Audit de la délégation des pouvoirs en matière de ressources financières et humaines

Bureau de la dirigeante principale de l’audit
Mai 2026

Sur cette page

• Liste des sigles et abréviations
• Sommaire exécutif
• Opinion et conclusion de l'audit
• Énoncé de conformité
• Chargé de projet
• À propos de l'audit
  • Contexte
  • Pouvoirs financiers
  • Pouvoirs en matière de ressources humaines
  • Objectif
  • Portée
  • Méthodologie
• Constatations et recommandations
  • 1. Gouvernance – Finances
  • 2. Gouvernance – Ressources humaines
  • 3. Gestion des risques – Cadre
  • 4. Gestion des risques – Risques de fraude
  • 5. Efficacité des contrôles internes
• Conclusion
• Annexe A – Échelle d'évaluation et résumé des résultats
• Annexe B – Plan d'action de la direction

Format substitut

Audit de la délégation des pouvoirs en matière de ressources financières et humaines [Version PDF - 1.10 Mo]

Liste des sigles et abréviations

ADAI

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination

CIA

Auditeur interne certifié

DGDPF

Direction générale du dirigeant principal des finances

CPA

Comptable professionnel agréé

DAA

Demande de délégation de pouvoirs

FAA

Loi sur la gestion des finances publiques

RH

Ressources humaines

DGGRHMT

Direction générale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail

CNM

Conseil national mixte

BDPA

Bureau de la dirigeante principale de l’audit

PCH

Ministère du Patrimoine canadien

CFP

Commission de la fonction publique

LEFP

Loi sur l'emploi dans la fonction publique

DGR

Direction de la gestion des ressources

Sommaire exécutif

Le Bureau de la dirigeante principale de l’audit (BDPA) a effectué l’audit de la délégation des pouvoirs en matière de finances et de ressources humaines afin de déterminer si les contrôles à l'appui des pouvoirs délégués sont conçus de manière adéquate et fonctionnent comme prévu pour appuyer l'autorisation des opérations et atténuer les risques connexes.

Dans l'ensemble, l'équipe d'audit a constaté que des cadres de délégation, des instruments et des contrôles de base sont en place et exercés de manière appropriée par les personnes exerçant les pouvoirs délégués. Les rôles, les responsabilités et les pouvoirs fonctionnels pour les pouvoirs délégués en matière de finances et de RH sont clairement harmonisés avec la hiérarchie organisationnelle du Ministère. Les contrôles à l'appui de la délégation des pouvoirs financiers sont suffisamment matures, adaptés au système et soutenus par des mécanismes structurés de surveillance, de production de rapports et de transmission aux échelons supérieurs. Les contrôles à l'appui des subdélégations de pouvoirs en matière de dotation en ressources humaines (RH) reposent davantage sur des examens manuels transaction par transaction et des mesures correctives informelles, ce qui limite la capacité de la direction à surveiller, à cerner et à transmettre aux échelons supérieurs les problèmes systémiques et les cas de non-conformité récurrents.

Opinion et conclusion de l'audit

D'après les travaux de vérification effectués, l’audit a permis de conclure que le Ministère a établi des structures de gouvernance, des instruments de délégation et des contrôles de base qui fournissent une assurance raisonnable quant à l'exercice des pouvoirs délégués en matière de finances et de ressources humaines. Les pouvoirs délégués sont généralement exercés par des personnes dûment autorisées et appuient l'autorisation d'opérations entrant dans la portée de l’audit. Des possibilités de renforcer la surveillance, l'acheminement aux échelons supérieurs et l'utilisation des résultats de la surveillance, en particulier pour traiter les cas de non-conformité récurrente et appuyer les mesures correctives systémiques, ont été cernées. La mise en œuvre des recommandations améliorera l'uniformité, la durabilité et la transparence de la surveillance et favorisera davantage une saine intendance et responsabilisation.

Énoncé de conformité

Cet audit a été effectué conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes. Des procédures suffisantes et appropriées ont été mises en œuvre et des éléments de preuve ont été recueillis pour appuyer l'exactitude des constatations et de la conclusion du présent rapport.

