Personnes – Lignes directrices du MDN concernant le modèle de travail hybride

Sur cette page

• Introduction
• Responsabilités en matière de travail hybride
• Exigences en matière de conformité
  • Semaine de travail variable ou comprimée
  • Horaires à temps partiel
  • Contrôle et rapports
  • Congés
  • Programmation des journées sur place
  • Conformité et site de cotravail du MDN
  • Formation
• Soumettre une entente de travail (mesRégimesDeTravail)
  • Modification des ententes de travail
  • Régimes de travail pour les employés souhaitant bénéficier d’une exception au modèle de travail hybride commun
• Équipement ergonomique
• Exceptions relatives au modèle de travail hybride commun
  • Mesures d’adaptation en milieu de travail
  • Exceptions relatives au modèle de travail hybride commun
• Télétravail international
  • Autorité approbatrice
• Optimisation du travail hybride
• Directives à l’intention des superviseurs au sein d’un environnement de travail partagé du MDN/des FAC

Introduction

Le dirigeant principal des ressources humaines (DPRH) dirige le volet « des personnes » de la mise en œuvre du modèle de travail hybride commun et de l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail. Vous trouverez ci-après des lignes directrices et des conseils sur les aspects essentiels du travail en mode hybride (seulement accessible sur le RED), y compris en ce qui a trait à leur respect, au contrôle, à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, aux exceptions et à l’optimisation du travail hybride. L’application de ces lignes directrices contribuera à créer un milieu de travail accessible, inclusif, valorisant et productif dans l’ensemble de l’Équipe de la Défense.

Politique du MDN en matière de travail hybride

Les employés à temps plein de la fonction publique doivent assurer une présence sur place d’au moins quatre jours par semaine et les cadres doivent se présenter sur le lieu de travail cinq jours par semaine.

Les N1 qui ont désigné des postes comme devant être sur place à temps plein peuvent présenter des ententes de travail groupées de l’application mesRégimesDeTravail (MRT) et transmettre la liste à l’adresse myworkarrangements-mesregimesdetravail@forces.gc.ca. Aucune entente de travail hybride n’est nécessaire pour ces postes qui ne seront donc pas visés par le processus de contrôle et de production de rapports une fois que le N1 aura confirmé que le titulaire du poste doit travailler à temps plein sur place.

Responsabilités en matière de travail hybride

Toutes les responsabilités des fonctionnaires sont énoncées dans les Modalités du régime de travail du MDN (seulement accessible sur le RED) et doivent être observées en tout temps.

Exigences en matière de conformité

Les ententes de travail hybride sont établies par un gestionnaire en fonction des besoins opérationnels. Les ententes de travail hybride peuvent ne pas s’appliquer à certains postes ou peuvent exiger qu’un employé soit sur place plus du minimum. L’employeur a le droit exclusif de désigner le lieu de travail des employés et d’exiger qu’ils s’y présentent.

Si un gestionnaire ou un superviseur a des inquiétudes concernant l’assiduité d’un employé ou qu’il remarque un schéma d’absences, il doit en parler rapidement à l’employé. Un employé qui ne respecte pas les exigences de la directive peut faire l’objet d’une mesure administrative et/ou disciplinaire. Dans de tels cas, les gestionnaires sont encouragés à consulter la DOAD 5016-0, Normes de conduite et de discipline – Personnel civil et à demander conseil aux Relations de travail (seulement accessible sur le RED).

Semaine de travail variable ou comprimée

Les employés qui travaillent selon un horaire variable ou comprimé doivent également avoir une entente de travail valide. Les employés devront travailler sur place quatre jours par semaine.

Horaires à temps partiel

Les employés qui travaillent à temps partiel ou selon un horaire variable doivent également avoir une entente de travail valide. Les employés à temps partiel peuvent être admissibles à une exception si les besoins opérationnels le permettent. Veuillez communiquer avec votre gestionnaire pour discuter de votre situation et examiner le processus des exceptions pour obtenir plus de renseignements.

Contrôle et rapports

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement du Canada, à l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail, aux Lignes directrices sur l’optimisation d’un effectif hybride, ainsi qu’à la Directive sur le télétravail, le MDN assure le suivi du lieu de travail de tous les employés. Ce suivi permet au MDN de s’assurer du respect de ces directives ainsi que de la sécurité de tous les employés.

