Services internes et catégories de renseignements personnels

Cette page énumère toutes les catégories de documents et tous les fichiers de renseignements personnels ordinaires en usage à Services publics et approvisionnements Canada. Elle décrit aussi les catégories de renseignements personnels en vigueur à notre ministère.

Services internes

Les Services internes sont les groupes d'activités et de ressources connexes que le gouvernement fédéral considère comme étant des services à l'appui de programmes et/ou nécessaires pour permettre à une organisation de s'acquitter de ses obligations générales. Les services internes désignent les activités et les ressources des 10 services distincts qui soutiennent l'exécution des programmes au sein de l'organisation, sans égard au modèle de prestation des services internes de l'organisation. Ces services sont les suivants : Services de gestion des acquisitions, services de communication, services de gestion financière, services de gestion des ressources humaines, services de gestion de l'information, services de technologie de l'information, services juridiques, services de gestion du matériel, services de gestion et de surveillance, services de gestion des biens immobiliers.

Services de gestion des acquisitions

Les services de gestion des acquisitions concernent les activités entreprises pour appuyer l'acquisition de biens, de services ou de services de construction identifiés comme nécessaires pour qu'un ministère puisse remplir son mandat et son objectif. Il s'agit des activités suivantes :

traitement
suivi
établissement de rapports
élaboration et mise en œuvre de politiques et procédures en matière d'approvisionnement
élaboration et mise en œuvre d'activités qui favorisent la bonne gestion des contrats d'approvisionnement

Catégorie de documents en matière d'approvisionnement et de marchés

Fichier de renseignements personnels concernant les marchés de services professionnels

Services de communication

Les services de communication comprennent les activités entreprises pour garantir que les communications du gouvernement du Canada sont gérées efficacement et bien coordonnées et qu'elles répondent aux divers besoins d'information du public. Ces activités permettent de veiller à ce que le public reçoive les informations du gouvernement et que les opinions et les préoccupations du public soient prises en compte dans la planification, la gestion et l'évaluation des politiques, des programmes, des services et des initiatives.

Cette catégorie de services internes concerne les communications ministérielles, qui touchent l'ensemble du ministère, qu'il s'agisse de communications internes destinées à tous les employés ou de communications externes au nom du ministère.

Catégorie de documents en matière des communications

Fichier de renseignements personnels sur les communications internes
Fichier de renseignements personnels sur les communications publiques

Services de gestion financière

Les services de gestion financière comprennent les activités entreprises au sein du ministère pour assurer l'utilisation prudente des ressources financières et leur gestion efficace, efficiente et économique. Les activités comprennent la planification, la budgétisation, la comptabilité, le calcul des coûts, l'établissement de rapports, le contrôle et la surveillance, l'analyse, l'aide à la décision et le conseil, ainsi que les systèmes financiers.

Catégorie de documents en matière de gestion financière

Fichier de renseignements personnels sur les comptes créditeurs
Fichier de renseignements personnels sur les comptes débiteurs
Fichier de renseignements personnels sur les cartes d'achat

Services de gestion des ressources humaines

Les services de gestion des ressources humaines comprennent les activités liées à la planification des ressources humaines et à l'établissement de rapports; à l'examen, à l'évaluation et au développement de la conception organisationnelle; à l'examen et à l'évaluation des descriptions de poste et des classifications; au soutien des processus de dotation; à la collecte et au traitement des données relatives aux employés aux fins de la rémunération, des congés et les mutations; à l'identification et à la coordination des besoins de formation et d'apprentissage à l'échelle de l'organisation; à la promotion des valeurs, de l'éthique et de l'équité en matière d'emploi;, à la gestion des programmes de reconnaissance et de récompense des employés; à la gestion du lieu de travail et aux relations professionnelles; ainsi qu'au développement et à la maintenance des systèmes d'information sur les ressources humaines au sein de l'organisation.

