivent être protégés, au minimum, dans un porte-documents verrouillé lors du transport. Le porte-documents doit être étiqueté avec une adresse de réexpédition ou de retour et un numéro de téléphone du bureau de l’Agence. Le porte-documents verrouillé doit être placé dans un coffre verrouillé ou hors de vue dans un véhicule verrouillé.

4.4.7 Destruction des renseignements et des biens

Les renseignements et les biens qui ne sont plus nécessaires et qui ont atteint la fin de leur période de conservation doivent être éliminés conformément aux exigences et procédures approuvées par la Direction des services de sécurité de la Direction générale de la sécurité. Bien que les documents et biens protégés ne concernent pas la sécurité nationale, les renseignements sont tout de même de nature délicate et peuvent être des renseignements sur les contribuables ou des renseignements personnels. Les déchets désignés comme étant protégés sont envoyés pour être détruits, conformément aux normes de sécurité établies.

Pour obtenir plus de renseignements sur l’élimination des renseignements et des biens protégés et classifiés, consultez la Directive sur l’entreposage, la destruction, la transmission et le transport des renseignements et des biens protégés et classifiés et les Normes sur la destruction des renseignements et des biens protégés et classifiés.

4.4.8 Sécurité et utilisation des biens

Les bureaux de l’Agence sont fréquemment situés dans des complexes accessibles au public. Les vérificateurs doivent interroger poliment tous les inconnus (y compris les employés de l’Agence qu’ils ne connaissent pas et qui ne portent pas de carte d’identité de l’Agence) ainsi que les visiteurs dans leur zone de travail immédiate afin de s’assurer qu’ils ont une raison valable d’être là. Si nécessaire, le bureau local de sécurité doit être informé immédiatement.

Les vérificateurs sont responsables de l’entretien, de la manipulation et de la protection appropriés des meubles, de l’équipement et des autres biens en leur possession. Ils doivent retourner les biens lors du changement de lieu de travail ou de la fin de l’emploi.

Des vérifications périodiques sont effectuées pour s’assurer que les biens attribués au vérificateur sont toujours en sa possession. De plus, des normes telles que les suivantes devraient servir de guide :

• Les objets coûteux et attrayants comme les ordinateurs, les téléphones cellulaires, les calculatrices, les magnétophones et les appareils photo doivent être entreposés en lieu sûr et en sécurité lorsqu’ils ne sont pas utilisés.
• Les biens privés, tels que les sacs à main, les portefeuilles, l’argent liquide et les objets de valeur sentimentale, devraient être gardés en lieu sûr en tout temps. Les sacs à main et les portefeuilles ne devraient jamais être laissés sans surveillance.
• Toutes les pertes et tous les vols devraient être signalés au bureau de sécurité local afin de faciliter l’identification possible de la personne responsable et le retour des objets récupérés.

L’intérêt porté à la sécurité constitue un élément essentiel à la protection des biens publics et personnels, ainsi qu’à la sécurité de tous les employés de l’Agence.

Pour plus de renseignements, consultez le Code d’intégrité et de conduite professionnelle, sous « Nous protégeons nos biens », et pour les biens et renseignements des contribuables détenus par l’Agence, consultez « Nous protégeons les renseignements ».

Utilisation d’un bien de la Couronne

À moins qu’une autorisation appropriée ne soit reçue, les employés ne peuvent pas utiliser d’équipement, de matériel (y compris les cartes d’identité de l’Agence), de véhicules ou d’installations détenus ou loués par la Couronne à des fins autres qu’officielles.

Pour plus de renseignements, consultez le Code d’intégrité et de conduite professionnelle sous « Nous protégeons nos biens ».

Propriété intellectuelle

En vertu de l’article 72 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, de l’article 12 de la Loi sur le droit d’auteur et de l’article 3 de la Loi sur les inventions des fonctionnaires, tout ce que les employés ont créé, conçu, développé ou produit dans le cadre de leur travail devient la propriété de l’Agence. Cela comprend les logiciels, les dispositifs informatiques, les méthodes de travail, les formulaires et les systèmes d’évaluation. Vendre ces articles ou les mettre sur le marché enfreint la loi et l’employé pourrait devoir faire face à des mesures judiciaires.

Lorsqu’ils quittent l’Agence, les employés ne peuvent pas emporter de documents ni communiquer de renseignements non publiés obtenus alors qu’ils étaient employés par l’Agence.

4.4.9 Systèmes de renseignements informatisés de l’Agence

L’Agence exploite l’un des plus grands réseaux privés de télécommunications du pays. Le réseau est utilisé pour faire affaire avec les contribuables à l’aide de systèmes tels que IMPÔTNET, afin de communiquer entre eux au moyen de systèmes de courriel, de communiquer avec d’autres ministères et, de plus en plus, de se connecter à d’autres contacts Internet.

Les systèmes informatiques et les réseaux électroniques de l’Agence sont des outils précieux pour obtenir, entreposer et diffuser de l’information. Les systèmes, bases de données et réseaux principaux, tels que les applications de l’ordinateur central, sont des ressources organisationnelles fournies uniquement pour les besoins opérationnels de l’Agence et ne peuvent être utilisés que par des personnes autorisées dans l’exercice de leurs fonctions, conformément à la Directive sur la sécurité des renseignements et des systèmes.

Tous les employés doivent avoir eu une cote de sécurité valide ou avoir fait l’objet d’une vérification de sécurité ou de fiabilité afin d’accéder aux réseaux électroniques de l’Agence.

L’accès aux renseignements, systèmes, ordinateurs et appareils connexes de l’Agence se fait par l’entremise d’un compte utilisateur muni d’un identifiant utilisateur unique et traçable (CI-usager). Tous les employés de l’Agence accédant aux systèmes et réseaux électroniques de l’Agence sont tenus responsables de toute action effectuée avec leur CI-usager.

Les systèmes informatiques sont protégés par des systèmes de sécurité; l’accès est contrôlé par du personnel autorisé et surveillé en temps réel. Une liste de contrôle est tenue et révisée au besoin par l’Agence.

Les mots de passe sont particulièrement importants, doivent être mémorisés et protégés, et ne doivent jamais être communiqués à qui que ce soit. Les employés doivent veiller à ce que les mots de passe des systèmes ou des administrateurs soient conservés en lieu sûr, dans un format protégé, et ne soient communiqués qu’en cas de besoin de connaître. Pour de plus amples renseignements, allez à Mots de passe et Normes de gestion des comptes d’utilisateurs et des mots de passe.

