5050-1 Dossiers des cadets

Ordonnance du Groupe des cadets et rangers juniors canadiens (Ordonnance du Gp CRJC)

1. Identification

• Date d’émission : 2025-09-19
• Date de la vérification : S.O.
• Application : Il s'agit d'une ordonnance qui s'applique aux membres des Forces armées canadiennes et d'une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale embauchés au sein du Groupe des cadets et rangers juniors canadiens, ainsi qu'aux instructeurs civils et aux bénévoles qui soutiennent les Programmes des cadets de la Marine, de l'Armée et de l'Air.
• Documents annulés :
  • Ordonnance sur l’administration et l’instruction des cadets 12-18, Dossiers du personnel aux corps de cadets/escadrons – Cadets
  • Ordonnance sur l’administration et l’instruction des cadets 12-19, Conservation des dossiers médicaux des cadets
• Autorité approbatrice : Cette ordonnance est émise sous l’autorité de la Commandante du Groupe des cadets et rangers juniors canadiens.
• Bureau de première responsabilité : Sous-chef d’état-major Personnel
• Demandes de renseignements : J1 du Groupe des cadets et rangers juniors canadiens

2. Abréviations

3. Définitions

Dossier de cadet.

Un dossier conservé pour chaque cadet de la Marine, de l’Armée et de l’Air, qui comprend les formulaires de demandes, les documents d’acceptation et les dossiers de participation à toutes les activités des cadets, ainsi que les dossiers d’entraînement et les évaluations.

Outil d’inscription en ligne pour les cadets – Demande d’adhésion.

Un formulaire d'inscription en ligne où les parents, tuteurs ou futurs cadets peuvent saisir leur nom, leur code postal et leur corps de cadets/escadron préféré afin de s'inscrire au Programme des cadets. Tous les éléments d'inscription, y compris les coordonnées, le questionnaire médical, etc., sont complétés à l'aide de l'outil d'inscription en ligne.

Renseignements Protégé A.

S'applique aux renseignements ou aux actifs qui, s'ils étaient compromis, pourraient causer un préjudice à une personne, à une organisation ou à un gouvernement.

Renseignements Protégé B.

S’applique aux renseignements ou aux actifs qui, s’ils étaient compromis, pourraient causer un préjudice grave à une personne, à une organisation ou au gouvernement.

Renseignements Sans classification.

Les renseignements sont désignés comme étant sans classification pour indiquer qu'une décision de catégorisation a été prise à leur sujet et qu'ils ne nécessitent pas de mesures de protection ou de classification.

4. Politique

Politique

• 4.1 Les cmdt de corps de cadets/escadrons sont responsables de la conservation des dossiers des cadets. Ces documents servent à appuyer les mesures administratives, la sélection aux activités, les promotions et les récompenses.
• 4.2 Les cmdt de corps de cadets/escadron doivent s’assurer que :
  1. les dossiers des cadets sont conservés conformément à la présente O Gp CRJC;
  2. les dossiers des cadets sont conservés sous forme numérique, les dossiers papier n'étant utilisés qu'en cas de besoin;
  3. les dossiers des cadets sont conservés de manière sécurisée, conformément aux exigences de sécurité énoncées dans l'O Gp CRJC 6003-3, Sécurité des renseignements de nature délicate;
  4. les dossiers des cadets sont clos et éliminés conformément aux politiques de disposition du MDN/des FAC déterminées par le J6 URSC par l’intermédiaire de l'URSC.

Exigences

• 4.3 Les corps de cadets/escadrons sont autorisés à détenir uniquement des renseignements Sans classification et Protégé A.
• 4.4 Les dossiers des cadets doivent être conservés dans le système numérique de gestion des ressources humaines des cadets, Forteresse. Toutefois, certains dossiers papier peuvent être conservés localement. Les dossiers papier des cadets servent uniquement de validation par rapport aux entrées dans Forteresse, telles que les affectations et les évaluations effectuées dans le cadre du programme d’entraînement, ou les documents nécessitant la signature d’un parent ou tuteur.

