Lignes directrices et ressources

Consultez ces ressources pour vous aider dans votre planification et pour assurer une cérémonie de citoyenneté respectueuse, inclusive et bien menée :

• Lignes directrices relatives à la réception (cérémonie en personne uniquement)
• Lignes directrices relatives aux affiches et au matériel
• Lignes directrices concernant les médias sociaux
• Lignes directrices concernant l’affichage organisationnel et la publicité
• Lignes directrices pour la photographie des hôtes et l’enregistrement
• Travailler avec les médias (cérémonie en personne uniquement)
• Lignes directrices relatives aux cadeaux

Lignes directrices relatives à la réception (cérémonie en personne uniquement)

Bien que facultative, l’organisation d’une réception après la cérémonie est un excellent moyen de célébrer les nouveaux citoyens et d’accueillir leurs invités. Les réceptions comprennent généralement des rafraîchissements légers dans une ambiance chaleureuse et festive.

En tant qu’hôte, vos responsabilités comprennent les suivantes :

• présenter les bénévoles de la réception au personnel d’IRCC;
• vous assurer que la nourriture et les boissons sont prêtes avant le début de la cérémonie;
• aménager la zone de réception (tables, chaises, affiches);
• accueillir les nouveaux citoyens et leurs invités et les guider vers la zone de réception;
• servir des rafraîchissements aux nouveaux citoyens et aux invités;
• nettoyer et remettre les lieux dans leur état initial;
• placer des affiches pour les allergies ou les sensibilités alimentaires.

Menu et matériel suggérés

• Boissons : eau, café, thé ou jus de fruit
  • Ne pas servir d’alcool (pas de bière, de vin, de liqueur ou de spiritueux)
• Compléments : lait, crème et sucre
• Options alimentaires : gâteaux, biscuits, sandwichs ou wraps, fromage, craquelins
• Matériel :
  • assiettes et couverts (sans marque d’entreprise)
  • contenants biodégradables pour les breuvages
  • serviettes
  • nappes
  • centre de table

Nous recommandons l’utilisation de produits ne contenant pas de noix et l’étiquetage clair de tous les aliments et boissons.

Les hôtes peuvent également offrir des mets autochtones lors de la réception. L’hospitalité est une valeur importante dans de nombreuses cultures et traditions autochtones. Les pratiques varient selon les communautés des Premières Nations, des Inuits et des Métis. Cependant, offrir de la nourriture et des rafraîchissements est souvent un moyen d’exprimer la bienvenue, le respect, la convivialité et la volonté de tisser des liens.

Selon les cas, et en concertation avec les participants autochtones ou la communauté hôte, les cérémonies de citoyenneté pourraient intégrer des traditions d’accueil autochtones pour enrichir l’expérience des participants.

À titre d’exemple, il pourrait s’agir de :

• proposer des thés traditionnels, tels que
  • le thé du Labrador;
  • le thé au cèdre;
  • des tisanes traditionnelles locales.
• servir des mets, tels que
  • de la bannique;
  • des confitures de baies sauvages;
  • d’autres mets caractéristiques de la culture locale.
• faire appel à des traiteurs, des restaurants ou des entreprises sociales appartenant à des Autochtones pour proposer des rafraîchissements qui reflètent la communauté ou la région autochtone locale;
• demander aux participants autochtones ou à la communauté hôte de recommander des mets ou des pratiques caractéristiques de la culture locale qui respectent les protocoles en vigueur.

Lignes directrices relatives aux affiches et au matériel

Si vous créez une affiche ou d’autre matériel pour promouvoir l’événement, veuillez respecter les règles suivantes.

Ce que votre affiche ou matériel doit inclure

Les affiches et le matériel doivent

•  être en français et en anglais, même si la cérémonie est principalement dans 1 langue
•  être neutres, non partisans et non religieux
•  mettre l’accent sur la cérémonie de citoyenneté seulement (ne pas souligner d’autres activités ou programmes de l’hôte ou des commanditaires)
•  nommer clairement l’hôte en utilisant des phrases comme
  • « [nom de l’hôte], hôte d’une cérémonie de citoyenneté d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada »
  • « Une cérémonie de citoyenneté d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, organisée par [nom de l’hôte], aura lieu le [date] »
•  utiliser seulement des photos que vous avez la permission d’utiliser (elles vous appartiennent ou vous les avez achetées)
•  indiquer l’heure de début de la cérémonie, pas l’heure de l’enregistrement
•  être présentés à IRCC pour examen et approbation
•  être affichés dans les espaces communautaires avant la cérémonie

