Renseignements à fournir avec une soumission ou une offre et à mettre à jour

L’article 13 de la politique exige que les fournisseurs soumettent une liste des noms aux fins de vérification lorsqu’ils présentent une soumission ou une offre pour des contrats et des accords immobiliers auxquels la politique s’applique.

Les noms fournis seront vérifiés avant l’attribution du contrat ou de l’accord immobilier afin de s’assurer que le fournisseur n’a pas été déclaré inadmissible ou suspendu, de sorte qu’il ne peut faire affaire avec le gouvernement du Canada.

Indépendamment du statut du fournisseur au titre de la politique, il s’agit d’une exigence obligatoire pour l’attribution d’un contrat ou d’un accord immobilier auquel la politique s’applique.

Les noms suivants doivent être fournis aux fins de vérification :

• Dans le cas d’un propriétaire unique, le nom du propriétaire
• Dans le cas d’une société privée, le nom de tous les administrateurs et de toutes les personnes ou entités qui détiennent au moins 5 % des actions
• Dans le cas d’une société cotée en bourse, le nom de tous les administrateurs
• Dans le cas d’une société à but non lucratif, le nom de tous les administrateurs
• Dans le cas d’une société en nom collectif, le nom de tous les partenaires
• Dans le cas d’une société en commandite et d’une société à responsabilité limitée :
  • le nom des tous les associés généraux, accompagnés :
    • si l’associé général est une société cotée en bourse ou une société à but non lucratif, du nom de tous les administrateurs
    • si l’associé général est une société privée, du nom de tous les administrateurs et de toutes les personnes ou entités qui détiennent au moins 5 % des actions
  • Dans le cas d’une fiducie :
    • le nom des fiduciaires, accompagnés :
      • si le fiduciaire est une société cotée en bourse ou une société à but non lucratif, du nom de tous les administrateurs
      • si le fiduciaire est une société privée, du nom de tous les administrateurs et de toutes les personnes ou entités qui détiennent au moins 5 % des actions

Ces renseignements doivent être joints à la soumission ou à l’offre du fournisseur. Si les renseignements ne sont pas transmis avec une soumission ou une offre, celle-ci sera jugée non conforme ou le fournisseur sera exclu de l’attribution d’un contrat ou d’un accord immobilier. Ces renseignements peuvent être fournis en utilisant le formulaire pour la liste des noms aux fins de vérification de l’intégrité.

En présentant une soumission ou une offre en réponse à une invitation à un appel d’offres ou à un accord immobilier, le fournisseur certifie ce qui suit :

1. qu’il a lu et qu’il comprend la Politique d’inadmissibilité et de suspension (la politique)
2. qu’il comprend que certaines circonstances, décrites dans la politique, entraîneront ou pourraient entraîner une détermination d’inadmissibilité ou une suspension conformément à cette dernière
3. qu’il est au courant que le Canada peut demander des renseignements, des attestations et des validations supplémentaires auprès de l’offrant ou d’un tiers, afin de prendre une décision à l’égard de son inadmissibilité ou de sa suspension
4. qu’aucune circonstance mentionnée sous la rubrique « Renseignements sur les accusations, les condamnations et d’autres circonstances » dans le formulaire de déclaration d’intégrité – également décrite à l'Annexe 2 de la politique – susceptible d’entraîner une détermination d’inadmissibilité ou de suspension ne s’appliquent à lui, à ses affiliés ou aux premiers sous-traitants qu’il propose
5. qu’il n’est au courant d’aucune décision d’inadmissibilité ou de suspension rendue par le Canada à son sujet

Si un fournisseur n’est pas en mesure de fournir toutes les attestations énumérées ci dessus, il doit soumettre un formulaire de déclaration d’intégrité dûment rempli au Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs.

Si un fournisseur est en mesure d’attester de sa conformité dans le cadre de sa soumission ou de son offre, il n’a pas à remplir le formulaire de déclaration d’intégrité.

Dans les cas où l’on demande au fournisseur de fournir des renseignements supplémentaires, y compris des validations de tiers, des attestations, des formulaires de consentement, etc., le fournisseur doit fournir les renseignements demandés dans les délais prescrits. Le non-respect de cette exigence pourrait rendre le fournisseur inadmissible à obtenir des contrats ou à conclure des accords immobiliers avec le Canada.

Si des renseignements fournis par les fournisseurs avec une offre ou une soumission changent, les fournisseurs doivent présenter les renseignements mis à jour par écrit.

• Pendant l’évaluation des soumissions ou des offres, un fournisseur doit, dans les 10 jours ouvrables, informer par écrit l’autorité contractante de tout changement ayant des répercussions sur la liste des noms soumise
• Après l’attribution du contrat et pendant toute la durée d’un contrat ou d’un accord immobilier, les fournisseurs doivent informer le Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs, dans les 22 jours ouvrables, de :
  • toute accusation, condamnation ou autre circonstance pertinente aux fins de la politique concernant le fournisseur lui-même, ses affiliées ou ses premiers sous-traitants
  • tout changement ayant des répercussions sur la liste des noms soumise avec l’offre ou la soumission

Le registraire peut être contacté par courrier à l’adresse fournie sur la page pour Communiquer avec le Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs, en l’adressant aux soins du Registraire d’inadmissibilité et de suspension.