Pour empêcher tout accès non autorisé aux renseignements et aux systèmes de l’Agence, tous les écrans des appareils (par exemple les postes de travail, les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portatifs, ainsi que les appareils intelligents) doivent être verrouillés en tout temps (CTRL + ALT + DEL suivie de la touche Entrer ou la touche Windows + L) lorsqu’ils sont laissés sans surveillance. Les employés doivent fermer leur session à la fin de chaque journée, à moins d’instructions contraires de la Direction générale de l’informatique.

Les utilisateurs ont accès à l’intranet et aux systèmes Internet de l’Agence pour effectuer des activités liées au travail. L’Agence promeut l’utilisation de l’intranet et d’Internet de manière responsable et éclairée à des fins liées au travail. Toute activité inacceptable ou illégale n’est pas permise.

Pour en savoir plus, allez à Services et le numérique.

Utilisation personnelle limitée

Les utilisateurs sont autorisés à une utilisation personnelle limitée des systèmes secondaires et des réseaux électroniques de l’Agence, tels que les courriels, Microsoft Office et Internet, dans les conditions suivantes :

• toutes les lois et tous les instruments de politique d’entreprise connexes sont respectés;
• l’utilisation ne nuit pas à leur rendement ni à leur productivité;
• l’utilisation ne nuit pas à la conduite des affaires de l’Agence;
• l’utilisation n’a aucun but lucratif;
• l’utilisation ne nuit pas au rendement ni à la capacité de stockage des réseaux électroniques de l’Agence, et l’utilisation a lieu pendant les périodes de repas et les pauses autorisées.

L’utilisation personnelle doit respecter le Code d’intégrité et de conduite professionnelle ainsi que la Directive sur les conflits d’intérêts.

Pour des exemples d’utilisation acceptable ou inacceptable des systèmes et des réseaux électroniques de l’Agence, consultez la Directive sur l’utilisation des systèmes informatiques et des réseaux électroniques. 

4.5.0 Droits et obligations des vérificateurs

4.5.1 Droit à la vie privée

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée de tous les Canadiens en ce qui concerne les renseignements personnels à leur sujet, détenus par une institution gouvernementale. Ce droit s’étend au lieu de travail. La Loi sur la protection des renseignements personnels offre une protection aux employés en limitant jusqu’où toute organisation, y compris l’Agence, peut aller lors d’une enquête sur les employés ou les employés potentiels.

4.5.2 Langues officielles

La Constitution canadienne stipule que l’anglais et le français sont les langues officielles du Canada et ont le même statut, les mêmes droits et privilèges.

Les principaux objectifs de la Loi sur les langues officielles et de ses politiques sont de garantir que :

• le public peut obtenir des services et communiquer avec le gouvernement du Canada dans les deux langues officielles (cela est indiqué dans la Charte des droits du contribuable);
• les fonctionnaires peuvent généralement travailler dans la langue officielle de leur choix;
• il y a une pleine participation des Canadiens d’expression française et d’expression anglaise aux institutions du gouvernement fédéral.

Lorsque les vérificateurs occupent un poste bilingue, leurs obligations linguistiques ont préséance sur leurs droits. Ils doivent toujours respecter la préférence linguistique de leurs clients.

Pour en savoir plus, consultez Langues officielles.

4.5.3 Diversité et équité en matière d’emploi

L’Agence s’engage à mettre en place des pratiques équitables en milieu de travail en éliminant les obstacles à l’emploi pour les membres des groupes visés par l’équité : les femmes, les personnes en situation de handicap, les peuples autochtones et les membres des minorités visibles. L’Agence s’efforce d’accomplir ce qui suit :

• avoir un effectif qui représente la population diversifiée du Canada;
• offrir des chances égales d’avancement basées sur les compétences et les connaissances des candidats et des employés.

L’Agence va au-delà de ce qui est exigé par la Loi sur l’équité en matière d’emploi et prend aussi en compte d’autres groupes visés par l’équité, comme les communautés 2ELGBTQI+.

Les employés ont la possibilité de s’identifier volontairement au moyen du questionnaire sur le profil de l’effectif. Le Questionnaire sur le profil de l’effectif est l’unique méthode qui permet à l’Agence de déterminer la représentation interne des membres des groupes désignés. Les renseignements fournis demeurent confidentiels en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de l’article 24 de la Loi sur l’équité salariale.

Pour de plus amples renseignements, consultez L’équité en matière d’emploi.

4.5.4 Santé et sécurité

L’Agence a élaboré un certain nombre de politiques, de normes, de règlements et de lignes directrices concernant la sécurité et la santé des employés afin d’assurer la protection contre l’exposition aux risques professionnels et aux facteurs environnementaux. Pour plus de renseignements, allez à Santé et sécurité au travail.

L’Agence s’engage à offrir un milieu de travail sain, sécuritaire sur le plan physique et psychologique, exempt de harcèlement et de violence, et inclusif, conformément aux exigences énoncées dans la partie II du Code canadien du travail et le Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail.

Le Guide de prévention de la violence en milieu de travail fournit des renseignements sur les facteurs de risque qui peuvent contribuer aux incidents de violence en milieu de travail, les signes précurseurs pour les types de violence en milieu de travail et des suggestions sur la façon d’éviter que ces types d’incidents se produisent.

Les Procédures de prévention et de règlement du harcèlement et de la violence en milieu de travail décrivent les activités que l’Agence doit suivre afin de cerner les facteurs de risque et de prévenir le harcèlement et la violence en milieu de travail, ainsi que la façon de résoudre les cas de harcèlement et de violence en milieu de travail lorsqu’ils surviennent. Ces différentes activités visent à déterminer, à l’aide d’un processus collaboratif, les modifications ou les mesures préventives requises pour réduire les risques de harcèlement et de violence en milieu de travail. Ces procédures fournissent également des détails sur la façon dont les responsabilités énoncées dans la Directive sur la santé et la sécurité au travail s’appliquent à la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail.

Les Procédures normales d’exploitation pour les employés sur place offrent aux employés qui doivent effectuer des visites et des tâches hors site des mesures à adopter afin de réduire au minimum les risques pour la santé et la sécurité dans l’exercice de leurs fonctions. Allez à la page SavoirFaire Sécurité sur le terrain pour obtenir des renseignements sur les interactions et les meilleures pratiques.

4.5.5 Appels de menaces de suicide

Pour obtenir des renseignements sur la gestion d’un appel de menace de suicide, allez à Appels de menace de suicide.

