Régime canadien de soins dentaires - Vie privée

Titre officiel : La protection de la vie privée au sein du Régime canadien de soins dentaires

Gestion de la protection de la vie privée

Pour mettre en œuvre le Régime canadien de soins dentaires (RCSD), Santé Canada travaille avec des partenaires du gouvernement du Canada et avec la Financière Sun Life Inc. (Sun Life), administrateur tiers sous contrat.

Les institutions du gouvernement du Canada doivent protéger vos renseignements personnels et faire respecter votre droit à la vie privée, comme l'exigent la Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques connexes.

Santé Canada collabore avec les partenaires suivants du gouvernement du Canada pour mettre en œuvre le RCSD :

• Emploi et Développement social Canada / Service Canada (EDSC/Service Canada) administre les demandes et les renouvellements des membres et répond aux questions des demandeurs.
• l'Agence du revenu du Canada (ARC) confirme l'admissibilité des demandeurs.
• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable du contrat du gouvernement du Canada avec la Sun Life. SPAC est également responsable du Programme de sécurité des contrats qui permet de s'assurer que les sous-traitants du RCSD respectent les exigences en matière de sécurité. Enfin, SPAC envoie et reçoit les lettres d'examen de l'admissibilité des membres au nom du Santé Canada.
• Statistique Canada (StatCan) produit des données et de renseignements statistiques sur le RCSD.

La Sun Life, en tant qu'un partenaire du secteur privé est sujet à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. En tant qu'administrateur tiers sous contrat, la Sun Life est également sujet à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques connexes.

Avis de confidentialité

ESDC/Service Canada fournit un avis de confidentialité aux demandeurs-membres, et la Sun Life fournit un avis de confidentialité aux fournisseurs des soins qui acceptent de participer au RCSD. L'avis de confidentialité qui suit ne remplace pas d'autres avis de confidentialité du RCSD. Il s'agit d'un aperçu du traitement des renseignements personnels par Santé Canada et la Sun Life pour l'administration du RCSD. Il s'agit aussi de vous informer de vos droits en matière de protection de la vie privée.

Collecte et usage des renseignements personnels

Santé Canada et la Sun Life recueillent vos renseignements personnels en vertu de la Loi sur les mesures de soins dentaires, de la Loi sur le ministère de la Santé et de la Loi de l'impôt sur le revenu du gouvernement du Canada. Vos renseignements personnels sont protégés par les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Santé Canada et la Sun Life recueillent vos renseignements personnels à différents moments et de différentes façons, dans le cadre d'activités directement liées au RCSD, notamment :

• l'inscription : pour s'assurer que seules les personnes admissibles aux services du RCSD sont membres;
• le traitement et la vérification des réclamations : pour traiter des réclamations du RCSD venant des fournisseurs de soins buccodentaires et payer directement les fournisseurs de soins buccodentaires pour les services couverts par le régime, en assurant l'exactitude et l'intégrité des réclamations au titre du RCSD;
• le centre d'appel et la résolution des problèmes : pour répondre aux demandes de renseignements concernant le RCSD et résoudre des problèmes;
• l'authentification : pour nous assurer que vous êtes bien la personne que vous prétendez être avant de partager certains renseignements avec vous (par exemple l'authentification multifactorielle pour accéder aux portails du RCSD de la Sun Life);
• la formation et l'assurance de la qualité : pour s'assurer que les représentants du service à la clientèle répondent à vos appels en fournissant des renseignements clairs, cohérents et exacts;
• le signalement de toute activité suspecte : pour permettre aux personnes de signaler à la Sun Life de possibles méfaits liés aux réclamations, y compris par l'entremise du sous-traitant ClearView Strategic Partners Inc.

Communication de renseignements personnels

Santé Canada et la Sun Life partagent en toute sécurité les renseignements personnels nécessaires à l'administration du RCSD. Dans des circonstances précises et limitées, Santé Canada et la Sun Life peuvent légalement communiquer des renseignements personnels à des organismes de réglementation ou d'application de la loi, par exemple en cas de fraude présumée ou confirmée.

De plus, la Sun Life pourrait partager des renseignements personnels limités avec des sous-traitants du RCSD pour des besoins tels que :

• l'impression et l'envoi de documents liés au RCSD;
• la réponse à vos demandes de renseignements par l'intermédiaire du Centre de service à la clientèle du RCSD.

