Coeli par Coeli Enterprise – Profil

Nom du produit

Coeli Enterprise

Nom du fournisseur

Coeli Platform SL

Renseignements généraux sur le fournisseur

Adresse URL

https://www.coeli.cat/fr

Siège social

Casanova 27, penthouse 2a
08011 Barcelone
ESPAGNE

Année de fondation : 2017
Numéro de téléphone : +34 931 006 233
Courriel : info@coeli.cat
Personne-ressource : Francesca Barcellona

• Aperçu du produit

  Description du produit

  Coeli Enterprise est une plateforme infonuagique conforme à la norme Spectrum qui permet d’unifier tous les flux de travaux principaux de gestion d’une collection (le catalogage, la gestion complète et la publication en ligne) en un seul système en ligne. Son interface personnalisable, basée sur des formulaires, prend en charge les vocabulaires contrôlés, les champs multilingues et les schémas spécifiques à une discipline pour tous les types de collections de votre établissement (musée [de beaux-arts ou autre], archives, bibliothèque, fondation, université, etc.) : https://www.coeli.cat/fr/solutions/systeme-de-gestion-de-collection/

  Disciplines prises en charge

  Nous fournissons notre système de gestion des collections aux musées (de beaux-arts et autres), archives, universités, bibliothèques spécialisées, fondations, sites patrimoniaux, compagnies, établissements publics et bien d’autres encore.

  Coeli s’adapte aux besoins descriptifs de tous les types de collections grâce à sa flexibilité inégalée en matière de métadonnées, couvrant toutes les typologies d’éléments du patrimoine : archéologie, botanique, arts, documents, sciences, ethnologie, zoologie, graphisme, minéralogie, patrimoine immatériel, etc.

  Date de lancement du produit

  De 2017 à aujourd’hui. Coeli est un logiciel-service (SaaS) qui évolue en permanence et dont les mises à jour sont gratuites pour notre clientèle.

  Historique du produit

  Coeli est le fruit d’un groupe d’experts en gestion de l’information qui a reconnu la nécessité d’avoir un outil technologique adapté aux établissements culturels et qui pourrait évoluer en permanence parallèlement au secteur des bibliothèques, archives et musées (de beaux-arts et autres). Depuis son lancement, la plateforme Web s’est développée en conformité avec les normes internationales (Spectrum, CIDOC-CRM, SKOS, Dublin Core) et offre un environnement SaaS agile et intuitif qui permet non seulement la gestion des collections, mais qui évolue aussi au rythme de vos projets.

  Développement futur

  Notre Service de recherche et développement consacre ses efforts à l’innovation permanente en explorant de nouvelles technologies dans le but d’améliorer les capacités de Coeli. Nous recherchons et développons activement des solutions basées sur l’intelligence artificielle pour améliorer l’efficacité, l’automatisation, tableaux de bord fondés sur l’analyse, ainsi que l’expérience des utilisateurs en ce qui concerne la gestion des collections.

  Version de démonstration

  Oui, contactez-nous à l’adresse info@coeli.cat ou demandez une démo.

• Soutien technique

  Méthodes de soutien

  Vous pouvez joindre notre soutien technique par courriel ou téléphone, sur son site Web d’assistance ou encore en remplissant le formulaire de demande d’assistance « Comment pouvons-nous vous aider? » intégré à l’application. L’équipe de Coeli compte des conseillers désignés pour chaque projet, ce qui vous assure une communication claire et de qualité.

  Langue(s) du soutien

  Anglais, français, italien, espagnol, allemand, catalan et tchèque

  Heures de disponibilité du soutien

  Le soutien est accessible du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (HEC). Notez que nous nous adaptons au fuseau horaire de notre clientèle en garantissant l’accès pendant les heures ouvrables locales grâce à notre réseau d’assistance qui regroupe des partenaires au Canada, en Espagne, en République tchèque et en Roumanie.

  Frais de soutien

  Le service d’assistance standard est offert gratuitement avec l’abonnement. Il inclut la formation, la résolution des problèmes et un service d’assistance pour les questions liées au système, et ce, durant toute la durée du service.

