Audit de conformité du bénéficiaire Oxaro (Programme de soutien aux victimes d’une vaccination) : Rapport sommaire

Sur cette page

• Contexte et portée de l’audit
• Observations : Conformité des dépenses
• Observations : Évaluation des pratiques de gestion de programme et d'établissement de rapports
• Conclusion et occasions d’amélioration
• Annexe : Rapport de l’auditeur indépendant

Contexte et portée de l’audit

La firme Samson et Associés a été mandatée par l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC) pour effectuer un audit de conformité du bénéficiaire Oxaro Inc. (Oxaro) en vertu de l’accord de contribution no 2122-HQ-000047 établi pour l’élaboration et l’administration du Programme de soutien aux victimes d’une vaccination.

L’audit avait 2 objectifs :

1. Garantir que le financement accordé à Oxaro a été utilisé à ses fins prévues et conformément aux modalités de l’accord;
2. Évaluer si Oxaro gérait efficacement le Programme de soutien aux victimes d’une vaccination, y compris le traitement des demandes d’indemnisation et des paiements aux bénéficiaires, ainsi que la déclaration des renseignements financiers et concernant le programme à l’ASPC.

Des vérifications financières ont été réalisées sur un échantillon de transactions représentant plus de 30 % des dépenses administratives réclamées par Oxaro au cours de l’exercice 2024–2025 afin de s’assurer que les dépenses étaient admissibles, attribuables au Programme de soutien aux victimes d’une vaccination, engagées et correctement justifiées. L’audit a conclu que les dépenses administratives réclamées par Oxaro étaient conformes, sauf pour un ajustement mineur associé aux coûts d’audit interne pour lequel le taux horaire moyen appliqué dépassait le taux admissible maximal indiqué dans l’accord de contribution.

Des vérifications de traitement de demande ont été réalisées sur un échantillon de 36 demandes d’indemnisation dans le cadre du Programme de soutien aux victimes d’une vaccination, représentant un peu plus de 30 % du total des paiements du Programme de soutien aux victimes d’une vaccination aux bénéficiaires pour l’exercice 2024–2025, afin de s’assurer que les demandes étaient traitées et payées selon les principes et procédures de traitement établis par Oxaro. L’audit a conclu que le traitement des demandes d’indemnisation et les paiements des prestations ont été effectués conformément aux procédures, à quelques exceptions mineures.

Un examen des rapports financiers et d’activités du Programme de soutien aux victimes d’une vaccination pour l’exercice 2024–2025 a également été effectué afin de vérifier qu’Oxaro soumettait tous les rapports requis en vertu de l’accord de contribution. L’audit a conclu qu’Oxaro a soumis tous les rapports requis à l’ASPC dans les délais prévus, à l’exception de quelques rapports présentés après les échéanciers.

Observations : Conformité des dépenses

La section ci-dessous résume les principaux résultats des vérifications et les conclusions de l’examen des dépenses du Programme.

Résultats et conclusions

Voici les principales conclusions de l'audit concernant les dépenses du Programme :

• Audit interne (autres coûts) : Bien que les coûts d'audit interne étaient appuyés et imputables au programme, un rajustement de 11 704,50 $ a été relevé, car le taux horaire moyen appliqué de 204 $ dépassait la limite de taux horaire de 150 $ indiquée dans la modification 8 de l'accord de contribution.
• Préparation à l'audit : Pendant l'audit, un temps additionnel a été nécessaire pour obtenir les documents justificatifs associés à certains échantillons (par exemple, des documents de travail pour les services d'audit interne, les documents justificatifs pour les allocations relatives aux audits externes de l'Organisation internationale pour la standardisation. Cette observation met en lumière une occasion de renforcer les pratiques de conservation des documents afin de soutenir la reddition de comptes et la réalisation d'audits efficaces.
• Piste d'audit et documents justificatifs : Les documents justificatifs pour les dépenses liées au système Saas basé sur l'infonuagique n'étaient pas disponibles et des procédures d'audit supplémentaires ont été nécessaires pour obtenir une assurance d'audit suffisante. Cela met en lumière une occasion d'améliorer la conservation complète des documents à l'appui des dépenses du programme afin de garantir une piste d'audit solide.

Observations : Évaluation des pratiques de gestion de programme et d'établissement de rapports

La section ci-dessous résume les principaux résultats des vérifications et les conclusions de l'examen du traitement des demandes d'indemnisation et des rapports d'activité et financiers soumis à l'ASPC.