Original signé par

Raffaella Bertorelli, CPA, CIA
Dirigeante principale de l’audit interne
Ministère du Patrimoine canadien

Membres de l'équipe d'audit
Dylan Edgar, directeur, audit interne
Erick Martel, chef d'équipe par intérim
Houssein Ndiaye, auditeur principal
Avec le soutien de ressources externes.

Chargé de projet

L'autorisation de cet audit découle du Plan d'audit axé sur les risques 2024-2025 approuvé par le sous-ministre en juin 2024.

À propos de l'audit

Contexte

Les pouvoirs délégués permettent aux gestionnaires d'atteindre les objectifs ministériels tout en assurant la responsabilisation. Les pouvoirs financiers sont régis par la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), tandis que les pouvoirs de dotation en ressources humaines (RH) sont délégués en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique au moyen de l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination.

Pouvoirs financiers

Le processus de gestion des dépenses est contrôlé par un ensemble de pouvoirs de dépenser et de pouvoirs financiers. Ce processus est régi par un ensemble de pouvoirs de dépenser et de pouvoirs financiers, et par Services publics et Approvisionnement Canada pour l’autorisation des transactions.

L'autorisation de dépenser comprend :

• Pouvoir d'engager des dépenses
• Pouvoir d'engager des fonds (article 32 de la LGFP)
• Pouvoir d'exécuter une opération

Les pouvoirs financiers comprennent :

• Pouvoir d'attestation (article 34 de la LGFP)
• Pouvoir de payer (article 33 de la LGFP)

Certains pouvoirs peuvent se chevaucher, comme l'engagement des dépenses avec le pouvoir d'engager des fonds en vertu de l'article 32, ou les trois pouvoirs de dépenser ensemble.

La délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers est un contrôle interne clé dans le processus de gestion des dépenses. Une délégation bien conçue des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers habilite les employés et aide à créer un équilibre approprié entre les décisions à haut risque qui nécessitent la participation de la haute gestion et les décisions opérationnelles courantes prises par les employés.

Les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers sont officiellement délégués par l'administrateur général du ministère du Patrimoine canadien (PCH) au moyen d'un tableau de délégation. Les pouvoirs financiers sont délégués aux postes de l'organigramme ministériel en fonction du titre du poste. Ce tableau est accompagné de notes à l'appui, de documents de spécimen de signature, de règles d'autorisation électronique et d'autres instruments.

Pouvoirs en matière de ressources humaines

Les pouvoirs et les responsabilités en matière de ressources humaines sont partagés entre le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada), la Commission de la fonction publique (CFP) et les administrateurs généraux.

La CFP délègue officiellement des pouvoirs aux administrateurs généraux au moyen de l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN). Les AG sont encouragés à subdéléguer ces pouvoirs au sein de leur organisation, conformément à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).

Le Tableau des pouvoirs en matière de RH du Ministère décrit ces pouvoirs, les niveaux d'approbation requis et toutes les références, limites et conditions applicables. Les gestionnaires peuvent exercer les pouvoirs délégués dans leur administration ou leur domaine de responsabilité, en respectant les conditions et les limites spécifiées.

Lorsqu'il délègue et subdélègue des pouvoirs, le Ministère doit s'assurer que les gestionnaires respectent des conditions établies. Les principales fonctions de délégation sont les suivantes :

• Pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes en vertu de la LEFP, qui confère à la CFP le pouvoir de nommer dans la fonction publique et la délégation de ces pouvoirs à l'administrateur général de PCH, qui est encouragé à déléguer davantage.
• Les délégations financières sont réglementées par la LGFP, exigeant une délégation financière pour les pouvoirs en matière de RH ayant des répercussions financières, comme la classification des postes et d'autres avantages régis par les conventions collectives et les directives du Conseil national mixte^{Note de bas de page 1} (CNM) et d'autres lois et règlements, couvrant des domaines comme la santé et la sécurité, les congés, les heures supplémentaires, les langues officielles, la réinstallation, les relations de travail et l'équité en matière d'emploi, pour n'en nommer que quelques-uns.

Objectif

L'objectif de l'audit était d'évaluer si les contrôles liés à la délégation des pouvoirs en matière de finances et de ressources humaines sont conçus de manière adéquate et fonctionnent comme prévu pour appuyer l'autorisation des opérations liées aux finances et aux ressources humaines, tout en atténuant les risques connexes.

