Ententes de détachement

Cette section décrit les rôles et responsabilités des diverses parties impliquées dans le traitement des ententes de détachement.

Sur cette page

• Description du processus
• Responsabilités de l’employé
• Responsabilités du gestionnaire (organisation d’attache et organisation d’accueil)
• Responsabilités des ressources humaines (organisation d’attache et organisation d’accueil)
• Responsabilités des Finances (organisation d’attache et organisation d’accueil)
• Responsabilités de la source fiable
• Responsabilités du Centre des services de paye

Description du processus

Un détachement est le déplacement temporaire d’un employé vers un autre ministère ou organisme de l’administration publique centrale ou vers une autre organisation pour laquelle le Conseil du Trésor du Canada est l’employeur.

En tant que déplacement latéral, un détachement permet à un employé d’assumer les fonctions d’un poste qui existe déjà ou de s’occuper d’un projet spécial dans une autre organisation. L’employé conserve son poste d’attache au sein de l’organisation d’origine et est rémunéré par cette dernière. Une entente de détachement est l’instrument d’acceptation de l’accord convenu et doit clairement indiquer que l’employé reprendra son poste d’attache à la fin de son détachement.

Responsabilités de l’employé

Les employés ont la responsabilité de signer l’entente de détachement.

Pour les demandes d’heures supplémentaires, l’employé a la responsabilité de remplir le formulaire intitulé Rapport sur la paye pour services supplémentaires/travail par équipe et autorisation (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Pour les demandes de congé, l’employé est responsable de remplir le formulaire intitulé Demande de congé et rapport d’absence (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Responsabilités du gestionnaire (organisation d’attache et organisation d’accueil)

Les gestionnaires de l’organisation d’attache (détachement à l’externe) et de l’organisation d’accueil (détachement à l’interne) sont responsables d’aviser les ressources humaines du détachement en suivant les procédures organisationnelles.

Les gestionnaires (article 34) sont tenus :

• de signer l’entente de détachement;
• d’aviser les Finances pour s’assurer qu’ils fassent le transfert de tous les paiements salariaux de l’organisation d’attache à l’organisation d’accueil.

Heures supplémentaires et congés

Le gestionnaire disposant de pouvoirs délégués en vertu de l’article 34 de l’organisation d’accueil doit autoriser les heures supplémentaires ou le congé, et envoyer l’autorisation au gestionnaire disposant de pouvoirs délégués en vertu de l’article 34 de l’organisation d’attache.

Responsabilités des ressources humaines (organisation d’attache et organisation d’accueil)

Les ressources humaines de l’organisation d’attache sont tenues de :

• saisir en temps opportun les renseignements personnels et relatifs à l’emploi dans le Système de gestion des ressources humaines et vérifier l’exactitude de ces données;
• faire parvenir l’entente de détachement par l’entremise d’une source fiable par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagné d’un Formulaire de demande d’intervention de paye.

Les ressources humaines de l’organisation d’accueil sont tenues de :

• préparer l’entente de détachement;
• saisir les informations dans le Système de gestion des ressources humaines.

Responsabilités des Finances (organisation d’attache et organisation d’accueil)

Les Finances de l’organisation d’attache et de l’organisation d’accueil sont responsables de rapprocher les règlements interministériels liés au versement du salaire.

Les Finances de l’organisme d’attache sont responsables d’autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Responsabilités de la source fiable

À la réception d’une entente de détachement, la source fiable est responsable d’authentifier les signatures figurant sur les demandes en format papier avant qu’elles ne soient transmises par les ministères au Centre des services de paye, notamment :

• l’authentification de la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers ou le budget du gestionnaire;
• l’authentification de la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés).

Responsabilités du Centre des services de paye

Le Centre des services de paye est tenu de :

• vérifier la liste des sources fiables;
• modifier les cotisations syndicales, si nécessaire.

Si la situation syndicale d’un employé est modifiée, le formulaire intitulé Identification d’un agent négociateur – Avis de modification doit être rempli et envoyé aux syndicats touchés.

S’il y a un retard dans la modification de la situation syndicale d’un employé, le Centre des services de paye est tenu :

• d’envoyer le formulaire de demande de paiement (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) aux Finances, par courriel crypté ou par télécopieur, pour les aviser qu’un paiement doit être fait à l’unité de négociation;
• de recouvrer les montants dus auprès de l’employé (pour obtenir plus de détails, se reporter à la DR 2012-006 Recouvrement des cotisations syndicales versées par l’employeur).