Le MDN surveille la présence sur place à l’aide de diverses méthodes de collecte de données, notamment la connectivité au réseau IP (sur site et à distance). Les données issues de la lecture des cartes d'accès sont utilisées comme indicateur secondaire lorsque celles-ci sont disponibles. Le suivi des gestionnaires devrait être quotidien. Pour déterminer si les employés se présentent à leur lieu de travail le nombre de jours indiqué dans leur entente, les gestionnaires doivent s’appuyer sur des observations ou des renseignements recueillis directement auprès d’eux. Il convient de rappeler que les réseaux du MDN font l’objet d’une surveillance, y compris pour les utilisateurs qui se connectent à distance. Ces informations sont collectées et examinées afin de s’assurer que les réseaux sont utilisés de façon acceptable, que les politiques sont respectées et que les cybermenaces sont contrées.

Pour plus d’information sur la manière dont les données à caractère personnel sont collectées, utilisées et communiquées à des fins de suivi et de rapport sur place, le personnel est invité à consulter l’avis de confidentialité qui figure dans les Modalités du régime de travail du MDN et les Fichiers de renseignements personnels – PPU 921 – Info Source.

Congés

Le temps passé en congé indiqué dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH/PeopleSoft) réduit le nombre de jours ouvrables qu’un employé est censé travailler chaque mois. Par conséquent, les employés ne sont pas censés « rattraper » les jours de congé qui apparaissent dans le SGRH.

Si un congé n’est pas entré dans le SGRH, il ne sera pas pris en considération dans le rapport de conformité et un employé pourrait être considéré comme non conforme. Pour éviter cette situation, les employés et les gestionnaires sont fortement encouragés à s’assurer que le congé est entré et approuvé en temps opportun (par exemple, avant les vacances ou le lendemain d’un jour de congé de maladie).

Les congés comprennent :

• Les congés annuels ou vacances
• Les congés de maladie
• Les congés pour raisons familiales
• Les congés de décès
• Tous les congés décrits dans la convention collective ou la Directive sur les conditions d’emploi applicable.

Programmation des journées sur place

Il est fortement recommandé aux gestionnaires et à leurs employés de coopérer afin d’établir un calendrier de travail sur place qui maximise la présence sur place et favorise la cohésion et la collaboration. Il faut avoir recours aux régimes de travail souples avec parcimonie et seulement si les besoins opérationnels, des circonstances temporaires ou les mesures d’adaptation approuvées justifient une exception.

Les journées de travail sur place peuvent être programmées de plusieurs manières :

• Jours fixes : Le travail sur place est prescrit selon un horaire fixe (les jours restent les mêmes chaque semaine).
• Jours flexibles : Le travail sur place est prescrit selon un horaire flexible. Les jours peuvent varier d’une semaine à l’autre en fonction des besoins opérationnels.
• Semaine combinant des jours fixes/flexibles : Une combinaison de jours fixes et flexibles constitue le minimum requis sur place.
• Exigence opérationnelle : En fonction des besoins opérationnels (jusqu’à cinq jours par semaine). Le travail sur place est prescrit en fonction des exigences opérationnelles de chaque poste, de la nature du travail et de l’équipement nécessaire.

Afin de déterminer les jours où un employé travaille sur place, il convient de tenir compte des éléments suivants :

• Les réalités opérationnelles telles que :
  • Travail d’équipe/possibilités de collaboration
  • Mesures d’adaptation nécessaires
  • Disponibilité des locaux à bureaux (bâtiment et bureaux à cloisons)
  • Restrictions en matière de sécurité, notamment :
    • Les heures de travail doivent respecter les conventions collectives et être effectuées pendant les heures d’ouverture des bureaux.
    • D’autres préoccupations relatives à la sécurité comme le fait d’être seul dans un bâtiment (le cas échéant, envisager de travailler un autre jour).

Conformité et site de cotravail du MDN

Bien qu’il ne s’agisse pas de remplacer le lieu de travail désigné (sur place) d’un employé, l’utilisation autorisée de lieux tels que le site de cotravail du MDN (seulement accessible sur le RED) au QGDN (Pearkes) peut contribuer à l’exigence minimale de travail sur place d’un employé lorsque le site est utilisé de façon ponctuelle, selon les besoins, afin de faciliter le travail sur place. Il ne peut pas être utilisé comme lieu de travail permanent dans le cadre d’une entente de travail.

