Directives sur la façon de remplir le formulaire de Demande d’inscription du Programme de sécurité des contrats

Le formulaire de Demande d’inscription (DI) du Programme de sécurité des contrats (PSC) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est utilisé pour recueillir des renseignements détaillés sur la structure, la propriété et le statut juridique de votre organisation.

Sur cette page

• Instructions pour remplir le formulaire
  • Section A : Renseignements sur l’entreprise
  • Section B : Agents de sécurité
  • Section C : Renseignements sur la structure de gestion de l’organisation
  • Section D : Partenariat (le cas échéant)
  • Section E : Renseignements sur la propriété
  • Section F : Justification (pour les renouvellements)
  • Section G : Certification et consentement
• Accéder le formulaire de Demande d’inscription

Instructions pour remplir le formulaire

Ce guide vous aidera, étape par étape, à remplir le formulaire de DI qui est requis pour l’enquête de sécurité de votre organisation.

Section A : Renseignements sur l’entreprise

Dénomination sociale de l’organisation

Il s’agit de la dénomination sociale de l’organisation qui est enregistrée dans le territoire et le pays où celle-ci est constituée et exerce ses activités. Pour les entités juridiques canadiennes, il s’agit de la dénomination sociale inscrite auprès de l’autorité fédérale, provinciale ou territoriale compétente.

Nom de l’organisation ou nom commercial (si différent de la dénomination sociale)

Il s’agit d’un nom utilisé par l’organisation à des fins commerciales qui est différent de sa dénomination sociale. Si le nom d’organisation ou nom commercial est enregistré, veuillez fournir les documents d’enregistrement.

Type d’organisation (sélectionner 1 seule case)

Indiquez votre type d’entreprise et fournissez les documents justificatifs prouvant que votre organisation est légalement enregistrée pour faire des affaires au Canada.

« Entreprise à propriétaire unique » : il s’agit d’une entreprise qui est détenue et exploitée par 1 seule personne. Cette personne agit seule et n’a pas de partenaires.

S’il y a lieu, veuillez fournir les renseignements suivants ainsi que les documents justificatifs obligatoires :

• une copie du document d’enregistrement provincial le plus récent
  • le terme exact de ce document varie selon la province (par exemple, en Ontario, il s’agit d’un permis principal d’entreprise)

« Partenariat » : il s’agit d’une relation d’affaires entre 2 ou plusieurs individus, sociétés, fiducies ou partenariats qui s'unissent pour exercer un commerce ou une entreprise.

Dans ce cas, veuillez fournir les renseignements suivants ainsi que les documents justificatifs obligatoires :

• l’entente de partenariat
• une preuve de l’enregistrement provincial, territorial ou fédéral du nom de la société de personnes ou du partenariat (le cas échéant)
• l’organigramme de la structure de propriété énonçant le pourcentage de propriété et la nationalité de chaque propriétaire
• un organigramme de la structure de gestion indiquant la structure hiérarchique et la nationalité des associés directeurs

« Société »: il s’agit d’une entité légalement constituée qui existe indépendamment de ses actionnaires et qui est autorisée à posséder des biens, à conclure des contrats et à émettre des actions.

Dans ce cas, veuillez fournir les renseignements suivants ainsi que les documents justificatifs obligatoires :

• le symbole boursier (le cas échéant)
  • un symbole boursier est un code unique, généralement composé de 1 à 4 lettres, utilisé pour identifier les actions d’une entreprise en bourse (par exemple, Apple Inc. est représentée par AAPL, tandis que Microsoft Corp. est représentée par MSFT)
• l’organigramme de la structure de propriété indiquant le pourcentage de propriété et la nationalité de tous les propriétaires
• l’organigramme de la structure de gestion indiquant la structure hiérarchique et la nationalité des dirigeants et des membres clés de la direction
• le certificat de constitution (par exemple, un certificat de modification, un certificat de prorogation ou documents d’enregistrement d’entreprise équivalents)
• les statuts constitutifs actuels (il peut s’agir d’un profil d’entreprise datant de moins de 6 mois avant la date de soumission)

« Autre » : il s’agit d’autres types d’entreprises, telle que :

• les universités
• les institutions financières
• les organisations non constituées en société
• l’Assemblée des Premières Nations

Dans ce cas, veuillez fournir les renseignements suivants ainsi que les documents justificatifs obligatoires :

• des preuves du statut juridique telles que des actes, des chartes, des bandes, etc.
• l’organigramme de la structure de propriété indiquant le pourcentage de propriété et la nationalité de tous les propriétaires
• le tableau de la structure de gestion indiquant la structure hiérarchique et la nationalité des dirigeants et des membres clés de la direction

Site Web de l’organisation (le cas échéant)

Inscrivez l’adresse du site Web de votre organisation.