Portée

L'audit a porté sur la conception et l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles à l'appui des pouvoirs financiers délégués et des pouvoirs subdélégués de dotation en RH au sein de PCH pour la période d'avril 2022 à mars 2025. La portée comprenait :

• Pouvoirs financiers délégués en vertu de la LGFP, y compris les contrôles clés liés aux pouvoirs d'engagement, d'attestation et de paiement, ainsi que les processus de surveillance, de transmission aux échelons supérieurs et de production de rapports ;
• Les pouvoirs subdélégués en matière de dotation des RH, y compris le cadre de gouvernance, les instruments de délégation, les pratiques de surveillance et d'assurance de la qualité, les mécanismes de renvoi aux échelons supérieurs et les contrôles de soutien utilisés pour autoriser les mesures de dotation.

L'audit s'est concentré sur les processus et les contrôles au niveau organisationnel au sein de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) et de la Gestion des ressources humaines et du milieu de travail (DGGRHMT), y compris les contrôles manuels et automatisés, les rôles et responsabilités, les considérations relatives au risque de fraude et la disponibilité d'éléments probants vérifiables. L'audit comprenait des tests de transactions et une analyse des données pour certains processus financiers et de RH afin d'évaluer si les pouvoirs délégués ont été exercés conformément aux instruments, aux politiques et aux normes ministérielles approuvés.

L'audit ne comprenait pas d'évaluation des éléments suivants :

• Pouvoirs non monétaires en matière de RH, y compris les pouvoirs liés aux relations de travail ;
• L'efficacité de l'exécution plus large des programmes de RH ou des programmes financiers en dehors des contrôles des pouvoirs délégués ; ou
• Pouvoirs exercés par des organisations externes ou des organismes centraux.

La portée de l'audit était limitée aux contrôles et aux opérations en vigueur pendant la période examinée, et les conclusions ne s'appliquent qu'aux processus examinés et à la portée définie.

Méthodologie

L'audit a été effectué conformément à la Politique sur l'audit interne du Conseil du Trésor et à la directive connexe, ainsi qu'aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes. La méthodologie utilisée dans le cadre de cet audit comprenait :

• Examen de la documentation relative aux pouvoirs délégués en matière de ressources financières et humaines :
  • Lois, règlements, politiques, procédures et documents d'orientation et de formation.
  • Plans, rapports, documents ministériels et documents de gouvernance, y compris les dossiers des comités et les ententes pertinentes ; et
  • Résultats des processus internes d'assurance et de surveillance de la qualité.
  • Un exercice d'organigramme pour déterminer les processus d'attribution et de gestion des pouvoirs délégués en matière de finances et de RH, les responsabilités et les contrôles pertinents.
• Entrevues avec des représentants des fonctions ministérielles du Ministère.
• Utilisation de l'analyse des données pour tester l'efficacité des contrôles actuels et l'atténuation des risques.

Constatations et recommandations

Les constatations sont fondées sur les éléments probants recueillis au moyen des méthodes d'audit appliquées pour chaque critère d'audit. L'annexe A – Échelle d'évaluation et résumé des résultats présente un résumé des conclusions pour chacun des critères évalués au cours de l’audit. Les constatations de moindre importance, risque ou incidence ont été communiquées à l'entité auditée soit verbalement, soit dans des lettres à la gestion.

1. Gouvernance – Finances

L'équipe d'audit s'attendait à ce que les structures de gouvernance entourant les pouvoirs délégués comprennent des définitions claires des rôles et des responsabilités, des mécanismes de surveillance, ainsi que des programmes de sensibilisation et de formation. Une surveillance officielle des opérations financières pour vérifier si elles étaient conformes au tableau de délégation financière du Ministère et aux notes explicatives aurait également dû être mise en place. De plus, on s'attendait à ce que les résultats de la surveillance soient communiqués à un niveau de gestion approprié, que des processus de renvoi aux échelons supérieurs soient appliqués et que des mesures correctives soient prises en temps opportun, le cas échéant.