Lorsqu’un employé reçoit un appel de menace de suicide, le chef d’équipe ou le gestionnaire doit être informé. Comme indiqué sur la page liée au paragraphe ci-dessus, le chef d’équipe ou le gestionnaire doit déposer un Rapport d’incident relatif à la sécurité (RIS) dans l’Outil électronique de la gestion des urgences et des incidents (OEGUI).

4.5.6 Responsabilités administratives

Pour les formulaires internes utilisés à des fins administratives, allez à Répertoire des formulaires et publications internes enregistrés.

Rapports de temps

Les Divisions de la vérification utilisent des rapports d’activités hebdomadaires afin de retracer les unités de production, le temps par unité ainsi que le temps consacré à d’autres activités.

Pour en savoir plus, allez à Instructions sur l’enregistrement et l’analyse du temps et des activités.

Rapports sur les déplacements

Les vérificateurs sur le terrain peuvent être tenus de voyager pour les affaires du gouvernement. Les fonctions particulières du poste déterminent l’étendue, la nature et la fréquence des déplacements.

La Directive sur les voyages, ainsi que les Procédures sur les voyages, devraient également être consultées par le vérificateur lors de la planification d’un déplacement.

Pour plus d’informations, allez à la page SavoirFaire Voyages.

Voyages internationaux

Pour plus de renseignements sur les voyages à l’extérieur du Canada à des fins professionnelles, consultez la page Voyager à l’extérieur du Canada pour les activités de l’ARC.

Assurance d’affaires supplémentaire

Les vérificateurs qui utilisent leur véhicule personnel pour les affaires du gouvernement peuvent devoir augmenter leur protection d’assurance automobile à une catégorie pour y inclure l’utilisation pour affaires (assurance d’affaires supplémentaire ou AAS). Le besoin d’une protection supplémentaire devrait être discuté avec un agent d’assurance. Le vérificateur a droit à un remboursement s’il a engagé des coûts supplémentaires.

Pour plus de renseignements, allez à la section 5.7.7.6 des Procédures sur les voyages et à la page SavoirFaire TF9 Assurance d’affaires supplémentaire (AAS).

4.6.0 Autorité légale de faire des vérifications

Le paragraphe 231.1(1) de la LIR et le paragraphe 62(1) de la Loi sur la taxe sur les logements sous-utilisés (LTLSU) fournissent l’autorité légale qui permet aux employés autorisés d’effectuer des vérifications.

Conformément au paragraphe 231.1(1) de la LIR, les vérificateurs peuvent :

• inspecter, vérifier ou examiner les documents;
• examiner les biens et les procédés;
• pénétrer dans un lieu où est exploitée une entreprise, est gardé un bien, ou sont tenus ou devraient l’être des livres ou registres;
• contraindre le contribuable ou toute autre personne de lui fournir toute l’aide raisonnable et de répondre à toutes les questions pertinentes, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• exiger d’un contribuable ou de toute autre personne de lui fournir toute l’aide raisonnable.

L’alinéa 231.1(1)a) permet à un vérificateur de demander des renseignements concernant le ménage lorsqu’ils peuvent être pertinents pour déterminer si le contribuable a respecté ses obligations en vertu de la LIR.

Si le lieu mentionné à l’alinéa 231.1(1)c) est une maison d’habitation (résidence personnelle), l’entrée est expressément interdite sans le consentement de l’occupant, sauf si un juge a émis un mandat autorisant l’entrée.

L’alinéa 231.1(1)d) permet aux vérificateurs de contraindre le contribuable ou toute autre personne de lui fournir de l’aide à l’endroit désigné par la personne autorisée, par vidéo-conférence ou par tout autre moyen de communication électronique. Cet alinéa précise que les vérificateurs peuvent exiger qu’un contribuable ou toute autre personne réponde aux questions, tant oralement que par écrit.

Le paragraphe 231.5(1) de la LIR et l’article 66 de la LTLSU permettent aux employés autorisés de faire des copies de documents.

4.6.1 Carte d’autorisation RC121A

Les vérificateurs sur le terrain doivent s’identifier avec leur carte d’autorisation RC121A. Les contribuables doivent s’identifier correctement lors des entrevues et la présence de tout tiers doit être autorisée par le contribuable.

Les vérificateurs sur le terrain reçoivent une carte d’autorisation RC121A qui indique que la personne nommée sur la carte est autorisée à exercer ses fonctions en vertu des dispositions pertinentes de la LIR et de la LTLSU. Avec la carte d’autorisation RC121A, le détenteur est autorisé à administrer et à faire respecter diverses lois relatives à l’impôt et aux prestations énumérées sur le site Web de l’Agence. Cette autorisation comprend le pouvoir législatif décrit à la section 4.6.0, Autorité légale de faire des vérifications.

Le nom sur la carte d’autorisation RC121A doit être le nom légal, tel qu’il est indiqué sur le certificat de naissance ou un autre document officiel (certificat de changement de nom, certificat de mariage, certificat de citoyenneté canadienne) de la personne autorisée. Une nouvelle carte doit être émise lorsqu’une personne change légalement de nom.

La carte d’autorisation RC121A ne doit pas être utilisée comme carte d’identification personnelle ni à des fins pour lesquelles elle n’est pas destinée. Elle doit être conservée séparément de la carte d’identité de l’Agence du vérificateur et ne devrait jamais quitter la possession du vérificateur pendant le travail sur place. Toute demande de photocopie ou de photographie de la carte d’autorisation RC121A doit être refusée pour des raisons de sécurité, mais les contribuables peuvent copier le libellé à la main.

Le vol ou la perte de la carte d’autorisation RC121A est un incident de sécurité et doit être signalé immédiatement en soumettant un Rapport d’incident relatif à la sécurité (RIS) dans l’Outil électronique de la gestion des urgences et des incidents (OEGUI). Pour plus de renseignements, allez à Directive sur le signalement et la gestion des incidents de sécurité.

Entrée dans les locaux commerciaux lorsque l’accès est refusé

La carte d’autorisation RC121A permet aux vérificateurs d’entrer dans toute entreprise faisant l’objet d’une vérification et de demander des renseignements, des documents et des dossiers sans préavis. Cependant, les vérificateurs effectuent des vérifications civiles, et non des enquêtes criminelles; par conséquent, l’entrée ne peut être imposée de force contre l’opposition du contribuable.

Si le contribuable refuse et demande au vérificateur de quitter les lieux, le vérificateur devrait respecter cela et suivre les directives de la section 4.7.5, Lignes directrices spécifiques pour faire face aux situations inhabituelles ou menaçantes, afin de quitter calmement les lieux et d’éviter tout conflit supplémentaire.

