Loi sur l’équité en matière d’emploi– Plan d’équité en matière d’emploi – IPG-114
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Objet
Plan sur l’équité en matière d’emploi en vertu du Programme légiféré d’équité en matière d’emploi (PLEME).
Enjeu
La présente ligne directrice explique la façon dont les employeurs doivent préparer, mettre en œuvre et réviser leur plan d’équité en matière d’emploi, conformément à la Loi sur l’équité en matière d’emploi (la Loi). Elle comprend des conseils et des outils pour les :
- règles et usages positifs
- objectifs
- procédures de suivi et de révision
Contexte
Le PLEME concerne les employeurs du secteur privé relevant de la compétence fédérale, y compris les sociétés d'État et les autres organisations fédérales soumises à la Loi.
Les employeurs doivent préparer, mettre en œuvre et réviser un plan d’équité en matière d’emploi.
Le plan d’équité en matière d’emploi doit :
- utiliser les résultats de l’étude des systèmes d’emploi, et
- figurer en bonne place dans la communication, consultation et collaboration avec les salariés
Définitions
Groupes désignés
Les groupes désignés sont « les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les personnes qui font partie des minorités visibles. »
Femmes
La Loi ne définit pas les femmes. Des conseils sont disponibles pour la cueillette de données sur les femmes (voir Cueillette de renseignements sur l’effectif).
Autochtones
Les autochtones sont « les Indiens, les Inuit et les Métis. » L’expression « Premières Nations » est plus couramment utilisée que « Indiens. »
Personnes handicapées
Les personnes handicapées sont « les personnes qui ont une déficience durable ou récurrente soit de leurs capacités physiques, mentales ou sensorielles, soit d’ordre psychiatrique ou en matière d’apprentissage et :
- soit considèrent qu’elles ont des aptitudes réduites pour exercer un emploi;
- soit pensent qu’elles risquent d’être classées dans cette catégorie par leur employeur ou par d’éventuels employeurs en raison d’une telle déficience.
La présente définition vise également les personnes dont les limitations fonctionnelles liées à leur déficience font l’objet de mesures d’adaptation pour leur emploi ou dans leur lieu de travail. »
Minorités visibles
« Font partie des minorités visibles les personnes, autres que les autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou qui n’ont pas la peau blanche. »
Règles et usages positifs
Les règles et usages positifs sont des mesures qui créent un environnement favorable à une main-d'œuvre diversifiée et à l'élimination des obstacles à l'emploi. Elles comprennent des mesures générales qui peuvent ne pas cibler explicitement les membres des groupes désignés, ainsi que des mesures spéciales et d’adaptation.
Obstacles à l’emploi
Un obstacle à l’emploi est une règle ou un usage en matière d’emploi qui a un impact négatif disproportionné sur un ou plusieurs membres des groupes désignés (impact) et qui :
- n’est pas conforme aux droits de la personne ou à la législation du travail (légalité)
- n’est pas appliqué de manière cohérente dans l’ensemble de l’organisation (cohérence)
- n’est pas nécessaire au fonctionnement sûr et efficace de l’organisation (validité), ou
- peut faire l’objet de mesures d’adaptation pour réduire ou éliminer l’impact négatif (caractère accommodant)
Mesures spéciales
Les mesures spéciales visent explicitement à attirer, promouvoir et retenir les membres des groupes désignés afin de remédier aux effets continus de la sous-représentation.
Mesures d’adaptation
Les mesures d’adaptation sont des initiatives flexibles, des ajustements et des soutiens aux règles, usages et outils qui doivent être fournis à un groupe désigné ou à un individu au sein du groupe. Cela permet aux groupes ou aux individus au sein du groupe de participer pleinement et de manière égale au lieu de travail - jusqu'au point où l'employeur subit une contrainte excessive, compte tenu de la santé, de la sécurité et des coûts.
Court terme
En ce qui concerne les objectifs du plan d'équité en matière d'emploi, « court terme » signifie « une période d'au moins un an et d'au plus trois ans. »
À plus long terme
En ce qui concerne les objectifs du plan d'équité en matière d'emploi, le terme « long terme » signifie « une période de plus de trois ans. »
Analyse de l’effectif
L'analyse de l'effectif détermine la sous-représentation des membres des groupes désignés au sein de l'effectif d'un employeur. Pour ce faire, elle compare la représentation des membres des groupes désignés au sein de l'effectif de l'employeur à leur représentation au sein de la population active canadienne en général. Elle comprend une analyse de données sur la mobilité, l'identification des écarts de rémunération et peut comporter une analyse de regroupement.