Veuillez fournir une brève description des activités générales de votre organisation

Pour les organisations, veuillez faire un résumé de vos produits et services et de vos activités commerciales de base ainsi que de vos domaines de spécialisation.

Pour les personnes physiques agissant à titre d’experts-conseils, veuillez faire un résumé de vos services-conseils, de vos domaines d’expertise et de votre expérience professionnelle.

Numéro d’entreprise (le cas échéant)

Un numéro d’entreprise (NE) est un numéro à 9 chiffres exclusif et normalisé servant à désigner une entreprise ou une entité juridique.

Un NE n’est pas obligatoire pour faire l’objet d’une enquête de sécurité au PSC. Il est toutefois utilisé lorsque cela est nécessaire pour désigner de manière positive des organisations portant des noms similaires ou ayant fusionné.

Si vous n’avez pas de NE, n’inscrivez rien dans ce champ.

Pour obtenir un NE, vous devez vous inscrire au SAP Business Network de SPAC.

Renseignez-vous sur la façon de créer un compte SAP Business Network.

S’identifier comme fournisseur diversifié (fournir le profil) (le cas échéant)

Pour en savoir plus sur les fournisseurs sous-représentés, consultez la section sur l’approvisionnement social.

Nombre d’employés au sein de votre organisation ou entité corporative

Entrez le nombre total d’employés de votre organisation. Si vous ne pouvez pas obtenir le nombre exact, veuillez fournir une estimation.

Nombre d’employés qui doivent avoir accès à des renseignements, des biens et des sites protégés et classifiés

Indiquez le nombre approximatif d’employés qui devront avoir accès à des renseignements, à des biens ou à des lieux de travail protégés ou classifiés pour exécuter le travail dans le cadre du contrat gouvernemental.

Lieu d’affaires principal (où le travail est exécuté et où l’entreprise exerce ses activités au quotidien)

Il s’agit d’un lieu d’affaires concret et permanent au Canada où le travail est exécuté et où l’organisation mène ses activités au quotidien. Les lieux suivants ne seront pas acceptés comme lieux d’affaires valides :

• les emplacements virtuels
• les boîtes postales
• les boîtes aux lettres
• les services de réception du courrier
• les espaces de travail partagés
• les bureaux de représentant, etc.

Numéro de téléphone

Indiquez le numéro de téléphone de votre lieu d’affaires principal, y compris l’indicatif de pays et tout numéro de poste.

Numéro de télécopieur (le cas échéant)

Indiquez le numéro de télécopieur de votre lieu d’affaires principal, y compris l’indicatif de pays. Si votre organisation n’a pas de télécopieur, laissez ce champ vide.

Adresse postale (si elle diffère de celle ci-dessus)

Indiquez l’adresse postale de votre lieu d’affaires si elle est différente de son adresse du lieu d’affaires principal.

Section B : Agents de sécurité

Les organisations faisant l’objet d’une enquête de sécurité auprès du PSC doivent nommer un agent de sécurité d’entreprise (ASE). Il est recommandé de nommer un agent de sécurité d’entreprise remplaçant (ASER) pour assurer la continuité lorsque l’ASE n’est pas disponible. Le seul type d’entreprises qui n’est pas tenu de désigner un ASER est celui des propriétaires uniques.

Il est important de fournir le nom des personnes appropriées que vous avez l’intention de nommer en tant qu’ASE et ASER de votre organisation. Ces personnes seront responsables des enquêtes sécurité de l’organisation et sur le personnel.

Les agents de sécurité doivent répondre à tous les critères suivants :

• être un employé de l’organisation
• se trouver physiquement au Canada
• être un citoyen canadien^{Note de bas de page 1} ou, au cas par cas, un résident permanent du Canada
• faire l’objet d’une enquête de sécurité au même niveau que l’organisation (dans certains cas, les ASER peuvent avoir un niveau inférieur)

L’ASE doit également :

• être une personne de confiance
• être au courant de toutes les activités de l’organisation se rapportant aux contrats conclus avec le gouvernement fédéral
• être en contact direct avec les cadres supérieurs clés de l’organisation pour les questions de sécurité
• avoir de l’influence sur les politiques et les procédures internes de l’organisation

L’ASE joue un rôle crucial quant à la capacité d’une organisation de répondre aux exigences du gouvernement fédéral en matière de sécurité des contrats. Ils sont le point de contact officiel avec le PSC et sont chargés d’informer le PSC de tout changement au sein de l’organisation. De plus, ils rendent des comptes en ce qui a trait à toutes les questions de sécurité des contrats. L’ASER partage les responsabilités de l’ASE et remplace ce dernier au besoin.

