Audit de la gestion des projets à l’Agence de la santé publique du Canada 

Rapport final : Résumé et Réponse et plan d'action de la direction

Mars 2026

Préparé par le Bureau de l'audit et l'évaluation

Agence de la santé publique du Canada

À noter : Le rapport d'audit complet peut être fourni sur demande. Merci d'envoyer un courriel à oae-bae@phac-aspc.gc.ca.

Sur cette page

• Résumé
  • Objectif de la mission
  • Portée de la mission
  • Ce que nous avons constaté
• Réponse et plan d'action de la direction
  • Recommandation n^o 1
  • Recommandation n^o 2
  • Recommandation n^o 3
  • Recommandation n^o 4 (priorité élevée)

Résumé

Objectif de la mission

L'objectif de cet audit était de déterminer si l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC) avait élaboré et mis en œuvre un cadre de gestion de projet efficace qui fonctionne comme prévu pour promouvoir une gestion de projet efficace et efficiente.

Portée de la mission

L'audit a porté sur le cadre de gestion de projet (CGP) de l'ASPC et sur les projets dont la valeur est supérieure à 250 000 $. Ces projets relèvent du Bureau central de gestion de projets (BCGP) en ce qui a trait aux exigences d'examen et de suivi. Les projets dont le budget est inférieur à 250 000 $ ont été exclus, puisqu'ils sont gérés par les directions générales et ne sont pas soumis à l'examen du BCGP ni à un suivi centralisé, comme l'exige le CGP. L'audit a porté sur les processus qui étaient en place au cours des exercices 2023-2024 et 2024-2025 et incluait les projets amorcés lors d'exercices antérieurs.

Par ailleurs, un audit de la gouvernance et de la planification stratégique des TI est en cours et permettra d'évaluer l'efficacité des processus de gouvernance des TI, y compris dans le cadre des projets de TI. Pour cette raison, des éléments précis de la gouvernance de projet ont été examinés dans le présent audit, notamment l'établissement des coûts, la cohérence de la documentation, la capacité et la gestion des risques.

Ce que nous avons constaté

Nous avons constaté que le CGP de l'ASPC est conforme à la Directive sur la gestion de projets et programmes du Conseil du Trésor et qu'il fournit des mécanismes appropriés de gouvernance, d'établissement de points de contrôle et de surveillance pour les projets de plus de 250 000 $. Le CGP établit clairement les rôles, les étapes du cycle de vie des projets ainsi que les attentes en matière de production de rapports, conformément aux exigences du Conseil du Trésor.

Cependant, nous avons déterminé que des améliorations s'imposent dans les domaines suivants en vue d'une application plus efficace et plus efficiente du CGP à l'ASPC :

• Bien que la documentation présentée aux comités de gouvernance réponde aux exigences du CGP, nous avons constaté que, souvent, les équipes de projet ne savent pas ce qu'on attend d'elles lors du lancement des projets, ce qui entraîne une utilisation inégale des modèles normalisés ou une application incohérente des principes de gestion de projet. Ces lacunes témoignent des défis que pose plus largement la compréhension des processus de gestion de projet, particulièrement chez le personnel qui doit appliquer le cadre sans avoir une expérience concrète en gestion de projets.
• Nous avons également constaté que l'ASPC ne dispose pas d'un processus officiel pour suivre les interdépendances entre les projets ni d'une vue d'ensemble, à l'échelle du portefeuille, des risques, de la capacité et des activités liées aux projets de petite envergure (moins de 250 000 $) gérés par les directions générales, comme l'exigent la Directive et le CGP. Ce manque de suivi limite la capacité de l'ASPC à cerner les risques systémiques, à repérer les problèmes récurrents et à identifier les gains d'efficacité qui pourraient être réalisés à l'échelle de son portefeuille de projets.
• Enfin, nous avons constaté que les outils et les systèmes d'établissement des coûts ne permettaient pas de définir les coûts d'un projet avec une exactitude et un niveau de détails suffisants. Ces lacunes peuvent compromettre la rapidité et la qualité de la prise de décisions, affaiblir la reddition de comptes et accroître les risques financiers, notamment en ce qui concerne les dépassements de coûts et la prévision des dépenses futures.

