Plan de sécurité organisationnel pour les licences de cannabis

Culture, transformation et vente à des fins médicales

Sur cette page

• Qu'est-ce que c'est
• Qui en a besoin
• Que faut-il inclure
  • Aperçu de l'entreprise
  • Personnes ayant besoin d'une cote de sécurité
  • Chef de la sécurité et suppléant
  • Organigramme
  • Descriptions des rôles et des responsabilités
  • Descriptions des procédures d'opération normalisées (PON)
  • Attestation
• Quand l'envoyer
• Contactez-nous

Avertissement : Vous devez lire ces pages en même temps que la Loi sur le cannabis et son règlement. S'il y a des différences, la Loi et son règlement sont corrects. S'il y a des différences entre cette page et le Système de suivi du cannabis et de demande de licence (SSCDL), cette page est correcte.

Qu'est-ce que c'est

Le plan de sécurité organisationnel (PSO) comprend les mesures d'atténuation des risques qui sont en place pour prévenir, repérer et répondre aux incidents potentiels qui pourraient entraîner le détournement du cannabis vers ou depuis le marché illicite. Il décrit les mesures de sécurité en place au-delà de la sécurité physique, y compris les personnes nécessitant une cote de sécurité et les procédures d'opération normalisées (PON).

Le Règlement sur le cannabis exige que vous ayez un PSO. Vous devez le soumettre à Santé Canada durant la demande de licence et lorsque des changements y sont apportés.

Qui en a besoin

Les demandeurs et les titulaires de licence ont besoin d'un PSO pour ces licences de cannabis :

• micro-culture, culture en pépinière et culture standard
• micro-transformation et transformation standard
• vente à des fins médicales

Que faut-il inclure

Il y a 7 types d'information à couvrir dans un PSO. Santé Canada peut demander plus de renseignements à tout moment au-delà de ce qui est requis.

Vous êtes encouragé à utiliser ce modèle pour le PSO et à suivre les instructions fournies. Si vous n'utilisez pas ce modèle, Santé Canada acceptera tout de même d'autres formats s'ils contiennent les renseignements requis.

Aperçu de l'entreprise

Cette section permettra à Santé Canada de mieux comprendre votre entreprise. Vous devez inclure un aperçu de votre entreprise qui couvre :

• aperçu de l'entreprise : une description générale de ce que votre entreprise fera ou fait avec le cannabis (quelles activités et quels types de cannabis). Vous devez inclure toutes les affiliations commerciales ou relations avec d'autres organisations comme des entreprises, partenariats et coopératives impliquant le cannabis. Ça inclut, entre autres, toute organisation qui contrôle ou est contrôlée par le demandeur ou le titulaire de licence et d'autres compagnies liées. Vous devez inclure qui ils sont et ce qu'ils font pour vous ou avec vous. Si vous n'avez pas d'affiliation commerciale ou de relations avec d'autres organisations, indiquez-le en tant que tel. Ça peut être avec 2 à 4 phrases ou une liste à puces. Par exemple :
  • « Nous voulons cultiver et transformer du cannabis, puis vendre des extraits de cannabis, emballée et étiquetée, aux provinces et aux territoires. Nous n'avons aucune affiliation commerciale ni aucune relation avec d'autres organisations. »
  • « Nous avons un partenariat avec Cannabis Co. Nous cultivons du cannabis et vendons du cannabis séché en vrac à Cannabis Co. pour créer du cannabis comestible (barres de chocolat). »
• activités liées au cannabis : toute activité autorisée que vous allez mener ou que vous menez. Indiquez toutes les réponses applicables :
  • activités de cultivation telles que :
    • séchage
    • taillage
    • broyage
    • autre (par exemple, emballage et étiquetage des plantes et graines de cannabis)
  • activités de transformation telles que :
    • extraction
    • emballage
    • étiquetage
    • autre
  • vente
• marché cible : tout marché auquel vous vendez ou voulez vendre. Indiquez toutes les réponses applicables :
  • cultivateur (micro ou standard)
  • pépinière
  • transformateur (micro ou standard)
  • licence d'essais analytiques
  • licence de recherche
  • vente à des fins médicales
  • licence relative aux drogues contenant du cannabis
  • détaillants autorisés par le gouvernement provincial ou territorial
  • autre : patients médicaux enregistrés, hôpital, producteurs personnels ou désignés à des fins médicales
• types de cannabis : tous les types de cannabis autorisés que vous vendez ou voulez vendre. Indiquez toutes les réponses applicables :
  • plantes de cannabis
  • graines de plantes cannabis
  • cannabis pollen
  • cannabis séché
  • cannabis frais
  • cannabis pour usage topique
  • extrait de cannabis
  • cannabis comestible

