Feuille de travail 10 : Exercices de mises en situation

Tâche 1. Définir un scénario de situation d’urgence

Planifiez une réunion avec votre équipe. Consignez la date et le nom des personnes participantes sur la feuille de travail si vous souhaitez conserver une trace de l’exercice.

Avant la réunion ou au début de celle-ci, définissez ce qui constitue une situation d’urgence aux fins de l’exercice et consignez les détails sur la feuille de travail. Choisissez un scénario à partir de la liste fournie ci-dessous ou créez votre propre scénario en vous basant sur votre expérience ou sur les résultats de l’exercice d’évaluation des risques effectuée à l’aide de la Feuille de travail 4 : Évaluation des risques liés aux situations d’urgence.

• De l’eau coule du plafond en raison d’un mauvais entretien du toit.
• Jusqu’à un centimètre d’eau s’est accumulé au sol à la suite d’un bris de tuyau de plomberie.
• En raison d’un bris de tuyau de plomberie, de l’eau gicle dans une pièce et s’infiltre par le plancher dans les pièces du dessous.
• De l’eau se condense au plafond en raison d’un défaut de fonctionnement du système de chauffage, de ventilation et de climatisation.
• Un incendie dans une pièce déclenche les gicleurs automatiques et provoque de la fumée, de la suie et des dégâts d’eau.
• Un arbre tombe sur le bâtiment en raison de vents violents.
• Des pluies torrentielles inondent les pièces des étages inférieurs.
• La fonte des neiges et de fortes pluies provoquent des inondations sur votre site.
• Le toit s’effondre sous l’effet d’une importante accumulation de neige.
• Les vents et les pluies qui accompagnent un ouragan provoquent l’inondation des pièces des étages inférieurs.
• Une tornade endommage un coin du toit du bâtiment.
• Une importante fumée causée par un feu de végétation pénètre dans le bâtiment.
• Une alerte d’évacuation a été émise pour votre région en raison d’un feu de végétation à proximité.

Choisissez un scénario au hasard (par exemple, à l’aide d’un dé ou d’une roue de sélection numérique) ou choisissez simplement celui qui vous préoccupe le plus. Utilisez un scénario différent pour chaque exercice afin d’explorer les répercussions propres à chacun.

Ensuite, sans y réfléchir de façon excessive, choisissez un jour de la semaine, un mois et un moment de la journée (matin, après-midi, soir, nuit) pour décrire le moment où la situation d’urgence se produit. Si vous le souhaitez, sélectionnez un facteur concomitant, c’est-à-dire un événement qui coïncide avec la situation d’urgence et qui peut avoir une incidence sur les options d’intervention qui s’offrent à vous. Vous pouvez choisir un facteur au hasard dans la liste ci-dessous ou en déterminer un vous-même. Consignez vos choix sur la feuille de travail si vous souhaitez en garder une trace.

• Votre directeur ou directrice est en vacances à l’extérieur du pays.
• L’électricité est coupée et ne sera pas rétablie rapidement.
• Il fait -25 °C à l’extérieur.
• Il fait 30 °C à l’extérieur et la climatisation ne fonctionne pas.
• L’ascenseur est hors service.
• Les objets et œuvres d’une exposition temporaire doivent être livrés demain.
• L’ouverture d’une exposition temporaire est prévue pour après-demain.
• Des inondations ont touché le tiers de la ville.

En groupe, visualisez la situation d’urgence qui se produit dans votre établissement. Répondez aux questions ci-dessous pour guider votre réflexion.

• Quel bâtiment est touché (choisissez-en un si vous disposez de plusieurs bâtiments)?
• Quelle(s) zone(s) de votre bâtiment est(sont) touchée(s)?
• Des objets ou des documents de la collection sont-ils présents dans la zone touchée?
• Qui est susceptible de découvrir le problème?
• Qui doit-on contacter?
• Quels sont les autres détails qui pourraient avoir une incidence sur l’intervention?

Consignez vos réponses dans le tableau de la feuille de travail si vous souhaitez conserver une trace du scénario.

Vous pourriez vouloir remplir un premier formulaire d’évaluation des dommages, par exemple celui fourni dans le Modèle de plan d’urgence, ce qui vous permettra d’en faire l’essai et de préciser certains détails. Si vous disposez d’une copie des plans de votre bâtiment, utilisez des marqueurs de couleur pour illustrer l’emplacement des dégâts d’eau, de la suie ou d’autres dommages.

Tâche 2. Préparer une matrice des tâches à effectuer lors d’une situation d’urgence

Cet exercice permet de s’exercer à la prise de décision en cas d’urgence. Utilisez le tableau ci-dessous ou créez une matrice similaire à l’aide de papillons adhésifs, d’un tableau à feuilles mobiles ou d’un tableau blanc. Suivez les étapes suivantes pour la situation d’urgence que vous aurez choisie :

• Déterminez les tâches à accomplir.
• Désignez les personnes qui, au sein de l’équipe de gestion des incidents, assumeront certaines responsabilités (vous pouvez utiliser des couleurs distinctes pour chaque rôle).
• Nommez des actions précises lorsque vous décrivez ce qui doit être fait lors du sauvetage des collections (consultez le tableau 13 du Manuel de préparation aux interventions d’urgence).
• Soyez précis ou précise : décrivez, dans la mesure du possible, en quoi consiste chaque tâche, l’endroit où elle sera effectuée et la raison pour laquelle elle doit être effectuée.
• Inscrivez chaque tâche sur la matrice, selon l’objectif approprié et la période approximative.
• Regroupez les tâches qui peuvent être effectuées de façon simultanée (entièrement ou partiellement) et échelonnez celles qui doivent être effectuées de façon séquentielle (une tâche devant être terminée avant que la suivante commence).
• Continuez à ajouter des tâches jusqu’à ce que tous les objectifs aient été abordés de manière adéquate.

Plus votre discussion se rapproche de ce qu’elle serait en cas d’incident réel, plus vous en tirerez profit en ce qui concerne l’amélioration des capacités de prise de décision. Il faut donc tirer le meilleur parti de chaque discussion, aussi brève soit-elle. S’il y a lieu, formulez des hypothèses basées sur votre expérience. En cas d’incertitude sur ce qu’il convient de faire, notez les questions et assurez un suivi afin d’obtenir des réponses.