Santé Canada pourrait aussi partager vos renseignements personnels avec :

• EDSC, l'ARC et à SPAC aux fins de l'administration du RCSD;
• StatCan, comme l'autorise la Loi sur la statistique, pour la production de données et de renseignements statistiques sur le RCSD.

Pour les membres du RCSD, quand vous vous inscrivez au RCSD, vous consentez également à ce que vos fournisseurs de soins de santé buccodentaire divulguent tous les renseignements personnels, tel qu'autorisé par la Loi sur le ministère de la Santé et la Loi sur les mesures de soins dentaires, qui peuvent être jugés utiles par la Sun Life dans le contexte de l'administration du programme, de la vérification et de la gestion des demandes de règlement, et de la sécurité des patients/clients. Ces renseignements peuvent comprendre, sans s'y limiter, des détails sur les services fournis, des données cliniques sur le patient, des paiements et des radiographies.

Participation volontaire

Votre participation au RCSD est volontaire. Toutefois, si vous ne nous fournissez pas les renseignements personnels nécessaires, vous ne pourrez pas participer au RCSD (ou à des activités spécifiques du RCSD).

Vos droits et comment nous contacter

Vous avez le droit d'accéder à vos renseignements personnels et, le cas échéant, de les corriger. Santé Canada décrit les renseignements personnels du RCSD sous son contrôle dans le fichier de renseignements personnels du Régime canadien de soins dentaires de Santé Canada (SC PPU 440). Consultez Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux Santé Canada pour plus de renseignements.

Pour des questions qui sont liées à la protection de la vie privée :

• les membres et les fournisseurs de soins buccodentaires peuvent communiquer avec la Sun Life en composant le 1-888-888-8110;
• questions d'ordre général - vous pouvez contacter Service Canada au 1-833-537-4342 ou consulter la page Régime canadien de soins dentaires - Contactez-nous pour plus d'options.

Si vous n'avez pas réussi à régler un problème concernant la protection de la vie privée avec nous, vous pouvez déposer une plainte officielle auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada concernant la manière dont nous avons traité vos renseignements personnels. Pour plus de renseignements, consultez la page Signaler un problème.

Renseignements supplémentaires en matière de protection de la vie privée

Cette section fournit des liens vers des renseignements supplémentaires du gouvernement du Canada en matière de protection de la vie privée liés au RCSD.

Glossaire

Avis de confidentialité

Avis verbal ou écrit présenté à un individu afin de l'informer des fins de la collecte de ses renseignements personnels et de l'autorité légitime de l'institution fédérale pour procéder à cette collecte. L'avis, qui doit renvoyer au fichier de renseignements personnels décrit dans l'Info Source, informe également l'individu de la façon dont ses renseignements personnels seront utilisés et communiqués, de ses droits d'accès aux renseignements personnels la concernant et de correction de ceux-ci, des conséquences d'un refus de fournir les renseignements demandés, ainsi que de son droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

Référence: Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée

Communication (de renseignements personnels)

Mise à disposition d'un organisme ou d'une personne de renseignements personnels par une méthode quelconque (par exemple transmission, fourniture d'une copie ou examen d'un document).

Référence: Politique sur la protection de la vie privée

Entente d'échange de renseignements

Une entente écrite qui définit les modalités dans lesquelles les renseignements personnels sont communiqués entre les parties. Une entente d'échange de renseignements est généralement utilisée pour faciliter la communication de renseignements personnels entre les institutions fédérales et au sein de celles-ci. Une entente d'échange de renseignements n'est pas juridiquement contraignante.

Référence : Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Processus prévu par la politique permettant de déterminer, d'évaluer et d'atténuer les risques pour la vie privée. Les institutions fédérales doivent réaliser et tenir à jour des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour les activités et les programmes nouveaux ou modifiés qui comprennent l'utilisation de renseignements personnels à des fins administratives.

Référence: Politique sur la protection de la vie privée

Fichier de renseignements personnels (FRP)

Fichier contenant une description de renseignements personnels marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom d'une personne, d'un numéro d'identité, d'un symbole ou de toute autre particularité propre à cette personne. Les renseignements personnels décrits dans le fichier de renseignements personnels ont été utilisés, sont utilisés ou sont disponibles à des fins administratives et relèvent d'une institution fédérale.

Référence : Politique sur la protection de la vie privée