Personnes ayant besoin d'une cote de sécurité

Vous devez faire une liste de tous ceux qui ont besoin d'une cote de sécurité pour le poste qu'ils occupent ou occuperont (une fois qu'ils auront reçu une cote de sécurité) pour :

• la société mère (propriétaire), le cas échéant
  • personnes qui contrôlent directement ou sont en mesure de contrôler directement un partenariat, une corporation ou une coopérative
    • directeurs
    • dirigeants
    • autres postes
• le demandeur ou titulaire de licence
  • les personnes qui contrôlent directement ou sont en mesure de contrôler directement un partenariat, une corporation ou une coopérative
    • directeurs
    • dirigeants
    • autres postes
• le personnel clé sur le lieu
  • responsable principal et leur suppléant
  • chef de la sécurité et leur suppléant
  • producteur en chef et leur suppléant, le cas échéant
  • préposé à l'assurance de la qualité (PAQ) et leurs suppléants, le cas échéant

La liste doit inclure pour chaque personne :

• nom
• titres des postes
• numéro de compte dans le SSCDL
• numéro de cote de sécurité
  • nº SEC pour les demandes de cote de sécurité
  • nº HSC pour les cotes de sécurité accordées

Chef de la sécurité et suppléant

Vous devez inclure les renseignements suivants concernant le chef de la sécurité et son suppléant (le cas échéant) :

• nom
• horaire de travail incluant leurs heures de travail
• leur adresse de courriel et leur numéro de téléphone en cas d'urgence

Organigramme

L'organigramme représente visuellement comment l'autorité, la responsabilité et l'influence ou la prise de décision circulent au sein d'une structure organisationnelle formelle.

L'organigramme doit différencier chaque niveau organisationnel (tel que la société mère, la compagnie du demandeur ou titulaire de licence et le personnel clé sur le lieu. Vous pouvez utiliser différentes couleurs ou des lignes pour séparer les différents niveaux organisationnels.

L'organigramme doit inclure les renseignements suivants :

• nom
• titres des postes

Voici un exemple d'un organigramme. Il inclut seulement les personnes ayant besoin d'une cote de sécurité et les personnes sur le lieu qui ont une influence significative ou une capacité de prise de décision. Votre organigramme peut inclure d'autres postes qui ne figurent pas dans l'exemple.

Équivalent textuel

• Nom 1, Nom 2, Nom 3 Conseil d'administration (société mère)
• Nom Président-directeur général (société mère)
  • Nom Directeur financier (société mère)
  • Nom Directeur des opérations (société mère)
  • Nom Directeur de l'information (société mère)
• Nom Directeur général, Directeur, Président (demandeur/titulaire de licence)
• Nom Directeur de la qualité
  • Nom Gestionnaire de la qualité (PAQ)
    • Nom Superviseur de la qualité (PAQ/S)
    • Nom Superviseur d'inspections (PAQ/S)
• Nom Directeur de la cultivation
  • Nom Gestionnaire de la cultivation (Producteur en chef)
• Nom Directeur des opérations (Responsable principal)
  • Nom Gestionnaire de la sécurité (Chef de la sécurité)
    • Nom Chef d'équipe de sécurité (Chef de la sécurité suppléant)

Descriptions des rôles et des responsabilités

Pour chaque poste dans l'organigramme, vous devez décrire brièvement les rôles et les responsabilités. Vous ne pouvez pas utiliser un aperçu général pour plusieurs postes. Si un employé occupe plusieurs postes, vous devez décrire chaque poste séparément. Indiquez ce sur quoi la personne a le contrôle, quelle est la portée de ses prises de décision et quelles sont ses responsabilités. Ça peut être avec 2 à 4 phrases ou dans une liste à puces.

Descriptions des procédures d'opération normalisées (PON)

Une procédure d'opération normalisé (PON) est une méthode documentée qui indique aux employés comment faire ou compléter une tâche spécifique. Vous devez avoir un système en place pour évaluer les procédures sur une base régulière et les modifier au besoin.

Les descriptions de vos PON doivent comprendre les mesures d'atténuation des risques qui sont en place pour prévenir, repérer et répondre aux incidents potentiels qui pourraient entraîner le détournement du cannabis vers ou depuis le marché illicite.

