Guide à l’intention des représentants des salariés : Jouer son rôle dans l’équité en matière d’emploi
Ce document a pour objectif d’expliquer le rôle, les devoirs et les responsabilités des représentants des salariés. Il fournit des conseils sur la manière dont les représentants des salariés peuvent contribuer à la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi dans leur milieu de travail.
Sur cette page
- Qu'est-ce qu'un représentant des salariés? Quel rôle joue-t-il dans l'équité en matière d'emploi?
- Quelles organisations devraient avoir un représentant des salariés?
- Comment les représentants des salariés peuvent-ils contribuer au processus d'équité en matière d'emploi dans leur milieu de travail?
- Comment les données d'auto-identification doivent-elles être recueillies auprès des salariés?
- Comment les représentants des salariés peuvent-ils soutenir l'analyse de l'effectif?
- Que peuvent faire les représentants des salariés pour aider à identifier les obstacles dans le milieu de travail?
- Qu'est-ce qui fonctionne pour améliorer l'équité en matière d'emploi dans le milieu de travail?
- Quelles sont les stratégies de communication efficaces que les représentants des salariés peuvent utiliser pour mieux collaborer à la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi?
- Établir une relation de collaboration et de confiance avec votre employeur et vos collègues
- Recueillir des commentaires utiles auprès de vos collègues
- Transformer les conversations en actions concrètes
- Que faire s'il n'y a pas de représentant des salariés dans votre milieu de travail?
- Que faire si vous avez besoin d'aide pour collaborer avec votre employeur?
- Merci pour votre contribution à l'équité en matière d'emploi!
- Annexe
- Résumé des principaux rôles et obligations légales
Qu'est-ce qu'un représentant des salariés ? Quel rôle joue-t-il dans l'équité en matière d'emploi ?
Un représentant des salariés est une personne ou un groupe de personnes choisies par les salariés pour les représenter sur les questions d'équité en matière d'emploi. Son rôle est d'aider l'employeur à s'acquitter de ses obligations visant à promouvoir l'égalité dans le milieu de travail en vertu de la Loi sur l'équité en matière d'emploi (LEME). Un représentant des salariés contribue à faire en sorte que les efforts pour mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi reflètent les expériences vécues par les salariés en communiquant leurs points de vue, leurs préoccupations et les obstacles qu'ils ont observés.
Bien que les employeurs conservent la responsabilité juridique principale du respect de la LEME, les représentants des salariés jouent un rôle consultatif important en faisant valoir le point de vue des salariés dans le cadre d'un processus collaboratif. Le pouvoir décisionnel ultime et la responsabilité incombent à l'employeur.
Quelles organisations devraient avoir un représentant des salariés ?
La LEME s'applique à des employeurs relevant de la compétence fédérale, tant dans le secteur public que dans le secteur privé. Par conséquent, chaque employeur assujetti à la LEME devrait avoir un représentant des salariés. Dans un milieu de travail syndiqué, les agents négociateurs sont des représentants des salariés.
Consultez Equi'Vision pour obtenir une liste interrogeable des employeurs du secteur privé relevant de la compétence fédérale assujettis à la LEME.
Ce document reconnaît les efforts considérables déjà déployés tant par les représentants des salariés que par les employeurs pour mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi. L'équité en matière d'emploi n'est pas une destination fixe à atteindre, mais un processus continu qui exige un engagement soutenu pour réaliser et maintenir des progrès.
Comment les représentants des salariés peuvent-ils contribuer au processus d'équité en matière d'emploi dans leur milieu de travail ?
L'employeur est chargé de mettre en œuvre ces sept étapes clés pour se conformer à la LEME, et les représentants des salariés peuvent jouer un rôle dans bon nombre d'entre elles. Veuillez consulter l'Annexe pour plus de détails sur les rôles et les obligations des représentants des salariés.