L'équipe a observé que les rôles, les responsabilités et les pouvoirs fonctionnels pour les pouvoirs financiers délégués sont clairement harmonisés avec la hiérarchie organisationnelle du Ministère. De plus, une sensibilisation et une formation sont en place et répondent aux résultats des vérifications financières postérieures aux transactions. Il a également été noté que des processus sont en place pour répondre aux besoins de formation et pour répondre aux risques internes et externes associés à l'application des pouvoirs délégués, bien que certaines personnes interrogées aient indiqué que la formation sur la délégation financière pourrait être périodiquement mise à jour pour s'assurer qu'elle englobe tous les éléments de leur travail.

L'équipe a constaté que le Ministère avait mis en place un processus de vérification financière après paiement, dont les résultats étaient communiqués aux niveaux de gestion appropriés au moins une fois par trimestre. Il a également été noté qu'un processus de renvoi à l'échelon supérieur de la délégation financière avait été mis en place pour traiter les cas où les personnes ne se conforment pas à plusieurs reprises à la politique sur la délégation de pouvoirs. Il a été observé que certaines directions de la gestion des ressources (DGR) interviennent de manière proactive par courriel ou en transmettant les cas de non-conformité au superviseur de la personne.

Au moment de l'audit, le processus formel d'indexation de la délégation financière est réinitialisé chaque année. Cela signifie qu'à chaque exercice financier, le processus d'acheminement aux échelons supérieurs documenté du Ministère en cas de non-conformité à la délégation financière recommence, sans report des problèmes de l'exercice précédent liés à des personnes. On a observé que cela limite l'efficacité de la vérification après paiement, de la surveillance à long terme et de la déclaration des cas de non-conformité récurrents d'une année à l'autre par les gestionnaires délégués. L'équipe d'audit a été informée qu'à partir de 2026, le processus de renvoi aux échelons supérieurs ne sera plus réinitialisé à la fin de l'exercice ; cependant, aucun document officiel de ce changement de politique n'était disponible ou n'a pu être fourni.

En réinitialisant l'indexation chaque année et en excluant les cas de non-conformité antérieurs de l'avis de surveillance et de l'échantillonnage de vérification après paiement, le Ministère réduit sa capacité à détecter les cas de non-conformité répétés et à appliquer des mesures correctives ou correctives en temps opportun.

Recommandation :

1. Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que les cas de non-conformité récurrents des personnes soient systématiquement pris en compte dans les stratégies d'échantillonnage et les processus de renvoi aux échelons supérieurs afin d'améliorer l'efficacité des mesures correctives et de renforcer la responsabilisation.

2. Gouvernance – Ressources humaines

Les structures de gouvernance attendues pour les pouvoirs financiers délégués étaient également attendues pour les transactions de RH. En particulier, l'équipe d'audit s'attendait à trouver un suivi officiel des transactions de RH pour vérifier si elles étaient conformes au contenu des lettres de l'administrateur général, en sous-déléguant les pouvoirs de RH aux gestionnaires. On s'attendait également à ce que les résultats de la surveillance soient communiqués à un niveau de gestion approprié, que des processus de renvoi aux échelons supérieurs soient appliqués et que des mesures correctives soient prises en temps opportun, au besoin.

Comme pour les observations de l'équipe sur les pouvoirs financiers délégués, les rôles, les responsabilités et les pouvoirs fonctionnels pour les pouvoirs délégués en matière de RH sont clairement alignés sur la hiérarchie organisationnelle du Ministère. De plus, une sensibilisation et une formation sont en place et répondent aux résultats de l'examen en temps réel des vérifications des RH. Il a également été noté que des processus sont en place pour répondre aux exigences en matière de formation et pour répondre aux risques internes et externes associés à l'application des pouvoirs délégués.

L'équipe a constaté que les mesures de dotation des RH ont été menées à bien avec l'aide et les conseils de spécialistes de la dotation des RH. Lorsque des problèmes liés à la subdélégation des RH ont été cernés, un processus informel de renvoi aux échelons supérieurs et de correction a été appliqué. Plus précisément, les transactions individuelles jugées non conformes étaient renvoyées au gestionnaire responsable pour correction avant d'être traitées. L'équipe d'audit a observé que même si des mesures correctives ont été prises, elles ont été traitées au cas par cas, n'ont pas été officiellement documentées et n'ont pas fait l'objet d'un suivi systématique.

