Cahier de transition du sous ministre d’IRCC 2019 – Structure de la gouvernance ministérielle
Objet
Donner un aperçu de la structure de gouvernance ministérielle actuelle d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).
Contexte
Compte tenu de la croissance importante du Ministère, la haute gestion estimait qu’il était temps d’adopter une nouvelle culture et un nouveau modèle qui donnent plus de pouvoir aux SMAs et simplifient l’approche à l’égard de la prise de décisions.
En mars 2018, un examen de la gouvernance a été réalisé dans le but de :
- Repenser et innover la gouvernance ministérielle d’IRCC en fonction des changements et de l’évolution constante du Ministère;
- assurer un alignement des comités à tous les niveaux afin d’assurer une prise de décisions et une planification ministérielles optimales;
- réduire le temps consacré par la haute direction aux nombreuses réunions des comités tout en assurant des discussions franches et en limitant le nombre de membres.
Structure du Comité décisionnel d’IRCC
Version texte : Structure du Comité décisionnel d’IRCC
Governance Ministérielle
- Le comité Ministre – Sous-Ministre (MIN-SM) – hebdomadaire
- MIN-SM fournit des mises à jour sur les priorités en fonction des engagements prévus au mandat. Il sert aussi de tribune d’information en ce qui concerne les sujets en demande et les dossiers chauds du Ministère.
- Le Comité Exécutif (ComEx) – hebdomadaire
- ComEx est un comité permanent présidé par la sous-ministre qui agit comme organe responsable de la prise de décisions et de la surveillance pour les questions concernant l’ensemble du Ministère et qui établit les priorités et orientations stratégiques de haut niveau du Ministère. Le ComEx joue aussi le rôle de comité préparatoire en prévision de séances d’information ministérielles, au besoin.
- Mène à MIN-SM
- Le Comité de Transformation (ComTrans) – mensuel
- ComTrans est présidé par la sous-ministre et fournit un leadership à l’échelle du Ministère pour atteindre la vision, les objectifs et les résultats de transformation des services à IRCC.
- Le Prospectif – hebdomadaire
- Le Prospectif est un comité d’échange d’information présidé par la sous-ministre.
Gouvernance Opérationnelle
- Le Comité Directeur de la Transformation (CDT) – bihebdomadaire
- CDT est présidé par des sous-ministres adjoints (SMAs), il constitue un forum de discussions et de prise de décisions. Ses activités principales son l’élimination des obstacles, la résolution des problèmes et le suivi des plans de transformation.
- Mène à ComTrans
- Le Comité Corporatif et Financier (CCF) – bihebdomadaire
- CCF est un comité décisionnel présidé par des sous-ministres adjoints (SMAs) et dont les membres formulent des conseils et des recommandations stratégiques fondés sur les risques et prennent des décisions qui appuient l’excellence et l’imputabilité en matière de finances et de gestion.
- Mène à ComEX
- Précédée par les Comités de liaison
- Le Comité de Gestion des Enjeux (CGE) – bihebdomadaire
- CGE est un comité décisionnel co-présidé par des sous- ministres adjoints (SMAs) et dont ses membres tiennent des discussions approfondies et prennent des décisions à l’échelle de la haute gestion sur des questions et des défis précis concernant les programmes, les politiques et les priorités opérationnelles
- Mène à ComEX
- Précédée par les Comités de liaison
Comités présidés par la SM/SMD
- Le Comité ministériel d’Audit (CMA)
- CMA fournit des conseils et des recommandations sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l’assurance quant à la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion de risques, de contrôle et de gouvernance d’IRCC, y compris les systèmes de responsabilisation et de vérification.
- Le Comité de la mesure du rendement et de l’évaluation (CMRE)
- CMRE utilise les données de mesure de rendement et d’évaluation afin d’améliorer l’efficacité des programmes du Ministère. Il assure en temps opportun la correction de parcours pour renforcer les résultats des programmes.
- Le Comité de la sécurité nationale (CSN)
- CSN doit renforcer la sensibilisation sur les questions liées à la sécurité nationale du Ministère, ainsi que définir les priorités et élaborer des conseils en matière de sécurité nationale.
- Le Comité de gestion des questions juridiques (CGQJ)
- CGQJ offre un support à la sous-ministre vis-à-vis les enjeux juridiques importants et les risques découlant des opérations, des politiques, des procédures et des litiges, et à renforcer la gestion des frais juridiques engagés par le Ministère
Présidence
Comités de la sous-ministre (SM)
- Le Cadre de gouvernance ministérielle – Le ComEx, Transformation, le MIN-SM et le comité prospectif sont des comités présidés par la sous-ministre qui se consacrent à la prise de décisions stratégiques et horizontales et à la surveillance.
- Le ComEx et le Comité de la transformation sont les principaux forums ministériels qui fournissent des orientations stratégiques de haut niveau et approuvent les priorités ministérielles et les nouveaux enjeux.
Comités de la sous-ministre déléguée (SMD)
La SM et la SMD dirigent quatre comités, lesquels sont responsables des aspects suivants :
- suivi des enjeux juridiques importants ou liés à des litiges et des questions de sécurité nationale;
- surveillance du Cadre ministériel des résultats et du Répertoire des programmes ainsi que de l’exhaustivité, de la qualité et des résultats de l’assurance relatifs au processus de gestion du risque d’IRCC, y compris les systèmes de responsabilisation et de vérification.