Réponse et plan d'action de la direction

Recommandation n^o 1

Le VP de la DGDPFSIG devrait améliorer le soutien aux gestionnaires de projet et assurer que les documents essentiels liés aux projets soient clairs et à ce que les modèles soient facilement accessibles, afin de favoriser un contrôle uniforme et l'exécution efficace des projets.

Réponse de la direction et mesures prévues

La direction accepte cette recommandation.

Le Bureau central de gestion de projets (BCGP) a déjà identifié des défis liés au manque de clarté, de cohérence et d'accessibilité de la documentation des projets et a pris des mesures concrètes pour combler ces lacunes. Les mesures prises comprennent l'élaboration et la mise en œuvre d'un guide opérationnel évolutif destiné aux équipes de projet nouvelles ou existantes. Le guide est conçu pour orienter les équipes à l'ensemble du processus de gestion de projets, les politiques pertinentes, les exigences en matière de gouvernance et d'approbation, les rôles et responsabilités, ainsi que les modèles normalisés. Le guide est maintenu et mis à jour de manière continue lorsque les processus, les politiques et les exigences de gouvernance évoluent. Les attentes ont aussi été réaffirmées au moyen de rencontres régulières sur les projets et de communications continues avec la haute direction de l'ASPC et les partenaires des services partagés.

S'appuyant sur cette base, la DGDPFSIG renforcera davantage la clarté et l'accessibilité de la documentation, ainsi que le soutien continu offert aux gestionnaires de projet, grâce aux mesures suivantes.

Éléments du plan d'action :

1. Mettre à jour le Cadre de gestion de projets, lequel énonce une orientation de haut niveau de l'ASPC en matière de planification, de gouvernance et de contrôle des projets, pour y apporter clarté et précision et bien définir les paramètres des processus.
2. Élaborer une politique et une orientation pour la gestion des projets de moins de 1 million de dollars au niveau des directions générales, y compris une trousse d'artéfacts simplifiés, des modèles de présentation et des modèles de tableaux de bord et de rapports, afin d'alléger le fardeau organisationnel et de rendre la gestion des petits projets plus efficiente.
3. Améliorer et rationaliser les artéfacts de projet en précisant les attentes quant au contenu des documents, aux modifications, aux échéanciers, à l'accès et à l'élimination des redondances, en intégrant les lignes directrices directement aux artéfacts, lorsque cela est possible, et assurant leur qualité évolutive afin de soutenir l'amélioration et la préparation continues pour le prochain renouvellement de l'Évaluation de la capacité organisationnelle de gestion de projets (ECOGP).
4. Lancer un site centralisé du BCGP dans SPDM, accessible à tout le personnel, qui sera l'unique source autorisée pour les artéfacts, les orientations, les meilleures pratiques, les outils de gestion du changement et les ressources d'apprentissage se rapportant à la gestion des projets.

Deliverables

1. Cadre de gestion de projets mis à jour et communiqué à tous les VP de l'ASPC et des services partagés.
   1. Date d'achèvement prévue : Terminé (novembre 2025)
   2. Bureau de première responsabilité : BCGP, Direction des services intégrés de gestion (DSIG)
2. Politique et lignes directrices sur la gestion des projets de moins d'un million de dollars, communiquées à tous les VP de l'ASPC et des services partagés.
   1. Date d'achèvement prévue : Terminé (août 2025)
   2. Bureau de première responsabilité : BCGP, DSIG
3. Artéfacts de projet et modèles mis à jour et rationalisés
   1. Date d'achèvement prévue : Mai 2026
   2. Bureau de première responsabilité : BCGP, DSIG
4. Site centralisé du BCGP dans SPDM, accessible à tous les employés
   1. Date d'achèvement prévue : 1^ernovembre 2026
   2. Bureau de première responsabilité : BCGP, DSIG

Recommandation n^o 2

Le VP de la DGDPFSIG devrait renforcer le contrôle au niveau du portefeuille en assurant une surveillance systématique des risques et en cernant les gains d'efficience possibles à l'échelle de l'ASPC, ainsi que clarifier le processus et les attentes concernant la gestion en temps opportun des écarts des projets par les promoteurs des projets.