Catégorie de documents en matière de prix : fierté et reconnaissance

Fichier de renseignements personnels sur le Programme de la reconnaissance

Catégorie de documents en matière de classification des postes

Fichier de renseignements personnels sur la dotation

Catégorie de documents en matière de rémunération et d'avantages sociaux

Fichier de renseignements personnels sur les présences et les congés
Fichier de renseignements personnels sur la rémunération et les avantages

Catégorie de documents relatifs à l'équité en matière d'emploi et diversité

Fichier de renseignements personnels sur l'équité en emploi et diversité

Catégorie de documents en matière d'accueil

Fichier de renseignements personnels sur l'accueil

Catégorie de documents en matière de planification des ressources humaines

Fichier de renseignements personnels sur la planification des ressources humaines
Fichier de renseignements personnels sur les garderies en milieu de travail

Catégorie de documents en matière de relations de travail

Fichiers de renseignements personnels sur les plaintes déposées en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne
Fichier de renseignements personnels sur les mesures disciplinaires
Fichier de renseignements personnels sur les griefs
Fichier de renseignements personnels sur le harcèlement et la violence
Fichiers de renseignements personnels sur la divulgation d'information sur les actes fautifs commis en milieu de travail
Fichiers de renseignements personnels sur les codes de valeurs et d'éthique du secteur public et le(s) code(s) de conduite organisationnel(s)

Catégorie de documents en matière de santé et sécurité au travail

Fichier de renseignements personnels sur l'aide aux employés
Fichier de renseignements personnels sur le harcèlement et la violence
Fichier de renseignements personnels sur la santé et sécurité au travail
Fichier de renseignements personnels sur les accidents d'automobile, de bateau, d'embarcation et d'avion

Catégorie de documents en matière de langues officielles

Fichier de renseignements personnels sur les langues officielles

Catégorie de documents sur l'évaluation de la gestion du rendement

Fichier de renseignements personnels sur les mesures disciplinaires
Fichier de renseignements personnels sur le Programme de gestion du rendement des employés

Catégorie de documents en matière de recrutement et de dotation

Fichier de renseignements personnels sur les demandes d'emploi
Fichier de renseignements personnels sur le dossier personnel d'un employé
Fichier de renseignements personnels sur la gestion des talents des cadres supérieurs
Fichier de renseignements personnels sur le filtrage de sécurité du personnel
Fichier de renseignements personnels sur la dotation
Fichiers de renseignements personnels sur les codes de valeurs et d'éthique du secteur public et le(s) code(s) de conduite organisationnel(s)

Catégorie de documents en matière de réinstallation

Fichier de renseignements personnels sur la réinstallation

Catégorie de documents sur la formation et le perfectionnement

Fichier de renseignements personnels sur la formation et le perfectionnement

Services de gestion de l'information

Les services de gestion de l'information comprennent les activités entreprises pour assurer une gestion efficace et efficiente de l'information afin d'appuyer la fourniture de programmes et de services, de favoriser une prise de décision éclairée, de faciliter la responsabilisation, la transparence et la collaboration, et de préserver et garantir l'accès à l'information et aux documents au profit des générations actuelles et futures. La gestion de l'information est la discipline qui dirige et soutient la gestion efficace et efficiente de l'information dans une organisation, depuis la planification et le développement des systèmes jusqu'à l'élimination ou la conservation à long terme.

Catégorie de documents en matière d'accès à l'information et protection des renseignements personnels

Fichier de renseignements personnels sur les demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Catégorie de documents en matière de gestion de l'information

Fichier de renseignements personnels sur les services de bibliothèque

Services de technologie de l'information

Les services de technologie de l'information comprennent les activités entreprises pour parvenir à une utilisation efficiente et efficace de la technologie de l'information (TI) afin de soutenir les priorités du gouvernement et l'exécution des programmes, d'accroître la productivité et d'améliorer les services au public. Les activités de gestion des TI comprennent la planification, le développement (ou l'acquisition) et l'exploitation des TI, des télécommunications, de l'infrastructure et des applications.

