Modifications au processus d’enquête de sécurité sur le personnel : Phase 1

Le Programme de sécurité des contrats (PSC) a mis en œuvre ces modifications en phases pour permettre aux intervenants et aux clients gouvernementaux d’adapter leurs politiques, leurs pratiques et leurs procédures d’approvisionnement internes.

Obtenir des informations sur les modifications apportées au processus d'enquête de sécurité : Phase 2.

Modification des critères d’admissibilité des enquêtes de sécurité sur le personnel

Une analyse des volumes de traitement du PSC a révélé que plus de 80 % du personnel du secteur privé ayant fait l’objet d’une enquête de sécurité au cours des 5 dernières années n’a pas participé à un contrat ou à un contrat de sous-traitance comportant des exigences de sécurité. Puisque le traitement des demandes d’enquêtes de sécurité sur le personnel se faisait peu importe si ces dernières étaient appuyées ou non par une exigence contractuelle valide, les personnes ayant légitimement besoin d’enquêtes de sécurité devaient attendre plus longtemps que nécessaire pour les obtenir.

Ainsi, pour améliorer la prestation de services et faire progresser le programme de modernisation de l’approvisionnement, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en œuvre des changements au processus d'enquête de sécurité du PSC par phases, en commençant par les critères d'admissibilité pour l'enquête de sécurité sur le personnel dès le 4 octobre 2021.

Modifications au processus d’enquête de sécurité sur le personnel

La première phase a été mise en œuvre le 4 octobre 2021. Elle avait pour but de vous donner suffisamment de temps pour examiner les produits de communication révisés et les directives. Cela vous a permis de mettre en œuvre les changements nécessaires au sein de votre organisation.

En date du 4 octobre 2021, les enquêtes de sécurité sur le personnel sont effectuées pour les personnes qui :

• sont tenues d’accéder à des renseignements/biens ou des sites protégés ou classifiés pour exécuter des travaux dans le cadre d’un contrat, sous-contrat ou bail en vigueur
• sont tenues d’accéder à des renseignements/biens ou des sites protégés ou classifiés lors de la phase de préqualification d’un processus d’approvisionnement
• ont été identifiées comme ressource dans la présentation d’une soumission et doivent détenir l’autorisation de sécurité requise lors de l’attribution du contrat
• participent à un programme multinational

Dans cette section

• Les avantages de cette modification pour les organisations privées
• Modification qui s’applique à toutes les demandes d’enquête de sécurité sur le personnel
• Le processus d’approvisionnement fédéral est harmonisé avec cette modification
• Souplesse au sein du Programme de sécurité des contrats
• Directives sur la justification de l’exigence de sécurité dans les demandes d’enquête de sécurité sur le personnel
• Utiliser des contrats actifs pour demander une enquête de sécurité sur le personnel pour un contrat à venir
• Contrat à mentionner si votre organisation a besoin d'embaucher quelqu'un pour travailler sur plusieurs contrats actifs avec des exigences de sécurité
• Validité des enquêtes de sécurité sur le personnel
• Processus d’enquête de sécurité sur les organisations
• Processus de sous-traitance
• Copies exigées de tous les contrats de sous-traitance attribués comportant des exigences de sécurité
• Organisations avec un contrat actif sans aucune trace dans la base de données du programme de sécurité des contrats
• Fournisseurs canadiens qui soumissionnent pour des contrats étrangers
• Améliorer les délais des enquêtes de sécurité

Les avantages de cette modification pour les organisations privées

Le fait de recentrer les activités liées aux enquêtes de sécurité sur le personnel sur les individus ayant une exigence de sécurité valide aura les avantages suivants :

• traitement plus rapide des enquêtes de sécurité sur le personnel
• meilleur soutien à l’industrie dans la prestation des activités et des services importants au profit des Canadiens
• fardeau amoindri pour l’industrie, en particulier pour les agents de sécurité d’entreprise (ASE) et les remplaçants
• amélioration des délais pour les approvisionnements actifs et urgents

Modification qui s’applique à toutes les demandes d’enquête de sécurité sur le personnel

Cette modification s’applique à toutes les nouvelles demandes, y compris la mise à jour, la mise à niveau, la réactivation, le transfert et la duplication les enquêtes de sécurité reçues le 4 octobre 2021 ou après. Les demandes reçues avant le 4 octobre 2021 sont restées en attente de traitement.

