Nomination d'un agent de sécurité

Formulaires de nomination et d’enquête de sécurité pour un agent de sécurité

Au début du processus d’enquête de sécurité, le PSC fournira les formulaires suivants à votre organisation pour nommer un ASE et un ASER :

• formulaire de nomination de l’agent de sécurité d’entreprise, d’accusé de réception et d'engagement
• formulaire de nomination de l’agent de sécurité d’entreprise remplaçant, d’accusé de réception et d'engagement

Le PSC fournira également les formulaires d’enquête de sécurité sur le personnel nécessaire à votre organisation pour demander une enquête de sécurité sur le personnel pour l’ASE et l’ASER.

Pour obtenir une copie des formulaires de nomination à l’avance, communiquez avec le centre de service à la clientèle du Programme de sécurité des contrats.

Remplir les formulaires de nomination

Pour nommer un ASE, le président de votre organisation ou un autre CSC doit remplir et signer le Formulaire de nomination de l’agent de sécurité d’entreprise, d’accusé de réception et d'engagement. La personne nommée au poste d’ASE doit également remplir ce formulaire pour reconnaître et accepter le poste et ses responsabilités.

Pour nommer un ASER, le cas échéant, l’ASE désigné doit remplir le Formulaire de nomination de l’agent de sécurité d’entreprise remplaçant, d’accusé de réception et d'engagement. La personne nommée au poste d’ASER doit également remplir ce formulaire pour reconnaître et accepter le poste et ses responsabilités.

Obtenir une enquête de sécurité sur le personnel pour un agent de sécurité

Pour demander une enquête de sécurité sur le personnel, l'ASE doit :

• faire prendre ses empreintes digitales
• remplir et signer les formulaires d'enquête de sécurité sur le personnel
• faire vérifier son identité
  • si votre organisation nomme un ASE et ASER en même temps, chaque agent de sécurité doit remplir et signer les formulaires d’enquête de sécurité sur le personnel de l’autre
    • l’ASER doit remplir et signer la section A, la ligne 1 de la section C et la section D du Formulaire de vérification de sécurité de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F) de l’ASE en tant qu'agent de sécurité
    • l'ASE doit remplir et signer les mêmes sections du Formulaire d’enquête de sécurité sur le personnel de l’ASER en tant qu’agent de sécurité
    • chaque agent de sécurité doit également vérifier l'identité de l'autre à l'aide des pièces d'identité requises
  • la seule exception concerne les organisations à propriétaire unique dont le propriétaire est l'ASE, auquel cas l’ASE doit
    • remplir et signer les formulaires d’enquête de sécurité sur le personnel en tant qu'agent de sécurité et en tant que demandeur
    • faire vérifier son identité par le PSC

Pour faire vérifier son identité, l’ASE qui remplit et signe les formulaires en tant qu’agent de sécurité doit fournir au PSC les 2 pièces d’identité suivantes (l’une devant comprendre une photo) :

• 1 preuve d’identité essentielle
• 1 preuve à l’appui de l’identité valide

Pour obtenir une enquête de sécurité sur le personnel, l’ASER doit :

• faire prendre ses empreintes digitales
• remplir et signer les formulaires d’enquête de sécurité sur le personnel en tant que demandeur (l’ASE remplit les formulaires et les signes en tant qu’agent de sécurité)
• faire vérifier son identité par l’ASE

Dans la section A du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F) pour l’ASE et l’ASER, l’ASE doit fournir la justification de la condition de contrôle. Dans ce cas, l’ASE doit indiquer « exigence à l’échelle nationale - demande d’enquête de sécurité concernant un CSC, un ASE ou un ASER » dans le champ justification de la condition du contrôle de sécurité.

Consultez à propos des exigences de vérification de l'identité pour :

• comprendre le processus de vérification de l’identité
• apprendre les types de preuve documentaire acceptés par le PSC pour vérifier l'identité de l’ASE et de l’ASER

Pour en savoir plus sur le processus de prise d'empreintes, consultez la prise électronique obligatoire des empreintes digitales.

Soumettre les formulaires de nomination et d’enquête de sécurité

Votre organisation doit soumettre les formulaires de nomination et d’enquête de sécurité pour l’ASE et l’ASER dûment remplis au PSC par courriel : tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca avec le reste de la documentation requise pour l’enquête de sécurité.

Dans la soumission, votre organisation doit également inclure des copies de la preuve d’identité de l’ASE, et tout autre document à l’appui, tel qu’une preuve de citoyenneté.

Dès réception, le PSC procédera à l’enquête de sécurité et traitera les nominations. Une fois le processus d’enquête de sécurité sur l’organisation terminé, votre organisation recevra une confirmation écrite du PSC.