Catégorie de documents en matière de technologie de l'information

Fichier de renseignements personnels sur les journaux de contrôle des réseaux électroniques

Services juridiques

Les services juridiques comprennent les activités entreprises pour permettre aux ministères et aux organismes gouvernementaux de mener à bien les priorités et les objectifs liés à la politique, aux programmes et à la prestation de services dans un cadre juridique bien établi. Les activités comprennent la fourniture des services suivants : avis juridiques, litiges et services législatifs.

Catégorie de documents en matière de services juridiques

Services de gestion et de surveillance

Les services de gestion et de surveillance comprennent les activités entreprises pour veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral soient conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux plans applicables. Les activités comprennent la fourniture d'orientations stratégiques, la gouvernance et la planification intégrée, l'affectation des ressources et la prise de décisions en matière d'investissements, ainsi que l'analyse de l'exposition aux risques et la détermination de contre-mesures appropriées.

Catégorie de documents en matière de coopération et de liaison

Fichiers de renseignements personnels sur les exigences de la Loi sur le lobbying
Fichier de renseignements personnels sur les activités de sensibilisation

Catégorie de documents en matière de services à la haute direction

Fichier de renseignements personnels sur la correspondance à la direction

Catégorie de documents en matière de vérification interne et d'évaluation

Fichier de renseignements personnels sur l'évaluation
Fichier de renseignements personnels sur la vérification interne
- Catégorie de documents en matière de planification et l'établissement de rapports

Services de gestion du matériel

Les services de gestion du matériel comprennent les activités entreprises pour s'assurer que le matériel peut être géré par les ministères d'une manière durable et financièrement responsable qui soutient l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux. La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor définit le matériel comme étant « tous biens meubles acquis par Sa Majesté du chef du Canada, à l'exception de l'argent et des dossiers ». Les biens meubles sont des biens tangibles qui comprennent une vaste gamme de biens comme l'équipement (par exemple le matériel de bureau, le matériel de TI, le matériel de télécommunications et le matériel scientifique), le mobilier et l'ameublement, ainsi que les biens de grandes dimensions (par exemple les véhicules et les navires). La plupart des dépenses liées au matériel sont des dépenses propres à des programmes en particulier. Toutefois, à titre de Services internes, les services de gestion du matériel comprennent les dépenses associées au soutien en matière de politique et au soutien administratif offerts aux personnes responsables de la gestion et de l'élimination du matériel de l'ensemble du ministère.

Catégorie de documents en matière de gestion du matériel

Fichier de renseignements personnels sur les accidents d'automobile, de bateau, d'embarcation et d'avion

Services de gestion des biens immobiliers

Les services de gestion des biens immobiliers comprennent les activités entreprises pour garantir que les biens immobiliers (par exemple les terrains, les ponts et les bâtiments) sont gérés de manière durable et financièrement responsable tout au long de leur cycle de vie, afin de soutenir la mise en œuvre rentable et efficace des programmes gouvernementaux. La plupart des dépenses des services de gestion des biens immobiliers fédéraux sont imputées à des programmes en particulier. En tant que service interne, les services de gestion des biens immobiliers se limitent aux dépenses associées aux locaux à bureaux qui ne sont pas financés par SPAC, ainsi qu'aux dépenses des services de gestion des biens immobiliers. Sont également incluses dans cette catégorie les dépenses de tous les ETP qui fournissent des conseils stratégiques en matière de biens immobiliers aux praticiens de la gestion des biens immobiliers de l'ensemble du ministère.

Catégorie de documents en matière de gestion des biens immobiliers

Fichier de renseignements personnels sur la gestion des biens immobiliers

Services de voyage et autres services administratifs

Les services de voyage et autres services administratifs comprennent les services de voyage du gouvernement du Canada, ainsi que les autres services internes qui n'entrent pas directement dans l'une des catégories de services internes.

