Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Exercice 2020-2021

Sur cette page

1. Introduction
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
3. Résultat de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2020-2021
4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs
5. Résultats de l’évaluation annuelle des fournisseurs de services communs au cours de l’exercice 2020-2021
6. Plan d’action des fournisseurs de services communs pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs

1. Introduction

Ce document présente un résumé des mesures prises par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), qui comprend des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Il est possible de trouver des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les programmes du Secrétariat dans ses plus récents Plan ministériel et Rapport sur les résultats ministériels.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Secrétariat est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure est formalisée dans le Cadre de contrôle interne en matière de gestion financière du Secrétariat, qui est approuvé par le secrétaire, et comprend les éléments suivants :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité liés à la gestion du contrôle interne;
• un Bureau des valeurs et de l’éthique, qui offre des programmes de formation et de sensibilisation et qui a produit un code de conduite ministériel;
• des activités de communication et des séances de formation continue sur les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et de contrôle;
• des moyens de surveillance et des mises à jour régulières sur la gestion du contrôle interne en plus de rapports sur les résultats d’évaluation et de plans d’action connexes à l’intention de la haute direction ministérielle et du Comité d’audit du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le Comité d’audit est un comité consultatif indépendant et objectif du Secrétariat. Il a pour fonction de fournir des conseils au secrétaire concernant le caractère adéquat et le fonctionnement du processus de gestion du risque du Secrétariat, du contrôle et du cadre de gouvernance.

2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers

Le Secrétariat a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers, telles qu’elles sont décrites ci‑dessous.

Ententes en matière de services communs

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l’approvisionnement en biens et en services, conformément à la délégation de pouvoirs du Secrétariat qui lui sont délégués, en plus de fournir des services de biens immobiliers.
• Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques au Secrétariat.
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) au Secrétariat dans les domaines des centres de données et des services des réseaux.
• Le Secrétariat, un organisme central, offre des services liés aux régimes d’assurance destinés aux fonctionnaires fédéraux et il est responsable de la gestion centralisée du paiement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi (le Régime de pension de retraite de la fonction publique, le Régime d’assurance‑emploi [AE], le Régime de pensions du Canada ou le Régime des rentes du Québec [RPC/RRQ] et le Régime de prestations supplémentaires de décès) pour le compte d’autres ministères et organismes.

Les lecteurs de cette annexe peuvent se reporter aux annexes des organisations susnommées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF relativement à ces services.

Le Secrétariat compte sur d’autres fournisseurs de services externes et ministères pour le traitement de certaines opérations ou informations ayant une incidence sur les états financiers, comme décrit ci‑dessous.

Ententes particulières

• Le Bureau de l’actuaire en chef, qui relève du Bureau du surintendant des institutions financières Canada, prépare une évaluation actuarielle du Régime de pension de retraite de la fonction publique.
• SPAC s’occupe de l’administration quotidienne du Régime de pension de retraite de la fonction publique.
• SPAC s’occupe de l’administration quotidienne de certaines dépenses financées par l’administration centrale, comme les cotisations de l’employeur au titre du RPC/RRQ, les cotisations d’assurance‑emploi et les cotisations sociales provinciales. Ces types de dépenses sont consignés dans les états financiers du Secrétariat en tant que fonds pangouvernementaux, et elles reflètent le rôle du Conseil du Trésor à titre d’employeur de la fonction publique.
• Le Secrétariat se fonde sur les contrôles internes d’un certain nombre de sociétés d’assurances (à l’heure actuelle, la Sun Life du Canada, compagnie d’assurance‑vie; la Compagnie d’Assurance du Canada (anciennement la Great‑West, compagnie d’assurance‑vie); l’Industrielle Alliance et Manuvie) qui fournissent des services tels que l’administration des régimes de soins médicaux et dentaires, et les services d’assurances. À titre de fournisseurs de service externes, en vertu des contrats avec le gouvernement du Canada, ces compagnies d’assurance ont le pouvoir et la responsabilité de s’assurer que ces services sont gérés conformément aux modalités établies par le Secteur des pensions et des avantages sociaux du Conseil du Trésor.