Formation

Tous les employés doivent suivre la formation nécessaire pour s’assurer qu’ils comprennent leurs rôles et responsabilités relativement au mode de travail hybride.

Les cours suivants sont obligatoires :

• Sensibilisation à la sécurité (COR310)
• Découvrez la cybersécurité (DDN235)
• Gestion de l’information au sein du MDN/FAC (301747)
• Cours de sécurité générale pour individu offert par l’intermédiaire du RAD
• Cours de sécurité générale pour superviseur offert par l’intermédiaire du RAD
• Fondements des valeurs et de l’éthique pour les employés (EFPC)
• Fondements des valeurs et de l’éthique pour les gestionnaires (EFPC)

Autres options d’apprentissage :

• Conseils pratiques pour l’aménagement de votre poste de travail (PDF, 169 ko)
• Liste de vérifications relatives au poste de travail informatique (PDF, 82 ko)
• CCHST : Télétravail / travail à distance / travail à domicile
• Courtoisie et respect au travail : Quoi faire et ne pas faire en télétravail (INC1-J04) – EFPC

Soumettre une entente de travail (mesRégimesDeTravail)

Dans un environnement de travail hybride, les gestionnaires sont tenus de connaître le lieu de travail de leurs employés chaque jour. En plus d’assurer un environnement de travail productif et une gestion efficace de leurs employés, cela permet aux gestionnaires de veiller à la santé et à la sécurité de l’Équipe de la Défense. De même, les gestionnaires doivent s’efforcer de favoriser la cohésion, le sentiment d’inclusion et le bien-être de leurs équipes, ce qui nécessite une connaissance fiable des modalités de travail quotidiennes des individus.

Pour ce faire, tous les employés de la fonction publique du MDN doivent avoir une entente de travail (seulement accessible sur le RED) valide, c’est à dire :

• Les employés à temps plein sur place, à moins d’être désignés par leur N1 respectif, les employés hybrides et les employés travaillant à distance à temps plein;
• Les employés nommés pour une période indéterminée, les étudiants, les employés nommés pour une période déterminée et les employés occasionnels (*les employés nommés pour une période déterminée, les employés occasionnels et les étudiants peuvent être admissibles à une exception). Veuillez consulter les politiques applicables sur les exceptions;
• Les employés détachés auprès du MDN (utiliser le formulaire de rechange [seulement accessible sur le RED]).

Les gestionnaires doivent d’abord discuter des modalités des ententes avec les employés et, une fois celles-ci acceptées, les approuver dans l’application MRT. Dans les cas où des groupes d’employés travaillent à temps plein sur place en raison de besoins opérationnels, les N1 doivent fournir au BDPRH une liste de postes qui n’ont pas à être visés par les exigences en matière de rapports.

Lorsqu’ils remplissent la demande dans l’application MRT, les employés confirment et attestent qu’ils ont lu et compris les Modalités du régime de travail du MDN (seulement accessible sur le RED).

Les personnes qui n’ont pas accès à l’application doivent remplir le formulaire d’entente de travail de rechange jusqu’à ce que les problèmes d’accès soient résolus. Une fois l’accès au portail d’application du Secrétariat du Conseil du Trésor (PAS) du Canada accordé, les employés devront à nouveau saisir leur entente dans l’application MRT. S’il vous est impossible d’avoir accès au formulaire, veuillez communiquer avec l’équipe du travail hybride à l’adresse myworkarrangementsmesregimesdetravail@forces.gc.ca.

La durée d’une entente peut être d’un an maximum à compter de la date de signature, et une nouvelle entente doit être soumise :

• Avant l’expiration
• Notamment pour les raisons suivantes :
  • Changement de poste ou de gestionnaire
  • Changement de lieu du télétravail
  • Changement du nombre de jours de télétravail
  • Toute autre circonstance

Si un employé n’a pas d’entente de travail valide, les rapports de conformité destinés à la haute direction seront faussés, et des notifications seront envoyées à l’employé et à son gestionnaire.

Remarque : Si un employé est en congé de longue durée, et ce statut est indiqué dans le SGRH, le gestionnaire peut annuler son entente de travail ou la laisser expirer.