Résultats et conclusions

Voici les principales conclusions de l'audit concernant le traitement des demandes d'indemnisation dans le cadre du Programme et la soumission des rapports financiers et de programme :

• Procédures de traitement des demandes d'indemnisation : Oxaro disposait de procédures documentées pour le traitement des demandes d'indemnisation de bout en bout et des contrôles-clés étaient en place pour garantir une gestion efficace des demandes d'indemnisation.
• Délais de traitement des demandes d'indemnisation : Des défis liés à la rapidité du traitement ont été relevés tout au long du cycle de traitement des demandes d'indemnisation, principalement attribuables à un volume soutenu de demandes d'indemnisation qui devait diminuer au fil du temps mais qui est demeuré plus élevé que prévu. Les délais de traitement étaient principalement dus au temps mis par les professionnels de la santé pour communiquer les dossiers médicaux à Oxaro.
• Normes de service et suivi du rendement : Les normes de service et les exigences en matière de suivi du rendement pour le traitement des demandes d'indemnisation n'étaient pas établies dans les documents de procédure du Programme. Bien qu'Oxaro ait suivi certains points de données pour surveiller les délais de traitement des demandes, certaines dates clés n'ont pas été enregistrées de façon uniforme et précise (par ex., pas d'enregistrement ni de suivi des dates de contact initial avec le demandeur, des demandes initiales aux fournisseurs de soins de santé, etc.). Ces lacunes limitent la capacite d'évaluer pleinement les délais de traitement d'un bout à l'autre du cycle de traitement des demandes d'indemnisation.
• Améliorations des processus : Oxaro a ajusté les processus et les rôles des équipes pour améliorer l'efficacité et gérer les pressions opérationnelles. Un exemple de telles améliorations observées durant la période comprend la nomination de gestionnaires de cas exclusivement dédiés aux examens d'admissibilité des demandes, ce qui a permis de réaliser plus grand nombre d'examens d'admissibilité en 2024–2025.
• Rapports financiers et d’activités : Oxaro a soumis tous les rapports financiers et d’activités requis pour l’exercice 2024–2025 et l’ASPC les a acceptés. Tout le contenu de rapport requis en vertu de l’accord figurait dans les rapports. Cependant, quelques rapports (par exemple, les résultats financiers des trimestres 2 et 4, les rapports d’audit) et une approbation de transfert budgétaire ont été soumis après les échéances requises, ce qui a entraîné une non-conformité partielle associée au respect des délais établis dans l’accord de contribution.

Conclusion et occasions d’amélioration

Dans l’ensemble, l’audit a conclu qu’Oxaro a respecté les modalités de l’accord de contribution et a géré efficacement les dépenses, le traitement des demandes d’indemnisation et la soumission des rapports financiers et d’activités à l’ASPC.

Cependant, certaines occasions d’amélioration ont été relevées au cours de notre mission.

Ces occasions ne constituent pas des mesures correctives en cas de non-conformité. Elles représentent plutôt des domaines où les pratiques de gestion existantes pourraient être renforcées afin d’améliorer l’efficacité de la supervision et de l’exécution des programmes.

• Conservation des documents et préparation à l’audit : Les responsables du Programme de soutien aux victimes d’une vaccination devraient renforcer les pratiques de gestion et de conservation des documents afin de veiller à ce que la piste d’audit soit complète et facilement accessible pour tous les montants facturés.
• Capacité et délai de traitement des demandes d’indemnisation : Les responsables du Programme de soutien aux victimes d’une vaccination devraient renforcer la prévision des demandes d’indemnisation et la planification des capacités afin d’harmoniser les ressources et les flux de travail de traitement des demandes avec les volumes de demandes d’indemnisation entrantes, et d’atténuer les retards, y compris ceux liés à la collecte des dossiers médicaux.
• Normes de service et suivi du rendement : Les responsables du Programme de soutien aux victimes d’une vaccination devraient établir des normes de service claires pour le traitement des demandes d’indemnisation et renforcer la saisie continue des dates importantes du traitement des demandes afin d’appuyer la surveillance globale du rendement.

Annexe : Rapport de l’auditeur indépendant

Opinion

Nous avons audité les montants faisant l’objet d’une demande d’indemnisation comme présentés à la section “Observations: Conformité des dépenses” du présent rapport dans le cadre du projet pour la période du 1er avril 2024 au 31 mars 2025 d’OXARO Inc. (le bénéficiaire).