4.6.2 Carte d’identité de l’Agence

Les autorisations pour l’accès aux installations occupées par l’Agence sont programmées dans le système d’accès par carte électronique dans l’ensemble de l’Agence, y compris les autorisations d’accès aux installations après les heures de travail. Une carte d’identité d’employé est valide pendant cinq ans.

Pour de plus amples renseignements, consultez la Directive sur le contrôle de l’accès aux installations occupées par l’Agence.

Une carte d’identité perdue ou volée est un incident de sécurité et doit être signalée immédiatement en remplissant un Rapport d’incident relatif à la sécurité (RIS) dans l’Outil électronique de la gestion des urgences et des incidents (OEGUI). Le vérificateur doit informer son chef d’équipe et le personnel de la sécurité locale afin de faire désactiver la carte d’identité. Pour obtenir les coordonnées de sécurité de l’Administration centrale et de chaque région, consultez Personnes-ressources de la sécurité.

4.7.0 Vérification dans des circonstances inhabituelles

4.7.1 Historique

Les renseignements qui suivent sont basés sur le communiqué AD-01-02 , Tenue de mesures d’exécution dans des circonstances inhabituelles. Le communiqué fournit des lignes directrices qui s’appliquent lors de la prise de mesures d’exécution dans des circonstances inhabituelles ou menaçantes, y compris celles pouvant découler de diverses activités de contestation de l’impôt.

4.7.2 Contestataires du fisc

Les contestataires du fisc sont des particuliers ou des groupes de revendication qui s’opposent à la politique fiscale du Canada par divers moyens qui sont souvent fondés sur des arguments constitutionnels et juridiques obscurs. Certains de ces particuliers et groupes agissent à titre d’organisations d’affaires qui, moyennant des frais, offrent des séminaires, des documents sur l’évasion fiscale et des conseils.

Les contestataires du fisc encouragent d’autres personnes à se joindre aux mouvements de contestation de l’impôt au moyen de séminaires et de séances d’information. Certains organisateurs des mouvements de contestation agissent même à titre de représentants des contribuables quand ces derniers traitent avec l’Agence.

Les stratégies de contestation du fisc les plus couramment utilisées par les contribuables auxquelles les vérificateurs doivent faire face sont les suivantes :

• enregistrements vidéo ou audio des vérifications et entrevues à l’extérieur des locaux de l’Agence ou dans les lieux d’affaires ou locaux des contribuables;
• exiger que les vérificateurs remplissent des questionnaires avant de leur donner accès aux registres comptables ou aux locaux;
• refuser de produire des déclarations de revenus quand cela est obligatoire ou produire des déclarations truffées de mentions « S/O » (sans objet);
• utiliser diverses technicalités pour retarder ou reporter la mise en application des mesures d’exécution, par exemple, remettre en doute le caractère constitutionnel de l’impôt fédéral, présenter des demandes exagérées de communication de renseignements et d’autres manœuvres de harcèlement;
• établir des droits de rétention sur les biens personnels de vérificateurs;
• diffuser des propos injurieux, diffamatoires et menaçants envers les vérificateurs au moyen d’Internet et de tracts.

Pour de plus amples renseignements sur les activités des contestataires du fisc, allez à Guide d’information pour les groupes de protestations contre l’impôt – Programmes fiscaux.

4.7.3 Responsabilités des chefs d’équipe concernant la sécurité des vérificateurs

Si un travail implique des circonstances spéciales ou comporte des risques assez sérieux, la priorité du chef d’équipe consiste à prendre les mesures nécessaires pour protéger le vérificateur et prévenir toute blessure. Le chef d’équipe doit également veiller à ce que les mesures d’exécution ne soient ni reportées ni retardées indéfiniment. Pour ce faire, le chef d’équipe doit :

• s’assurer que les précautions nécessaires sont prises, par exemple demander aux vérificateurs de fournir des itinéraires précis et mettre en place un système de jumelage;
• réorganiser toute réunion hors site pour qu’elle se tienne plutôt dans les locaux de l’Agence ou dans un autre endroit neutre, ou encore assister à la réunion avec le vérificateur ou faire en sorte qu’un collègue soit présent à la réunion;
• là où cela est approprié, émettre une demande péremptoire de documents ou de renseignements, ce qui exigerait que les documents soient mis à la disposition du vérificateur et qu’il puisse les consulter dans les bureaux de l’Agence;
• discuter des situations explosives avec les fonctionnaires du ministère de la Justice et avec le responsable de la sécurité locale pour déterminer les mesures éventuelles à prendre;
• demander l’intervention ou la protection de la police si on juge que la situation risque de devenir explosive;
• informer le directeur ou le responsable de la sécurité locale dès qu’un vérificateur signale un incident.

4.7.4 Rappels de sécurité utiles

Renseignements généraux

La sécurité des employés est la priorité absolue dans toute situation menaçante ou dangereuse. Les vérificateurs doivent immédiatement se retirer de telles situations tout en assurant leur propre sécurité, celle de leur famille, ainsi que celle de leurs collègues et du contribuable en tout temps. Pour aider à mettre en œuvre efficacement ces lignes directrices, les vérificateurs devraient :

• respecter les procédures de travail établies de l’Agence, les mesures préventives, les lignes directrices (telles que celles contenues dans les Instruments de politique d’entreprise – Direction générale de la sécurité, ainsi que les exigences de signalement;
• demander des conseils et de l’aide à leur chef d’équipe, au besoin, pour appeler et confronter des individus difficiles;
• faire preuve de jugement pour déceler les menaces ou les prévenir lors des vérifications et des tâches connexes.

Dénoncer cas réels ou appréhendés de harcèlement et de violence, d’intimidation ou d’abus envers des fonctionnaires

Conformément aux politiques de sécurité de l’Agence, il est nécessaire de signaler les situations de menace, d’agression ou d’abus, peu importe la façon dont la situation est perçue par le vérificateur ou le chef d’équipe. Le vérificateur doit également informer son chef d’équipe et le personnel de la sécurité locale lorsqu’une situation de nature personnelle pourrait compromettre sa sécurité ainsi que celle d’autres employés de l’Agence, ou sa capacité d’exercer ses fonctions.