Réponse de la direction et mesures prévues

La direction accepte cette recommandation.

Le BCGP a établi des mécanismes de contrôle au niveau du portefeuille qui contribuent à la surveillance uniforme des risques et de l'état de santé des projets. Un tableau de bord au niveau du portefeuille de projets a été élaboré et est transmis avec les tableaux de bord individuels des projets dans un seul dossier de présentation d'information. Ces tableaux de bord sont transmis périodiquement, depuis deux ans, à tous les vice-présidents de l'ASPC et des services partagés.

Depuis décembre 2025, le vice-président de la DGDPFSIG présente les tableaux de bord des projets et du portefeuille à titre de point permanent au Comité de gestion ministérielle des vice-présidents, en vue d'appuyer les discussions concernant les niveaux de référence des projets et du portefeuille et les écarts applicables avec les promoteurs des projets. Les vice-présidents peuvent également demander que les projets soumis à plusieurs facteurs de risque ou à des risques accrus fassent l'objet d'une présentation directe au comité, ce qui renforce le contrôle exercé par la haute direction et aide les promoteurs de projet à gérer les écarts en temps opportun.

Éléments du plan d'action :

1. Élaborer et mettre en œuvre une nouvelle méthodologie de gestion des risques pour les projets, alignée à l'approche de gestion des risques organisationnels, afin de renforcer les pratiques de gestion des risques à l'échelle des projets et du portefeuille, et d'améliorer la visibilité et le contrôle.
2. Créer et présenter un module d'apprentissage en ligne qui contribuera à l'application uniforme de la méthodologie de gestion des risques dans l'ensemble des projets et, ainsi, renforcera le contrôle au niveau du portefeuille, l'analyse des tendances et la prise de décisions stratégiques.
3. Mettre à jour le Cadre de gestion de projets pour clarifier les processus de gestion des risques et les attentes concernant la gestion adéquate des écarts par les promoteurs de projet, y compris l'établissement de lignes directrices claires et de seuils définis à partir desquels les écarts doivent être signalés au comité pour examen, discussion ou décision.
4. Transférer les tableaux de bord vers la plateforme améliorée Power BI pour saisir des risques additionnels au niveau du portefeuille, suivre les tendances dans le temps et soutenir la prise de décisions par la haute direction. Cette plateforme améliorée Power BI facilitera des discussions ciblées sur les risques au niveau du portefeuille lors des réunions de gouvernance des directeurs généraux et des vice-présidents.

Produits livrables

1. Nouvelle méthodologie de gestion des risques de projet, alignée sur l'approche de gestion des risques organisationnels, communiquée aux vice-présidents de l'ASPC et des services partagés.
   1. Date d'achèvement prévue : Terminé (août 2025)
   2. Bureau de première responsabilité : BCGP, DSIG
2. Cours d'apprentissage en ligne contribuant à l'application uniforme de la méthodologie de gestion des risques de projet dans tous les projets, mis en œuvre pour toutes les équipes de projet.
   1. Date d'achèvement prévue : Terminé (octobre 2025)
   2. Bureau de première responsabilité : BCGP, DSIG
3. Mettre à jour le Cadre de gestion de projets pour clarifier les processus de gestion des risques et les seuils de signalement des écarts associés aux projets.
   1. Date d'achèvement prévue : Terminé (octobre 2025)
   2. Bureau de première responsabilité : BCGP, DSIG
4. Transférer les tableaux de bord vers la plateforme améliorée Power BI pour représenter des risques au niveau du portefeuille, suivre les tendances dans le temps et faciliter les discussions sur les risques du portefeuille aux réunions de gouvernance des DG et des VP
   1. Date d'achèvement prévue : Mars 2026
   2. Bureau de première responsabilité : BCGP, DSIG

Recommandation n^o 3

Le vice-président de la DGDPFSIG devrait améliorer le contrôle de la capacité en gestion de projets à l'échelle de l'ASPC et renforcer la compréhension des processus et des outils de gestion de projets, afin de mieux soutenir le personnel sans expérience officielle en gestion de projets qui doivent s'adapter au contexte actuel de gestion de projets.