Ce que votre affiche ou matériel ne doit pas inclure

Les affiches et le matériel ne doivent pas

•  inclure le logo du gouvernement du Canada
•  inclure le nom ou les photos de présidents de cérémonie ou d’invités spéciaux
•  être affichés dans les lieux de cérémonie (entrée, enregistrement, salle, réception)

Renseignements optionnels

Votre affiche ou matériel peut inclure

• le logo de l’hôte
• le nom ou le logo des commanditaires, au bas
  • si vous incluez les commanditaires, vous devez indiquer clairement leur rôle. Par exemple, « commanditaire de la cérémonie de citoyenneté d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada organisée par [nom de l’hôte]. »

Lignes directrices concernant les médias sociaux

Si vous diffusez de l’information au sujet d’une cérémonie de citoyenneté sur les réseaux sociaux, avant ou après l’événement, veuillez respecter les lignes directrices suivantes :

Hôtes

• Indiquez clairement votre rôle en utilisant des expressions telles que :
  • « Hôte d’une cérémonie de citoyenneté d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada ».
  • « Une cérémonie de citoyenneté d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada organisée par [nom de l’hôte] aura lieu le [date]. »
• Publiez l’information en français et en anglais.
• N’incluez pas le nom, des photos ou des images du président de cérémonie ou des invités spéciaux.
• IRCC remerciera l’hôte au cours de la cérémonie et pourra le mentionner dans les avis aux médias, le cas échéant.

Commanditaires

• Les commanditaires doivent se présenter comme « commanditaire de la cérémonie de citoyenneté d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada organisée par [nom de l’hôte] ».
• Publiez l’information en français et en anglais.
• N’incluez pas le nom, des photos ou des images du président de cérémonie ou des invités spéciaux.
• IRCC ne mentionnera pas les commanditaires dans les réseaux sociaux, dans les avis aux médias ou durant la cérémonie.

Lignes directrices concernant l’affichage organisationnel et la publicité

Des règles spécifiques s’appliquent aux hôtes et aux commanditaires en matière d’affichage et de contenu promotionnel lors des cérémonies de citoyenneté.

Hôtes

• Les hôtes qui sont des organisations sans but lucratif peuvent afficher 1 ou 2 bannières bilingues de leur organisation à l’arrière de la salle de cérémonie ou dans le couloir près de la zone de réception.
• Les hôtes peuvent installer une table ou un kiosque avec des documents bilingues sur leur organisation et leurs programmes.
  • Il doit être placé à l’arrière de la salle ou à l’extérieur de la salle de cérémonie, idéalement dans la zone de réception.
  • IRCC déterminera ce qui est autorisé en fonction de l’espace disponible.
• Les représentants de l’hôte doivent rester à leur table ou kiosque.
  • Les hôtes ne peuvent pas distribuer activement les documents proposés à la table ou au kiosque : les nouveaux citoyens ou les invités doivent les aborder de leur propre initiative.
• Les équipes sportives ou autres centres multiculturels agissant en tant qu’hôtes peuvent demander à IRCC une liste de référence indiquant ce qui est permis et ce qui ne l’est pas en matière de publicité.

Commanditaires

• Les commanditaires ne sont pas autorisés à placer des affiches ou des logos ou à installer une table ou un kiosque, à aucun moment — ni avant, ni pendant, ni après la cérémonie — que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de la zone de cérémonie désignée.
• IRCC peut fournir aux commanditaires une liste de référence propre aux commanditaires, qui décrit ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas.

Lignes directrices pour la photographie des hôtes et l’enregistrement

Assurez-vous d’avoir obtenu le consentement explicite des participants si vous :

• prévoyez photographier ou enregistrer la cérémonie;
• souhaitez utiliser le contenu dans des publications, les réseaux sociaux ou des diffusions en direct.

Nous vous recommandons vivement de préparer votre propre formulaire d’autorisation à faire signer aux participants à la cérémonie. Le formulaire d’autorisation d’IRCC est à l’usage exclusif du gouvernement et ne peut pas être utilisé par des tierces parties.

Nous encourageons également fortement les commanditaires et les médias qui veulent photographier et enregistrer des parties de la cérémonie à utiliser leur propre formulaire d’autorisation.