La Direction générale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail (DGGRHMT) mène deux activités de surveillance qui impliquent une subdélégation en matière de dotation : (1) l'évaluation de la conformité aux exigences de l'IDRN de la Commission de la fonction publique ; et (2) un processus interne d'assurance de la qualité de la dotation qui examine un ou deux dossiers de dotation par mois par conseiller en RH. Une évaluation de la conformité par rapport à l'IDRN de la CFP est un examen structuré effectué par le Ministère pour déterminer si les décisions de dotation prises en vertu des pouvoirs de nomination subdélégués sont conformes aux exigences législatives, politiques et de responsabilisation applicables. Cette évaluation vise à déterminer si les mesures de dotation respectent les modalités des pouvoirs délégués ; démontrer le respect des valeurs fondamentales de dotation et des exigences de la Politique en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique ; sont appuyées par la documentation, les approbations et les justifications appropriées. Les résultats de l'évaluation sont utilisés pour cerner les cas de non-conformité, éclairer les mesures correctives et appuyer la responsabilisation de l'administrateur général envers la CFP. L'équipe d’audit a observé que la DGGRHMT effectue l'exercice de validation annuel mandaté par la CFP couvrant environ 3 % des activités de dotation, qui est signé par l'administrateur général. En ce qui concerne les activités internes d'assurance de la qualité de la DGGRHMT, l'équipe a noté que les résultats ne sont pas officiellement documentés, suivis ou communiqués à la gestion. Par conséquent, les efforts de surveillance sont principalement de nature transactionnelle et ne permettent pas de cerner les tendances ou les problèmes systémiques, ce qui limite l'application de mesures préventives ou correctives soutenues.

L'absence de consignation, de suivi et de communication officiels des résultats de l'assurance de la qualité de la DGGRHMT augmente le risque que les cas de non-conformité systémique ne soient pas repérés et transmis à un échelon supérieur, et que des mesures préventives ou correctives à plus long terme ne soient pas mises en œuvre en temps opportun.

Recommandation :

2. La directrice générale, Gestion des ressources humaines et du milieu de travail, devrait établir un processus officiel pour suivre, analyser, transmettre aux échelons supérieurs et communiquer les résultats de l'assurance de la qualité des RH afin de soutenir les mesures correctives systémiques.

3. Gestion des risques – Cadre

L'équipe d'audit s'attendait à trouver des mécanismes en place pour cerner et surveiller les risques et assurer la conformité en ce qui concerne les transactions de délégation des pouvoirs financiers et des RH.

L'équipe d'audit a observé que la DGDPF gère les risques et la conformité aux politiques et procédures au moyen de contrôles activés par le système SAP (le système d'enregistrement financier du Ministère), complétés par des activités trimestrielles de vérification après paiement fondées sur les risques. Un rapport trimestriel sur les erreurs de vérification financière est produit et transmis par SharePoint et par courriel aux directeurs de la DGR, aux directeurs de la DGDPF et à l'adjoint au dirigeant principal des finances, ainsi qu'au dirigeant principal des finances deux fois par année. De plus, le rapport est fourni au Comité ministériel de vérification chaque année. Ces rapports cernent les domaines de non-conformité et mettent en évidence les domaines dans lesquels l'attention de la direction est requise en ce qui concerne les pouvoirs financiers délégués.

La DGGRHMT participe directement aux activités de dotation, de classification et de relations de travail et s'appuie principalement sur la vérification manuelle, transaction par transaction, des mesures de dotation. Il n'y a pas de contrôles fondés sur le système pour valider de façon indépendante l'application des pouvoirs subdélégués en matière de RH. Les personnes interrogées ont indiqué que, pour les activités de relations de travail, il n'existe pas de processus de surveillance documenté et que les cas de non-conformité sont traités au cas par cas. L'équipe d'audit a noté que lorsqu'il y avait des cas de non-conformité, le pouvoir subdélégué des RH était suspendu lorsque des problèmes importants étaient relevés. De même, les personnes interrogées ont noté que les contrôles sur l'administration des congés sont manuels et ne sont pas soutenus par une surveillance systématique.

Recommandation :

3. La directrice générale, Gestion des ressources humaines et du milieu de travail, devrait effectuer des évaluations périodiques des risques liés aux pouvoirs subdélégués en matière de RH afin d'appuyer une approche de surveillance fondée sur les risques.