- La cueillette des données : L'employeur est tenu légalement de recueillir des renseignements sur son effectif. Les données sur les Autochtones, les personnes handicapées et les personnes qui font partie des minorités visibles doivent s'appuyer sur l'auto-identification volontaire. Les représentants des salariés peuvent soutenir ce processus. L'auto-identification doit rester confidentielle et n'être utilisée que pour remplir les obligations en vertu de la LEME.
- L'analyse de l'effectif : L'employeur détermine pour quelles professions la représentation des groupes désignés est inférieure à celle dans le marché du travail. L'employeur devrait communiquer les résultats avec les représentants des salariés et les inviter à en discuter.
- L'étude des systèmes d'emploi (ESE) : Là où il y a sous-représentation, l'employeur procède à l'étude des systèmes d'emploi (ESE) pour déterminer si ses pratiques constituent des obstacles à l'emploi. Durant l'ESE, l'employeur devrait collaborer avec les représentants des salariés.
- Le plan d'équité en matière d'emploi : L'employeur agit pour éliminer les obstacles déterminés par l'ESE et corriger la sous-représentation en créant, mettant en œuvre et maintenant un plan d'équité en matière d'emploi. Pour ce faire, l'employeur doit consulter et collaborer avec les représentants des salariés.
- La communication aux salariés : L'employeur informe ses salariés à propos de l'équité en matière d'emploi. Les représentants des salariés doivent être consultés sur ce qu'ils peuvent faire pour faciliter ces communications.
- Le rapport sur l'équité en matière d'emploi : L'employeur produit un rapport sur l'équité en matière d'emploi à chaque année. L'employeur doit envoyer une copie de ce rapport aux représentants des salariés.
- Suivi : L'employeur assure le suivi du plan d'égalité en matière d'emploi après sa mise en œuvre.
Comment les données d'auto-identification doivent-elles être recueillies auprès des salariés ?
Les données d'auto-identification sont des renseignements que les personnes choisissent volontairement de partager au sujet de leur propre identité, telles que le genre, l'identité autochtone, le statut de handicap ou l'origine ethnique. Ils sont fournis par la personne elle-même, plutôt que d'être observés ou attribués par d'autres. La Direction de l'équité en milieu de travail a élaboré, en collaboration avec Behavioural Insights Team Canada (BIT), des ressources d'auto-identification pour les employeurs. Ces ressources comprennent un nouveau modèle d'enquête sur l'effectif, des conseils et des outils pour mener des campagnes d'auto-identification, ainsi que des conseils pour soutenir les groupes de ressources pour les salariés.
Ces outils peuvent être utilisés par les représentants des salariés pour favoriser l'auto-identification (Étape 1)
Comment les représentants des salariés peuvent-ils soutenir l'analyse de l'effectif ?
Les employeurs mènent des analyses de l'effectif pour identifier la sous-représentation des groupes désignés par rapport au marché du travail. Les employeurs devraient partager les résultats de l'analyse de l'effectif avec les représentants des salariés.
Les représentants des salariés peuvent également accéder aux données sur l'équité en matière d'emploi de leur employeur sur Equi'Vision, un outil de visualisation de données qui fournit des données facilement comparables sur les taux de représentation et les écarts de rémunération des employeurs du secteur privé relevant de la compétence fédérale et comptant 100 salariés ou plus, y compris les sociétés d'État fédérales et d'autres organisations fédérales (consultez le document d'EDSC intitulé Comment utiliser Equi'Vision aux fins de l'équité en matière d'emploi).
Les représentants des salariés peuvent utiliser l'analyse de l'effectif ou Equi'Vision pour identifier les écarts de représentation ou de rémunération qui pourraient être causés par des obstacles à l'emploi (étape 2).
Que peuvent faire les représentants des salariés pour aider à identifier les obstacles dans le milieu de travail ?