Réponse de la direction et mesures prévues

La direction accepte cette recommandation.

Le BCGP a pris des mesures concrètes pour renforcer la capacité de gestion de projets à l'échelle de l'ASPC et améliorer l'accès aux processus, aux outils et aux orientations en matière de gestion de projets pour le personnel ayant des niveaux d'expérience variés.

Une feuille de route d'apprentissage en gestion des projets a été élaborée et diffusée pour soutenir les équipes de projet, dont l'expérience en la matière est parfois limitée. Cette feuille de route offre une formation complète au personnel qui mène des projets à tous les niveaux et a récemment été mis à jour pour que la formation corresponde au programme d'Associé certifié en gestion de projets (CAPM), au cadre de compétences en gestion de projets du gouvernement du Canada et aux autres trousses et ressources d'apprentissage du SCT.

Le BCGP diffuse régulièrement des communications portant sur l'apprentissage et les meilleures pratiques en gestion de projets, grâce à des mises à jour périodiques envoyées par l'entremise du cadre supérieur désigné, afin de promouvoir la cohérence et le renforcement continu des capacités à l'ASPC. Le BCGP a également accru l'importance accordée à la création et à la gestion active des comités directeurs de projet à l'échelon des directeurs et des directeurs généraux en vue de la pleine mobilisation des intervenants et du renforcement des capacités.

Éléments du plan d'action :

1. Repérer et consigner les compétences de base en gestion de projets pour le personnel qui dirige et appuie les projets dans l'ensemble d'ASPC, et indiquer clairement les connaissances et les compétences nécessaires pour l'exécution efficace des projets.
2. Élaborer un outil ou une liste de vérification pratique permettant d'évaluer la capacité des directions générales à réaliser les projets prévus et en cours, afin que les promoteurs de projet aient les ressources et le soutien nécessaires selon la charge de travail et la capacité.
3. Établir une communauté de pratique des gestionnaires de projet et des équipes de projet dans l'ensemble d'ASPC pour favoriser la diffusion des leçons apprises, promouvoir l'application uniforme des pratiques de gestion des projets et renforcer la collaboration ainsi que l'échange de connaissances entre les projets et les directions générales.

Produits livrables

1. Document d'une page décrivant les compétences en gestion de projets pour le personnel d'ASPC.
   1. Date d'achèvement prévue : Décembre 2026
   2. Bureau de première responsabilité : BCGP, DSIG
2. Outil ou liste de vérification pour l'évaluation de la capacité de gestion de projets, grâce auxquels les directions générales pourront démontrer leur état de préparation et leur capacité soutenue.
   1. Date d'achèvement prévue : Décembre 2026
   2. Bureau de première responsabilité : BCGP, DSIG
3. Communauté de pratique des gestionnaires de projet et des équipes de projet pour la diffusion des leçons apprises, la promotion de pratiques uniformes et le renforcement de la collaboration à l'échelle d'ASPC.
   1. Date d'achèvement prévue : Septembre 2026
   2. Bureau de première responsabilité : BCGP, DSIG

Recommandation n^o 4 (priorité élevée)

Le VP de la DGDPFSIG devrait améliorer et mettre en œuvre des outils et des systèmes d'établissement des coûts, grâce auxquels on disposera de renseignements financiers exacts et complets sur les projets, de façon à appliquer pleinement le CGP et démontrer un contrôle exact sur le rendement et les finances.

Réponse de la direction et mesures prévues

La direction accepte cette recommandation.

Le Bureau central de gestion de projets (BCGP) collabore étroitement avec les conseillers en gestion financière (CGF) affectés à la direction générale qui parraine le projet. Les CGF examinent tous les documents d'établissement des coûts et de gouvernance des projets afin d'en confirmer l'exactitude, et ils conseillent les équipes de projet en fonction de leur connaissance du contexte financier de la direction générale. Ils participent activement aux comités directeurs des projets, contribuant ainsi à la prise de décisions éclairées et à l'alignement sur les politiques financières.