  Le service d’assistance Premium est offert sous forme de forfaits horaires, ce qui permet aux utilisateurs de demander une formation supplémentaire, des modifications de la configuration du système ou la délégation de tâches. Les utilisateurs reçoivent régulièrement des rapports détaillés indiquant les heures utilisées.

  Réseau de soutien des clients

  Oui, nous proposons un site Web d’assistance sur lequel on trouve des guides étape par étape, des vidéos, etc. Il est offert en anglais, en espagnol et en catalan.

  Formation

  Nous proposons des séances de formation en ligne et des formations sur place sur demande. Nos plans de formation sont conçus pour s’adapter aux différents rôles des utilisateurs : formation générale, avancée et pour administrateur.

  Mises à jour du système et maintenance

  Oui, les mises à jour et la maintenance de notre système sont incluses dans l’abonnement.

• Coût

  Prix

  Le prix est déterminé selon plusieurs facteurs, notamment la taille de l’établissement, le nombre d’objets dans la collection, les besoins en matière de stockage, les modules complémentaires, etc. Notez que nous ne facturons pas en fonction du nombre d’utilisateurs : le nombre d’utilisateurs est illimité et leur accès est gratuit, ce qui garantit un accès flexible à votre équipe.

  Remplissez ce formulaire pour recevoir un devis personnalisé.

  Coûts de maintenance

  Aucuns. En tant que solution SaaS, l’ensemble des services de maintenance sont inclus dans l’abonnement.

  Frais supplémentaires

  Uniquement pour le service d’assistance Premium

• Spécifications du système

  Systèmes d’exploitation pris en charge

  Les utilisateurs accèdent à Coeli au moyen de n’importe quel navigateur moderne sous Windows, macOS ou Linux; aucune installation n’est requise du côté de la clientèle.

  Base de données sous-jacente

  Toutes les données transactionnelles résident dans PostgreSQL (v13+), qui est géré et sauvegardé automatiquement par notre fournisseur de services infonuagiques.

  Plateforme(s)

  La plateforme est fournie exclusivement en tant que SaaS.

  Matériel requis

  Aucun matériel sur place n’est requis.

  Personnel requis

  Coeli étant une plateforme SaaS entièrement gérée, vous n’avez pas besoin d’avoir un spécialiste en informatique sur place. Une fois formé, votre personnel responsable des collections et de l’enregistrement des données pourra configurer les flux de travaux gérer les données et produire des rapports sans avoir besoin d’une expertise technique approfondie.

  Modules ou modules d’extension offerts

  Nos modules optionnels (listés ici : https://www.coeli.cat/fr/solutions/extensions/) comprennent le module d’extension WordPress, le module DAM+, le module Traductions, le module Expositions+, le module Bibliothèque+ et le module Restauration+. Tous sont développés à l’interne et font l’objet d’une licence accessible par abonnement annuel; vous ne payez que pour les modules dont vous avez besoin.

  Produits d’une tierce partie nécessaire

  Aucun produit d’une tierce partie n’est cécessaire. Les intégrations optionnelles incluent les systèmes IAM/SSO (SAML 2.0, OAuth2), les outils d’informatique décisionnelle externes à partir d’une interface de protocole d’application (API) et les applications de numérisation tierces à partir de nos interfaces ouvertes.

  Interopérabilité

  Coeli propose les API REST/JSON pour les opérations fondamentales (CRUD), OAI-PMH pour les moissonneurs, CoeliSync pour l’ETL, et prend en charge les modèles de données ouvertes liées (RDF/SKOS) pour un échange maximal de données.

  Accessibilité

  Convivial

  Personnalisation

  Oui, les ajustements quotidiens des formulaires et des champs sont entièrement sous votre contrôle. La plupart des ajustements personnalisés peuvent être faits dans l’application sans l’intervention du fournisseur (concevoir la disposition des formulaires de saisie, réorganiser les onglets, définir les statuts obligatoires/facultatifs, etc.). Par contre, pour des changements plus importants, comme l’ajout de nouveaux modules ou des intégrations sur mesure, vous pouvez faire appel à notre équipe d’assistance.