Catégorie de documents en matière de services administratifs

Fichier de renseignements personnels sur le stationnement

Catégorie de documents en matière de conseils d'administration, de comités et de conseils

Fichier de renseignements personnels sur les nominations par le Gouverneur en conseil
Fichier de renseignements personnels sur les membres de conseils d'administration, de comités et de conseils

Catégorie de documents en matière de planification de la continuité des activités

Fichier de renseignements personnels sur la planification de la continuité des activités

Catégorie de documents en matière de divulgation aux organismes d'enquête

Fichier de renseignements personnels sur la divulgation aux organismes d'enquête

Catégorie de documents en matière de divulgation proactive

Fichier de renseignements personnels sur l'accueil
Fichier de renseignements personnels sur les voyages

Catégorie de documents en matière de sécurité

Fichier de renseignements personnels sur les contrôles d'accès physique
Fichier de renseignements personnels sur la divulgation d'information sur les actes fautifs commis en milieu de travail
Fichier de renseignements personnels sur le filtrage de sécurité du personnel
Fichier de renseignements personnel sur les incidents de sécurité et les atteintes à la vie privée

Catégorie de documents en matière de voyages

Fichier de renseignements personnels sur les voyages

Catégories de renseignements personnels

Les catégories de renseignements personnels servent à décrire les renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou qui ne sont pas récupérables au moyen d'un identificateur personnel, entre autres les opinions, les plaintes ou la correspondance non sollicitées. Les catégories sont ajoutées pour veiller à ce que les institutions rendent compte de tous les renseignements personnels qu'elles détiennent.

Publications du gouvernement du Canada

Cette catégorie de renseignements personnels contient de l'information au sujet des personnes qui communiquent avec la Direction des publications du gouvernement du Canada (anciennement la Direction des éditions et des services de dépôt) par l'intermédiaire du service à la clientèle ou en ligne.

L'information sert au traitement de demandes de renseignements ou de requêtes. L'information comprend les noms, adresses, numéros de téléphone et courriels des clients.

Cette catégorie de renseignements personnels comprend les membres du public, les employés fédéraux et les personnes représentant des entreprises, des bibliothèques, des écoles (tous les niveaux), ainsi que des organismes de santé et communautaires qui se sont renseignés sur les publications du gouvernement du Canada.

Le nom, l'adresse, le courriel et le numéro de téléphone de ces personnes pourraient être communiqués à une autre institution du gouvernement fédéral si la demande concerne cette institution.

Demandes de droits

La Division des opérations du receveur général reçoit des courriers non sollicités à l'adresse postale du receveur général de la part de membres du public souhaitant faire valoir un droit ou déposer une plainte d'ordre général. Les demandes sont numérisées et une réponse générique est renvoyée à l'expéditeur, accompagnée d'une copie papier de la documentation originale. Les copies numérisées des demandes sont conservées pour une durée indéterminée dans nos dossiers et sont classées par date de correspondance. Les correspondances peuvent contenir différents types de renseignements personnels sur le demandeur, en fonction de ce que ce dernier a décidé d'inclure (nom, coordonnées, renseignements financiers, etc.).

Registre des projets

Dans l'exercice de son mandat, le ministère génère et reçoit une grande quantité de renseignements et de correspondance liés aux projets de travaux. Ces projets comprennent l'acquisition, l'aliénation, l'expropriation et la gestion de biens immobiliers; la réparation et la démolition de bâtiments, d'autoroutes et de constructions maritimes; les services de dragage et la gestion de la flotte; ainsi que la fourniture de services de recherche, de développement et de conseils qui s'y rattachent.