Pour consulter la liste complète des responsabilités de l’ASE et de l’ASER, veuillez consulter l’annexe A: Lignes directrices sur les responsabilités des agents de sécurité d’entreprise et des agents de sécurité d’entreprise remplaçants du manuel de la sécurité des contrats.

Renseignements qui doivent être saisis dans la section B :

• fournissez le nom de la ou les personne(s) qui sont déjà désignées en tant qu’ASE et ASER de votre organisation, ou qui le seront ultérieurement
• remplissez le tableau en conséquence et, bien que ce ne soit pas toujours nécessaire, envisager de désigner au moins 1 ASER dans l’installation où se trouve l’ASE
• si votre organisation nécessite une autorisation de détenir des renseignements sur 1 ou plusieurs sites, veillez à 
  • fournir le nom d’au moins 2 responsables de la sécurité par site
  • indiquer le lieu physique de ces sites
    • cela est nécessaire, car l’autorisation de détenir des renseignements est spécifique à un site et 2 agents de sécurité sont nécessaires où des documents sensibles seront sauvegardés
    • si vous êtes à court de ligne, fournissez sur une feuille séparée jointe au formulaire tous les renseignements requis sur les remplaçants supplémentaires

Section C : Renseignements sur la structure de gestion de l’organisation

Les sociétés fédérales doivent fournir une liste de leurs dirigeants, au sens de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, et soumettre la documentation justificative déposée auprès de Corporations Canada.

Il faut inclure les personnes suivantes :

• les dirigeants
• les membres du conseil d’administration
• toutes les âmes dirigeantes

Les sociétés provinciales doivent fournir une liste de leurs dirigeants, au sens de la loi de la province dans laquelle elles ont été constituées, et soumettre les documents justificatifs déposés auprès de l’autorité provinciale compétente.

Dans tous les cas, une société doit fournir un organigramme de la structure de gestion indiquant :

• tous les dirigeants et les cadres
• leurs titres officiels
• le nom de la personne occupant chaque poste

Le champ « Pays de résidence principale/domicile national » fait référence au pays où la personne réside actuellement.

La citoyenneté fait référence au statut juridique d’une personne à titre de citoyen d’un pays, acquis par naissance ou par naturalisation. Elle signifie que la personne est membre d’un État ou d’une nation, a le droit de jouir de tous les droits et protections civils prévus par cet État ou cette nation et doit allégeance à son gouvernement.

C1 : Dirigeants

Les dirigeants sont des personnes nommées par le conseil d’administration pour gérer les opérations quotidiennes de l’organisation. Ils occupent des postes de direction et sont responsables de la mise en œuvre des politiques et directives du conseil d’administration. Les titres et fonctions précis des dirigeants peuvent varier en fonction des statuts de la société et des décisions du conseil d’administration (par exemple : président-directeur général, président, dirigeant principal des opérations, dirigeant principal des finances, etc.).

Incluez les documents corporatifs provinciaux/territoriaux/fédéraux à l’appui de l’inscription (par exemple, statuts constitutifs, résolutions du conseil d’administration, modifications, règlements administratifs, etc. et l’organigramme de gestion des ressources humaines illustrant la structure hiérarchique).

Énumérez toutes les personnes nommées par le conseil d’administration, y compris leurs titres tels que président-directeur général, président, dirigeant principal des opérations, dirigeant principal des finances, etc.

Toutes les âmes dirigeantes

Une âme dirigeante est une personne à qui le conseil d’administration a délégué le pouvoir décisionnel de la direction et qui exerce un contrôle sur les activités, les opérations ou la gestion de l’organisation.

Une âme dirigeante peut être un dirigeant, un administrateur, un propriétaire, un partenaire, un gestionnaire ou une autre personne ayant le pouvoir de diriger ou d’influencer les décisions de l’organisation. Une personne peut être considérée comme une âme dirigeante si elle :

• a un pouvoir décisionnel important
• exerce un pouvoir discrétionnaire indépendant au nom de la société
• est responsable des politiques ou des décisions opérationnelles importantes de la société
• a reçu des pouvoirs délégués du conseil ou d’autres hauts dirigeants autorisés

S’il n’y a pas assez de place, veuillez ajouter des lignes ou joindre des pages supplémentaires au besoin.