• Capacités d’intégration Web

  Fonctionnement dans un environnement infonuagique

  Oui

  Navigateurs compatibles

  Tous

  Saisie des données sur Internet

  La saisie de données est entièrement basée sur le Web. Les membres de votre équipe pourront se connecter simplement à partir d’un navigateur moderne et de n’importe quel appareil (ordinateur de bureau, ordinateur portable, tablette, téléphone cellulaire, etc.)

  Plateforme de publication sur le Web

  Les collections peuvent être publiées à partir de notre module d’extension WordPress ou des intégrations API personnalisées qui fournissent en direct et automatiquement des mises à jour sur les sites publics.

  Fonctionnalités des données ouvertes liées

  Oui

• Groupes d’utilisateurs et sécurité

  Profils d’utilisateurs

  Chaque utilisateur dispose d’un profil sécurisé et de ses propres identifiants de connexion, ainsi que d’autorisations basées sur ses responsabilités. Le système permet un nombre illimité de connexions simultanées, et plusieurs personnes peuvent travailler dans Coeli en même temps – même s’ils travaillent sur le même enregistrement d’objet. Les modifications sont suivies au moyen des journaux de vérification et d’historiques de versions afin d’éviter les conflits de données.

  Groupes d’utilisateurs

  Coeli offre un contrôle complet de l’accès en fonction des rôles, ce qui vous permet de définir les autorisations au niveau du groupe et des utilisateurs individuels. Les administrateurs ont un rôle « admin. » intégré qui leur donne un accès illimité et leur permet de créer, de modifier ou de supprimer n’importe quelle donnée. Il leur est donc possible de créer autant de rôles supplémentaires que nécessaire (conservateurs, catalogueurs, chercheurs, etc.) et d’accorder à chacun des droits au niveau du module, de l’enregistrement ou du champ.

  Profils de visiteurs

  Vous pouvez facilement créer un rôle ou un groupe en lecture seule pour les utilisateurs publics ou occasionnels.

  Installation

  En tant que solution SaaS basée sur le Web, Coeli ne nécessite aucune installation locale de logiciel : l’accès se fait à partir de n’importe quel navigateur moderne. Il n’y a pas de limite au nombre de postes de travail ou d’appareils pouvant se connecter simultanément, tant que les utilisateurs disposent d’identifiants valides.

  Pistes de vérification et historique des modifications

  Chaque action de création, de mise à jour ou de suppression est enregistrée et indique l’horodatage, l’identifiant de l’utilisateur ayant effectué l’action, ainsi que les valeurs avant/après. Les journaux sont immuables et exportables pour les vérifications de conformité.

  Accès hors ligne

  Le mode hors ligne n’est pas pris en charge.

  Fonctions de confidentialité

  Les fonctions de confidentialité sont conformes au Règlement général sur la protection des données, ISO 27001.

• Migration et stabilité des données

  Formats d’importation

  Les importations prises en charge comprennent les formats CSV (délimité par des tabulations), JSON, XML (MARC21, LIDO, EDM) et les extraits SQL directs pour une interopérabilité totale.

  Formats d’exportation

  Les exportations de données sont offertes sous forme de fichiers Excel, Word, CSV, JSON, XML et de flux OAI-PMH en Dublin Core ou EDM/RDF, avec des modèles personnalisables et un traitement en arrière-plan.

  Copies de sauvegarde

  Oui

• Normes et schémas

  Schémas de métadonnées

  Nos flux de travaux sont conformes à la norme Spectrum 5.0 pour les règles de catalogage des musées, garantissant l’application des champs obligatoires et des vocabulaires contrôlés.

  Normes sur le contenu des données (règles de catalogage)

  Les vocabulaires basés sur SKOS, Getty AAT, VIAF, GeoNames et les listes d’autorité personnalisées sont tous pris en charge dans un souci de précision et de cohérence.

  Normes sur le vocabulaire

  Les établissements peuvent télécharger et gérer leurs propres thésaurus ou systèmes de classification, qui peuvent être intégrés de manière native dans les formulaires de saisie des métadonnées.