Il se peut que, dans l’exercice de leurs fonctions, les vérificateurs prennent connaissance de renseignements accessibles au public concernant des personnes connues ou soupçonnés de préconiser la violence, l’intimidation ou les abus envers des employés du gouvernement. Ces personnes peuvent également encourager l’inobservation de la législation fiscale. Les vérificateurs doivent signaler leurs constatations à leur chef d’équipe. Le rapport devrait comprendre des détails pertinents sur les personnes ou les groupes en cause et les activités dont ils se font les défenseurs ou dont ils font la promotion. Dans tous les cas, l’équipe de gestion communiquera ces renseignements aux autres secteurs opérationnels du BSF. En cas de répercussions éventuelles au palier régional ou national, l’équipe de gestion informera les autres bureaux de la ou des régions visées et l’Administration centrale.

Les vérificateurs ne doivent pas enquêter sur les personnes ou les groupes en cause et ils ne sont pas autorisés à accéder aux données confidentielles des contribuables pour cette seule raison. L’accès non autorisé aux renseignements des contribuables est une infraction, et tout employé qui s’y risque pour quelque raison que ce soit s’expose à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Conversations téléphoniques abusives

Lorsqu’ils parlent au téléphone avec des contribuables, les vérificateurs peuvent être la cible d’injures, d’insultes ou de moqueries dirigées contre eux ou l’organisation.

Les vérificateurs devraient tenter de concentrer la conversation sur les questions fiscales propres au contribuable et limiter la conversation à ce sujet. Cela peut se faire en posant des questions pour clarifier toute ambiguïté ou en obtenant des faits, en restant objectif et poli, et en évitant tout comportement contestable.

Si le comportement agressif se poursuit, le vérificateur doit informer l’appelant qu’un tel comportement ne sera pas toléré et qu’il mettra fin à l’appel. Si le comportement agressif se poursuit, le vérificateur doit alors calmement mettre fin à la conversation.

Les appels abusifs doivent être signalés comme incident de sécurité au chef d’équipe et à l’agent de sécurité local. Il est important de conserver des enregistrements complets de toutes les conversations abusives pour s’assurer que l’Agence puisse mieux évaluer la tendance d’abus, cerner tout comportement qui s’aggrave et comprendre la menace potentielle qu’un contribuable pourrait représenter pour les employés de l’Agence au fil du temps.

Si un contribuable fait des déclarations comprenant une menace de dommages à des biens gouvernementaux ou de préjudice ou blessure à un employé de l’Agence ou à un tiers, il s’agit d’une menace verbale. Lorsque cela se produit, un Rapport d’incident relatif à la sécurité (RIS) doit être rempli dans l’Outil électronique de la gestion des urgences et des incidents (OEGUI).

Pour plus de renseignements, allez à Appels agressifs ou abusifs et appels menaçants.

Affectation avec un risque d’incident impliquant menace ou violence

Les vérificateurs devraient être conscients qu’une entrevue ou une réunion, sur place ou hors site, peut devenir menaçante, même en l’absence de signes avant-coureurs de violence.

En préparation d’une visite sur place, le vérificateur devrait toujours vérifier si un indicateur de menace figure dans le dossier du contribuable. Si un indicateur de menace est affiché, il doit suivre les instructions qui s’affichent à l’écran. Le vérificateur ne doit jamais dire aux contribuables qu'un indicateur de menace est sur leur compte.

Avant d’entrer dans toute situation où il y a un risque soupçonné de menaces ou de violence, le vérificateur devrait demander conseil et assistance à son chef d’équipe.

Le vérificateur doit prendre les précautions suivantes si une affectation pourrait comporter certains dangers. Ces mesures pourraient réduire les risques pour le vérificateur :

• Un itinéraire précis devrait être laissé au chef d’équipe par courriel ou Microsoft Teams indiquant le nom du contact, le numéro de téléphone, l’adresse exacte du contribuable et les heures où le vérificateur doit se rendre dans les locaux du contribuable.
• Le vérificateur devrait demander la présence du chef d’équipe ou d’un collègue lors de la rencontre avec un contribuable hostile envers l’Agence ou susceptible de l’être.
• Le vérificateur devrait planifier des réunions avec d’autres employés de l’Agence, lors de la même visite sur place, à des moments et endroits précis.
• Lors de la visite sur place, le vérificateur devrait communiquer avec le bureau à des heures précises. Le fait de ne pas établir un contact prévu alerterait le chef d’équipe d’un problème imminent et lui permettrait de prendre les mesures appropriées.
• Dès qu’un problème devient imminent, le vérificateur doit quitter les locaux du contribuable et/ou contacter le chef d’équipe.

Lorsqu’il doit visiter les locaux des contribuables, le vérificateur doit être conscient que les contribuables peuvent posséder des armes à feu ou d’autres armes (y compris des chiens de garde).

Si le vérificateur perçoit un risque ou s’il est menacé avec une arme, il doit quitter immédiatement les lieux. Le vérificateur doit appeler immédiatement la police si la menace est imminente, et signaler la situation à son chef d’équipe ou à l’agent de sécurité dès que possible.

Les vérificateurs devraient se référer aux Procédures normales d’exploitation pour les employés sur place afin d’obtenir des renseignements sur les mesures à adopter afin de minimiser les risques pour la santé et la sécurité dans l’exercice de leurs fonctions.

4.7.5 Lignes directrices spécifiques pour faire face aux situations inhabituelles ou menaçantes

Enregistrement vidéo ou audio

Lorsqu’une rencontre avec un contribuable a lieu dans les locaux de l’Agence, le vérificateur ne doit pas consentir à être enregistré sur bande audio ou vidéo. Cela vise à protéger la vie privée des autres contribuables et les renseignements de nature délicate. Si le contribuable insiste pour enregistrer lorsqu’il se trouve dans les locaux de l’Agence, la réunion doit être immédiatement interrompue et le contribuable doit être informé que la gestion communiquera avec lui pour discuter de la question et prendre d’autres dispositions.

Lorsqu’une réunion a lieu dans les locaux d’un contribuable, l’Agence n’a aucune autorité légale pour empêcher un contribuable d’enregistrer sur bande audio ou vidéo une entrevue, une vérification ou un examen. Un contribuable qui enregistre sur sa propre propriété ne viole aucune loi. Cependant, les vérificateurs ne sont pas autorisés à enregistrer des entrevues sur bande audio ou vidéo.

Si un vérificateur apprend qu’il est enregistré, il devrait interrompre l’entrevue, expliquer la raison de l’interruption de l’interaction, informer que d’autres dispositions seront prises et informer le contribuable que la direction fera un suivi concernant l’affaire. Les vérificateurs devraient être à l’aise d’interrompre toutes les interactions dès qu’ils découvrent qu’ils sont enregistrés. Cela ne porte atteinte à aucun droit des contribuables.

