Inscrire les nouveaux employés dans le système de paye
Lorsque de nouveaux employés sont embauchés, les professionnels des ressources humaines doivent s’occuper de recueillir et d’envoyer tous les documents nécessaires au Centre des services de paye : Service du courrier, et ces documents doivent être accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye. De plus, les professionnels des ressources humaines sont chargés de créer le dossier du nouvel employé dans PeopleSoft.
Documents relatifs à l’embauche
- Lettre d’offre et d’acceptation (en cas d’exception)
- Comprend l’horaire de travail à temps partiel, s’il y a lieu.
- Serment ou affirmation solennelle signé
- S’applique seulement aux employés qui sont embauchés en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.
- Renseignements sur le code d’identification de dossier personnel (CIDP)
- Pour les employés qui n’ont pas de CIDP, un nouveau CIDP doit être créé au moyen du NAS, du nom de famille, des initiales et de la date de naissance de l’employé.
Renseignements sur l’employé (tirés du questionnaire sur les renseignements sur l’emploi ou d’un document équivalent)
L’employé doit signer et dater un document contenant les détails suivants :
- initiales;
- nom de famille;
- nom officiel;
- numéro d’assurance sociale;
- date de naissance;
- état civil;
- sexe;
- langue de préférence;
- code de la première langue officielle;
- coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence;
- adresse postale;
- numéro de téléphone;
- service antérieur au sein de la fonction publique.
Autres formulaires requis
- Formulaires fiscaux (formulaire TD1, formulaire d’impôt provincial)
- Inscription au dépôt direct
- Versements supplémentaires, s’il y a lieu (exemple : formulaire Indemnités de postes isolés)
Renseignements à saisir dans PeopleSoft
- Coordonnées exactes de l’employé
- Dossier de l’employé