C2 : Membres du conseil d’administration

Le conseil d’administration est un groupe de personnes élues pour représenter les intérêts des actionnaires d’une société et superviser sa gestion et ses opérations. En tant qu’organe directeur de la société, elles sont responsables de l’orientation stratégique, de la nomination des dirigeants et de la santé et du succès à long terme de l’organisation (par exemple, président du conseil, remplaçants potentiels en l’absence de président, secrétaire, trésorier et administrateurs).

Incluez les documents corporatifs provinciaux/territoriaux/fédéraux à l’appui de l’inscription (par exemple, statuts constitutifs, résolutions du conseil d’administration, modifications, règlements administratifs, etc.).

Dressez une liste de tous les membres du conseil d’administration de votre société. Assurez-vous d’indiquer tous les titres des membres du conseil, y compris président du conseil, le cas échéant, secrétaire, trésorier et administrateur. Si votre organisation ne dispose pas d’un conseil d’administration, ne laissez pas cette section vide. Indiquez simplement « Sans objet » à la première ligne.

S’il n’y a pas assez de place, veuillez ajouter des lignes ou joindre des pages supplémentaires au besoin.

Les documents justificatifs doivent être inclus (voir les instructions à la section A pour plus de détails).

Section D : Partenariat (le cas échéant)

Un partenariat ou une société de personnes est une structure commerciale entre 2 ou plusieurs personnes physiques, sociétés ou fiducies conviennent de partager les bénéfices ou les pertes d’une entreprise.

Si votre organisation est constituée en société en nom collectif (SNC), société en commandite (SEC) ou société à responsabilité limitée SARL), vous devez remplir cette section afin d’indiquer les personnes occupant des postes de direction clés, les partenaires de gestion et les signataires.

• SNC : type de partenariat le plus courant, où tous les partenaires partagent les bénéfices, pertes et responsabilités de l’entreprise
  • il n’est pas obligatoire d’enregistrer une SNC, mais les partenaires rédigent généralement une entente écrite
• SEC : type de partenariat reconnu par le droit commercial canadien
  • une SEC se compose d’au moins 1 SNC et de 1 ou de plusieurs SEC
  • le SNC gère l’entreprise et assume une responsabilité illimitée, tandis que les SEC agissent généralement à titre d’investisseurs et ont une responsabilité limitée à leur investissement
• SARL : type de partenariat reconnu dans les lois sur les partenariats de la plupart des provinces canadiennes, mais pas toutes
  • il n’est autorisé que pour certaines professions, comme celles d’avocat et de comptable

Il faut joindre les documents justificatifs suivants :

• l’entente de partenariat
• une preuve de l’enregistrement du nom d’un partenariat provincial, territorial ou fédéral (le cas échéant)
• l’organigramme de la structure de propriété énonçant le pourcentage de propriété et la nationalité de tous les propriétaires
• un organigramme de la structure de gestion indiquant la structure hiérarchique et la nationalité des associés directeurs

La citoyenneté fait référence au statut juridique d’une personne à titre de citoyen d’un pays, acquis par naissance ou par naturalisation. Elle signifie que la personne est membre d’un État ou d’une nation, a le droit de jouir de tous les droits et protections civils prévus par cet État ou cette nation et doit allégeance à son gouvernement.

Le champ « Pays de résidence principale/domicile national » fait référence au pays où la personne réside actuellement.

Section E : Renseignements sur la propriété

Cette section concerne la propriété de votre organisation. Vous devez remplir cette section, quel que soit le pourcentage de propriété. Si vous n’inscrivez rien dans cette section, le formulaire vous sera retourné. Pour une définition de « type d’entité », veuillez consulter les instructions de la section A.

• Indiquez toutes les personnes, les entités et les sociétés publiques ou privées qui détiennent une participation dans votre organisation faisant l’objet d’une enquête de sécurité
• Indiquez si chaque entité détient une attestation de sécurité d’installation valide délivrée par le PSC de SPAC ou une attestation équivalente délivrée par un autre pays
• Pour les sociétés cotées en bourse, indiquez le symbole boursier
  • un symbole boursier est un code unique, généralement composé de 1 à 4 lettres, utilisé pour identifier les actions d’une entreprise en bourse (par exemple, Apple Inc. est représentée par AAPL, tandis que Microsoft Corp. est représentée par MSFT)
• Le pourcentage de propriété à chaque niveau doit totaliser 100 %
• À titre de document justificatif, vous devez fournir un organigramme opérationnel ou de propriété légale qui indique les pourcentages de propriété à chaque niveau

Les propriétaires uniques ne sont pas tenus de fournir un organigramme opérationnel ou de propriété légale, mais ils doivent toutefois remplir cette section.