  Lexiques locaux

  Oui, la clientèle peut télécharger et gérer autant de listes terminologiques et de thésaurus locaux qu’elle le souhaite. Il est possible d’y ajouter des étiquettes multilingues afin de pouvoir gérer des ensembles de termes bilingues ou multilingues.

  Accréditation

  Coeli est conforme à la norme Spectrum et détient les certifications suivantes : ISO 27001 pour la sécurité de l’information, ISO 9001 pour la gestion de la qualité, ISO 30301 pour la gestion des enregistrements et ISO 14 001 pour le développement durable. Des vérifications régulières permettent de maintenir la conformité.

• Saisie de données et contenu

  Téléversement de données multimédias ou lien vers des données multimédias

  Les utilisateurs font glisser et déposent ou téléchargent par lots des images, des fichiers audio, des vidéos et des documents directement dans le navigateur. Les liens renvoient à un nombre quelconque d’enregistrements de collection.

  Formats multimédias compatibles

  Les images (TIFF, JPEG, PNG), les vidéos (H.264, HEVC, MPEG-2), les fichiers audio (AAC, PCM, WMA) et les documents (PDF) sont tous traités avec des dérivés optimisés pour le Web.

  Caractéristiques de saisie des données

  Des formulaires personnalisés avec des champs obligatoires, des listes de sélection, des sélecteurs de date et des règles de validation empêchent les entrées incomplètes et préservent l’intégrité des données.

  Affichage de type feuille de calcul

  Oui

  Cartographie géographique

  L’utilisateur peut saisir la latitude et la longitude comme champs de métadonnées pour chaque objet ou événement, et une carte intégrée peut afficher sa position sur votre site Web public à l’aide de notre API ou du module d’extension WordPress.

  Champs multilingues

  Tous les champs de texte sont multilingues.

  Codification à barres

  Sur notre feuille de route.

  Étiquetage

  Coeli peut générer des étiquettes imprimables directement à partir de votre base de données, grâce à la fonction d’exportation Word. Vous sélectionnez les enregistrements d’objets dont vous avez besoin, choisissez un modèle prédéfini (comprenant les champs et images que vous avez choisis) et exportez au format Word ou PDF.

• Recherche et préparation de rapports

  Types de recherches pris en charge

  Coeli s’appuie sur Elasticsearch pour les recherches en texte intégral, à facettes, floues et booléennes.

  Recherches multilingues

  Oui. Les index et les filtres de recherche fonctionnent dans toutes les langues, ce qui permet aux utilisateurs de trouver des enregistrements peu importe où se trouvent les utilisateurs.

  Styles de rapports inclus

  Oui

  Personnalisation des rapports

  Oui

  Générateur de rapports

  Les utilisateurs peuvent modifier les modèles de rapport dans Word ou Excel, définir l’ordre des colonnes et enregistrer des exportations personnalisées pour une utilisation récurrente.

• Fonctions muséales

  Fonctions de gestion des collections

  Coeli Enterprise couvre toutes les procédures prévues par la norme Spectrum, depuis l’acquisition, l’enregistrement, le catalogage, les prêts, les expositions, la conservation et l’évaluation des risques jusqu’à l’aliénation et à la diffusion publique.

  Enregistrement

  Le module d’enregistrement de Coeli vous permet d’attribuer des numéros d’acquisition uniques, d’enregistrer les coordonnées du donateur ou l’information liée à l’acquisition et de saisir des métadonnées descriptives essentielles à chaque objet. Vous pouvez définir des champs obligatoires, appliquer la validation des données et lier les enregistrements à des ressources multimédias.

  Acquisitions

  La plateforme offre des flux de travaux simplifiés pour le travail d’acquisition, grâce à laquelle les demandes d’achat, les offres et les statuts d’approbation peuvent être enregistrés pour chaque objet entrant. Elle permet la saisie d’information relative aux fournisseurs et aux coûts et lie directement les acquisitions aux numéros d’enregistrement.

  Gestion de l’inventaire

  Coeli prend en charge les processus d’inventaire grâce à l’importation de feuilles de calcul ou de saisies manuelles, ce qui vous permet d’enregistrer les emplacements actuels, les comptages et les notes sur l’état des objets. Vous pouvez générer facilement des rapports d’inventaire.