Les représentants des salariés peuvent choisir de recueillir des renseignements sur les obstacles à l'emploi observés par les salariés, bien que cela ne soit pas obligatoire en vertu de la LEME. Cela peut se faire :
- De manière informelle : conversations occasionnelles ou discussions autour d'un café sur les obstacles systémiques auxquels les salariés sont confrontés ; et/ou
- De manière formelle : enquêtes auprès des salariés, comités, webinaires, permanences et boîtes à suggestions anonymes.
Ces activités ne sont pas obligatoires, mais les employeurs et les représentants des salariés peuvent les trouver utiles.
Les représentants des salariés qui recueillent des renseignements sur les obstacles à l'emploi observés par leurs collègues peuvent aider les employeurs lors de l'étude des systèmes d'emploi (ESE) (étape 3).
Qu'est-ce qui fonctionne pour améliorer l'équité en matière d'emploi dans le milieu de travail ?
Il existe des données probantes sur les approches efficaces pour mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi. La Direction de l'équité en milieu de travail a élaboré, en collaboration avec BIT, le guide Comment améliorer l'équité sur le lieu de travail afin d'aider les employeurs à se concentrer sur les initiatives qui ont fait leurs preuves ou qui semblent très prometteuses. Par exemple, repenser les pratiques de recherche et de recrutement de salariés pour réduire les bias et rendre le parcours de progression de carrière plus transparent.
Ce guide peut servir de référence aux représentants des salariés pour aider les employeurs à identifier les obstacles à l'emploi lors de l'ESE (étape 3). Il peut aussi aider à choisir les mesures visant à éliminer ces obstacles et à remédier à la sous-représentation qui figureront dans le plan d'équité en matière d'emploi (étape 4).
Quelles sont les stratégies de communication efficaces que les représentants des salariés peuvent utiliser pour mieux collaborer à la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi ?
Lorsque vous discutez d'équité en matière d'emploi avec votre employeur et vos collègues, une bonne communication est essentielle. Parler d'équité en matière d'emploi peut soulever des questions ou évoquer des idées fausses (consultez le document d'EDSC intitulé La Loi sur l'équité en matière d'emploi expliquée). Les points ci-dessous mettent en évidence quelques mesures que vous pouvez prendre pour améliorer la communication avec les employeurs et les salariés, et créer une relation de travail collaborative.
Ces stratégies sont particulièrement utiles aux représentants des salariés lorsqu'ils communiquent avec les salariés au sujet de l'équité en matière d'emploi (étape 5). Une communication claire et respectueuse soutient également toutes les étapes du processus, car des relations de travail solides sont essentielles pour obtenir l'adhésion de toutes les parties prenantes.
Établir une relation de collaboration et de confiance avec votre employeur et vos collègues
| Exemples de ce qu'il faut faire | Exemples de ce que vous pourriez dire |
|---|---|
| Présentez les objectifs d'équité en matière d'emploi comme un objectif commun en utilisant un langage inclusif. | « Ensemble, nous pouvons créer un milieu de travail plus égalitaire où chacun a une chance équitable de réussir. » |
| Présentez les obstacles à l'emploi comme un problème systémique et non comme un problème imputable à des individus. | « Nos données sur l'équité suggèrent que certaines de nos pratiques de recrutement pourraient, sans le vouloir, créer des obstacles pour certains groupes de personnes. » |
| Utilisez des exemples de réussite d'autres entreprises pour améliorer l'équité en matière d'emploi. | « D'autres employeurs du secteur privé ont mis en œuvre cette politique pour réduire les obstacles à l'emploi qui freinaient certains salariés. Cela pourrait nous aider aussi. » |
| Posez des questions ouvertes et reformulez ce que vous entendez. Soyez à l'écoute du véritable problème qui est soulevé. | « Que pensez-vous que nous puissions faire pour améliorer notre plan d'équité en matière d'emploi ? » « D'après ce que vous me dites, nous devrions donner la priorité à… » |