Participants autochtones

Si un participant autochtone sera présent à la cérémonie de citoyenneté, vérifiez avec votre bureau local d’IRCC avant l’événement pour confirmer si des parties des enseignements autochtones devraient ou non être photographiées ou enregistrées. Cela peut comprendre une cérémonie de purification par la fumée, des bénédictions ou d’autres éléments cérémoniels.

Diffusion en direct

Si vous voulez diffuser en direct une cérémonie de citoyenneté, vous devez d’abord vous adresser à IRCC. Les représentants d’IRCC doivent en informer à l’avance tous les participants à la cérémonie.

Conseils

• Enregistrez ou diffusez en direct seulement la cérémonie elle-même (par exemple, de l’ouverture officielle jusqu’à la sortie du groupe de la tribune d’honneur).
• N’incluez pas le préambule ou les instructions données après la cérémonie.
• Vous pouvez photographier ou enregistrer la réception, s’il y en a une.

Travailler avec les médias (cérémonie en personne uniquement)

Une couverture médiatique peut contribuer à mettre en évidence l’importance des cérémonies de citoyenneté. Mais elle doit être soigneusement coordonnée afin de respecter les participants et de préserver l’intégrité de l’événement.

Responsabilités de l’hôte

Avant d’impliquer des médias, les hôtes doivent :

• consulter le personnel d’IRCC avant d’envoyer toute invitation aux médias;
• s’assurer que les représentants des médias comprennent qu’ils doivent utiliser leurs propres formulaires d’autorisation lorsqu’ils interrogent des nouveaux citoyens;
• préparer les zones prévues pour les entrevues sur le lieu de la cérémonie;
• vérifier qu’il y a suffisamment de prises électriques pour l’équipement des médias;
• déterminer si des plateformes surélevées sont nécessaires pour le tournage ou la photographie;
• informer le personnel d’IRCC ou les Relations avec les médias d’IRCC de toute préoccupation concernant la présence des médias à la cérémonie.

Soutien d’IRCC

Le personnel d’IRCC peut :

• aider à coordonner les entrevues avec les nouveaux citoyens ou les invités spéciaux;
• fournir un soutien supplémentaire aux journalistes qui assistent à la cérémonie.

Lorsque des journalistes sont officiellement invités à une cérémonie, IRCC publie généralement un communiqué de presse et les journalistes peuvent coordonner leur participation par l’intermédiaire des Relations avec les médias d’IRCC.

Pour plus d’information

• Pour en savoir plus sur le rôle de des médias
• Pour en savoir plus sur le déroulement de la cérémonie

Lignes directrices relatives aux cadeaux

Les hôtes et les invités spéciaux peuvent choisir d’offrir des cadeaux aux nouveaux citoyens dans le cadre de la célébration. Offrir un cadeau est facultatif.

Ces cadeaux doivent :

• être de petite taille et peu coûteux;
• être non partisans et non-promotionnels (aucun logo);
• être bilingues;
• représenter l’identité et les valeurs du Canada.

Idées de cadeaux acceptables

Voici quelques suggestions de cadeaux acceptables :

• épinglettes, porte-clés, insignes et autres objets représentant le Canada;
  • Les élus peuvent distribuer des épinglettes ou des insignes portant le nom de leur province, territoire ou municipalité; une carte professionnelle non partisane peut être incluse.
• drapeaux canadiens;
• livres sur les paysages, l’histoire, l’art ou d’autres sujets liés au Canada;
• cartes et objets artisanaux réalisés par les enfants de la communauté;
• plants d’arbres;
• lettres de félicitations non personnalisées, bilingues et non partisanes (nous ne communiquerons pas les noms des candidats).

Lignes directrices d’IRCC relatives aux cadeaux

• IRCC fournit aux députés fédéraux la liste des nouveaux citoyens canadiens (uniquement ceux qui ont donné leur consentement) afin que les députés puissent envoyer des lettres de félicitations personnalisées à leurs nouveaux électeurs après la cérémonie.
• Nous ne recommandons pas les certificats de félicitations, car ils pourraient être confondus avec le certificat officiel de citoyenneté canadienne.
• Les cadeaux qui promeuvent une seule nationalité ou un seul groupe démographique ne sont pas autorisés.

Rappels

• Tous les cadeaux et tout le matériel doivent être approuvés par IRCC avant d’être distribués lors d’une cérémonie.
• IRCC collabore à l’occasion avec des équipes sportives et des galeries. Nous pouvons fournir des détails sur demande.