  Suivi interne

  Chaque mouvement au sein de votre établissement (que ce soit entre les réserves, les laboratoires de conservation ou les espaces d’exposition) est enregistré grâce à des champs de « localisation actuelle » et des notifications de transferts horodatés. Les utilisateurs peuvent consulter l’historique des déplacements aux fins de vérification.

  Envois externes

  Les objets prêtés, aliénés ou nouvellement acquis qui quittent le bâtiment sont gérés dans un seul et même module de tâches. Ce dernier permet de prendre en charge les listes d’empaquetage, les téléchargements de constats d’état, l’information concernant l’assurance et les documents douaniers.

  Catalogage

  Coeli offre des formulaires de saisie hautement personnalisables qui permettent un catalogage multidisciplinaire : les objets, les archives, les spécimens et les ressources numériques peuvent tous avoir leurs propres schémas. Les vocabulaires contrôlés, les champs multilingues et les modèles d’importation en masse facilitent la saisie de données à grande échelle.

  Conservation

  Vous pouvez enregistrer, directement dans les enregistrements d’objets, des constats d’état, des plans de traitement et la documentation photographique avant et après traitement.

  Recherche muséale

  Coeli permet aux conservateurs de joindre au fichier d’un objet des notes de recherche en texte libre, des liens vers des notices bibliographiques et des documents d’archives numérisés. Cela permet d’avoir un seul dossier par objet.

  Publications et documents imprimés

  Les fonctions d’exportation de la plateforme permettent de produire des catalogues, des étiquettes et des rapports formatés, qui comprennent le suivi des bibliographies et des listes de documents d’archives connexes. Les modèles sont entièrement personnalisables.

  Gestion des droits et reproduction

  Vous pouvez inscrire des métadonnées détaillées sur les droits (statut du droit d’auteur, conditions d’utilisation, autorisations de reproduction, dates d’embargo, etc.) pour chaque objet ou bien. Ces champs définissent les contrôles de téléchargement et de publication.

  Expositions

  Un module intégré pour les expositions couvre toutes les étapes, de la planification jusqu’à la désinstallation. Il est possible d’assigner des tâches, de prévoir des dates d’installation, de suivre la rotation des objets et de joindre des constats d’état relatifs à l’exposition.

  Gestion et évaluation des risques

  Les rapports d’évaluation aux fins d’assurance, d’expertises et d’évaluation des risques sont conservés dans des champs précis des enregistrements d’objets. On peut y consigner l’historique des valeurs et les détails des polices.

  Gestion des prêts

  Les prêts entrants et sortants sont gérés à partir du même module de tâches, et comprennent le suivi des retours, les comparaisons de conditions et l’information sur les assurances.

  Aliénations

  Les flux de travaux relatifs au processus d’aliénation des objets permettent de saisir les étapes d’approbation, les méthodes de retrait d’inventaire et les notes sur l’audit, garantissant ainsi la conformité réglementaire.

  Gestion des biens numériques

  Le module optionnel DAM fournit un dépôt média hébergé avec des champs de métadonnées étendus, des dérivés prêts pour le Web générés automatiquement et un contrôle des versions. Vous pouvez lier un nombre illimité de fichiers à chaque enregistrement et les prévisualiser dans l’application.

  Caractéristiques et fonctions supplémentaires

  Pour la diffusion publique, notre module d’extension WordPress prêt à l’emploi intègre, de manière transparente, des vues de collections en direct, des galeries et des gadgets logiciels de recherche dans votre site Web existant (aucun développeur n’est nécessaire), tandis qu’une application légère de téléchargement de médias permet la gestion des exportations de biens numériques en lots.

  Au-delà des flux de travaux principaux pour la gestion des collections, Coeli offre une API REST/JSON complète pour les opérations fondamentales (CRUD, un terminal OAI-PMH pour la collecte de métadonnées et l’outil de bureau CoeliSync pour l’extraction, la transformation et le chargement de données (ETL), ainsi que les migrations en lots.