| Exprimez votre reconnaissance pour le travail accompli jusqu'à présent. | « J'apprécie tout le travail que vous avez accompli à ce sujet. Je sens que nous allons dans la bonne direction. » |
Recueillir des commentaires utiles auprès de vos collègues
| Exemples de ce qu'il faut faire | Exemples de ce que vous pourriez dire |
|---|---|
| Soyez clair et transparent sur la manière dont les commentaires seront traités, sur les modalités de confidentialité et sur ce que les représentants peuvent et ne peuvent pas faire avec ces renseignements. | « Si vous nous faites part de quelque chose, nous ne divulguons pas de noms, mais uniquement les thèmes qui reviennent. » |
| Faites savoir que d'autres salariés contribuent également à identifier les obstacles à l'emploi afin de montrer qu'il est courant et accepté de s'exprimer (si c'est le cas). | « De nombreuses personnes issues de différentes équipes nous ont déjà fait des commentaires à propos d'obstacles à l'emploi qu'elles ont constatés. » |
| Soulignez que cette démarche ne demande que peu d'efforts. | « Vous n'avez pas besoin de rédiger un rapport détaillé. Même quelques phrases sur ce que vous avez remarqué seraient utiles. » |
| Faites le point sur les retours et les progrès, même s'ils sont modestes. | « Voici ce que nous avons le plus souvent entendu et voici comment notre employeur utilise ces renseignements. » |
Transformer les conversations en actions concrètes
| Exemples de ce qu'il faut faire | Exemples de ce que vous pourriez dire |
|---|---|
| Décomposez les grands objectifs en petits objectifs mesurables. | « Et si nous testions cette initiative pendant trois mois et suivions les progrès réalisés ? » |
| Proposez plusieurs options pour la suite et laissez l'employeur prendre la décision finale. | « Je pense qu'un sondage auprès des salariés ou un webinaire informel serait très utile. Laquelle de ces options vous semble la plus réalisable? » |
| Fournissez des résumés courts et concis des principales préoccupations des salariés. | « Les trois principaux obstacles à l'emploi que j'ai entendus de la part des salariés sont… » |
| Utilisez des invitations et des rappels de calendrier pour des mises à jour régulières, prévues à la fin de chaque réunion. | « Que diriez-vous de nous revoir dans trois mois pour faire le point sur nos progrès ? Je peux vous envoyer une invitation via le calendrier. » |
| Faites régulièrement le point sur l'avancement des travaux auprès des salariés, même si la tâche n'est pas encore terminée. | « Que diriez-vous de nous revoir dans trois mois pour faire le point sur nos progrès ? Je peux vous envoyer une invitation via le calendrier. » |
| Faites régulièrement le point sur l'avancement des travaux auprès des salariés, même si la tâche n'est pas encore terminée. | « Nous nous attaquons à ce problème à l'aide de trois mesures. Nous avons terminé la mise en place de la première mesure et nous travaillons actuellement sur les deuxième et troisième mesures. » |
Que faire s'il n'y a pas de représentant des salariés dans votre milieu de travail ?
Si votre milieu de travail ne dispose pas d'un représentant des salariés, les salariés doivent s'efforcer d'en désigner un (ou un groupe de personnes). Bien que le représentant doive être choisi par les salariés, la LEME ne dicte pas la manière dont il est sélectionné, la durée de son mandat ni la façon dont il interagit avec ses collègues, ce qui laisse une certaine marge de manœuvre. Par exemple, plusieurs personnes pourraient porter le titre de « représentant des salariés » et se partager les tâches !
Que faire si vous avez besoin d'aide pour collaborer avec votre employeur ?
Si vous avez besoin d'aide pour remplir vos fonctions de représentant des salariés, vous pouvez obtenir des conseils sur votre rôle en contactant la Direction de l'équité en milieu de travail à l'adresse : ee-eme@servicecanada.gc.ca. Bien que les représentants des salariés ne puissent pas déposer officiellement de plainte en vertu de la LEME, les employeurs sont soumis à des contrôles d'application effectués par la Commission canadienne des droits de la personne, et vous pouvez contacter la Commission si vous avez des questions.