Le Secrétariat fournit certains services ministériels optionnels (par exemple, des services comptables, des systèmes financiers) à plusieurs ministères selon le principe du recouvrement des coûts. Ces services sont régis au moyen de protocoles d’entente entre le Secrétariat et les autres ministères.

3. Résultat de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2020-2021

Tableau 1. Sommaire des progrès réalisés au cours de l’exercice 2020-2021

Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour l’exercice en cours	État
Déplacement (Frais de voyages)	Activités de 2020-2021 exécutées comme prévu, mesures correctives en cours.
Crédit 20 (Régime de soins de santé de la fonction publique [RSSFP] et Régime de soins dentaires de la fonction publique [RSDFP])	Activités de 2020-2021, le test d'efficacité de la conception est en cours. Les tests d'efficacité de la conception et d'efficacité opérationnelle devraient être terminés à l'automne 2021.
Passation de marché (de l'approvisionnement au paiement)	Activités de 2020-2021 exécutées comme prévu, mesures correctives en cours.
Rapports financiers et clôture du cycle	Activités de 2020-2021 exécutées comme prévu, mesures correctives en cours.

Les principales conclusions et les ajustements importants requis des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumés ci-dessous.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante

À la suite de l'évaluation des risques et compte tenu de l'impact de la pandémie sur les processus opérationnels du SCT, un nouveau sous-processus a été créé sous Immobilisations, afin d'évaluer la gérance des biens informatiques au domicile des employés. Ce sous-processus sera évalué en 2021-22. Nous avons également avancé l'évaluation du contrôle au niveau de l'entité et des contrôles généraux de la TI pour nous assurer que les contrôles sont efficaces, après une année de travail à distance.

3.2 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le Secrétariat a réalisé sa réévaluation des contrôles financiers au niveau de voyages (déplacement), du crédit 20 (RSSFP et RSDFP), de l'approvisionnement au paiement (passation de marché) et des rapports financiers et de la clôture. Dans l’ensemble, les contrôles clés qui ont été testés ont tous fonctionné comme prévu, avec les mesures correctives énoncées ci-dessous :

Déplacement

• S'assurer que les voyages sont approuvés au préalable par les autorités compétentes et que les dépenses sont inscrites dans les comptes GL appropriés

Passation de marché

• Les gestionnaires de centres de financiers et les agents contractuels doivent disposer de l'autorité déléguée et de la formation appropriées avant de signer des contrats.
• Les contrats doivent être gérés de manière à éviter l'apparence de relations employé-employeur.

Rapports financiers et clôture du cycle

• Des améliorations sur la gestion de l'information ont été recommandées.

Un plan d'action portant sur les mesures correctives décrites ci-dessus est en cours d’élaboration.

Le Secrétariat a également effectué une évaluation des risques au cours de l’exercice 2020-2021 en utilisant une analyse de l’environnement. Les résultats de l’évaluation des risques ont servi à mettre à jour le plan de surveillance continue fondé sur les risques du Secrétariat (voir les sections 4 et 6).

4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs

Le plan cyclique de surveillance continue du Secrétariat pour les trois prochaines années, présenté au tableau 2, est fondé sur son évaluation annuelle des risques.

