Avance de salaire d’urgence

Cette section décrit les rôles et responsabilités des parties impliquées dans le processus de demande et de traitement des avances de salaire d’urgence.

Sur cette page

• Description du processus
• Responsabilités de l’employé
• Responsabilités du gestionnaire
• Responsabilité des Finances
• Responsabilités de la source fiable
• Responsabilités du Centre des services de paye

Description du processus

Le Centre des services de paye peut émettre une avance de salaire d’urgence aux employés qui respectent certains critères d’admissibilité.

Critères d’admissibilité

Une avance de salaire d’urgence peut seulement être émise aux employés dans les situations suivantes :

• à la nomination initiale, à la réaffectation ou au retour d’un congé non payé;
• si une paye normale n’est pas reçue.

Montant maximal de la demande

Le montant de la demande d’avance de salaire d’urgence ne doit pas excéder les deux tiers du montant brut de la paye de l’employé.

Le Centre des services de paye traitera uniquement les demandes de salaire d’urgence qui sont accompagnées de l’un des éléments suivants :

• une lettre d’offre (puisque cela est fait lors de la nomination initiale ou de la réaffectation);
• la confirmation d’un gestionnaire, à la suite d’une période de congé non payé.

Traitement des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada énonce que les avances de salaire d’urgence et les paiements prioritaires ne sont pas considérés comme des avances en vertu du Règlement sur les avances comptables, mais plutôt comme des paiements pour services rendus pour lesquels les employés n’ont pas encore été rémunérés.

Pour veiller à ce que nous traitions les recouvrements systématiquement, nous devons recouvrer ces paiements de la même façon que pour les trop-payés.

Références

• Flexibilités supplémentaires à l’égard du recouvrement des trop-payés, des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires
• Directive sur les conditions d’emploi (Directive)

Responsabilités de l’employé

L’employé doit parler avec son gestionnaire s’il souhaite présenter une demande d’avance de salaire d’urgence.

Responsabilités du gestionnaire

Les gestionnaires sont tenus :

• de déterminer si une avance de salaire d’urgence peut être accordée, conformément à la Directive sur les conditions d’emploi;
• d’obtenir l’approbation pour la demande d’avance de salaire d’urgence en suivant les procédures ministérielles;
• de transmettre la demande d’avance de salaire d’urgence par écrit, en suivant les étapes suivantes : 
  • étape no 1 : remplir un Formulaire de demande d’intervention de paye
  • étape no 2 : remplir et signer la demande d’avance de salaire d’urgence
  • étape no 3 : demander à la source fiable :
    • de valider la signature
    • de soumettre la demande au Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye.

Responsabilités des Finances

À la réception du Formulaire Demande d'avance de salaire d'urgence ou de paiement prioritaire (formulaire GC-214) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) envoyé par le Centre des services de paye, le personnel des Finances est tenu :

• d’obtenir l’autorisation de l’avance de salaire d’urgence en vertu de l’article 34 (conformément aux processus ministériels liés à la signature);
• d’émettre le paiement de l’avance de salaire d’urgence;
• d’envoyer le formulaire avance de salaire d'urgence (ASU) ou paiement prioritaire (PP) signé par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye.

Responsabilités de la source fiable

À la réception d’une demande d’avance de salaire d’urgence envoyée par un gestionnaire, la source fiable est tenue de :

• s’assurer que les signatures figurant sur les demandes en format papier transmises au Centre des services de paye sont authentifiées, notamment : 
  • la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers ou sur le budget du gestionnaire;
  • la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes soumises par les ministères (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés).

Responsabilités du Centre des services de paye

Le Centre des services de paye est tenu de :

• communiquer avec l’employé pour l’informer du moment où le premier chèque de paye normale sera prêt s’il doit arriver au-delà des normes de service indiquées dans la politique du Conseil du Trésor ou les conditions d’emploi pertinentes;
• vérifier la liste des sources fiables pour toutes les demandes d’avance de salaire d’urgence;
• calculer le montant de l’avance de salaire d’urgence en fonction de la demande présentée par le gestionnaire et les particularités de l’embauche ou du retour de congé en fournissant :
  • cette information aux Finances au moyen d’un Formulaire Demande d'avance de salaire d'urgence ou de paiement prioritaire (formulaire GC-214) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada);
  • de la documentation d’appui aux Finances, y compris le numéro de cas.

Lorsque les Finances reçoivent le formulaire ASU ou PP signé, cela autorise le Centre des services de paye à établir le processus de recouvrement en tant que processus établi.