S'appuyant sur ces bases, le Bureau du dirigeant principal des finances continuera d'améliorer la gestion financière et le contrôle des projets en mettant en œuvre des outils structurés d'établissement des coûts, des contrôles financiers, des tableaux de bord et des processus d'établissement de rapports intégrés qui garantiront la visibilité financière et la responsabilisation tant au niveau du projet que du portefeuille.

Éléments du plan d'action :

1. Élaborer et mettre en œuvre un guide normalisé d'établissement des coûts des projets à l'intention des gestionnaires de projet et des intervenants. Le guide définira les rôles et responsabilités, fournira des instructions claires sur l'estimation des coûts des projets et garantira l'application uniforme de la méthodologie d'établissement des coûts dans tous les projets.
2. Mettre en place des contrôles financiers, accompagnés de schémas de processus et de normes de documentation financière, pour assurer le suivi et la surveillance des dépenses des projets, de leur lancement jusqu'à leur achèvement. Cela comprend l'établissement de normes de codification et l'attribution d'au moins un numéro d'ordre interne par projet pour le suivi des coûts dans le système d'enregistrement financier. Aussi, l'ASPC et Santé Canada (services partagés) définiront des exigences normalisées de documentation financière pour les dépenses des projets, ce qui permettra de démontrer la conformité aux politiques financières, d'obtenir des prévisions exactes et de répondre aux exigences en matière de rapports financiers des projets.
3. Élaborer et intégrer un rapport automatisé sur la situation financière des projets dans le tableau de bord de gestion des projets. Ce rapport regroupera l'information financière des projets, et la visibilité qu'il fournira à l'échelle du portefeuille appuiera le contrôle de la gouvernance et la prise de décisions éclairées.
4. Lancer des processus périodiques et récurrents de production de rapports sur les projets, dans lesquels les prévisions des projets et le suivi des dépenses coïncident avec le cycle de production des rapports sur la situation financière. Ces processus uniformiseront le contrôle financier, renforceront la responsabilité et officialiseront le rôle des conseillers en gestion financière dans l'examen, la validation et l'acheminement de l'information financière des projets.

Produits livrables

1. Outil normalisé d'établissement des coûts de projet mis en œuvre en vue d'une estimation uniforme des coûts des projets dans l'ensemble d'ASPC.
1. Date d'achèvement prévue : Mars 2026
2. Bureau de première responsabilité : Rapports internes, Division de la gestion des ressources et des investissements (DGRI), Direction de l'adjoint au dirigeant principal des finances (DADPF), avec l'appui du BCGP
2. Guide d'établissement des coûts des projets précisant les rôles, les responsabilités et les attentes en la matière, élaboré et transmis aux gestionnaires de projet et aux intervenants.
1. Date d'achèvement prévue : Mars 2026
2. Bureau de première responsabilité : Services consultatifs en gestion financière (SCGF), DADPF, avec l'appui du BCGP, DSIG
3. Normes de documentation établies par l'ASPC et Santé Canada pour favoriser la conformité, la préparation aux audits et l'exactitude de la certification financière des projets.
1. Date d'achèvement prévue : Décembre 2026
2. Bureau de première responsabilité : DADPF
4. Rapport automatisé sur la situation financière, élaboré et intégré aux tableaux de bord des projets.
1. Date d'achèvement prévue : Septembre 2026
2. Bureau de première responsabilité : Contrôles internes et analyses financières (CIAF), DADPF, avec l'appui des SCGF de la DADPF et du BCGP
5. Processus financiers normalisés et contrôles mis en œuvre pour le suivi et la surveillance des dépenses des projets tout au long de leur cycle de vie. Processus récurrents de production de rapports financiers sur les projets mis en œuvre et coïncidant avec le cycle de production des rapports sur la situation financière.
1. Date d'achèvement prévue : Septembre 2026
2. Bureau de première responsabilité : DGRI, DADPF, avec l'appui des SCGF, DADPF