Modification des ententes de travail

Il incombe au gestionnaire/superviseur d’approuver toute modification aux modalités de travail d’un employé. Pour des raisons opérationnelles, un gestionnaire peut avoir besoin de modifier l’horaire ou, à l’inverse, un employé peut demander que d’autres modalités de travail ou mesures d’adaptation soient envisagées. Dans les deux cas, une conversation entre le gestionnaire et l’employé est nécessaire, et les procédures appropriées doivent être suivies si une modification, une exception ou des mesures d’adaptation sont nécessaires.

Par exemple, les gestionnaires et superviseurs peuvent, moyennant un préavis raisonnable, approuver à court terme des exceptions temporaires en présentant une demande d’exceptions au titre de la catégorie 4C pour situation humanitaire, urgente, ou à caractère d’urgence. Les exceptions au titre de la catégorie 4C serviront pour une période allant jusqu’à 60 jours civils. Les gestionnaires doivent veiller à confirmer l’exception par écrit (p. ex. par courriel) et assurer que le lieu de travail de l’employé est documenté afin de respecter les obligations en matière de santé et sécurité. Ces ententes informelles sont laissées à la discrétion du gestionnaire et doivent permettre de respecter le modèle de travail hybride commun, ainsi que les politiques et procédures applicables, en particulier celles relatives à la protection de la vie privée et à la sécurité.

Voici des exemples :

• Si la direction demande à l’employé de travailler à domicile en raison de problèmes ou de limitations techniques et physiques.
• Si la direction demande à l’employé de travailler à partir d’un autre lieu de travail
• L’employé est tenu de suivre une formation hors du lieu de travail.
• L’employé est tenu de se déplacer dans le cadre de ses fonctions pendant sa journée de travail sur place ou dans le cadre de réunions hors du lieu de travail.

Il est important de souligner que ce mécanisme a pour but d’offrir une certaine souplesse dans des situations exceptionnelles, mais il ne doit pas remplacer ou annuler les exceptions au télétravail ni les procédures relatives à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Régimes de travail pour les employés souhaitant bénéficier d’une exception au modèle de travail hybride commun

Les employés souhaitant bénéficier d’une exception au modèle de travail hybride commun (voir ci-dessous) en vertu des catégories 1 à 3 et 4a à 4c ainsi que 4g peuvent mettre en place des modalités de travail temporaire en collaboration avec leur gestionnaire, jusqu’à ce qu’une décision leur soit communiquée.

Les employés souhaitant bénéficier d’une exception au titre des catégories 4d, 4e et 4 « autres » doivent avoir conclu une entente de travail conforme aux exigences de la politique en matière de présence sur place, et sont tenus de se conformer à la politique jusqu’à ce qu’une décision ait été prise par leur N1 et leur ait été communiquée par leur gestionnaire. Une fois qu’une décision définitive a été prise et leur a été communiquée, les employés doivent mettre à jour leurs ententes si nécessaire.

Les employés qui demandent des mesures d’adaptation en vertu de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation doivent discuter de leurs difficultés et des solutions possibles avec leur superviseur/gestionnaire et communiquer avec le Bureau de gestion de l’invalidité à l’adresse odm-bgi@forces.gc.ca si nécessaire.

Les employés peuvent établir un régime de travail temporaire en partenariat avec leur gestionnaire jusqu’à ce qu’une décision leur ait été communiquée.

Équipement ergonomique

Les risques liés à l’ergonomie constituent des conditions de travail susceptibles d’entraîner un risque de blessure pour un employé. Les blessures liées à l’ergonomie peuvent être réduites au minimum en s’assurant que l’équipement des employés est correctement installé au moyen de l’liste de vérification pour l’aménagement ergonomique de votre poste de travail (PDF, 169 ko). Il convient de consulter l’officier de la sécurité générale de l’unité (OSGU) pour demander l’aide d’un conseiller en ergonomie ou une évaluation ergonomique à l’adresse OHSSecretariatSST@forces.gc.ca.

