Services professionnels pour les installations du génie logiciel

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité (SE) fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus de sélection concurrentiel des Services professionnels pour les installations du génie logiciel.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :

Exigences du projet

BDO a été embauché le 18 octobre 2021 à SE pour observer le processus de sélection concurrentiel des Services professionnels pour les installations du génie logiciel émis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au nom du ministère de la Défense nationale (MDN), sous l’invitation W8486-217807. BDO est un tiers indépendant dans le cadre de cette activité.

Le présent rapport porte sur les activités du SE du 18 octobre 2021 jusqu’à la conclusion de la phase d’évaluation.

Nous avons examiné l’ensemble des renseignements fournis et avons observé ou surveillé toutes les activités pertinentes.

Le présent rapport comporte :

• notre attestation d’assurance
• un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat
• nos observations pertinentes découlant des activités exécutées

Mandat et observations du surveillant de l’équité

Dans cette section

• Phase consultative de l’industrie
• Phase de demande de propositions

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons :

• pris connaissance des documents pertinents
• observé l'ensemble du processus d'approvisionnement
• relevé des points relatifs à l'équité à l'autorité contractante (AC)
• vérifié au besoin que les réponses étaient raisonnables et appropriées

Ce qui suit est un résumé des activités surveillées et des observations connexes depuis la date de début du processus du 18 octobre 2021 jusqu'à la fin de la phase d’évaluation qui s'est terminée le 4 août 2022.

Phase consultative de l’industrie

Documents examinés

Au cours de cette phase, le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• documents de demande de renseignements (DR), y compris l’ébauche de la demande de propositions (DP) et les tableaux de réponse
• questions et réponses de clarification pendant la période d'affichage
• correspondance avec l'industrie

Période d’affichage de la phase consultative de l’industrie

La DR a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 19 janvier 2022, dans le cadre de l'invitation W8486-217807/A afin de fournir à l'industrie les perspectives d'approvisionnement et solliciter des commentaires, le cas échéant, concernant la documentation d'appel d'offres. Pendant la période d'ouverture, aucune modification n'a été publiée. La DR a pris fin le 8 février 2022.

Observations du surveillant de l’équité

Au cours de cette phase, le SE a fait les observations suivantes :

• les documents de la DR ont été examinés par le SE avant leur publication sur achatsetventes.gc.ca
• le SE a examiné toutes les ébauches et la version finale de la DR avant leur publication
  • les rétroactions ont été intégrés au besoin, le cas échéant
• les instructions de consultations avec l'industrie fournies dans les documents initiaux de la DR étaient clairement énoncées
• le SE a examiné les commentaires du MDN sur les réponses à la DR des répondants

Toute observation ou demande de clarification formulée par le SE a été traitée par l'AC. L'AC a été réceptif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

Aucun problème d'équité n'a été relevé par le SE pendant la phase consultative de l'industrie.

Phase de demande de propositions

Documents examinés

Au cours de la phase de DP, le SE a reçu les documents suivants pour examen :

• commentaires du MDN et recommandations de l’AC en ce qui concerne les réponses à la DR des répondants
• documents provisoires et finaux de la DP
• questions et réponses de clarification pendant la période d'affichage
• addenda
• correspondance avec l'industrie

Période d’affichage

La DP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 18 mai 2022, dans le cadre de l'invitation no W8486-217807/B. Pendant la période d'affichage des offres, 2 modifications ont été émise. La DP a pris fin le 27 juin 2022.

Deux offres ont été reçues avant la date et l'heure de fermeture de l'invitation.

Évaluation de l’offre

Phase 1 : Évaluation des soumissions financières

Sur la base du processus de conformité des soumissions en phases (PCSP) phase 1, un examen des soumissions financières a été entrepris et il a été déterminé par l’AC que les 2 soumissions financières comprenaient tous les renseignements requis.

Phase 2 : Évaluation des soumissions techniques

Le matériel d'évaluation de la DP a été fourni au SE le 6 juillet 2022 précédant la séance de pré-évaluation qui a eu lieu la même journée.

Sur la base du PCSP phase 2, soumissions techniques, il a été déterminé par l'AC que les 2 soumissions techniques comprenaient toutes les informations requises pour les critères techniques obligatoires qui étaient assujettis au PCSP.

Le processus suivant a été entrepris pour évaluer les soumissions techniques à la DP :

• chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et noté la réponse dans son cahier de travail de l'évaluateur
• une fois les examens indépendants terminés, les responsables de l'approvisionnement du MDN ont tenus les réunions avec les évaluateurs du MDN pour convenir de l'évaluation consensuelle
• le 2 août 2022, l'AC a fourni les cahiers consensuels au SE avant la rencontre consensuelle pour fin d'examen
• le 4 août 2022, les responsables de l'approvisionnement du MDN ont tenu un compte rendu des réunions de consensus à l'AC de TPSGC et au SE pour les exigences obligatoires et cotées
  • les membres de l'équipe d'évaluation étaient également présents
• les 2 soumissions ont été déclarées recevable

Phase 3 : Évaluation finale des soumissions

Au cours de cette phase, l'AC a terminé l'évaluation des soumissions jugées conformes aux exigences examinées aux phases 1 et 2. Les soumissions été évaluées conformément à l'ensemble des exigences de la demande de soumissions, y compris les critères d'évaluation techniques et financiers.

Observations du surveillant de l’équité

Le SE a examiné les documents provisoires et finaux de la DP et toutes les ébauches de modifications à la DP, y compris les réponses aux questions de clarification.

Pendant la période d'affichage, les demandes de clarification par les soumissionnaires potentiels ont été traitées par l'AC et des modifications ont été émises.

Toute observation ou demande de clarification formulée par le SE a été traitée par l'AC. L'AC a été réceptif en fournissant des éclaircissements à la demande du SE.

L'examen des documents par le SE et le suivi des activités pendant la phase d'évaluation de la DP ont tenu compte des principes suivants d'équité, d'ouverture et de transparence :

• le plan d'évaluation était conforme aux documents d'approvisionnement publiés
• tous les membres de l'équipe d'évaluation ont été choisis et confirmés avant la réception des soumissions
• les critères de notation et les outils d'évaluation ont été établis avant la réception des réponses et étaient conformes à la DP
• les soumissions ont été enregistrées dès leur réception, indiquant clairement qu'elles ont été soumises à temps

Aucun problème d'équité n'a été relevé par le SE pendant la phase d'évaluation.

Documents de référence

Les documents relatifs à l’invitation W8486-217807 sont disponibles sur AchatsCanada ou auprès du bureau de projet.

Addenda au rapport final

6 juin 2023

Addenda au rapport final en date du 30 août 2022 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel de Services professionnels pour l'installation du génie logiciel du directeur de l'administration du programme des systèmes de commandement terrestre du MDN.

Le présent addenda couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et les comptes rendus.

Attribution du contrat, communications et compte rendu

Un contrat a été attribué le 1 mai 2023. Un compte rendu écrit a été fourni au soumissionnaire non-retenu, expliquant les résultats de l'évaluation. Le SE a examiné toute la correspondance et a observé les rencontres avec les soumissionnaires. Le processus mené était conforme aux exigences de la DP. Tous les soumissionnaires ont été traités de manière équitable.

Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve ci-dessous concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel de Service professionnels pour l'installation du génie logiciel du directeur de l'administration du programme des systèmes de commandement terrestre du MDN jusqu’à sa conclusion le 1 mai 2023.

Selon notre avis professionnel, le processus d’approvisionnement concurrentiel que nous avons observé ou surveillé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par :