Le processus d’approvisionnement fédéral est harmonisé avec cette modification

Cette modification s’applique à tous les approvisionnements fédéraux de biens, de services et d’activités de construction.

Les agents d’approvisionnement de SPAC qui attribuent les contrats au nom d’autres ministères n’exigeront plus que les soumissionnaires détiennent les autorisations de sécurité nécessaires à la date de clôture des soumissions dans leurs documents de demande de soumissions. Les soumissionnaires auront plutôt jusqu’à la date d’attribution du contrat pour obtenir les autorisations de sécurité nécessaires. Les agents d’approvisionnement de SPAC peuvent déjà consulter cette approche dans les modèles uniformisés de SPAC.

Souplesse au sein du Programme de sécurité des contrats

Le PSC continuera d’accepter, sauf indication contraire, les demandes d’enquête de sécurité sur le personnel en prévision d’une exigence future provenant :

• organisations qui doivent détenir les autorisations de sécurité nécessaires pour leur personnel à la date de clôture des soumissions
  • pour des contrats autres que ceux de SPAC
  • pour des demandes d’offres à commandes et des demandes d’arrangements en matière d’approvisionnement
• organisations sous-représentées

Directives sur la justification de l’exigence de sécurité dans les demandes d’enquête de sécurité sur le personnel

Les ASE et les agents de sécurité d’entreprise remplaçants (ASER) doivent fournir une justification de l’exigence d’enquête de sécurité dans leurs demandes d’enquête de sécurité sur le personnel en utilisant l’un des 3 types de justification.

Pour obtenir des directives détaillées pour remplir le formulaire, consultez comment remplir le Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F).

Utiliser des contrats actifs pour demander une enquête de sécurité sur le personnel pour un contrat à venir

Les organisations peuvent seulement soumettre des demandes d’enquête de sécurité sur le personnel qui appartiennent à la liste de justifications acceptables du PSC.

Contrat à mentionner si votre organisation a besoin d'embaucher quelqu'un pour travailler sur plusieurs contrats actifs avec des exigences de sécurité

L’ASE ou l’ASER doit citer en référence le contrat ou le contrat de sous-traitance auquel l’employé sera principalement affecté. Par exemple, si l’employé alloue 25 % de son temps au contrat A et 75 % au contrat B, l’ASE ou l’ASER doit faire référence au contrat B dans la section A du Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel (SCT/TBS 330-23F).

Validité des enquêtes de sécurité sur le personnel

Ces changements n'affecteront pas la période de validité des enquêtes de sécurité sur le personnel. Les enquêtes de sécurité sur le personnel réalisées avant et après le 4 octobre 2021 continueront d’être valides jusqu’à la date indiquée sur le Formulaire du certificat d’enquête de sécurité et profil de sécurité (SCT/TBS 330-47F). On rappelle aux organisations qu’elles sont responsables de mettre fin aux enquêtes sur le personnel qui ne sont plus nécessaires et de faire le suivi des enquêtes existantes.

Processus d’enquête de sécurité sur les organisations

Ces changements n'affecteront pas le processus d’enquête de sécurité sur les organisations. Les modifications au processus d’enquête de sécurité sur les organisations seront effectuées ultérieurement.

Processus de sous-traitance

Ces changements n'affecteront pas le processus de sous-traitance. Le PSC continuera de réaliser les enquêtes de sécurité sur le personnel pour les ressources de sous-traitants légitimes assujettis à une exigence de sécurité valide pour aider l’entrepreneur principal ou le bailleur à respecter ses obligations contractuelles. Les responsables du PSC ont également entrepris un examen du processus de sous-traitance en vue de le rendre plus simple et plus souple pour les entrepreneurs principaux et les sous-traitants. L’information concernant le nouveau processus de sous-traitance amélioré sera bientôt présentée, mais pour l’instant, c’est le statu quo.

