Système électronique de réglementation des pesticides

Le Système électronique de réglementation des pesticides (SERP) est la plate-forme électronique que Santé Canada utilise pour gérer les renseignements réglementaires liés aux pesticides et les transactions. Il sert à la préparation, à l’envoi, au traitement et à la gestion de l’information liée aux homologations de pesticides et aux activités réglementaires prescrites par la Loi sur les produits antiparasitaires.

Le SERP offre un média électronique sûr par lequel l’industrie, notamment les demandeurs et les titulaires, peut échanger des renseignements de nature réglementaire avec le Ministère.

Grâce à la technologie numérique, le SERP améliore l’efficacité des procédures, renforce la surveillance réglementaire et augmente la transparence pour appuyer la mission de Santé Canada qui est de protéger la santé humaine et l’environnement.

Pour utiliser le SERP, il faut :

• Utiliser la version actuelle d’un moteur de recherche moderne, tel que Google Chrome, Microsoft Edge, Apple Safari ou Mozilla Firefox.
• Autoriser JavaScript et les témoins dans vos paramètres.

Pour une expérience optimale, assurez-vous que votre moteur de recherche est à jour.

Bien que plusieurs directives et documents d'orientation de Santé Canada donnent des instructions précises sur la procédure à suivre pour compiler et soumettre des documents liés aux homologations de pesticides, nous invitons les demandeurs et les titulaires à consulter d’abord les instructions générales ci-dessous.

Pour la préparation d’un dossier, assurez-vous d’utiliser la version la plus récente de chaque formulaire de Santé Canada qui s’applique.

Les demandeurs et les titulaires doivent créer un index électronique en format PRZ à l’aide du générateur d’index électronique, offert comme outil autonome dans la section des pesticides sur Canada.ca ou comme outil intégré dans la toute dernière version du Portail Web sécurisé du SERP. Veuillez noter que tous les documents doivent être compilés et soumis à l’aide de cet outil.

Pour l’envoi d’un fichier PRZ, nommez-le en fonction du type de demande ou de document soumis. Si un numéro a été attribué à votre demande, veuillez l’inclure au nom du fichier.

Exemples :

• Nouveau produit : « Pest-Cure Category A Application.prz »
• Modification : « PCP.99999 Category B Application.prz »
• Réponse à une lettre de lacunes de Santé Canada : « 1995-0001 Deficiency Response.prz »
• Soumission d'étiquettes corrigées : « 1995-0001 Corrected Labels.prz »

Les demandeurs et les titulaires doivent soumettre leurs fichiers PRZ à Santé Canada par l'une des méthodes ci-dessous.

1. Portail WEB sécurisé du SERP

Le Portail Web sécurisé du SERP, accessible sur le site Web de Santé Canada, permet aux demandeurs et aux titulaires de soumettre leur compilation de fichiers PRZ par voie électronique. La toute dernière version offre un moyen efficace de préparer, de soumettre et d'assurer le suivi des dossiers.

Le portail permet :

• de compiler ou de téléverser vos fichiers PRZ directement dans le portail;
• de soumettre des dossiers d'une taille maximale de 1 Go.

Pour créer un dossier alors qu'un numéro a déjà été attribué à votre demande, sélectionnez ce dernier à partir de la liste de demandes dans votre espace de travail d'entreprise.

Tous les frais exigés lors de l'envoi de documents par ce portail doivent être payés par carte de crédit.

2. Courriel

Les demandeurs et les titulaires peuvent envoyer leurs fichiers PRZ compilés au Système central de réception de courriels de la Direction de la réglementation des pesticides (pesticides.docs@hc-sc.gc.ca). Le cas échéant, tous frais applicables doivent être payés par carte de crédit.

Ce système présente l'avantage de pouvoir envoyer rapidement des fichiers en format PRZ, pourvu que l'on tienne compte des conditions suivantes :

• Le système central de réception des courriels n'est pas sécurisé. Par conséquent, tout fichier perdu ou intercepté pendant votre envoi ne relève pas de la responsabilité de Santé Canada.
• La taille totale du dossier PRZ envoyé par le système central ne peut dépasser 5 Mo; autrement, Santé Canada ne le recevra pas et un message d'erreur sera envoyé par courriel à l'expéditeur. Aucun autre avis sur ce refus ne sera envoyé de la part de Santé Canada.
• Il est nécessaire d'inscrire des mots clés précis dans la ligne objet du courriel, en utilisant la liste selon les contextes présentés ci-dessous.

Le meilleur moyen de soumettre au Ministère des fichiers électroniques liés aux produits antiparasitaires est d'utiliser la toute dernière version du Portail Web sécurisé du SERP. Ce canal sécurisé accepte des fichiers d'une taille maximale de 1 Go, avec la possibilité de préciser ce qui est envoyé.

Mots clés dans la ligne objet

Chaque envoi par courriel doit contenir un seul numéro de demande. Il ne faut jamais regrouper plusieurs demandes dans un même courriel.

De plus, pour que tout fonctionne bien, la ligne objet du courriel doit contenir tous les bons mots clés. S'il en manque un, le système retournera automatiquement le courriel à l'expéditeur. Par exemple :

• S'il s'agit d'une nouvelle demande, la ligne objet doit préciser le type de demande. Assurez-vous aussi d'y inclure le mot clé « PRZ », qui confirme que l'envoi correspond à un fichier PRZ. Par exemple : [Nom du produit antiparasitaire] [Type de demande].PRZ
• Si un numéro de demande a déjà été attribué, veuillez l'inscrire dans la ligne objet avec le nom du fichier PRZ. Une liste des termes décrivant ces documents se trouve dans le tableau suivant.

Type de document et mots clés correspondants

• Étiquette corrigée : Label, labels, etiquette, etiquettes, étiquette, étiquettes (s'il s'agit de l'envoi d'un PROJET d'étiquette, veuillez l'indiquer dans la ligne objet ou le courriel)
• Énoncé corrigé des spécifications du produit : specification, specifications, sps, spsf, spécification, spécifications, fdsp, dsp
• Avis : notify, notification
• Abandon : discontinuation
• Déclaration d'incident : Incident, IR
• Autres mots clés : PRZ

Autres notes

• Un accusé de réception automatique sera envoyé au demandeur dès réception du courriel.

• Veuillez ne pas inclure d'information liée à la demande dans le texte du courriel. Pour que cette information soit bien prise en compte et traitée par Santé Canada, elle doit être colligée dans un document indexé joint au fichier PRZ.

  Si un numéro de demande a déjà été attribué en rapport aux documents en voie d'être soumis, veuillez l'inscrire dans la ligne objet du courriel.

Remarques supplémentaires

Demandes présentées par une tierce partie : Si une tierce partie soumet des renseignements, il faut s'assurer que chaque document est dûment identifié par la tierce partie dans la lettre de présentation, puis inscrire cette lettre de présentation sous le code de données 0.8.1 dans le générateur d'index électronique. La tierce partie doit s'identifier comme étant la propriétaire de ces documents en entrant son code d'entreprise dans le champ « Tierce partie propriétaire » lorsqu'elle compile un ou plusieurs documents dans le générateur d'index électronique. Pour connaître le code d'entreprise, référez-vous aux instructions du Document d'orientation lié aux pesticides : Changements administratifs à apporter aux renseignements sur la personne-ressource pour les produits antiparasitaires homologués (titulaires et fabricants de pesticides) (voir la section 8.0).

Désignation et triage des renseignements commerciaux confidentiels : Consultez le Document d'orientation lié aux pesticides : Orientation et exigences relatives aux renseignements commerciaux confidentiels.