Nomination d’un nouvel agent de sécurité

Avant que votre ASE ne quitte votre organisation ou se retire de son rôle, votre président ou autre CSC doit nommer un nouvel ASE en remplissant le Formulaire de nomination de l’agent de sécurité d’entreprise, d’accusé de réception et engagement.

Si votre ASE est déjà parti, le président de votre organisation ou un autre CSC doit nommer un nouvel ASE sans délai.

Pour remplacer un ASER, votre ASE doit nommer un nouvel ASER en remplissant le Formulaire de nomination de l’agent de sécurité d’entreprise remplaçant, d’accusé de réception et d'engagement.

Combien d’agents de sécurité faut-il nommer

Obtenir une enquête de sécurité sur le personnel pour un nouvel agent de sécurité

Pour être nommé, le nouvel ASE ou ASER doit obtenir l’enquête de sécurité sur le personnel nécessaire.

Si le nouvel ASE ou ASER n’a pas déjà fait l’objet d’une enquête de sécurité au niveau approprié, l’ASE ou l’ASER en poste doit faire une demande d’enquête de sécurité sur le personnel pour le nouvel ASE ou ASER. Cette demande peut être faite manuellement ou en utilisant les services en direct de sécurité industrielle (SEDSI).

Pour demander une enquête de sécurité sur le personnel pour le nouvel ASE ou ASER, l’ASE ou l’ASER en poste doit :

• demander au nouvel ASE ou ASER de faire prendre ses empreintes digitales
• remplir et signer les formulaires d’enquête de sécurité sur le personnel en tant qu’agent de sécurité (le nouvel ASE ou ASER remplit et signe en tant que demandeur)
• dans la section A du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F)
  • pour une soumission manuelle, l’ASE doit indiquer « exigence à l’échelle nationale - demande d’enquête de sécurité concernant un CSC, un ASE ou un ASER » dans le champ justification de la condition du contrôle de sécurité
  • pour une soumission en ligne, l’ASE doit sélectionner la justification en utilisant
    • le type « exigence à l’échelle nationale »
    • le sous-type « demande d’enquête de sécurité concernant un CSC, un ASE ou un ASER »
• vérifier l’identité du nouvel ASE ou ASER

Si votre organisation n’a plus d’ASE ou d’ASER en place, suivez le même processus pour obtenir une enquête de sécurité sur le personnel pour un agent de sécurité que celui que votre organisation a suivi lors du processus d’enquête de sécurité initial.

Soumettre les formulaires de nomination et d’enquête de sécurité

Si votre organisation a rempli manuellement les formulaires d’enquête de sécurité sur le personnel pour le nouvel ASE ou ASER, vous devez soumettre les formulaires de nomination et d’enquête de sécurité sur le personnel au PSC par courriel : tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Vous devez aussi joindre une preuve de citoyenneté canadienne et tout autre document à l'appui.

Si votre organisation a rempli les formulaires d’enquête de sécurité sur le personnel pour le nouvel ASE ou ASER dans les SEDSI, vous devez d’abord soumettre le formulaire de nomination, la preuve de citoyenneté canadienne et tout autre document à l'appui au PSC par courriel : tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca. Une fois que les documents relatifs à la nomination ont été soumis, votre organisation peut présenter la demande d’enquête de sécurité sur le personnel pour le nouvel ASE ou ASER dans les SEDSI.

Processus d’enquête de sécurité sur le personnel

Dès réception, le PSC traitera la nomination et procédera à l’enquête de sécurité, le cas échéant, sur le nouvel ASE ou ASER. Une fois le processus de nomination terminé, votre organisation recevra une confirmation écrite du PSC.

Aviser du départ d'un agent de sécurité et des demandes d'enquête en cours

Il est impératif que vous avisiez le PSC qu'un agent de sécurité quitte votre organisation. Vous devez aussi fournir une liste de toutes les demandes d'enquête de sécurité sur le personnel en cours soumises par cet agent de sécurité. Veuillez envoyer votre courriel à tpsgc.ssiinscription-issregistration.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca en incluant les informations suivantes :

• une liste des demandes d’enquête de sécurité sur le personnel qui ont été soumises par l’ASE ou l’ASER et qui sont toujours en cours au moment de leur départ
• le nom d’un autre agent de sécurité qui sera responsable des demandes d’enquête en cours
  • cela nous permettra de réattribuer les demandes en cours à l’autre agent de sécurité sans délai
  • cela nous permettra de faire un suivi avec lui pour toute demande en attente de renseignements manquants ou supplémentaires