Le vérificateur doit documenter l’incident dans le formulaire T2020, Notes pour le dossier, y compris les détails du signalement à la gestion aux fins d’analyse plus approfondie.

Demandes de renseignements personnels et d’autres renseignements non pertinents

Pour des raisons de sécurité personnelle, les vérificateurs ne doivent jamais fournir leurs renseignements personnels aux contribuables, y compris leur numéro de téléphone personnel ou leur adresse domiciliaire, ni produire des documents personnels comme un permis de conduire.

Si le contribuable exige d’autres renseignements non pertinents du vérificateur et l’empêche d’accomplir ses fonctions, la réunion devrait être terminée. L’incident doit être signalé au chef d’équipe.

Questionnaires, formulaires et accords de non-divulgation

Les vérificateurs ne doivent jamais signer ni remplir un questionnaire ou tout autre formulaire produit par le contribuable ou son représentant. Les vérificateurs doivent informer leur chef d’équipe que le contribuable ou son représentant a fait une telle demande.

Si un contribuable refuse d’autoriser un vérificateur à effectuer une vérification parce que ce dernier a refusé de signer un formulaire, les mesures habituelles d’exécution (comme l’envoi d’une demande péremptoire de documents ou de renseignements) devraient être prises.

Certains contribuables craignent que des renseignements de nature délicate soient divulgués de façon inappropriée et ont demandé que le vérificateur signe une entente de non-divulgation avant de leur donner accès aux registres et aux locaux. Les vérificateurs ne doivent jamais signer d’entente de non-divulgation. Au lieu de cela, le vérificateur devrait informer le contribuable que la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels contrôlent strictement la manière dont le gouvernement recueille, utilise, stocke, divulgue et détruit tout renseignement personnel. Le vérificateur devrait également informer le contribuable que la LIR inclut des dispositions strictes de confidentialité.

Pour de plus amples renseignements, allez à 10.2.2, Autorité légale d’inspecter, de vérifier ou d’examiner les registres comptables.

Examen de documents au domicile d’un contribuable

Examiner les registres comptables au domicile d’un contribuable pourrait exposer le vérificateur à des accusations de fautes de la part du contribuable. Cela s’explique par le fait que le vérificateur pourrait être laissé seul avec les registres comptables la plupart du temps, et aurait aussi accès aux biens du ménage et du contribuable.

Pour éviter toute situation compromettante, le vérificateur devrait considérer :

• Emprunter les registres comptables et faire l’examen au bureau ou dans une chambre d’hôtel, avec le consentement du contribuable. Certains contribuables peuvent considérer l’emprunt des registres comptables comme une forme de saisie par l’Agence, c’est pourquoi ce n’est qu’une option.
• Éviter les rendez-vous après les heures normales de travail pour effectuer l’examen, si possible.
• Demander la présence d’un collègue, du contribuable ou du représentant en tout temps, si l’examen doit être effectué au lieu de résidence du contribuable.

Entretiens offensants ou menaçants

Si, lors d’une réunion, le contribuable ou son représentant autorisé commence à utiliser un langage ou un comportement offensant ou intimidant, ou que le vérificateur se sent menacé, le vérificateur devrait :

• suspendre calmement l’entrevue ou y mettre fin dès que possible;
• consulter le chef d’équipe pour décider des mesures appropriées à prendre;
• rédiger un rapport sur l’incident en y mentionnant en détail les faits pertinents.

Lorsque la rencontre a lieu dans les locaux de l’Agence, le vérificateur doit immédiatement aviser le chef d’équipe et la sécurité locale et appeler la police.

Lorsque la rencontre se tient hors des lieux de travail, le vérificateur doit immédiatement se retirer de la situation et appeler la police. L’incident doit également être signalé au chef d’équipe et à la sécurité locale dès que possible.

Si le vérificateur éprouve des difficultés à mettre fin à la rencontre ou à se retirer de la situation, il doit essayer d’attirer l’attention des autres personnes à proximité.

Correspondance menaçante

Lorsqu’ils reçoivent de la correspondance menaçante (par quelque moyen que ce soit), que ce soit au bureau ou à la maison, les vérificateurs doivent éviter toute manipulation inutile de la correspondance et la remettre à l’agent de sécurité local dès que possible.

Privilège sur un bien personnel

S’il est établi qu’un contestataire fiscal détient un privilège enregistré sur des biens personnels d’un vérificateur, l’incident doit être immédiatement signalé au chef d’équipe. L’équipe de gestion demandera aux fonctionnaires locaux du ministère de la Justice de prendre les mesures nécessaires pour faciliter le retrait ou l’annulation de l’enregistrement de ce privilège inapproprié. L’incident doit être signalé à l’Administration centrale, y compris à la Direction des services de sécurité de la Direction générale de la sécurité.

Agressions

La sécurité des vérificateurs est primordiale et doit prévaloir au-delà de toute mesure prise, et avoir préséance sur toute tâche. Lorsqu’il y a un risque d’agression et que la sécurité du vérificateur semble menacée, le vérificateur doit :

• éviter d’irriter le contribuable ou le représentant ou d’exercer sur lui une mesure de contrainte;
• quitter les lieux immédiatement;
• utiliser son jugement pour trouver le moyen de se protéger s’il ne peut pas quitter les lieux, par exemple en appelant au secours en utilisant son téléphone cellulaire ou en attirant l’attention des gens du voisinage;
• appeler la police dans les plus brefs délais en cas d’agression, suivre leurs instructions, subir un examen médical auprès d’un médecin et alerter son gestionnaire dès que possible;
• rédiger un rapport sur l’incident en y mentionnant en détail les faits pertinents.

Dans les situations où une agression a eu lieu dans les locaux de l’Agence ou à l’extérieur de ceux-ci, le vérificateur doit se retirer de la zone de danger et se rendre à un endroit où il pourrait attirer l’attention d’autres employés ou du grand public.

Le vérificateur doit communiquer avec le service de signalement et de gestion des incidents de sécurité de la Direction générale de la sécurité, et signaler l’incident en remplissant un Rapport d’incident relatif à la sécurité (RIS) dans l’Outil électronique de la gestion des urgences et des incidents (OEGUI).

Dans les situations où un vérificateur est empêché de quitter la zone de danger, il devrait tenter de demander de l’aide aux personnes à proximité, en criant ou en faisant du bruit.

À noter qu’il y a une obligation de la part du vérificateur de se retirer le plus loin possible et de désamorcer toute situation potentielle de violence.