Population apte au travail
La population apte au travail signifie l’ensemble « des personnes, au Canada, en âge de travailler et capables et désireuses de le faire. » Elle peut également se référer aux secteurs de cette population « apte au travail susceptibles d’être distingués en fonction de critères de compétence, d’admissibilité ou d’ordre géographique où il serait fondé à choisir ses salariés. » Le ministre du Travail fournit aux employeurs des renseignements sur la population apte au travail. L’information est basée sur les données de Statistique Canada et n'est mise à jour que lorsque de nouvelles données sont disponibles.
Analyse de données sur la mobilité
L'analyse de données sur la mobilité se concentre sur les mouvements professionnels : recrutements, promotions et cessations de fonctions. Elle cherche à déterminer si les membres des groupes désignés sont sur ou sous-représentés dans ces mouvements.
Analyse par regroupement
Une analyse de regroupement permet de déterminer si les membres des groupes désignés se trouvent dans une proportion disproportionnée dans :
- une catégorie professionnelle de l'équité en matière d'emploi (CPÉME), ou
- les quartiles inférieurs des salaires d'une CPÉME
Salarié
Un salarié est toute personne employée « à l’exclusion d’une personne employée sur une base temporaire ou occasionnelle pendant moins de 12 semaines par année civile. »
Recrutement
Le recrutement est l’embauche par l’employeur « d’une personne à titre de salarié. »
Avancement
L’avancement signifie qu’un salarié s’est vu déplacé de façon permanente « d’un poste ou emploi vers un autre poste ou emploi au sein de l’organisation de l’employeur qui comporte à la fois :
- une rémunération ou une échelle de rémunération plus élevée que celle l’ancien poste ou emploi,
- un rang plus élevé dans la hiérarchie organisationnelle de l’employeur. »
Cessation de fonctions
Cessation de fonctions signifie « de cesser d’être un salarié, notamment en raison de sa retraite, sa démission, son licenciement ou son congédiement. Sont exclues de la présente définition la mise à pied temporaire et l’absence en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’un conflit de travail. »
Catégories professionnelles d’équité en matière d’emploi
Il y a 14 Catégories professionnelles de l’équité en matière d’emploi (CPÉME):
- Cadres supérieurs
- Cadres intermédiaires et autres cadres
- Professionnels
- Personnel semi-professionnel et technique
- Superviseurs
- Contremaîtres : métiers et artisans
- Personnel administratif et de bureau principal
- Personnel spécialisé de la vente et des services
- Artisans et ouvriers qualifiés
- Personnel de bureau
- Personnel intermédiaire de la vente et des services
- Ouvriers manuels spécialisés
- Autre personnel de la vente et des services
- Autres ouvriers manuels
Étude des systèmes d’emploi
L’étude des systèmes d’emploi est une révision des systèmes, règles et usages en vertu de matière d’équité d’emploi des employeurs afin d’identifier les obstacles à l’emploi pour les groupes désignés.
Systèmes, règles et usages en matière d’emploi
Les systèmes, règles et usages en matière d’emploi comprennent toutes les règles et usages formels et informels d’une organisation. Les règles et usages formels sont des normes de conduite officielles et écrites sur le lieu de travail. Les règles et usages informels ne sont pas officiels ou écrits, mais ils constituent les normes que les salariés suivent et mettent en pratique sur le lieu de travail.
Politique
Les employeurs doivent préparer, mettre en œuvre et réviser un plan d’équité en matière d’emploi.
Le plan doit préciser les activités que les employeurs mettront en place à court terme, notamment :
- règles et usages positifs pour recruter, former, avancer et maintenir en poste les personnes appartenant aux groups désignés afin de corriger la sous-représentation identifiée dans l’analyse de l’effectif de l’organisation
- des mesures d’adaptation pour corriger la sous-représentation identifiée dans l’analyse de la main-d’œuvre
- Des mesures visant à éliminer les obstacles à l’emploi identifiés lors de l’étude des systèmes d’emploi
Les employeurs doivent établir un calendrier de mise en œuvre des règles et usages positifs, des mesures d'adaptation et des mesures visant à éliminer les obstacles à l'emploi dans leur plan d'équité en matière d'emploi.