Comités des sous-ministres adjoints (SMAs)
- Le Cadre de gouvernance opérationnelle – Le CGE, le CCF et le CDT renforcent le leadership des SMAs et la responsabilisation à l’égard des prises de décisions dans les limites des pouvoirs qui leur sont délégués.
- Ces comités donnent des conseils stratégiques, formulent des recommandations et prennent des décisions sur les questions relatives aux programmes, harmonisent les priorités et fournissent un soutien à l’organisation en matière de finances et de gestion.
Membres – Gouvernance ministérielle de la SM
ComEx
Présidente
Sous-ministre
Vice-présidente
Sous-ministre déléguée
Membres (10)
- SMA, Gestion ministérielle/DPF
- SMA, Politiques stratégique et de programme
- SMA, Opérations
- SMA, Transformation et solutions digitales
- SMA, Établissement et intégration
- SMAD, Politiques stratégique et de programme
- SMAD, Opérations
- Services juridiques
- DG, Communications
- DG, Vérification interne et responsabilisation
Membres d’office
- SM-Chef de cabinet
- DG, Politiques stratégique et de programme
- Secrétariat ministériel
Autres
Invités - discrétion de la présidente
ComTrans
Présidente
Sous-ministre
Vice-présidente
Sous-ministre déléguée
Membres (10)
- SMA, Gestion ministérielle/DPF
- SMA, Politiques stratégique et de programme
- SMA, Opérations
- SMA, Transformation et solutions digitales
- SMA, Établissement et intégration
- SMAD, Politiques stratégique et de programme
- SMAD, Opérations
- DG, Communications
Membres d’office
- SM-Chef de cabinet
- Services juridiques
- DG, Transformation
- Secrétariat ministériel
Autres
Invités - discrétion de la présidente
Prospectif
Présidente
Sous-ministre
Vice-présidente
Sous-ministre déléguée
Membres (7) + cabinet du ministre
- Cabinet du ministre
- SMA, Gestion ministérielle/DPF
- SMA, Politiques stratégique et de programme
- SMA, Opérations
- SMA, Transformation et solutions digitales
- SMA, Établissement et intégration
- SMAD, Politiques stratégique et de programme
- SMAD, Opérations
Membres d’office
- SM-Chef de cabinet
- Assistant départemental
- Services juridiques
- DG, Communications
- DG, Vérification interne et responsabilisation
- DG, Recherche et évaluation
- Secrétariat ministériel
Autres
Invités - discrétion de la présidente
MIN-SM Hussen
Présidente
Sous-ministre
Vice-présidente
Sous-ministre déléguée
Membres (8) + cabinet du ministre
- Cabinet du ministre
- SMA, Gestion ministérielle/DPF
- SMA, Politiques stratégique et de programme
- SMA, Opérations
- SMA, Établissement et intégration
- SMAD, Politiques stratégique et de programme
- SMAD, Opérations
- Services juridiques
- DG, Communications
Membres d’office
- SM-Chef de cabinet
- Assistant départemental
Autres
Invités - discrétion de la présidente
MIN-SM Blair
Présidente
Sous-ministre
Vice-présidente
Sous-ministre déléguée
Membres (4) + cabinet du ministre
- Cabinet du ministre
- SMA, Politiques stratégique et de programme
- SMAD, Opérations
- DG, Affaires des réfugiés
- DG, Communications
Membres d’office
- SM-Chef de cabinet
- Assistant départemental
Autres
Invités - discrétion de la présidente
Forums d’engagement des EX
Tout au long de l’année, les forums d’engagement des EX donnent l’occasion aux membres de la direction de nouer des liens dans tous les secteurs et toutes les disciplines, d’établir des orientations et des priorités, de communiquer de l’information et de renforcer la communauté des EX.
Séance de réflexion du ComEx
Durée : 1 jour
Buts : Discuter des initiatives prioritaires clés pour les 6 à 12 mois suivants, les situer stratégiquement et les planifier. Amorcer des discussions sur les tendances à moyen terme en matière de politique.
Présidente(s) : SM/SMD
Membres : SMA, SMAD, DG (à la discrétion des présidentes)
Comité de gestion du Ministère (CGM)
Durée : 1 heure
But : Communiquer de l’information ainsi que des priorités et des messages clés aux membres de l’équipe de la haute gestion.
Présidente(s) : SM/SMD
Membres : SMA, SMAD, DG
Séance de discussion ouverte avec les EX
Durée : 3 heures
But : Consulter les cadres supérieurs relativement aux priorités, aux stratégies et aux changements comportementaux, et communiquer des mises à jour et des messages clés. Présenter les comptes rendus des champions.
Présidente(s) : SM/SMD
Membres : SMA, SMAD, Tous les EX de l’AC, des régions et de l’étranger
Conférence des EX
Durée : 1-2 jours
But : Renforcer les relations de travail au sein de la communauté des EX du Ministère et discuter principalement des grands enjeux, de l’innovation et de la gestion.
Présidente(s) : SM/SMD
Membres : SMA, SMAD, Tous les EX de l’AC, des régions et de l’étranger
Calendrier des forums d’engagement des EX
Version texte : Calendrier des forums d’engagement des EX
- Séance de réflexion du ComEx (Septembre)
- CGM (Octobre)
- Séance de discussion (Novembre)
- CGM (Décembre)
- Séance de réflexion du ComEx (Janvier)
- Séance de discussion (Février)
- CGM (Mars)
- Conférence des EX (Avril)
- CGM (Mai/juin)
*Exceptionnellement cette année, la conférence des EXs aura lieu en septembre.