Obligations ou options de la direction pour ce qui est d’équiper les employés afin qu’ils puissent travailler ailleurs qu’à leur lieu de travail principal  :

• L’employeur doit s’assurer que le lieu de travail respecte les exigences du Code canadien du travail, partie II, et de ses règlements, la Directive sur la santé et la sécurité au travail du Conseil national mixte, ainsi que les directives, politiques, normes et protocoles internes du MDN/des FAC.
• La direction doit fournir aux employés visés par l’obligation de prendre des mesures d’adaptation l’équipement nécessaire pour leur permettre de travailler à partir de leur lieu de travail principal et de leur lieu de travail secondaire. S’il y a lieu, l’employé et son gestionnaire doivent consulter le Bureau de gestion de l’invalidité (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).
• Si, en raison d’une directive de la direction, un employé est tenu de travailler à partir d’un lieu de travail différent (p. ex. en raison d’une inondation, d’un incendie ou de problèmes liés à l’attribution de bureaux dans le lieu de travail principal), il incombe à la direction de fournir à l’employé l’équipement nécessaire pour qu’il puisse assumer ses fonctions dans un lieu de travail secondaire.

Exceptions relatives au modèle de travail hybride commun

Il existe deux mécanismes pour permettre aux employés d’être exemptés des exigences en matière de présence sur le lieu de travail énoncées dans l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail :

• Demande de mesures d’adaptation en milieu de travail (obligation de prendre des mesures d’adaptation)
• Demande d’exception

Avant de soumettre une demande, les employés doivent communiquer avec leur gestionnaire. Une seule demande d’exception peut être soumise à la fois.

La possibilité d’offrir des mesures d’adaptation en milieu de travail doit être examinée avant tout recours à des exceptions. Si une demande de mesures d’adaptation a été présentée et est en cours de traitement, les employés ne peuvent pas également soumettre une demande d’exception.

Mesures d’adaptation en milieu de travail

Le processus des mesures d’adaptation est distinct du processus concernant les exceptions, car les gestionnaires ont l’obligation de prendre des mesures d’adaptation conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne. Lorsqu’un employé soumet une demande d’exemption relative à l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail afin d’effectuer du télétravail, et que le télétravail est demandé en tant que mesure d’adaptation pour des raisons médicales ou pour tout autre motif de distinction illicite au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne, la demande doit être évaluée dans le cadre du processus des mesures d’adaptation. Pour connaître le processus à suivre pour soumettre une demande de mesures d’adaptation, y compris les personnes à consulter, accédez à la page Web des exemptions et exceptions aux exigences de présence sur le lieu de travail (seulement accessible sur le RED).

Les employés doivent discuter de façon proactive avec leur gestionnaire des obstacles qu’ils peuvent rencontrer sur le lieu de travail, y compris les obstacles liés à l’accessibilité. Ils doivent également définir des solutions qui leur permettront de surmonter ces obstacles au sein du milieu de travail hybride. Le Passeport pour l’accessibilité (accessible uniquement sur le RED) peut être utilisé pour décrire les obstacles présents sur le lieu de travail ainsi que les mesures d’adaptation proposées pour y remédier, afin de soutenir ces discussions.

Avant qu’une demande d’exception au modèle de travail hybride commun ne soit soumise, les gestionnaires doivent commencer par déterminer si une ou des mesures d’adaptation pour des raisons médicales ou non médicales seraient plus adéquates, compte tenu de la situation de l’employé.

Afin d’obtenir une assistance en rapport avec l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour des raisons médicales, les employés et gestionnaires doivent communiquer avec le Bureau de gestion de l’invalidité : odm-bgi@forces.gc.ca. Afin d’obtenir une assistance en rapport avec l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour tout autre motif de distinction illicite (droits de la personne), les gestionnaires doivent communiquer avec leur conseiller en relations de travail (RT). Les employés doivent communiquer avec leur chaîne de commandement.

Exceptions relatives au modèle de travail hybride commun

Les exceptions sont décrites dans le modèle de travail hybride commun et dans l’orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail et doivent être approuvées au N4, par le SMA ou le sous-ministre (SM). Les exceptions ne sont pas des mesures d’adaptation liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Les exceptions au modèle de travail hybride sont les suivantes :

1. L’employé avait une entente de travail à distance à temps plein au moment de son embauche avant le 16 mars 2020 :
   1. Il incombera au personnel de fournir la documentation nécessaire qui prouve que le télétravail avait été approuvé avant le 16 mars 2020.
2. Un employé autochtone qui travaille depuis sa collectivité, car cet emplacement est essentiel à son identité.
3. Les employés qui travaillent à plus de 125 km de leur lieu de travail désigné*. Les situations admissibles se limitent aux suivantes :
   1. Recrutement d’employés aux compétences spécialisées ou difficiles à trouver lorsque les candidats locaux ne peuvent pas satisfaire aux besoins opérationnels;
   2. Promotion de la rétention d’employés à l’expertise essentielle et difficile à trouver ne pouvant pas être facilement remplacée dans les échéanciers opérationnels;
   3. Autres situations exceptionnelles pour lesquelles le télétravail est opérationnellement possible et conforme aux directives du gouvernement du Canada.