Pour chaque catégorie professionnelle de l’équité en matière d’emploi où l’analyse de l’effectif a révélé une sous-représentation, les employeurs doivent fixer :
- des objectifs numériques à court terme pour le recrutement et l’avancement des personnes appartenant aux groups désignés afin d’accroître leur représentation
- les mesures que les employeurs prendront chaque année pour atteindre ces objectifs
Lorsqu’ils établissent ces objectifs à court terme, les employeurs doivent tenir compte des éléments suivants :
- le degré de sous-représentation des personnes de chaque groupe désigné dans chaque groupe professionnel
- a disponibilité de personnes qualifiées dans les groupes désignés au sein de leur effectif et de la population apte au travail
- la croissance ou la réduction prévue de leur effectif au cours de la période visée par les objectifs
- le roulement prévu des salariés au sein de leur effectif au cours de la période visée par les objectifs
Les employeurs doivent fixer:
- des objectifs à long terme pour accroître la représentation des personnes appartenant aux groups désignés
- une stratégie pour atteindre ces objectifs
Les employeurs doivent s'assurer que leur plan d'équité en matière d'emploi, s'il était mis en œuvre, montrerait des progrès raisonnables dans la réalisation de l'équité en matière d'emploi, comme l'exige la Loi.
Les employeurs doivent:
- prendre toutes les mesures raisonnables en vue de la mise en œuvre de leur plan d’équité en matière d’emploi
- assurer le suivi régulier de la mise en œuvre de leur plan d’équité en matière d’emploi pour contrôler si des progrès raisonnables sont réalisés
Au moins une fois au cours de la période pour laquelle les objectifs quantitatifs à court terme sont fixés, les employeurs doivent aussi :
- réviser leur plan d’équité en matière d’emploi en :
- adaptant les objectifs quantitatifs, compte tenu des facteurs visés mentionnés ci-dessus
- apportant toute autre modification nécessaire qui pourrait résulter du suivi de la mise en œuvre ou de l’évolution des circonstances
Les employeurs doivent tenir les dossiers suivants :
- leur plan d’équité en matière d’emploi
- le suivi de la mise en œuvre de leur plan
Interprétations
Comment rédiger un plan d’équité en matière d’emploi
Le plan d'équité en matière d'emploi doit être un résumé complet des éléments suivants :
- des efforts déployés pour analyser l'effectif et examiner les règles et usages d'emploi
- des objectifs fixés et des mesures prévues pour éliminer les obstacles à l'emploi et corriger la sous-représentation des membres des groupes désignés
La tâche Créer, mettre en œuvre et maintenir un plan d'équité en matière d'emploi (Tâche 5 d’équité en matière d’emploi) fournit un modèle de plan d’équité en matière d’emploi. Il comprend des tableaux de plan d’équité en matière d’emploi où les employeurs peuvent documenter l’analyse de l’effectif et l’étude de systèmes d’emploi, ainsi que fixer les objectifs et planifier les mesures.
Règles et usages positifs, et mesures d’adaptation
Les employeurs doivent avoir au moins trois règles formelles écrites :
- une politique d’équité en matière d’emploi
- une politique sur les mesures d’adaptation (la Commission canadienne des droits de la personne fournit un modèle pour cette politique)
- une politique de prévention du harcèlement (voir les obligations du Code canadien du travail pour cette politique)
Les employeurs doivent également rendre l'information sur l'équité en matière d'emploi disponible dans des formats alternatifs, lorsqu'un salarié en fait la demande.
La Tâche 5 d’équité en matière d’emploi fournit des exemples de règles et usages positifs, y compris des mesures spéciales et d’adaptation.
Fixer des objectifs à court et à plus long terme
Les objectifs doivent être suffisants pour garantir des progrès raisonnables en vue de combler chaque écart de représentation. Cela signifie qu’ils doivent être supérieurs ou, à tout le moins, égaux à la disponibilité, telle qu’elle a été déterminée dans l’analyse de l’effectif.
Lorsqu’ils établissent des objectifs à plus long terme, les employeurs doivent tenir compte des éléments suivants :
- les éléments pris en compte lors de l'établissement des objectifs numériques à court terme
- les effets des objectifs à court terme
- les efforts prévus pour mettre en œuvre les mesures contenues dans leur plan d'équité en matière d'emploi.
Les employeurs doivent créer des mécanismes appropriés pour :
- démontrer leur engagement à mettre en œuvre l'équité en matière d'emploi, et
- montrer la responsabilité des gestionnaires et des autres employés chargés de mettre en œuvre le programme d'équité en matière d'emploi et d'atteindre les objectifs d'équité en matière d'emploi.