5. Dossiers des cadets – Format papier

• 5.1 Lorsque les dossiers des cadets sont conservés sous format papier, ils doivent être rangés dans un classeur sécurisé, comme l’indique l'O Gp CRJC 6003-3, Sécurité des renseignements de nature délicate, et conservés au corps de cadets/escadron jusqu'à ce que la personne atteigne l'âge de 25 ans, à moins qu'une exigence légale n'impose une conservation plus longue du dossier.
• 5.2 Le cas échéant, les dossiers format papier des cadets peuvent comprendre :
  1. l’outil d’inscription en ligne – demande d’adhésion, si elle a été soumise en format papier;
  2. les formulaires de validation annuelle;
  3. la correspondance, les documents d’entraînement, les rapports et les formulaires se rapportant spécifiquement au cadet et qui ne sont pas de nature temporaire.
• 5.3 Un dossier de cadet format papier ne doit pas contenir :
  1. des renseignements liés à l’assurance maladie, comme des copies de cartes d’assurance maladie provinciales;
  2. une preuve de citoyenneté canadienne;
  3. des renseignements personnels sur la santé, tels que les questionnaires de santé détaillés et les limitations à la participation, à l’exception des plans d’urgence pour les allergies graves ou autres conditions mettant la vie en danger;
  4. des documents relatifs aux droits de la personne, aux enquêtes sur des incidents graves ou aux plaintes de harcèlement;
  5. tout élément qui serait classé comme renseignement Protégé B.
• 5.4 Lorsqu’il est nécessaire de produire des renseignements dont la conservation n’est pas autorisée au corps de cadets/escadron, les documents papier doivent être transmis à l’URSC dès que possible pour être entreposés conformément aux exigences relatives à l’entreposage des renseignements Protégé B. Ces documents ne font pas partie du dossier de cadet.

6. Dossiers des cadets – Format numérique

• 6.1 Les dossiers numériques des cadets sont conservés dans les applications approuvées du Gp CRJC. Les cmdt de corps de cadets/escadrons sont responsables de la conservation de toutes les transactions pertinentes relatives à un cadet dans Forteresse. Le personnel de l’URSC et du CEC aidera les corps de cadets/escadrons en veillant à ce que les dossiers appropriés provenant des activités dirigées à l’échelle du secteur, régionale, nationale ainsi que des activités du CEC soient saisis pour chaque cadet dans Forteresse.
• 6.2 Les transactions dans Forteresse seront mises à jour en temps opportun, au plus tard dix jours après l’activité. Les copies des dossiers de Forteresse, y compris la participation et les évaluations de rendement, ne doivent pas être dupliquées dans le dossier de cadet en format papier. Lorsqu’un cadet est RE, l’officier de gestion de l’information du Gp CRJC est responsable de la gestion et de l’élimination des dossiers numériques des cadets conformément aux lignes directrices relatives à la disposition des dossiers électroniques. Une fois qu’un cadet est RE, le personnel des corps de cadets/escadrons n’est pas responsable de la disposition des dossiers numériques.

7. Accès aux dossiers des cadets

• 7.1 L'accès aux dossiers des cadets est réservé aux personnes autorisées par le cmdt du corps de cadets/escadron. Tous les dossiers des cadets sont gérés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information.
• 7.2 Les dossiers des cadets sont accessibles aux cadets ainsi qu’à leurs parents/tuteurs sur demande jusqu’à ce que le cadet atteigne l’âge de la majorité. Après cela, seul le cadet peut demander son dossier.
• 7.3 Une fois la demande effectuée, une date et un lieu appropriés pour la consultation du dossier seront déterminés. Les dossiers numériques seront fournis à la personne autorisée en format PDF.

