Norme référentielle relative aux données sur les personnes : architecture des noms
1. Préambule
- 1.1 La Norme référentielle relative aux données sur les personnes : architecture des noms (la Norme) fournit aux ministères et aux organismes une méthode uniforme pour présenter les noms des personnes dans leurs systèmes et leurs jeux de données.
- 1.2 L’annexe A contient les champs de noms de personnes dans lesquels il faut saisir les noms principaux, les noms secondaires et les autres noms, ainsi que les noms comportant un seul mot (c’est-à-dire les mononymes) ou qui ne peuvent être divisés en deux parties.
- 1.3 L’organisation responsable de la Norme examinera les données de référence figurant à l’annexe A afin de s’assurer qu’elles restent à jour.
- 1.3.1 Responsable de la Norme : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, Direction générale de la recherche et des données
- 1.3.2 Gardien de la Norme : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Bureau du dirigeant principal de l’information du Canada
- 1.4 Les éléments de renseignements personnels sur lesquels la Norme porte doivent être recueillis, utilisés, conservés, communiqués et éliminés conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son ensemble de politiques sous-jacentes.
2. Date d’entrée en vigueur
- 2.1 La Norme entre en vigueur .
3. Exigences
- 3.1 La Norme fournit des renseignements sur les exigences énoncées au paragraphe 4.4 de la Directive sur les services et le numérique.
- 3.2 Les responsables de services, les spécialistes des données et toute autre personne participant au traitement des données doivent :
- 3.2.1 utiliser les champs de données obligatoires (présentés dans l’annexe A) pour consigner le nom ou les noms d’une personne au sein du gouvernement du Canada, d’après les attributs de données que votre programme exige.
4. Application
- 4.1 La Norme s’applique aux ministères décrits à l’article 6 de la Directive sur les services et le numérique.
- 4.2 La Norme s’applique aux jeux de données et aux systèmes élaborés après sa date d’entrée en vigueur.
5. Références
- 5.1 La Norme doit être lue conjointement avec ce qui suit :
Instruments politiques
Lois
6. Demandes de renseignements
- 6.1 Si vous avez des questions sur l’interprétation de la Norme, veuillez écrire à ServiceDigital-ServicesNumerique@tbs-sct.gc.ca.
Annexe A : Architecture des données
Il est possible de dupliquer les champs relatifs au nom de la personne s’il est nécessaire de consigner plus d’une valeur. Dans la mesure du possible, l’origine du nom doit être prise en compte, soit une fois pour l’ensemble du tableau, soit en tant que champ dans le tableau. Si un nom légal est recueilli, il doit être saisi conformément au tableau 1 et il faut offrir de recueillir un autre nom.
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Nom principal | Il peut s’agir du nom, du nom de famille, du nom patronymique, du nom de jeune fille ou du nom marital, du nom principal, du mononyme (c’est-à-dire un nom comportant un seul mot) et, dans certains cas, du nom complet quand le nom de la personne ne peut être divisé en deux parties. |
| Nom secondaire | Élément du nom d’une personne qui ne fait pas partie du nom principal. Tous les éléments du nom qui n’en font pas partie doivent être entrés dans ce champ. |
| Type de nom | Champ de métadonnées servant à décrire le nom d’une personne pour le classer à des fins juridiques, administratives ou autres (exemples : nom légal, mononyme, etc.). |
| Origine du nom | Provenance du nom (par exemple un document de preuve d’identité, un document émanant d’un tribunal ou une attestation de la personne). Le nom principal et le nom secondaire doivent avoir la même origine. |
| Date d’origine | Date d’émission du document de preuve d’identité ou d’un autre document d’origine du nom. |
| Date de la collecte du nom | Date à laquelle le nom de la personne est saisi dans l’ensemble des données. |
| Date de la dernière modification | Date la plus récente à laquelle un champ relatif au nom de la personne a été mis à jour ou modifié. |
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Autre nom principal | Autre nom de famille, nom choisi, prénom d’usage ou surnom d’une personne. |
| Autre nom secondaire | Autre prénom ou nom d’une personne qui peut être utilisé pour déterminer quels noms dans le champ du nom secondaire doivent être utilisés pour la correspondance (par exemple un nom choisi, un prénom d’usage ou un surnom). |
| Autre type de nom | Champ de métadonnées servant à décrire un autre nom pour le classer à des fins juridiques, administratives ou autres (par exemple un nom choisi, un prénom d’usage, un surnom ou un mononyme). |
| Autre origine du nom | Provenance du nom (par exemple un document de preuve d’identité, un document émanant d’un tribunal ou une attestation de la personne). Pour chaque autre nom, l’autre nom principal et l’autre nom secondaire doivent avoir la même origine. |
| Autre date d’origine | Date d’émission du document de preuve d’identité ou d’un autre document d’origine du nom. |
| Date de la collecte de l’autre nom | Date à laquelle le nom est saisi dans l’ensemble des données. |