À notre avis, les montants audités tels que présentés à la section “Observations: Conformité des dépenses” présentent de manière juste, à tous les égards importants, les dépenses admissibles en vertu des modalités financières de l’accord pour la période du 1er avril 2024 au 31 mars 2025, et les renseignements financiers du bénéficiaire sont préparés, à tous les égards importants, conformément aux modalités financières de l’accord conclu le 1er juin 2021 avec l’ASPC et aux modifications 1 à 8 de l’accord.

Fondement de l’opinion

Nous avons réalisé notre audit conformément aux normes d’audit généralement acceptées au Canada. Nos responsabilités en vertu de ces normes sont décrites plus en détail dans la section de notre rapport portant sur les responsabilités de l’auditeur dans le cadre de l’audit des renseignements financiers. Nous sommes indépendants du bénéficiaire conformément aux exigences éthiques pertinentes pour notre audit des renseignements financiers au Canada, et nous avons rempli nos autres responsabilités déontologiques dans le respect de ces exigences. Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour fonder notre opinion.

Observation : Référentiel comptable et restriction relative à la distribution et à l’utilisation

Nous attirons l’attention à la section “Observations: Conformité des dépenses” du présent rapport, qui est préparé pour aider l’ASPC à évaluer les dépenses de projet non admissibles vérifiées dans le cadre de l’audit et à établir sa contribution à ces dépenses. Par conséquent, les renseignements financiers présentés à la section “Observations: Conformité des dépenses” sont susceptibles de ne pas être adaptés à d’autres fins. Notre rapport est destiné uniquement au bénéficiaire et à l’ASPC et ne doit pas être distribué à d’autres parties que le bénéficiaire et l’ASPC. Ce commentaire ne modifie en rien notre opinion.

Responsabilités de la direction et des personnes responsables de la gouvernance

La direction est responsable de la préparation des renseignements financiers conformément aux modalités financières de l’accord, ainsi que du contrôle interne qu’elle considère comme nécessaire pour permettre la préparation des renseignements financiers exempts d’anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d’erreurs. La supervision du processus d’établissement des rapports financiers incombe aux personnes responsables de la gouvernance

Responsabilité de l'auditeur dans le cadre de l'audit des renseignements financiers

Notre objectif est d'obtenir l'assurance raisonnable que les renseignements financiers ne comportent pas d'anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs, et de publier un rapport de l'auditeur présentant notre opinion. L'assurance raisonnable correspond à un niveau d'assurance élevé, mais ce n'est pas une garantie qu'un audit mené conformément aux normes généralement reconnues du Canada détectera toujours une anomalie significative lorsqu'elle existe. Les anomalies peuvent découler de fraudes ou d'erreurs et sont considérées comme significatives si, individuellement ou globalement, on peut raisonnablement s'attendre à ce qu'elles influencent les décisions économiques que prennent des utilisateurs en se fondant sur lesdits renseignements financiers.

Dans le cadre d'un audit réalisé conformément aux normes généralement reconnues du Canada, nous faisons preuve de jugement professionnel et gardons un esprit critique tout au long de l'audit. Nous avons aussi :

• cerné et évalué les risques d'anomalies significatives en matière de renseignements financiers, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs; cornçu et exécuté des procédures d'audit adaptées à ces risques, et obtenu dans le cadre de l'audit des éléments probants suffisants et appropriés pour fonder notre opinion. Le risque de ne pas détecter une anomalie significative résultant d'une fraude est plus élevé que celui de ne pas détecter une anomalie résultant d'une erreur, car la fraude peut impliquer la collusion, la falsification, l'omission intentionnelle, la fausse déclaration ou le contournement des contrôles internes.
• acquis une compréhension des aspects du contrôle interne pertinents pour l'audit afin de concevoir des procédures d'audit adaptées aux circonstances, mais non dans le but d'exprimer une opinion sur l'efficacité du contrôle interne du bénéficiaire.
• évalué le caractère approprié des méthodes comptables retenues et du caractère raisonnable des estimations comptables, s'il y a lieu, ainsi que de la présentation qui en a été faite par la direction.

Nous communiquons, notamment, aux personnes responsables de la gouvernance, la portée et le calendrier prévus de l'audit ainsi que les conclusions importantes de l'audit, y compris toute déficience importante du contrôle interne mis en évidence au cours de notre audit.

Nous fournissons également aux personnes responsables de la gouvernance une attestation que nous avons respecté les exigences déontologiques pertinentes concernant l'indépendance, et leur communiquons toutes les relations et autres sujets raisonnablement susceptibles de nuire à notre indépendance, ainsi que, le cas échéant, les garanties connexes.

Samson et Associés CPA/Consulting Inc.
Gatineau (Québec)
31 mars 2026