8. Cadets rayés de l’effectif et disposition des dossiers

• 8.1 Les renseignements personnels sont recueillis conformément au fichier de renseignements personnels MDN FRC 340 afin d'assurer l'administration efficace du Programme des cadets. L'utilisation autorisée de ces renseignements doit être conforme à l'objectif du fichier de renseignements et ceux-ci doivent être détruits lorsqu'un ancien cadet atteint l'âge de 25 ans.
• 8.2 Lorsqu’un cadet est rayé de l’effectif, le cmdt du corps de cadets/escadron doit s’assurer que :
  1. tous les champs ou données en suspens dans le dossier du cadet soient remplis tant sur les formulaires numériques que sur les formulaires en format papier;
  2. les documents originaux soient conservés par le corps de cadets/escadron au moment de la disposition, lorsque le cadet aura atteint l'âge de 25 ans;
  3. une copie imprimée de la fiche de renseignements du cadet, ainsi que des copies des rapports de participation, des rapports d'évaluation du rendement et des formulaires locaux soient offertes au cadet;
  4. le cadet soit rayé de l’effectif dans Forteresse.
• 8.3 Lorsqu'un individu atteint l'âge de 25 ans, les cmdt de corps de cadets/escadron entament le processus de disposition conformément aux instructions de l’officier de gestion de l'information du Gp CRJC, à moins qu'une exigence légale n'impose une conservation plus longue du dossier.

Dossiers médicaux

• 8.4 Les dossiers médicaux sont tous les dossiers signés par une autorité médicale et sont considérés comme Protégé B lorsque le patient est identifié par son nom, son numéro d'assurance sociale ou les deux.
• 8.5 Les documents médicaux sont produits conformément aux lignes directrices médicales du MDN/des FAC et résultent des traitements médicaux dispensés par le Groupe des services de santé des Forces canadiennes. Ces renseignements sont assujettis au Système de classification par sujet, de conservation et d’élimination des documents de la Défense. Tous les dossiers médicaux des cadets seront envoyés à l'URSC appropriée une fois complétés. L'URSC conservera les dossiers médicaux des cadets pendant 28 ans après que le cadet ait atteint l'âge de 18 ans, ou pendant 28 ans à compter de la dernière décision documentée si le cadet est âgé de plus de 18 ans. Les documents médicaux qui ne sont pas définis comme des dossiers médicaux, tels que le questionnaire de santé détaillé, seront conservés à l'URSC jusqu'à ce que la personne atteigne l'âge de 25 ans.

9. Catégorie de prime des FAC

• 9.1 Conformément aux instructions énoncées dans le Manuel du recruteur des Forces canadiennes, le dossier de service du cadet est utilisé pour vérifier le service du cadet et peut donner lieu à l’octroi d’un crédit de prime vers leur échelon de solde si un cadet s’enrôle dans les FAC.
• 9.2 Les fiches de renseignement des cadets peuvent être imprimées à partir des rapports disponibles dans Forteresse. Si une demande a été faite après qu'un cadet ait été rayé de l’effectif, les cmdt de corps de cadets/escadron peuvent contacter l'URSC pour fournir le dossier à l'ancien cadet.

10. Publication

Fréquence de publication

• 10.1 Une révision périodique des O Gp CRJC sera entreprise tous les trois ans, ou plus fréquemment au besoin.

Erreurs/omissions ou suggestions

• 10.2 Les utilisateurs des O Gp CRJC sont encouragés à signaler toute erreur, omission ou suggestion d’ordre à l’attention de CJCRPol-PolCRJC@forces.gc.ca.

11. Références

Références principales

• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Loi sur l’accès à l’information
• O Gp CRJC 6003-3, Sécurité des renseignements de nature délicate

Références connexes

• O Gp CRJC 5002-6, Processus de sélection des cadets
• CANCDTGEN 025/20, Outil d'inscription en ligne

12. Annexe

Annexe A

Conservation, utilisation et disposition des renseignements médicaux des cadets