Il vous suffit de soumettre des descriptions de vos PON, et non des copies de vos PON. Lorsque vous décrivez les PON, vous devez inclure suffisamment de détails pour montrer que la procédure est en mesure de prévenir, de repérer et de répondre aux incidents de sécurité potentiels.

La description peut être de 3 à 6 phrases, ou dans une liste à puces. Le nombre de PON requis pour chaque domaine dépend de vous. Si vous avez une PON qui adresse plusieurs domaines, vous devez décrire la façon dont il traite chaque domaine séparément.

Santé Canada a identifié 23 domaines répartis en 5 thèmes qui doivent être abordés par vos PON afin d'aider à atténuer ces risques :

Thème 1 : Renseignements sur les employés

La description que vous fournissez doit montrer comment les PON traiteront les points suivants :

• 1.1 renseignements reçus qui pourraient compromettre la cote de sécurité d'un employé
• 1.2 renseignements reçus concernant un employé sans cote de sécurité qui pourrait compromettre la sécurité de l'organisation

Thème 2 : Mesures de sécurité

La description que vous fournissez doit montrer comment les PON traiteront les points suivants :

Personnes

• 2.1 entrée sur le périmètre du lieu pour les employés et entrepreneurs
• 2.2 entrée sur le périmètre du lieu pour les visiteurs
• 2.3 toute brèche de sécurité du périmètre du site
• 2.4 accès aux zones d'exploitation et d'entreposage pour les employés et les entrepreneurs
• 2.5 accès aux zones d'exploitation et d'entreposage pour les visiteurs
• 2.6 toute infraction à la sécurité des zones d'exploitation et d'entreposage

Circulation du cannabis

• 2.7 bonne garde du cannabis lors de l'expédition, de la livraison ou du transport
• 2.8 validation que le cannabis entrant sur le site provient d'une source légale
• 2.9 circulation non autorisée de cannabis, y compris entrer ou sortir du site
• 2.10 détection de perte ou de vol de cannabis
• 2.11 destruction, y compris la méthode et la manipulation des déchets de cannabis

Thème 3 : Sensibilisation à la sécurité et formation connexe

La description que vous fournissez doit montrer comment les PON traiteront les points suivants :

• 3.1 sensibilisation à la sécurité et formation de tous les nouveaux employés et entrepreneurs
• 3.2 sensibilisation continue à la sécurité et formation de tous les employés et entrepreneurs
• 3.3 séances d'information sur la sécurité pour les visiteurs

Thème 4 : Entreposage des renseignements

La description que vous fournissez doit montrer comment les PON traiteront les points suivants :

• 4.1 plan si le système de tenue des dossiers a une défaillance ou tombe en panne
• 4.2 assurer la protection des renseignements du client (y compris contre la perte), le cas échéant
• 4.3 l'entreposage et l'extraction des séquences de surveillance vidéo, le cas échéant

Thème 5 : Gestion des renseignements et des opérations

La description que vous fournissez doit montrer comment les PON traiteront les points suivants :

• 5.1 mesures de cybersécurité
• 5.2 reprise après sinistre des technologies de l'information (TI)
• 5.3 continuité des activités
• 5.4 autre (tel que nécessaire)

Exemple

Voici un exemple de descriptions de PON pour le thème 1: Renseignements sur les employés. Dans cet exemple, PON-SEC-01 traite 2 domaines (1.1 et 1.2) et PON-SEC-04 traite 1 domaine (1.2). La description incluse pour chaque PON est spécifique au domaine traité.

