Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur l'accès à l’information 1er avril 2024 au 31 mars 2025

Introduction

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) a le plaisir de présenter au Parlement son Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (la loi), conformément à l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Ce rapport analyse les données tirées de notre Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information pour la période du 1er avril 2024 au 31 mars 2025. Il fait également état des nouvelles tendances, des activités de formation, des plaintes et de la surveillance ayant trait à la manière dont nous appliquons la loi.

La loi a pour objet d’énoncer le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents placés sous le contrôle des institutions fédérales. Elle prévoit que l’information gouvernementale doit être accessible au public, que les exceptions à ce droit doivent être précises et limitées, et que les décisions quant à la communication de l’information gouvernementale devraient faire l’objet d’un examen indépendant du gouvernement.

La loi vise à compléter, et non à remplacer, les modalités existantes d’accès aux documents. Elle ne vise pas à restreindre l’accès aux renseignements qui sont normalement mis à la disposition du public. Nous nous engageons à respecter l’esprit et l’intention de la loi, et favorisons l’établissement d’une culture axée sur l’ouverture et la transparence.

Le présent rapport n’est pas destiné à satisfaire aux exigences en matière de déclaration pour les filiales non opérationnelles (« papier ») de l’institution ou pour toute autre institution non opérationnelle.

Mandat du SCDATA

Le SCDATA a été créé avec l’entrée en vigueur, le 1er novembre 2014, de la Loi sur le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs. Nous sommes responsables de fournir des services de soutien et des installations à 12 tribunaux administratifs fédéraux et le Conseil national mixte au moyen d’un guichet unique et intégré. Le SCDATA supporte le Tribunal de la protection de l’environnement du Canada conformément à un protocole d’entente (PE) conclu avec Environnement et Changement climatique Canada.

Nous offrons des services spécialisés dont chaque tribunal a besoin pour remplir son mandat (par exemple, services de greffe, recherche et analyse, services juridiques et toute autre activité liée au mandat ou aux dossiers particuliers d’un tribunal), ainsi que des services internes (par exemple, ressources humaines, services financiers, gestion et technologies de l’information, aménagement des locaux, sécurité, planification et communications). Par ces services spécialisés, nous contribuons à améliorer l’accès à la justice pour les Canadiennes et Canadiens.

Le ministre de la Justice et procureur général du Canada et ministre responsable de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique est responsable du SCDATA. L’administrateur en chef est l’administrateur général et premier dirigeant du SCDATA.

Nous soutenons les tribunaux administratifs et autres organismes suivants :

• Commission de révision agricole du Canada (CRAC)
• Conseil canadien des relations industrielles (CCRI)
• Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels (CCEEBC)
• Tribunal canadien des droits de la personne (TCDP)
• Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE)
• Tribunal de la concurrence (TC)
• Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF)
• Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs (TPFD)
• Tribunal de la sécurité sociale du Canada (TSS)
• Tribunal des revendications particulières du Canada (TRP)
• Tribunal d’appel des transports du Canada (TATC)
• Tribunal de la protection de l’environnement du Canada (TPEC)
• Conseil national mixte (CNM)

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est chargé de l’application de la loi au nom du SCDATA. Il s’assure que le SCDATA respecte les lois, les règlements et les politiques du gouvernement et élabore des normes et des directives organisationnelles relatives à la loi. L’autorité compétente pour exercer ces responsabilités est officiellement établie dans l’arrêté de délégation en vertu de la loi et du Règlement sur l’accès à l’information, signé par l’administrateur en chef du SCDATA (annexe A — arrêté de délégation).

L’administrateur en chef du SCDATA délègue ses pouvoirs, son autorité et ses responsabilités aux personnes occupant les postes suivants :

• Directrice générale ou directeur général, Direction des services généraux

• Secrétaire ministériel, secrétariat ministériel

• Gestionnaire et coordonnatrice ou coordonnateur de l’AIPRP, bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La gestionnaire ou le gestionnaire du Bureau de l’AIPRP agit à titre de coordinatrice ou coordonnateur de l’AIPRP du SCDATA et dispose d’une délégation de pouvoir pour toutes les questions relatives à l’accès à l’information et à la protection de la vie privée. Le Bureau de l’AIPRP fait partie du secrétariat ministériel, qui relève de la direction des services de gestion. Le Bureau coordonne toutes les demandes que le SCDATA reçoit en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Bureau se compose de la gestionnaire ou du gestionnaire, d’une conseillère principale ou d’un conseiller principal en AIPRP et de deux analystes. Au cours la période visée par le présent rapport, une consultante ou un consultant en AIPRP a également soutenu l’équipe dans les activités liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l’AIPRP reçoit, coordonne et traite les demandes conformément à la loi. Il sensibilise l’ensemble de notre organisation aux questions qui se rapportent à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels et assure les responsabilités en matière de déclaration connexe prévues dans la loi. Le Bureau fournit également des conseils spécialisés et des orientations à la haute gestion et au personnel du SCDATA sur la manière d’appliquer et d’interpréter la loi.