   * Remarques : Avant d’avoir recours à une exception au titre de la catégorie 3 et de l’approuver pour faciliter l’embauche d’un nouvel employé ou autoriser une demande de réinstallation d’un employé, le N1 doit consentir tous les efforts raisonnables pour désigner un lieu de travail existant du MDN plus proche de l’employé. La catégorie 3 n’a pas pour but de constituer une solution de rechange pour un changement de lieu de travail lorsqu’un lieu de travail est disponible du point de vue opérationnel ou administratif.

4. Les exceptions au cas par cas, pour une durée limitée ou à plus long terme. Ces exceptions comportent plusieurs sous-catégories. Les voici :
   1. Les employés participant à une formation virtuelle en langue seconde à temps plein ou à temps partiel (au moins 50 % de leurs heures de travail régulières).
   2. Le lieu de travail désigné ne dispose pas de suffisamment d’espace pour accueillir l’employé (exception temporaire faisant l’objet d’un examen régulier) :
      1. S’applique lorsqu’une pénurie vérifiée d’espaces de travail existe et le SMA(IE) doit l’examiner.
      2. Pour 1 à 9 employés, l’approbation est au sein des organisations N1;
      3. Pour 10 employés ou plus, les demandes exigent du N1 qu’il présente au DPRH un dossier justificatif aux fins de l’examen du Comité de conformité et de cohérence (CCC) avant l’approbation. Une fois un espace de travail convenable disponible, les employés doivent immédiatement satisfaire de nouveau aux exigences normalisées du site.
   3. Circonstances malheureuses et situations urgentes – Exception temporaire de 60 jours civils maximum. Les renouvellements ou les prolongations de plus de 60 jours doivent être approuvés par le SMA, être examinés par le Comité de la conformité et de la cohérence (CCC) et doivent être soumis en vertu de la catégorie 4f « toutes les autres demandes ».
   4. Employés embauchés pour travailler à distance entre le 16 mars 2020 et le 16 décembre 2022.
   5. Conjointes et conjoints de militaires lorsque ces membres des Forces armées canadiennes (FAC) sont affectés à un endroit au Canada qui ne correspond pas à leur lieu de travail désigné, ou en soutien aux membres de la Force régulière qui prennent leur retraite et qui choisissent leur lieu de domicile projeté (DP) dans le cadre de leur congé de retraite, conformément au paragraphe 14.2.02 de la DRFAC, lorsque le DP est différent de leur lieu de travail désigné.
   6. Exceptions au cas par cas, pour une durée limitée ou à plus long terme. Les cas sont examinés par le Comité de la conformité et de la cohérence avant que le N1 ne prenne une décision sans appel.
   7. Employés embauchés à titre de main-d’œuvre temporaire à court terme, y compris les employés occasionnels, les étudiants, les travailleurs à temps partiel ou les employés à temps partiel nommés pour une période déterminée. Cela s’applique aux employés ayant des compétences uniques, pour lesquels la flexibilité est essentielle afin de les attirer et les retenir. Cela exclut les employés à temps partiel nommés pour une période indéterminée. Ces exceptions doivent être approuvées au cas par cas. Cette catégorie ne convient pas aux nouveaux employés ni aux personnes ayant besoin de conseils personnalisés.

Exceptions du sous-ministre (SM) [ne visent pas les services internes et habilitants].

Dans des circonstances atténuantes, les N1 peuvent préparer un dossier justificatif pour proposer une exception de groupe qui serait présentée au SM aux fins d’approbation. Une fois l’exception approuvée, le N1 sera informé de la décision.

Des informations sur la procédure à suivre afin de demander une exception sont disponibles sur la page Web des exemptions et exceptions aux exigences de présence sur le lieu de travail (seulement accessible sur le RED). Il convient de noter que les exceptions doivent être réexaminées au moins une fois par an. Au cours de la procédure de renouvellement d’une exception, les employés doivent discuter avec leur gestionnaire des mesures qui pourraient être nécessaires.