La citoyenneté fait référence au statut juridique d’une personne à titre de citoyen d’un pays, acquis par naissance ou par naturalisation. Elle signifie que la personne est membre d’un État ou d’une nation, a le droit de jouir de tous les droits et protections civils prévus par cet État ou cette nation et doit allégeance à son gouvernement.

S’il y a plus de 5 niveaux de propriété, veuillez utiliser une page supplémentaire pour inclure tous les niveaux de propriété, de la propriété directe à la propriété ultime.

E 1 : Niveau de propriété 1 (propriété directe)

Dressez la liste de toutes les personnes, entités et organisations qui détiennent une participation directe dans votre organisation.

Si votre organisation a plus de 1 propriétaire direct, vous devez fournir tous les renseignements requis sur ces propriétaires supplémentaires.

E 2 : Niveau de propriété 2

Pour chaque propriétaire direct énuméré à la section E-1, identifiez leur(s) propriétaire(s) et remplissez tous les champs requis.

Si votre organisation n’a qu’un seul niveau de propriété, indiquez « Sans objet » dans la première ligne et passez à la section suivante du formulaire.

E 3 : Niveau de propriété 3

Veuillez fournir des renseignements sur la propriété des entités énumérées au Niveau de propriété 2. En d’autres termes, identifiez le(s) propriétaire(s) direct(s) de chaque entité de Niveau 2 et remplissez tous les champs requis.

S’il n’y a pas de troisième niveau de propriété, indiquez « Sans objet » à la première ligne et passez à la section suivante du formulaire.

E4 : Niveau de propriété 4

Veuillez fournir des renseignements sur la propriété des entités énumérées au Niveau de propriété 3. En d’autres termes, identifiez le(s) propriétaire(s) direct(s) de chaque entité de Niveau 3 et remplissez tous les champs requis.

S’il n’y a pas de quatrième niveau de propriété, indiquez « Sans objet » à la première ligne et passez à la section suivante du formulaire.

E5 : Niveau de propriété 5

Veuillez fournir des renseignements sur la propriété des entités énumérées au Niveau de propriété 4. En d’autres termes, identifiez le(s) propriétaire(s) direct(s) de chaque entité de Niveau 4 et remplissez tous les champs requis.

S’il n’y a pas de cinquième niveau de propriété, indiquez « Sans objet » à la première ligne et passez à la section suivante du formulaire.

Section F : Justification (pour les renouvellements)

Cette section ne doit être remplie que par les organisations qui font l’objet d’un processus de renouvellement.

Fournissez une liste des contrats fédéraux actifs, des contrats de sous-traitance, des commandes subséquentes, des baux ou des bons de commande qui comportent des exigences en matière de sécurité dans le cadre du PSC.

Veuillez indiquer ce qui suit :

• numéro de contrat et type de contrat (par exemple, commande subséquente, bail, contrat de sous-traitance, programme national)
• coordonnées du ministère contractant et de l’agent de négociation des contrats
• nom de l’autorité contractante ou de l’entrepreneur principal
• niveau de sécurité requis et date d’expiration

Le PSC a besoin de cette information pour vérifier que des copies de vos instruments d’approvisionnement figurent au dossier, et pour obtenir toute documentation manquante, au besoin.

Section G : Certification et consentement

Cette section doit être remplie, signée et datée par la personne concernée :

• pour les sociétés, les autres entités et les propriétaires uniques 
  • l’un des dirigeants énumérés à la section C1
• pour les partenariats 
  • l’un des partenaires énumérés à la section D

La signature doit être faite à la main ou être une signature électronique valide. Les signatures en police de caractères électronique de style manuscrit seront refusées.

Le fait de ne pas fournir les informations requises, de fournir des informations fausses ou trompeuses, ou de dissimuler un fait important dans cette demande peut entraîner ce qui suit :

• pour les organisations déjà titulaires d’une attestation
  • un refus ou une révocation de l’attestation de sécurité de votre organisation
  • la clôture administrative de toute cote de fiabilité et/ou autorisation de sécurité du personnel délivrée à votre organisation
  • une interdiction immédiate pour vous de travailler sur des contrats nécessitant de telles autorisations
• pour les organisations qui n’ont pas encore fait l’objet d’une enquête de sécurité, cela peut empêcher l’octroi d’une cote de fiabilité ou d’une autorisation de sécurité

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Formulaire de demande d’inscription