Nous n’avons conclu aucun accord de service en vertu de l’article 96 de la loi au cours de la période visée par le présent rapport.

Rendement de 2024 à 2025

Cette section présente les principaux renseignements sur le rendement du SCDATA pour l’exercice 2024 à 2025. Voir l’annexe B pour le rapport statistique complet.

Au cours de la période de déclaration, nous avons reçu au total 61 demandes formelles en vertu de la loi. À cela s’ajoutent 5 demandes reportées de l’exercice précédent, soit 66 demandes au total. Nous avons traité 60 de ces demandes. Les 6 demandes restantes ont été reportées au nouvel exercice (2025 à 2026).

Nous avons répondu à 58 demandes formelles d’accès à l’information dans les délais prévus par la loi, ce qui représente 97 % des 60 demandes clôturées en 2024 à 2025.

Comme le montre le tableau 2, entre les exercices 2016 à 2017 et 2024 à 2025, le nombre total de demandes a augmenté de façon générale, passant de 62 en 2016 à 2017 à un sommet de 123 en 2023 à 2024. Il y a eu une légère baisse à 109 en 2024 à 2025. Le nombre de demandes officielles a augmenté de façon constante, passant de 18 en 2016 à 2017 à 61 en 2024 à 2025. Le nombre de demandes informelles fluctue davantage d’une année à l’autre, allant de 17 en 2016 à 2017 à 1 en 2019 à 2020, puis remontant à 37 en 2024 à 2025. Cette récente hausse des demandes informelles pourrait refléter un changement dans la manière dont les gens préfèrent accéder à l’information ou interagir avec les services.

En revanche, les demandes de consultation ont diminué au fil du temps. Après avoir atteint un sommet de 43 en 2017 à 2018, ce nombre est tombé à 11 en 2024 à 2025, avec seulement de légères variations entre les deux périodes. Si les demandes de consultation ont diminué, la hausse constante du volume global des demandes donne à penser que la clientèle utilise davantage d’autres canaux.

Dans l’ensemble, les données montrent une évolution dans les tendances observées en matière de demandes. Les demandes officielles et informelles représentent désormais une part plus importante du total, ce qui reflète l’évolution du comportement de la clientèle et de ses attentes en matière de services.

Formation et sensibilisation

Afin d’améliorer la connaissance et la compréhension de la loi dans l’ensemble du SCDATA, le Bureau de l’AIPRP a offert des séances de formation.

Le Bureau de l’AIPRP offre régulièrement des formations informelles aux agentes et agents de liaison ministériels sur la manière d’appliquer la législation relative à l’AIPRP. Ces agentes et agents aident à produire les documents demandés et fournissent des éclaircissements sur l’objet des demandes.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Bureau de l’AIPRP a également donné des séances d’information informelles sur la partie 2 de la loi, au besoin.

Le Bureau de l’AIPRP a promu l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels en assurant le suivi de la participation du personnel à la formation obligatoire de l’École de la fonction publique du Canada (COR502). À la fin de la période visée par le présent rapport, 86 % du personnel actif avait suivi la formation. Cela représente une augmentation de 5 % par rapport à la période précédente, au cours de laquelle 81 % du personnel avait suivi la formation. Le Bureau de l’AIPRP travaille actuellement à l’élaboration d’un programme de formation interne plus solide destiné à une clientèle diversifiée au sein de l’organisation.

Politiques, lignes directrices et procédures

Le SCDATA suit les politiques et les orientations en matière d’accès à l’information du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Au cours de la période visée par le présent rapport, le SCDATA a mis en place un document de procédures afin de guider le personnel du Bureau de l’AIPRP dans le traitement des demandes avec le nouveau système de gestion des cas, ATIPXpress.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

Le SCDATA est une entité gouvernementale au sens de l’article 81 de la loi. Comme cette entité figure à l’annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, elle doit se conformer aux exigences énoncées dans la partie 2 de la loi.