Thème 1 : Renseignements sur les employés

Domaine	Noms et titres des PON	Descriptions des PON
1.1 Renseignements défavorables reçus qui pourraient compromettre la cote de sécurité d'un employé	PON-SEC-01 Sécurité des employés	Il décrit les procédures permettant à tous les employés de signaler et de répondre aux renseignements compromettants pour les employés qui détiennent une cote de sécurité. Il comprend des exemples de renseignements qui pourraient compromettre la cote de sécurité d'un employé, par exemple, la violation de toute règle de sécurité, une activité criminelle ou une arrestation, une association avec le crime organisé, un comportement inapproprié. Le chef de la sécurité enquêtera les rapports soumis et les examinera avec les employés et la direction, et déterminera si des mesures correctives sont nécessaires.
1.2 Renseignements défavorables reçus concernant un employé n'ayant pas obtenu une cote de sécurité qui pourrait compromettre la sécurité de l'organisation	PON-SEC-01 Sécurité des employés	Il décrit les procédures permettant à tous les employés de signaler et de répondre aux renseignements compromettants pour les employés sans cote de sécurité. Il comprend des exemples de mesures et de comportements susceptibles de présenter un risque pour la sécurité, par exemple, l'utilisation abusive des renseignements et des systèmes de l'entreprise, la violation des règles de sécurité de l'entreprise, les comportements inappropriés. Le chef de la sécurité enquêtera les rapports soumis et les examinera avec les employés et la direction, et déterminera si des mesures correctives sont nécessaires.
	PON-SEC-04 Sécurité du site	Il décrit diverses mesures que le chef de la sécurité prend pour s'assurer que les risques liés à la sécurité sont atténués sur le lieu. Ça comprend l'examen constant des systèmes de vidéosurveillance, la réponse aux préoccupations des employés et le respect des procédures de sécurité. Le chef de la sécurité enquêtera tout renseignement ou constatation défavorable, déterminera si des mesures correctives sont nécessaires et fera rapport de ses constatations à la direction.

Attestation

Vous devez inclure un formulaire d'attestation du PSO dûment rempli. Si vous utilisez le modèle, l'attestation est déjà incluse.

Quand l'envoyer

Pour les demandeurs

Vous devez téléverser vos documents PSO sur la page « Plan de sécurité organisationnel » du SSCDL lorsque vous demandez une nouvelle licence. Si vous avez atteint la limite de document dans le SSCDL, envoyez vos documents supplémentaires dans la trousse des éléments de preuves du site.

Convention de nommage

Que vous décidiez d'utiliser ce modèle pour votre PSO ou d'envoyer votre PSO en utilisant un format différent, toutes les pièces jointes doivent être nommées, le cas échéant :

• aperçu de l'entreprise : « PSO_APP-#_ApercuEntreprise_AAAA-MM-JJ.PDF »
• modèle ou document principal : « PSO_APP-#_AAAA-MM-JJ.PDF »
• personnes ayant besoin d'une cote de sécurité : « PSO_APP-#_PersonnesHS_AAAA-MM-JJ.PDF »
• chef de la sécurité : « PSO_APP-#_ChefSecurite_AAAA-MM-JJ.PDF »
• organigramme : « PSO_APP-#_Organigramme_AAAA-MM-JJ.PDF »
• descriptions des rôles et responsabilités : « PSO_APP-# _DescriptionsRoles_AAAA-MM-JJ.PDF »
• descriptions des procédures d'opération normalisées (PON) : « PSO_APP-#_PON_AAAA-MM-JJ.PDF »
• attestation : « PSO_APP-#_Attestation_AAAA-MM-JJ.PDF »

Pour les titulaires d'une licence

Vous devez mettre à jour votre PSO lorsqu'un changement qui l'affecte est effectué (par exemple, si une personne dans l'organigramme part ou si une nouvelle personne est embauchée à un poste qui nécessite une cote de sécurité). Vous devez informer Santé Canada des changements apportés à votre PSO en envoyant un courriel à licensing-cannabis-licences@hc-sc.gc dans un délai de 5 jours suivant le changement. Indiquez « Avis de changement au plan de sécurité organisationnel pour la nº LIC » dans le champ « Objet » du courriel. Le courriel doit comprendre les renseignements suivants :

• une description des changements apportés au PSO
• une description de la cause des changements
• le cas échéant, les numéros CHG SSCDL des modifications de licence qui vous ont obligé à changer votre PSO
• une copie de la section mise à jour du PSO, pas tout le PSO
  • Reportez-vous aux conventions d'appellation. Les titulaires de licence doivent remplacer le numéro de demande (n° APP) par leur numéro de licence (n° LIC).

Contactez-nous

Si vous avez des questions sur le PSO ou ses exigences, veuillez nous envoyer un courriel à licensing-cannabis-licences@hc-sc.gc. Indiquez l'une des options suivantes dans le champ « Objet » du courriel :

• Pour les demandeurs : « Question sur le Plan de sécurité organisationnel, n° APP »
• Pour les titulaires de licence : « Question sur le Plan de sécurité organisationnel, n° LIC »

Pour toute autre question, consultez les Coordonnées pour les titulaires de licence, les demandeurs et les industries du cannabis et du chanvre industriel pour trouver l'adresse courriel appropriée.