Tableau 2. Plan cyclique de surveillance continue

Secteurs de contrôle clés	Exercice 2021-2022	Exercice 2022-2023	Exercice 2023-2024
Contrôle au niveau des entités	Oui	Non	Non
Contrôles généraux des TI (CGTI)Note de bas de page 1 gérés par le ministère	Oui	Non	Non
Rapports financiers et cycle de clôture	Non	Non	Non
Budgétisation et prévisions	Non	Oui	Non
Attestations et établissement des coûts du DPF	Non	Oui	Non
Planification des investissements	Non	Oui	Non
Paye	Non	Oui	Non
Charges de fonctionnement et créditeurs	Non	Non	Non
Recettes	Non	Non	Oui
Immobilisations	Oui	Non	Non

5. Résultats de l’évaluation annuelle des fournisseurs de services communs au cours de l’exercice 2020-2021

Le Secrétariat offre des services communs relatifs à l’administration des régimes d’assurance de la fonction publique (crédit 20 du SCT) à l’administration du processus selon le principe du recouvrement des coûts aux fins des régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi. Puisque le Secrétariat gère les fonds pangouvernementaux et les paiements en tant qu’employeur de la fonction publique, divers ministères et organismes gouvernementaux dépendent du Secrétariat pour le traitement d’opérations ayant une incidence sur leurs états financiers en ce qui concerne l’assurance, les avantages sociaux des employés et les opérations relatives aux salaires prévues par la loi et décrites au tableau 3.

Dans le cadre de la prestation de ces services communs, le Secrétariat utilise des données produites par les systèmes de paye fédéraux, y compris Phénix qui fait l’objet d’une gestion centralisée par SPAC. Il existe d’importantes interdépendances entre les processus d’administration de la paye de SPAC et du Secrétariat parce que bon nombre de contrôles clés relatifs au traitement des cotisations, d’avantages sociaux des employés et d’autres opérations relatives aux salaires sont automatisés dans le système de paye. Même si le Secrétariat exerce des activités de surveillance continue concernant les contrôles relevant de sa responsabilité, il doit se fier à l’environnement de contrôle de SPAC aux fins d’assurance quant à l’intégrité des données qu’il utilise dans le cadre de la prestation des services communs.

En 2020-2021, le Secrétariat, en tant que fournisseur de services communs, a commencé une évaluation de l'efficacité opérationnelle des contrôles financiers pour le Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) et le Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP) dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue. L'évaluation des primes du régime provincial d'assurance maladie a été reportée de deux ans, étant donné que le rapprochement n'est toujours pas terminé.

6. Plan d’action des fournisseurs de services communs pour le prochain exercice et les exercices ultérieurs

Le Secrétariat, en tant que fournisseur de service commun pour les régimes d’assurance de la fonction publique et les régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi, a achevé son évaluation annuelle des contrôles internes fondée sur les risques pour ces services, en utilisant une analyse de l’environnement. Les résultats de cette évaluation sont décrits dans le plan cyclique de surveillance continue, dans le tableau 3.

Tableau 3. Plan cyclique de surveillance continue pour les services communs

Secteurs de contrôle clés	Exercice 2021-2022	Exercice 2022-2023	Exercice 2023-2024	Exercice 2024-2025	Exercice 2025-2026
Régime de soins de santé de la fonction publique	Non	Non	Non	Non	Oui
Régime de soins dentaires de la fonction publique	Non	Non	Non	Non	Oui
Régime de soins dentaires pour les pensionnés	Oui	Non	Non	Non	Non
Régime d’assurance-invalidité	Non	Oui	Non	Non	Non
Régime d’assurance pour des cadres de gestion de la fonction publique	Non	Oui	Non	Non	Non
Charges sociales provinciales	Non	Oui	Non	Non	Non
Primes du régime provincial d’assurance-maladieNote de bas de page a	Non	Non	Oui	S.O.	S.O.
Régime québécois d’assurance parentale	Non	Non	Non	Oui	Non
Régime de retraite de la fonction publique	Non	Non	Oui	Non	Non
Prestation supplémentaire de décès	Non	Non	Oui	Non	Non
Régime de pensions du Canada ou Régime de rentes du Québec	Non	Non	Non	Oui	Non
Cotisations à l’assurance-emploi	Non	Non	Non	Oui	Non
Coûts d’administration des programmes (en ce qui a trait au programme du crédit 20 du SCT)	Oui	Non	Non	Non	Non