Responsabilités de votre organisme
Responsabilités
Avant de s’inscrire, il est important pour les organismes de bien comprendre leurs responsabilités dans le cadre du Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt (PCBMI).
À titre d’organisme participant, vous être responsable de :
- planifier et offrir gratuitement vos comptoirs d’impôts;
- recruter des bénévoles;
- communiquer l’horaire de vos comptoirs d’impôts à votre agent du PCBMI;
- veiller à ce que les comptoirs d’impôts se déroulent dans un environnement sécuritaire et respectueux de la vie privé;
- veiller à ce que les renseignements des contribuables soient gardés en lieu sûr et demeurent confidentiels;
- distribuer les clés d’activation du logiciel d’impôt à vos bénévoles;
- communiquer votre numéro d’identification d’organisme du PCBMI (NIOP) aux bénévoles qui sont affiliés à votre organisme;
- valider les vérifications de dossier de police de vos bénévoles (dans le cadre du PCBMI, les vérifications de dossier de police sont valides si elles ont été effectuées au cours des trois dernières années);
- vous assurer que les bénévoles ne partagent pas ni n’utilisent le numéro TED d’une autre personne;
- vous assurer que vos bénévoles ont reçu leur courriel d’approbation avant de commencer à faire du bénévolat à votre comptoir d’impôts;
- vous assurer que les bénévoles affiliés à votre organisme se comportent de manière professionnelle et respectueuse;
- vous assurer que les bénévoles affiliés à votre organisme respectent les exigences du PCBMI qui s’appliquent à leur rôle;
- vous assurer que les bénévoles affiliés à votre organisme s’inscrivent aux séances de formation offertes par le programme;
- veiller à ce que les contribuables servis dans vos comptoirs soient traités avec respect, peu importe leur race, leur handicap, leur orientation sexuelle, leur identité de genre, leur état civil, leur âge ou leur religion;
- veiller à ce que les bénévoles suppriment tous les documents électroniques contenant des renseignements sur les contribuables au plus tard 48 heures après leur transmission et acceptation par l’ARC. Si vous offrez le service ReTRANSMETTRE, vous pouvez conserver les documents pendant 28 jours.
Restrictions relatives à l’aide offerte par les bénévoles
En plus de leurs responsabilités organisationnelles, les organismes participants doivent aider les bénévoles à bien comprendre la portée et les limites de leur rôle.
Le PCBMI vise uniquement la production des déclarations de revenus simples. Les bénévoles ne devraient remplir que les déclarations de revenus qu’ils se sentent à l’aise de préparer, en fonction des renseignements fournis par le contribuable.
Les bénévoles ne sont pas tenus de répondre à des questions fiscales complexes. Si un contribuable a besoin de renseignements qui dépassent l’expertise d’un bénévole, il devrait être dirigé vers la page Contactez l’Agence du revenu du Canada (ARC).
Conformité aux exigences de l’ARC
La participation au Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt (PCBMI) est assujettie aux conditions relatives au programme et aux conditions d'utilisation du PCBMI. Les organismes doivent se conformer à ces exigences pour pouvoir offrir des comptoirs d’impôts gratuits.
L’ARC peut suspendre ou exclure du programme un organisme si celui-ci n’assume pas ses responsabilités, déroge aux conditions relatives au programme ou aux conditions d’utilisation du PCBMI ou adopte un comportement susceptible de nuire à la réputation du programme.
Les organismes participant au PCBMI doivent aussi s’assurer que leurs bénévoles affiliés respectent les conditions relatives au programme et les conditions d’utilisation du PCBMI, assument leurs responsabilités et signalent immédiatement à un agent du PCBMI toute situation de non-conformité.
Conditions relatives au programme
Conformément aux conditions relatives au programme, les organismes doivent :
- organiser des comptoirs d’impôts gratuits et refuser toute rémunération qui pourrait être offerte à leur organisme pour la préparation et la production de la déclaration de revenus d’un particulier;
- s’assurer que les bénévoles affiliés à leur organisme respectent les exigences du PCBMI qui s’appliquent à leurs rôles;
- s’assurer que les bénévoles utilisent le logiciel d’impôt du PCBMI seulement pour préparer les déclarations des particuliers admissibles au PCBMI;
- s’assurer que les bénévoles n’utilisent jamais le logiciel d’impôt du PCBMI pour obtenir un gain monétaire ou toute autre forme de rémunération;
- s’assurer que les bénévoles transmettent chaque déclaration à l’ARC dès qu’ils l’ont remplie, dans la mesure du possible;
- s’assurer que les bénévoles affiliés à leur organisme respectent les conditions relatives au programme, les conditions d’utilisation du PCBMI et assument leurs responsabilités;
- informer immédiatement un agent du PCBMI en cas de non-respect de ces conditions;
- s’acquitter des responsabilités des organismes telles que définies par le programme.
Conditions d’utilisation du PCBMI
Conformément aux conditions d’utilisation, les organismes doivent :
- s’assurer que chaque contribuable signe le formulaire TIS60, Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt – Autorisation du contribuable, et le lui remettre une fois rempli;
- signaler aux agents du PCBMI toute perte ou divulgation non autorisée de renseignements sur les contribuables qui aurait pu se produire dans le cadre du PCBMI;
- permettre aux agents du PCBMI de transmettre les coordonnées de leur organisme aux bénévoles qui souhaiteraient s’y affilier;
- supprimer toutes les copies électroniques sauvegardées des déclarations des contribuables ainsi que tout autre document électronique connexe dans les 48 heures (ou dans les 28 jours s’ils offrent le service ReTRANSMETTRE) suivant la transmission et l’acceptation des déclarations par l’ARC;
- permettre aux agents du PCBMI de transmettre les coordonnées de leur organisme à d’autres secteurs de l’ARC à des fins administratives, notamment dans le cadre d’un sondage facultatif sur le programme.
Conformément aux conditions d’utilisation, les organismes ne doivent pas :
- utiliser ou divulguer les renseignements fournis par les contribuables à des fins autres que la préparation de leurs déclarations de revenus;
- copier le logiciel d’impôt du PCBMI ni autoriser la production de copies de celui-ci;
- utiliser, sans l’autorisation des agents du PCBMI, les logos du gouvernement fédéral pour créer des documents ou du contenu visant à promouvoir les comptoirs d’impôts sur le site Web de leur organisme, sur les réseaux sociaux ou sur toute autre plateforme publicitaire.
Résumé des étapes à suivre pour devenir un organisme participant au PCBMI
Cette liste de vérification donne un aperçu des étapes à suivre pour organiser un comptoir d’impôts gratuit. Vous trouverez des instructions complètes dans les documents de formation et de soutien que l’ARC met à la disposition des organismes et des bénévoles inscrits au PCBMI.