Tableau 4 — Publication proactive

Dans l’ensemble, nous avons répondu à 94 % des publications proactives qui étaient attendues au cours de la période visée par le présent rapport dans les délais impartis par la législation. Cela représente une amélioration significative par rapport à la période 2023 à 2024 où nous avions répondu à 79 % des publications proactives dans les délais impartis par la législation. L’augmentation de 15 % montre que des progrès continus ont été accomplis pour se conformer pleinement aux exigences législatives en matière de publication proactive.

Nous continuons à améliorer les processus opérationnels et à accroître l’accès public conformément à la partie 2 de la loi. Nous avons élaboré et mis en œuvre un cadre afin de faciliter le processus de publication proactive, en décrivant clairement les étapes à suivre et en aidant le personnel à comprendre les rôles, les responsabilités et les implications définis dans la législation.

Initiatives et projets visant à améliorer l’accès à l’information

Au cours de la période visée par le présent rapport, nous avons travaillé à l’amélioration du système de gestion des cas mis en place au cours de l’exercice précédent. Nous avons appliqué les mises à jour et les améliorations du système au fur et à mesure qu’elles étaient disponibles et avons travaillé avec le fournisseur de services pour adapter la plateforme à nos besoins opérationnels.

Conformément à l’engagement du gouvernement du Canada envers la réconciliation avec les peuples autochtones, nous avons continué à dispenser les personnes autochtones qui soumettent des demandes d’accès à l’information ou de protection de la vie privée de payer les frais.

Nous avons également affiné nos procédures internes de traitement des demandes. Il s’agissait notamment de rediriger les demandes de documents qui sont plus facilement accessibles par d’autres mécanismes, comme ceux visés par le principe de publicité des débats.

En outre, nous avons surveillé le respect des obligations de publication proactive prévues à la partie 2 de la loi et continué à prendre des mesures pour améliorer la conformité et le respect des délais.

Résumé des principales questions en litige et mesures prises à la suite des plaintes

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Commissariat à l’information du Canada a reçu 15 nouvelles plaintes concernant la manière dont le SCDATA a traité les demandes d’accès à l’information. Dans 14 de ces cas, les parties plaignantes ont déclaré que nous avons demandé à tort des prorogations de délai. La commissaire a cessé d’enquêter sur ces 14 plaintes et les a considérées comme résolues à la fin de la période visée par le présent rapport.

L’autre plainte portait sur le fait que nous n’avions pas effectué une recherche adéquate des documents en réponse à une demande. La commissaire a jugé que cette plainte n’était pas fondée.

Le Commissariat a également terminé l’enquête sur une plainte datant de la période de déclaration 2022 à 2023. La commissaire a jugé que cette plainte n’était pas non plus fondée.

À la fin de la période de référence 2023 à 2024, nous n’avions aucune plainte active.

Frais

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse rapport annuellement au Parlement des frais perçus par l’institution. Le tableau 5 présente les frais d’accès à l’information perçus par le SCDATA en vertu de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Depuis le 21 juin 2019, nous ne pouvons exiger que des frais de demande de 5 $ en vertu de l’article 7 du Règlement. La Directive sur les demandes d’accès à l’information, publiée le 13 juillet 2022, permet aux institutions de renoncer à ces frais le cas échéant.

Le tableau 5 présente un résumé des renseignements financiers liés à tous les frais perçus par le SCDATA au titre de la Loi sur l’accès à l’information.

Contrôle de la conformité

Annexe A - Loi sur l’accès à l’information - Arrêté de délégation

Arrêté de délégation
Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu des paragraphe 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’Administrateur en chef du Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont l’Administrateur en chef est, en qualité de responsable du Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs, investi par les dispositions des Lois ou des règlements mentionnés en regard de chaque poste.

Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Fait à Ottawa dans la province de l'Ontario, ce jour du mois de 2024.

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Orlando Da Silva, MB
Administrateur en chef

Annexe

Pouvoirs, attributions et fonctions délégués en vertu des paragraphe 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements connexes.

Annexe B - Loi sur l’accès à l’information - Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution: Service canadien d'appui aux tribunaux administratifs

Période d'établissement de rapport: 4/1/2024 au 3/31/2025