Cette catégorie renferme souvent les opinions et points de vue personnels de certaines personnes; l'évaluation du rendement des entrepreneurs et des experts‑conseils; des renseignements financiers relatifs à la gestion des projets et toute autre correspondance associée à des projets particuliers. Les renseignements personnels de cette catégorie sont conservés pendant les périodes qui s'appliquent aux fichiers généraux dans lesquels ils sont stockés.

Les dossiers des projets sont classés selon le lieu. Par conséquent, toute demande de consultation de renseignements personnels versés dans les dossiers exige que la personne intéressée fournisse le lieu de réalisation du projet en particulier ainsi que la nature du projet.

Curriculums vitae et lettres de présentation

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) reçoit souvent des curriculums vitae et des lettres de présentation non sollicités de la part de personnes à la recherche d’un emploi ou d’un changement de carrière. Ces documents contiennent généralement des renseignements personnels sur leur auteur, entre autres leurs études, leur expérience et leurs aspirations professionnelles, leurs coordonnées et leurs loisirs. Ils contiennent aussi parfois des numéros d’identification. Les curriculums vitae et les lettres de présentation non sollicités peuvent circuler à l’interne à des fins de recrutement. Si la personne accepte une offre d’emploi de l’organisation, ses renseignements pertinents peuvent être versés à son dossier personnel. Les personnes qui demandent accès aux renseignements personnels doivent indiquer, dans le corps de leur demande, la ou les adresses de courriel auxquelles elles ont envoyé leurs documents.

Sondages et études sur l’expérience utilisateur

SPAC mène plusieurs types d’activités de recherche hors du cadre de la recherche sur l’opinion publique, notamment différents types de sondages et de recherche sur l’expérience utilisateur. Ces activités peuvent donner lieu à la collecte de renseignements personnels sur les participants, comme leur nom, leurs coordonnées, leur identité de genre, des renseignements biographiques, des renseignements relatifs à l’équité, leurs préférences linguistiques, leurs opinions, leurs recommandations et leurs comportements, ainsi que des photos. Sauf indication contraire dans l’avis de confidentialité applicable, les renseignements personnels sont dépersonnalisés peu après leur collecte. Les renseignements personnels qui permettent d'identifier les participants sont alors détruits au même titre que des renseignements éphémères. Les personnes qui demandent accès aux renseignements personnels doivent indiquer, dans le corps de leur demande, l'organisation responsable de l'activité de recherche.

Sondages liés à la formation

Les formations virtuelles animées par un instructeur peuvent donner lieu à la collecte de renseignements personnels sur les participants sous forme de sondages réalisés dans une conversation ou en direct. Les renseignements recueillis peuvent être conservés automatiquement dans la plateforme virtuelle pendant une courte durée. Ces sondages permettent aux instructeurs d'améliorer les activités d’apprentissage en rendant leurs séances de formation plus interactives et en recueillant les commentaires des participants. Les renseignements personnels susceptibles d’être recueillis peuvent porter sur l’expérience professionnelle des participants, leurs fonctions actuelles, leur parcours scolaire, les raisons pour lesquelles ils suivent la formation et leurs attentes envers celle-ci. Les personnes qui demandent accès aux renseignements personnels doivent indiquer, dans le corps de leur demande, le nom de l'organisation qui offre la formation.

Enregistrements et transcriptions d'appels vidéo

À SPAC, plusieurs outils permettent de participer à des appels vidéo et, souvent, de les enregistrer et d'en transcrire les discussions pour des raisons opérationnelles ou d'accessibilité. Ces enregistrements et ces transcriptions peuvent contenir des renseignements visuels sur les utilisateurs et leur environnement de télétravail, des renseignements audio comme la voix des utilisateurs, ainsi que des réflexions et des opinions de ceux-ci qui ne concernent pas nécessairement le travail. Les personnes qui demandent accès aux renseignements personnels doivent indiquer, dans le corps de leur demande, le groupe responsable de la création et de l’utilisation des enregistrements ou des transcriptions.

Détails de la page

2026-09-22