Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de la Commission de la fonction publique pour l’exercice 2019-2020 (non vérifié)

1. Introduction

Le présent document donne une information sommaire sur les mesures prises par la Commission de la fonction publique du Canada (CFP) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris l’information sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

On peut trouver des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités principales de la CFP dans le Plan ministériel 2019-2020 et le Rapport sur les résultats ministériels 2019-2020.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

La CFP est dotée d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion organisationnel approuvé, axé sur le contrôle interne, a été mis en place. Ce cadre comprend notamment :

• des structures de responsabilisation organisationnelle liées à la gestion du contrôle interne permettant d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leur secteur de responsabilité respectif aux fins de gestion du contrôle;
• un code de valeurs et d’éthique;
• la communication et la formation continues sur les exigences législatives ainsi que les politiques et procédures visant à assurer un contrôle et une saine gestion financière;
• la surveillance de la gestion du contrôle interne et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action au président, à la haute direction et au Comité d’audit interne de la CFP.

Le Comité d’audit interne conseille le président sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance de la CFP.

2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers

La CFP compte sur d’autres ministères et organismes pour le traitement de certaines transactions consignées dans ses états financiers, comme suit :

2.2.1 Dispositions relatives aux services communs

• Services publics et Approvisionnement Canada veille à l'administration centrale de la rémunération et des avantages sociaux, procure des biens et services qui vont au-delà des pouvoirs contractuels délégués à la CFP, ainsi que la prestation de services immobiliers;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada transmet à la CFP des renseignements qui permettent de calculer le passif des indemnités de départ;
• Le ministère de la Justice du Canada offre un service juridique à la CFP;
• Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information à la CFP au chapitre des centres de données et des réseaux.

2.2.2 Ententes particulières

• Services publics et Approvisionnement Canada fournit à la CFP un service de soutien et les licences d’utilisateurs liés à Mes RHGC.

Le tableau suivant résume l’état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent.

3. Résultats de l’évaluation de la Commission de la fonction publique pour l’exercice 2019-2020

Les principales conclusions et rajustements requis découlant des activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-après.

3.1 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, la CFP a achevé la réévaluation des contrôles au niveau de l'entité et effectué des tests ciblés sur le processus de paye. Des tests ont été effectués dans les deux processus pour garantir l'efficacité opérationnelle des contrôles clés. De manière générale, les contrôles clés testés ont fonctionné comme prévu et aucun problème de contrôle important n’a été décelé. L'efficacité conceptuelle des contrôles clés a été établie pour le processus de planification et de budgétisation, et les tests visant à garantir l'efficacité opérationnelle de ces contrôles clés seront effectués en 2020-2021. Un volet prévisions sera ajouté à ce processus en 2020-2021.

Tel que demandé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, la CFP a effectué un examen sommaire des principaux contrôles en matière de rapports financiers qui pourraient avoir été touchés par la situation de télétravail de tous les employés au cours de la période de fin d’année financière causée par la pandémie de COVID-19. L'évaluation d'une liste de changements extraite des fonctions et responsabilités liées à la gestion financière n'a révélé aucun problème ni aucune lacune d’importance touchant les rapports financiers. La CFP effectuera un examen approfondi des processus et contrôles de façon continue pour l'exercice 2020-2021, afin de cerner tout nouveau risque ou point à améliorer.

3.2 Points à améliorer

• Contrôles au niveau de l'entité : Comme l'évaluation a été achevée plus tôt dans l'exercice, les observations portaient sur la nécessité de réévaluer l'environnement de contrôle et les composantes des activités, à la lumière de la nouvelle situation de télétravail des employés, afin de cerner tout nouveau risque potentiel et d'assurer la mise en œuvre de mesures correctives.
• Processus de la paye : Les observations portaient sur la nécessité de renforcer l'efficacité des contrôles en garantissant l'utilisation des outils existants ainsi que le respect des procédures et de la documentation correspondante.

4. Plan d’action de la Commission de la fonction publique pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Le tableau ci-après montre le plan cyclique de surveillance continue de la CFP pour les 3 prochaines années, fondé sur une validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé, et sur les rajustements connexes au plan de surveillance continu requis.

De plus, la CFP examinera les contrôles clés de tous les processus opérationnels en 2020-2021 afin de cerner tout nouveau risque lié à la situation de télétravail de la COVID-19 pour mettre en place des mesures correctives au besoin.

Note 1 : La CFP effectuera, au besoin, des tests ciblés pour le processus de paye en 2021-2022 et 2022-2023, afin d’évaluer les améliorations découlant des recommandations des plans d'action des contrôles internes des années précédentes. Des tests ciblés seront également effectués pour toute modification apportée au processus opérationnel, suivant les recommandations formulées par l'équipe intégrée de RH à la paye du gouvernement du Canada.