Introduction au module libre-service de Phénix

Les employés utilisent le libre-service de Phénix pour vérifier leurs renseignements personnels ainsi qu’inscrire leurs heures, leurs congés et leurs demandes de congé. La fonction de libre-service permet également aux employés de suivre en tout temps leur statut dans Phénix.

La présente fiche d’information comprend des conseils utiles qui permettront aux employés de disposer des ressources et des renseignements dont ils ont besoin pour utiliser le libre-service de Phénix et éviter les erreurs courantes.

Sur cette page

• Conseil 1 : Établir la relation employé-gestionnaire (article 34)
• Conseil 2 : Entrer les heures et les congés
• Conseil 3 : Examiner et vérifier les exceptions
• Conseil 4 : Recevoir et examiner les paiements

Conseil 1 : Établir la relation employé-gestionnaire (article 34)

Cette relation permet aux gestionnaires d’approuver les heures, les congés et la paye pour services supplémentaires, entre autres, des employés. Lorsqu’un nouveau gestionnaire (article 34) vous est attribué, mettez à jour la relation employé-gestionnaire en utilisant le libre-service de Phénix.

Conseil 2 : Entrer les heures et les congés

Sachez quand utiliser le libre-service de Phénix pour déclarer des heures et présenter des demandes de congé.

Les employés d’organisations qui utilisent PeopleSoft 8.9 (SGRH GC) devraient déclarer :

• le temps positif;
• les heures supplémentaires;
• les congés non payés de cinq jours consécutifs ou moins.

Les employés d’organisations qui utilisent PeopleSoft 9.1 (Mes RHGC) devraient déclarer :

• le temps positif;
• les heures supplémentaires.

Les employés utilisant Mes RHGC doivent présenter des demandes de congé non payé de cinq jours consécutifs ou moins au moyen des outils de libre-service du système PeopleSoft RH.

Conseil 3 : Examiner et vérifier les exceptions

Phénix met à jour de nuit et automatiquement les exceptions liées à la gestion du temps (accessibles uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) ou les erreurs, lorsqu'une entrée n'est pas conforme à la convention collective pertinente ou aux autres règles concernant la gestion du temps.

Certaines exceptions créent des problèmes avec les paiements

Les employés ou les gestionnaires doivent corriger les exceptions pour assurer le traitement des paiements. Les gestionnaires (articles 34) doivent approuver les entrées, puis l’autorisateur (article 33) doit autoriser ces entrées avant qu’elles soient incluses dans une période de paye donnée. Les retards au chapitre de l’approbation et de l’autorisation feront en sorte que les paiements seront reportés.

Pour éviter des retards :

• faire attention au moment de la saisie des heures pour éviter les erreurs;
• vérifier les entrées le jour suivant la saisie pour en faire l’examen et corriger les exceptions, le cas échéant;
• examiner le rapport sur les heures payables pour vérifier l’état des entrées (p. ex., approuvé, refoulé, refusé).
• confirmer que le gestionnaire (article 34) a approuvé les entrées de temps.

Conseil 4 : Recevoir et examiner les paiements

• Comprendre le fonctionnement du calendrier de la paye.
• Apprendre à connaître le nouveau talon de paye.