Merci pour votre contribution à l'équité en matière d'emploi !
Les représentants des salariés jouent un rôle essentiel pour favoriser des progrès significatifs et collaboratifs dans la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi. En communiquant les points de vue des salariés et en travaillant de manière constructive avec les employeurs, vous contribuez à faire en sorte que les efforts dans la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi soient éclairés, efficaces et adaptés aux expériences réelles dans le milieu de travail.
Pour obtenir de l'aide supplémentaire, consultez notre page d'Outils et ressources ou communiquez avec nous par courriel.
Annexe
En vertu de la LEME, les représentants des salariés peuvent jouer de nombreux rôles différents pour aider l'employeur à améliorer l'équité en matière d'emploi. Vous trouverez ci-dessous une description générale de ces rôles.
| Rôle | Description |
|---|---|
| Consultation (paragraphe 15(1) de la LEME) |
« L'employeur consulte les représentants des salariés et les invite à donner leur avis sur les questions suivantes (a) l'assistance que les représentants pourraient apporter à l'employeur pour faciliter la réalisation de l'équité en matière d'emploi au sein de l'effectif et la communication aux salariés de questions liées à l'équité en matière d'emploi ; (b) l'élaboration, la mise en œuvre et la révision du plan d'équité en matière d'emploi. » En d'autres mots, les employeurs doivent inviter les représentants des salariés à faire part de leurs points de vue sur la manière dont ils peuvent contribuer à la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi et à la communication à ce sujet auprès des salariés. Les employeurs doivent également consulter les représentants lors de la préparation, de la réalisation et de la mise à jour du plan d'équité en matière d'emploi. Remarque : Si le représentant des salariés est un agent négociateur, il est légalement tenu de participer au processus de consultation (paragraphe 15(2)). |
| Collaboration (paragraphe 15(3)) |
« L'employeur et les représentants des salariés doivent collaborer à l'élaboration, la mise en œuvre et la révision du plan d'équité en matière d'emploi. » |
| Prendre en compte les effets négatifs des droits liés à l'ancienneté (paragraphe 8(3)) | Les droits d'ancienneté ne sont généralement pas considérés comme des obstacles à l'emploi en vertu de la LEME, à moins qu'ils ne soient jugés discriminatoires en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Toutefois, si une étude des systèmes d'emploi (ESE) révèle que les droits d'ancienneté prévus dans une convention collective ont un effet négatif sur les chances d'emploi des groupes désignés, l'employeur et les représentants des salariés doivent se consulter afin de réduire ces effets négatifs au minimum. |
| Copies des rapports - secteur privé (paragraphe 18(9)) | « Dès qu'il dépose un rapport auprès du ministre, l'employeur en remet une copie aux représentants. » Ce rapport doit inclure un compte rendu des consultations entre l'employeur et les représentants des salariés au cours de la période de rapport (alinéa 18(6)(b)). |
| Copies des rapports - secteur public (paragraphe 21(8)) | Les représentants des salariés du secteur public ont droit à la transparence concernant les progrès réalisés par l'employeur. Les employeurs doivent envoyer une copie du rapport sur l'équité en matière d'emploi « dans les meilleurs délais » après avoir soumis ce rapport au Parlement. Ce rapport doit également inclure un compte rendu des consultations entre l'employeur et les représentants des salariés au cours de la période de rapport (alinéas 21(2)(c), 21(4)(c) et 21(6)(f)). |
Remarque : La consultation et la collaboration ne constituent pas une cogestion (voir le paragraphe 15(4)). En fin de compte, c'est à l'employeur qu'il incombe de mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi. Pour plus de renseignements, veuillez consulter le site Web d'EDSC pour la tâche permanente : respectez vos exigences en matière de communication, de consultation et de tenue de registres.