Aide à la suite d’un incident – Indemnisation et dédommagement des employés

L’Agence s’est engagée à protéger, à soutenir et à aider ses employés et leurs familles en cas de menaces, d’agression ou de mauvais traitements à leur endroit ou à l’endroit de leurs biens dans le cadre de leurs fonctions, ou comme conséquence directe de l’exercice de leurs tâches. Ce soutien est offert sous plusieurs formes, y compris l’assistance par le biais du Programme d’aide aux employés (PAE). Le chef d’équipe devrait communiquer avec ses conseillers locaux en ressources humaines pour obtenir des détails sur le soutien disponible et les procédures à suivre afin de l’obtenir.

Les chefs d’équipe sont encouragés à recommander le Programme d’aide aux employés (PAE) à leurs employés chaque fois qu’un incident touche leur bien-être physique, mental et/ou émotionnel.

Pour obtenir de plus amples renseignements, allez à Directive sur le signalement et la gestion des incidents de sécurité et Procédures de signalement et de gestion des incidents de sécurité. 

4.8.0 Utilisation, entretien et protection des ordinateurs portatifs

4.8.1 Contexte

L’équipement est mis à la disposition du vérificateur à des fins officielles, au bureau, chez les contribuables, pendant les déplacements ou en tout lieu où le travail est exercé pour le compte de l’Agence, y compris les lieux de télétravail.

Les ordinateurs portatifs sont un outil très important dans le processus de vérification. Il est donc essentiel de les utiliser et de les entretenir de façon appropriée pour éviter les dommages et pour protéger les biens de l’Agence, tout en assurant la sécurité et la confidentialité des renseignements sur les contribuables.

La facilité de transport des ordinateurs portatifs accroît le risque de pertes et de dommages pendant le transport et sur les lieux de travail. Les logiciels et les renseignements de nature délicate emmagasinés dans les ordinateurs portatifs doivent être protégés.

4.8.2 Responsabilité des utilisateurs

Les utilisateurs doivent :

• Effectuer des sauvegardes régulières des renseignements (sauvegarder les documents dans un répertoire d’entreprise partagé, comme un lecteur partagé ou GCdocs, plutôt que sur le disque dur d’un ordinateur portatif [disque C:] ou sur un lecteur personnel [H:], cela garantit que les fichiers sont automatiquement sauvegardés sur le réseau de l’Agence et qu’ils restent accessibles à d’autres personnes ayant besoin de savoir).
• S’assurer que l’équipement et les supports électroniques sont entreposés de façon sécuritaire conformément aux Normes sur l’entreposage des renseignements et des biens protégés et classifiés.
• Prévoir une surface de travail propre pour l’utilisation de l’ordinateur portatif et le nettoyer au besoin (pour plus de renseignements, allez à 4.8.4, Entretien préventif et maintenance de l’ordinateur portatif).
• Signaler tout problème associé à l’équipement ou aux logiciels.
• Respecter les ententes de licence des logiciels.
• Observer les lignes directrices de sécurité recommandées concernant l’utilisation et l’entretien de l’équipement.
• S’assurer que les renseignements de nature délicate entreposés sur les Supports de stockage de données portatifs (SSDP) sont chiffrés à l’aide d’un logiciel de chiffrement approuvé par l’Agence, conformément aux Normes sur l’entreposage des renseignements et des biens protégés et classifiés ainsi qu’aux Normes sur les dispositifs électroniques.
• Analyser tous les SSDP à la recherche de virus sur un ordinateur de l’Agence qui n’est pas connecté au réseau avant d’utiliser l’équipement de l’Agence (pour plus de renseignements, allez à 4.8.6, Sécurité des logiciels).
• Utiliser et entreposer les SSDP selon les recommandations du fabricant.
• Verrouiller les SSDP et autres renseignements dans un endroit sécurisé lorsqu’ils ne sont pas utilisés (y compris lorsqu’on travaille à l’extérieur d’un lieu de travail de l’Agence, comme lors du télétravail).
• Protéger les mots de passe en tout temps.
• Les employés doivent utiliser une clé de sécurité pour créer un numéro d’identification personnel (NIP) afin de se connecter à Windows et accéder aux ressources infonuagiques du cloud telles que Microsoft Teams, SharePoint ou OneDrive. La clé de sécurité est un appareil, similaire à une clé USB, qui authentifie les utilisateurs lors de l’accès aux services du cloud, et constitue la méthode par défaut pour se connecter à Windows. L’utilisation de la clé réduit le risque d’accès non autorisé aux appareils de l’Agence, aide à éliminer les cybermenaces pouvant découler de l’utilisation d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe seulement, et réduit la possibilité que les identifiants des utilisateurs soient compromis par des attaques d’hameçonnage. En utilisant cette technologie universellement acceptée, l’Agence applique les politiques et les directives sur l’authentification multifactorielle publiées par le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Centre canadien pour la cybersécurité. Pour de plus amples renseignements, allez à Authentification multifactorielle interne (AMFI).
• Signaler immédiatement toute perte réelle ou présumée, ainsi que toute divulgation non autorisée de renseignements de nature délicate ou l’accès aux systèmes informatiques de l’Agence, selon les procédures prescrites.

4.8.3 Utilisation et entretien général des ordinateurs portatifs

Les suggestions suivantes sont fournies pour limiter les problèmes qui pourraient survenir si les ordinateurs portatifs ne sont pas entretenus de manière appropriée :

• Ne bougez pas l’ordinateur portatif lorsque le disque fonctionne. L’ordinateur portatif devrait être éteint avant de le déplacer pour s’assurer que la tête de disque est bien rangée.
• Si l’ordinateur portatif a été exposé à un froid extrême, laissez-le chauffer à température ambiante avant de l’utiliser. Cela prendra environ 60 minutes.
• L’ordinateur portatif devrait demeurer sous tension lorsqu’il n’est pas utilisé pendant de courtes périodes. Allumer et éteindre l’ordinateur plusieurs fois au cours de la journée pourrait endommager le bloc d’alimentation.
• L’ordinateur ne devrait pas être éteint pendant l’utilisation d’une application. Une fermeture incorrecte de l’application peut entraîner la perte de fichiers de données. Les fichiers ne sont pas chiffrés lorsque l’application n’est pas fermée correctement.
• La procédure de fermeture permet de fermer les fichiers et supprime les fichiers temporaires du répertoire. Si cette procédure n’est pas achevée, le système invite l’utilisateur à scanner le disque au démarrage pour s’assurer que l’intégrité du système n’a pas été compromise.
• L’alimentation devrait être coupée avant de débrancher l’ordinateur portatif ou de brancher tout équipement périphérique comme une imprimante.
• Mettre l’écran en position fermée éteint l’écran, permet à l’écran de refroidir après de longues périodes d’utilisation et protège l’écran contre les dommages.
• S’assurer que la fonction d’économiseur d’écran est protégée par mot de passe et activée lorsque le vérificateur s’éloigne de l’ordinateur portatif pour de courtes périodes.
• Utiliser les pieds à l’arrière de l’ordinateur portatif (si disponible) augmente la circulation de l’air autour de l’équipement et l’empêche de surchauffer. Les pieds offrent aussi un angle plus confortable pour travailler au clavier.
• Il faut faire preuve d’une extrême prudence avec la nourriture et les boissons autour de l’ordinateur portatif afin d’éviter des réparations coûteuses et des temps d’arrêt.
• Les chariots de transport devraient être utilisés uniquement si c’est absolument nécessaire pour transporter l’ordinateur portatif.