Copies exigées de tous les contrats de sous-traitance attribués comportant des exigences de sécurité

Le PSC continue d’exiger des copies de tous les contrats de sous-traitance attribués et de toutes les modifications aux contrats de sous-traitance comportant des exigences en matière de sécurité afin d’assurer la prestation efficace et opportune des services d’enquête de sécurité sur le personnel aux sous-traitants.

Les entrepreneurs principaux doivent envoyer une copie de leurs contrats de sous-traitance au PSC, y compris les copies de toute modification aux contrats de sous-traitance :

• pour les contrats de sous-traitance attribués à un fournisseur canadien : tpsgc.ssicontrats-isscontracts.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca
• pour ceux attribués à un fournisseur étranger : tpsgc.dgsssiprojetintl-dobissintlproject.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Organisations avec un contrat actif sans aucune trace dans la base de données du programme de sécurité des contrats

Le ministère responsable du contrat a la responsabilité de fournir au PSC une copie du contrat ou de la convention de bail, y compris toute modification afférente. Les organisations qui attribuent des contrats de sous-traitance comportant des exigences de sécurité à d’autres organisations sont responsables de fournir des copies de leurs contrats de sous-traitance au PSC.

Dans le cas des contrats et contrats de sous-traitance attribués à des organisations canadiennes par des gouvernements étrangers, des organisations internationales ou des fournisseurs étrangers, il incombe à l’organisation canadienne de fournir une copie du contrat ou du contrat de sous-traitance au PSC, y compris toute modification afférente.

Occasionnellement, le PSC ne reçoit pas de copie du contrat, du contrat de sous-traitance ou de la convention de bail. La saisie des renseignements contractuels dans la base de données du PSC peut également avoir été retardée. Si vous avez une copie de votre contrat, contrat de sous-traitance ou convention de bail, vous pouvez la transmettre au PSC à tpsgc.ssicontrats-isscontracts.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

Fournisseurs canadiens qui soumissionnent pour des contrats étrangers

Il n'y aura pas d'incidence sur les fournisseurs canadiens qui soumissionnent pour des contrats étrangers comportant des exigences de sécurité internationale et de l’Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN). Les contrats qui font intervenir des renseignements classifiés de l’étranger ou de l’OTAN doivent continuer d’assurer la liaison avec le PSC afin de s’assurer que la sollicitation ou le contrat étranger s’inscrit dans le cadre du PSC et de ses engagements internationaux.

À la demande d’un partenaire gouvernemental étranger, le PSC continuera à valider et à mettre à jour les autorisations de sécurité du fournisseur canadien ou à en établir des nouvelles, si le ministère étranger ou le fournisseur canadien peut démontrer que l’exigence relative à l’enquête de sécurité sur le personnel est liée à une activité d’approvisionnement légitime. Dans sa justification, le ministère étranger ou le fournisseur canadien doit présenter un numéro de contrat ou de sollicitation valide ou des détails sur le programme multinational.

Améliorer les délais des enquêtes de sécurité

En mettant en œuvre une approche plus ciblée pour les enquêtes de sécurité sur le personnel, le PSC s’attend à l’amélioration suivante pour les délais de traitement des demandes simples d’enquêtes de sécurité sur le personnel :

• Cote de fiabilité
  • actuellement : 7 jours ouvrables, dans 85 % des cas
  • cible : 4 jours ouvrables, dans 85 % des cas
• Autorisation de sécurité de niveau « Secret »
  • actuellement : 75 jours ouvrables, dans 80 % des cas
  • cible : 35 jours ouvrables, dans 80 % des cas

Ces délais de traitement plus courts ne sont pas de nouvelles normes de service. Il s’agit d’objectifs fixés par le PSC, en fonction de projections, afin de mesurer son rendement. À mesure que le PSC mettra en œuvre les modifications, il surveillera son rendement et ajustera ses normes de services, si nécessaire.