La Tâche 5 d’équité en matière d’emploi fournit des conseils supplémentaires pour établir des objectifs d'équité en matière d'emploi.
Progrès raisonnables
Les employeurs ont réalisé des progrès raisonnables dans la mise en œuvre de l'équité en matière d'emploi si :
- ils fixent leurs objectifs à un niveau au moins égal aux taux de disponibilité pertinents
- ils atteignent leurs objectifs à court terme à un niveau de 80 % ou plus, après la période couverte par ces objectifs
Les employeurs doivent envisager des éléments supplémentaires dans des circonstances particulières :
- s'il n'y a plus de lacunes, les employeurs doivent prendre en considération
- les exigences permanents d’équité en matière d’emploi
- les exigences en suspens (le cas échéant)
- si les employeurs atteignent leurs objectifs mais qu'il reste des écarts, ils doivent considérer :
- les exigences permanentes d'équité en matière d'emploi
- les exigences en suspens (le cas échéant)
- leur plan d'équité en matière d'emploi mis à jour pour s'assurer qu'ils répondent aux exigences
- si les employeurs n'atteignent pas leurs objectifs et ne comblent pas suffisamment les écarts, ils doivent prendre en considération les éléments suivants:
- les exigences permanentes d'équité en matière d'emploi
- les exigences en suspens (si nécessaire)
- leur plan d'équité en matière d'emploi mis à jour pour s'assurer qu'il répond aux exigences
- leurs efforts raisonnables
Efforts raisonnables
Les employeurs ont déployé tous les efforts raisonnables pour mettre en œuvre leur plan d'équité en matière d'emploi si :
- l'équité en matière d'emploi et sa mise en œuvre bénéficient d'un soutien continu de la part de la haute direction :
- l’organisation consacre des ressources adéquates (financières et humaines) à la mise en œuvre de chaque mesure du plan, et
- l'organisation fait tout son possible pour mettre en œuvre efficacement son plan, en tenant compte des ressources et des contraintes
- les employeurs s'efforcent de mettre en œuvre chaque mesure du plan d'équité en matière d'emploi de l'organisation dans les délais impartis
- ils fournissent une bonne raison pour chaque mesure qu'ils n'ont pas mise en œuvre dans le délai indiqué dans le plan
Procédures de contrôle
Les employeurs doivent établir des calendriers et des processus pour :
- réviser et mettre à jour leur analyse de l’effectif, et
- surveiller la mise en œuvre de leur plan d’équité en matière d’emploi afin de déterminer s’ils ont réalisé des progrès raisonnables
La Tâche 5 d’équité en matière d’emploi fournit des conseils supplémentaires sur le suivi.
Examen et révision d'un plan d'équité en matière d'emploi
Lors de l'examen et de la révision de leur plan d'équité en matière d'emploi, les employeurs doivent :
- vérifier qu'ils utilisent tous les éléments de leur obligation de rendre compte, de communication, de consultation, de collaboration et de tenue de dossiers et qu'ils contribuent à un environnement de travail positif
- examiner et combler tous les écarts de représentation restants et tout nouvel écart
- examiner les mesures qu'ils ont mises en œuvre pour éliminer les obstacles à l'emploi afin d'en déterminer l'efficacité et de les ajuster, si nécessaire
- évaluer toutes les règles et usages positifs, y compris les mesures spéciales et d’adaptation, ainsi que le mécanisme de suivi pour s'assurer qu'elles permettent d'atteindre les objectifs fixés
Les employeurs doivent évaluer des éléments supplémentaires dans des circonstances particulières :
- s’ils ont fait des efforts raisonnables et ont par la suite revu et révisé le plan, les employeurs doivent évaluer les exigences permanentes en matière d’équité en emploi
- s’ils ont fait des efforts raisonnables mais n’ont pas revu et/ou révisé le plan, les employeurs doivent fournir une bonne raison
- s’ils n’ont pas fait d’efforts raisonnables, n’ont pas revu et/ou révisé le plan et que la visite sur place confirme ces constatations, les employeurs seront non conformes jusqu’à ce qu’ils puissent démontrer qu’ont ont fait des efforts raisonnables pour se conformer
Conseils supplémentaires
Des conseils supplémentaires sur plan d’équité en matière d’emploi sont fournis ici.
Liens connexes
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- Système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail (SGIÉMT)
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