4.8.4 Entretien préventif et maintenance de l’ordinateur portatif

Le vérificateur doit suivre les suggestions suivantes afin de permettre que l’ordinateur portatif soit disponible pour l’utilisation :

• Vérifier si l’étui et la sangle sont usés.
• Nettoyer l’écran à l’aide des produits fournis. Des lingettes emballées individuellement sont disponibles dans la plupart des bureaux. Si des nettoyants par aérosol sont utilisés, vaporiser toujours le nettoyant sur un chiffon propre, jamais sur l’écran.
• La poussière et les petites particules peuvent être retirées du clavier à l’aide d’une canette d’air condensé. La buse devrait être positionnée correctement vers le clavier. De courts jets d’air condensé sont dirigés vers le clavier pour éliminer les petits objets et la poussière qui s’accumulent entre les touches au fil du temps. Un chiffon doux et humide peut être utilisé pour essuyer la surface du clavier lorsqu’il n’est pas utilisé. Garder le couvercle fermé lorsque l’ordinateur portatif n’est pas utilisé empêchera non seulement d’endommager l’écran, mais aidera aussi à éviter l’accumulation de saleté dans et sur le clavier.
• Éviter de coller des étiquettes adhésives sur l’ordinateur portatif.

4.8.5 Lignes directrices en matière de sécurité pour les ordinateurs portatifs

Sécurité matérielle

Le fait que les ordinateurs portatifs soient faciles à transporter les rend particulièrement vulnérables au vol. Les vérificateurs doivent prendre toutes les précautions raisonnables pour prévenir les pertes et les dommages.

• Les ordinateurs portatifs ne doivent jamais être laissés dans un véhicule durant la nuit. De même, ils ne doivent jamais être laissés à la vue des passants pendant que le véhicule est stationné et sans surveillance.
• Lorsque l’ordinateur portatif doit être laissé dans un véhicule, il ne devrait pas être visible. Si possible, l’ordinateur portatif devrait toujours être verrouillé dans le coffre lors du transport.
• Lors des voyages par avion à l’intérieur du Canada, l’ordinateur portatif doit être gardé sous le contrôle et la possession du vérificateur en tout temps, et ne devrait pas être enregistré comme bagages.
• Si le vérificateur voyage hors du Canada par avion dans le cadre d’activités de l’Agence approuvées par le commissaire, il doit envoyer un courriel à la boîte aux lettres Security-International CRA Travel/Voyage d’ARC Internationaux-Sécurité (CRA-ARC) pour connaître les meilleures pratiques.
• Tous les ordinateurs portatifs devraient être marqués avec des numéros d’identification de l’Agence. Une étiquette avec une adresse de réexpédition ou de retour et un numéro de téléphone du bureau de l’Agence doit être attachée à l’étui. Une pièce d’identité supplémentaire (comme une carte professionnelle) devrait être placée à l’intérieur de l’étui.
• Les ordinateurs portatifs devraient être verrouillés dans un espace fermé à clé et sécurisé la nuit. Lorsqu’on travaille à l’extérieur d’un lieu de travail de l’Agence, comme en télétravail, les ordinateurs portatifs contenant des renseignements protégés jusqu’à, et y compris, des renseignements protégé B, doivent être stockés hors de vue, lorsqu’ils ne sont pas utilisés.
• La perte ou le vol d’équipement ou de renseignements doit être signalé immédiatement au chef d’équipe et en remplissant un Rapport d’incident relatif à la sécurité (RIS) dans l’Outil électronique de la gestion des urgences et des incidents (OEGUI). L’Agence est responsable de remplacer l’équipement s’il n’y a aucune preuve de négligence de la part de l’employé.

4.8.6 Sécurité des logiciels

Les logiciels installés sur ordinateurs portatifs ne doivent pas être copiés. Les ententes sur les logiciels et les restrictions relatives au droit d’auteur devraient être respectées en tout temps. Les copies des programmes développés par l’Agence, tels que les programmes de pénalités et d’intérêts, ne doivent pas être mises à la disposition du public.

Tous les logiciels provenant de sources externes à l’Agence devraient être scannés et testés pour détecter les virus afin de minimiser le risque d’infection dans l’environnement informatique. Les supports de stockage de données portatifs (SSDP) utilisés sur des ordinateurs externes devraient être scannés sur un ordinateur non connecté au réseau avant d’être utilisés sur du matériel de l’Agence, car ils peuvent contenir des virus et des logiciels malveillants.

Si un virus est détecté sur un logiciel ou sur un SSDP, il devrait être signalé dès que possible afin d’éviter toute propagation.

Pour de plus amples renseignements sur les considérations de sécurité liées à l’utilisation des logiciels, allez à Logiciels.

4.8.7 Utilisation personnelle des ordinateurs portatifs

L’utilisation personnelle limitée des ordinateurs portatifs délivrés par l’Agence est permise, à condition que l’utilisation personnelle respecte les politiques et la législation de l’Agence, et que la productivité et le rendement du vérificateur et de ses collègues soient maintenus. Pour de plus amples renseignements, consultez 4.4.9, Systèmes de renseignements informatisés de l’Agence, sous Utilisation personnelle limitée.

4.8.8 Soutien

Le vérificateur devrait suivre les procédures suivantes lorsque l’ordinateur portatif nécessite un entretien :

• documenter ce qui s’est passé avant la défaillance ou le problème; enregistrer tout message d’erreur ou chiffre affiché;
• communiquer avec le Bureau de service national de la TI en utilisant le portail Fusion – Service;
• pour tout problème urgent, appeler le Bureau de service national de la TI;
• si la défaillance de l’ordinateur portatif touche de façon significative l’achèvement des vérifications en cours, informer le chef d’équipe.