Une fois qu’une exception a été approuvée, il faut envoyer le formulaire de demande d’exception au modèle de travail hybride signé au BDPRH par courriel en l’expédiant à la boîte aux lettres organisationnelle désignée du CCC (Exceptionalcases-RTW-Casexceptionnels-PLT@forces.gc.ca) à des fins de suivi et d’établissement de rapports.

Télétravail international

Le télétravail international résulte d’une demande volontaire faite par l’employé de travailler à l’extérieur du Canada, ailleurs qu’au lieu de travail désigné de l’employé. Le télétravail à l’étranger comporte des risques sur les plans de la sécurité, des TI et des ressources humaines. La Directive sur le télétravail international prévoit des paramètres dans le cadre desquels le télétravail international peut être envisagé dans des circonstances exceptionnelles.

Les demandes de télétravail international ne sont accordées que dans des circonstances très limitées et prescrites, lorsque la demande :

• est conforme à la politique de défense du Canada visant à soutenir les membres des familles des militaires lorsque l’époux ou le conjoint de fait du militaire, qui est membre de la fonction publique du MDN, accompagne le membre des FAC dans le cadre d’un déploiement HORSCAN, y compris les affectations à l’ONU, à l’OTAN ou dans l’UE;
• appuie des affectations HORSCAN lorsque l’époux ou le conjoint de fait membre de la fonction publique du MDN accompagne un employé de la fonction publique du MDN nommé pour travailler dans le cadre d’un déploiement HORSCAN du MDN, y compris à l’ONU, à l’OTAN ou dans l’UE;
• appuie une situation dans laquelle un employé de la fonction publique du MDN accompagne son époux ou son conjoint de fait qui est fonctionnaire fédéral et, dans le cadre de son poste officiel au gouvernement du Canada, est affecté à l’étranger à des fins professionnelles. Par exemple, Affaires mondiales Canada, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, GRC.

Outre les situations prescrites, il faut satisfaire aux conditions suivantes :

• Le demandeur doit être un « employé nommé pour une période indéterminée » ayant terminé sa période probatoire, conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) et à la Directive du SCT sur les conditions d’emploi.
• Une exception à cette exigence peut être accordée dans le cas d’un employé nommé pour une période déterminée ou de l’époux d’un militaire qui est membre de la fonction publique, pour lesquels l’achèvement de la période probatoire peut ne pas être exigé.

Un employé qui demande une autorisation de télétravail international doit satisfaire aux exigences des fonctions du poste auquel il sera affecté, et ses fonctions doivent être propices au travail dans un environnement à distance. Les ententes de télétravail international approuvées doivent être d’une durée définie et être examinées au moins une fois l’an.

Les employés doivent examiner la Directive sur le télétravail international et discuter avec leur gestionnaire pour savoir s’ils répondent aux critères d’admissibilité.

Autorité approbatrice

Les demandes de télétravail international ne peuvent être prises en considération que dans des circonstances très limitées et prescrites et nécessitent les approbations suivantes :

• Approbation du N1 au moyen du Formulaire de demande de télétravail international
• Dir Sécur GI : OSSI RED
• Directeur général – Sécurité de la défense (DGSD) : Programme de la sécurité relative aux voyages et aux contacts

Le pouvoir d’approbation final revient au Sous-ministre adjoint associé (intégration des Ressources humaines) (SMAA[IRH]), au sein du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH).

Pour toute question relative aux demandes de télétravail international, veuillez envoyer un courriel à l’adresse Exceptionalcases-RTW-Casexceptionnels-PLT@forces.gc.ca.

Optimisation du travail hybride

L’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail du SCT contient des principes généraux, des étapes à suivre et des considérations clés pour les organisations, les gestionnaires et les employés lors de la mise en œuvre d’une approche hybride du travail. Il n’existe pas d’approche unique.

Les organisations sont encouragées à expérimenter et à faire des essais afin d’optimiser le télétravail et le travail sur place de manière à favoriser une main-d’œuvre diversifiée, inclusive et productive qui continuera à produire des résultats pour les Canadiens et Canadiennes.

Les pratiques exemplaires suivantes sont recommandées aux gestionnaires qui cherchent à optimiser le travail hybride et à distance au sein de leurs équipes :

• Définir et communiquer les attentes – Définir clairement les rôles et les responsabilités, les objectifs du projet et les délais. Cela aide les membres de l’équipe à comprendre leurs objectifs individuels et collectifs, ce qui améliore la collaboration virtuelle et la productivité. Lignes directrices sur la création d’une charte d’équipe, Le travail en mode hybride : se préparer à travailler dans un bureau du gouvernement du Canada.
• Communiquer de manière claire et ouverte –Établir des canaux de communication réguliers et transparents afin de garantir la cohérence et l’objectif commun. Il peut s’agir de réunions d’équipe, d’entretiens individuels ou d’outils de collaboration virtuelle. Petit guide pour apprendre à me connaître.
• Favoriser l’esprit de communauté – Encourager les membres de l’équipe à apprendre à se connaître par le biais d’activités de renforcement de l’esprit d’équipe, virtuelles ou en personne, de discussions informelles et de la reconnaissance des réalisations personnelles et professionnelles. La résilience au travail – Bâtir une équipe forte et saine.
• Fournir les outils et les ressources nécessaires – Doter son équipe des outils et des ressources nécessaires afin de travailler efficacement dans un environnement virtuel, tels que des logiciels de gestion de projet, des outils de vidéoconférence et des plateformes de collaboration. Série Élan : Trousse d’outils pour les équipes.
• Encourager la flexibilité et l’adaptabilité – Reconnaître que le travail hybride peut présenter des défis uniques, tels que l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle, les différents fuseaux horaires et les problèmes d’ergonomie. 
• Promouvoir une culture de la confiance et de la responsabilité – Favoriser un environnement de travail où les membres de l’équipe se sentent en confiance pour effectuer leur travail et sont tenus de rendre compte de leurs responsabilités. Cela peut contribuer à accroître l’autonomie des membres de l’équipe et leur satisfaction au travail. Courtoisie et respect au travail : Quoi faire et ne pas faire en télétravail.
• Offrir des possibilités de formation et de perfectionnement – Offrir des possibilités de formation et de perfectionnement virtuels afin d’aider les membres de l’équipe à se développer professionnellement et à se tenir au courant des tendances et des meilleures pratiques de l’industrie. Série Le milieu de travail hybride de l’EFPC, Trousse d’outils pour les équipes virtuelles et hybrides.
• Fournir de la rétroaction et des contrôles réguliers – Planifier des contrôles réguliers et fournir une rétroaction constructive afin d’aider les membres de l’équipe à améliorer leur rendement et à résoudre les problèmes ou les préoccupations. Outils de santé mentale pour les gestionnaires.

Directives à l’intention des superviseurs au sein d’un environnement de travail partagé du MDN/des FAC

En réponse à la Directive du CEMD qui exige la présence au bureau du personnel des Forces armées canadiennes (FAC), les sous-ministres adjoints mettent en place des lignes directrices communes afin d’aider les gestionnaires à mettre en œuvre cette politique de manière efficace, compte tenu du fait que nous avons des équipes mixtes, composées de fonctionnaires et de membres des FAC.

1. Régime de travail par défaut
   • Par défaut, les membres des FAC sont tenus de travailler cinq jours par semaine dans un espace de travail du MDN/des FAC. Cette approche nous permet de maintenir des niveaux élevés de productivité, de créativité et d’efficacité collective.
2. Travail hybride axé sur l’équipe
   • Les membres des FAC qui font partie d’une équipe travaillant selon un horaire hybride peuvent adopter les mêmes modalités de travail hybride que leurs collègues fonctionnaires.

Les demandes de membres des FAC souhaitant travailler selon un horaire hybride seront traitées au niveau du commandant ou du directeur, mais cette responsabilité peut être déléguée aux chefs de section. Les procédures établies continueront d’être suivies pour les demandes d’exception à l’horaire hybride pour les fonctionnaires. Les dirigeants sont encouragés à évaluer les besoins individuels et les exigences opérationnelles, en permettant le travail à distance ou hybride, si nécessaire, sans compromettre les objectifs de la mission.

Prière de vous assurer que ces attentes sont communiquées clairement à vos équipes et que les plans nécessaires sont élaborés et mis en œuvre rapidement. Votre coopération et votre leadership sont essentiels au maintien de notre état de préparation opérationnelle et à la réalisation de nos objectifs stratégiques.