4. Gestion des risques – Risques de fraude

L'équipe d'audit s'attendait à trouver un mécanisme en place pour surveiller le risque potentiel de fraude, en particulier en ce qui concerne les pouvoirs financiers délégués et les mécanismes de soutien tels que les cartes de signature, les signatures numériques, etc.

L'équipe a observé que la DGDPF a établi un cadre de gestion du risque de fraude qui décrit la surveillance des pouvoirs financiers délégués et comprend des mécanismes pour évaluer le risque de fraude grâce à la surveillance continue des contrôles internes en matière de rapports financiers. Le cadre définit clairement les rôles et les responsabilités en matière de détection et de surveillance des risques de fraude liés aux pouvoirs financiers. Les risques de fraude financière sont examinés en permanence au moyen d'activités de vérification des comptes et de surveillance des contrôles internes en matière de gestion financière et de production de rapports. Le cadre décrit également les processus de signalement des cas de fraude présumés, de transmission aux échelons supérieurs et de réponse aux cas de fraude, y compris la conduite d'enquêtes. En outre, le dirigeant principal des finances publie un rapport annuel sur la gestion des risques de fraude.

Malgré l'existence de ce cadre, les personnes interrogées ont noté un manque de connaissance et de compréhension des rôles et responsabilités en matière de gestion des risques de fraude dans l'ensemble du Ministère, ainsi qu'un manque de clarté quant à la manière dont les activités de gestion des risques de fraude s'appliquent aux pouvoirs délégués en matière de finances et de RH. L'équipe d'audit a également trouvé des preuves documentées limitées selon lesquelles les considérations relatives au risque de fraude sont systématiquement appliquées aux transactions de subdélégation des RH.

L'équipe a également observé que la DGDPF continue de faire progresser la sensibilisation au risque de fraude de manière progressive et fondée sur les capacités grâce à des communications ciblées, des documents d'orientation et des activités de mobilisation visant à renforcer les attentes liées à la prévention, à la détection et à la déclaration de la fraude dans l'ensemble du Ministère. Ces efforts nécessitent une collaboration avec la Direction générale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail, le BDPA, les représentants de programme, la Direction générale du dirigeant principal de l'information et d'autres intervenants ministériels, le cas échéant.

Recommandation :

Aucune.

5. Efficacité des contrôles internes

L'équipe d'audit s'attendait à ce que des contrôles soient en place et opérationnels pour s'assurer que les personnes désignées et affectées exercent les pouvoirs financiers et les pouvoirs délégués en matière de RH de manière appropriée et conformément aux instruments de délégation, tout en respectant les normes ministérielles.

Il a été observé que le module Application des pouvoirs délégués (DAA) dans SAP applique les pouvoirs délégués pour la plupart des transactions financières en limitant l'approbation aux gestionnaires ayant des pouvoirs délégués. Toutefois, la DAA n'applique pas systématiquement le pouvoir délégué ou n'en fait pas le suivi pour certains types de transactions – comme les cartes d'achat, les engagements manuels, les subventions et contributions et les transactions en bloc – ou dans les situations où les gestionnaires font partie de plusieurs groupes de centres de coûts ou y sont affectés. Ces contrôles sont appliqués et surveillés par l'unité des opérations des comptes au sein de la DGDPF, et l'équipe d'audit a noté qu'ils sont tous bien décrits dans le tableau de délégation de PCH.

Les modifications apportées à la matrice de délégation financière dans le système suivent un processus de mise à jour rigoureux au sein des groupes de la politique financière et du système financier ; Toutefois, le Groupe de la politique financière n'effectue pas de validation finale de la configuration modifiée du système.

L'équipe d'audit a noté que les instruments de délégation financière et de subdélégation des RH sont mis à la disposition du personnel sur le site SharePoint de PCH, accompagnés de notes explicatives. Il a été noté que des définitions claires des fonctions incompatibles sont établies et harmonisées avec les exigences de la politique du gouvernement du Canada pour les pouvoirs financiers et les pouvoirs en matière de ressources humaines. Par exemple, la séparation des tâches est appuyée par :

• Contrôles fondés sur le système (p. ex. incapacité d'approuver à la fois l'article 34 et l'article 33 dans SAP) ;
• Mécanismes de surveillance manuels pour détecter les conflits d'intérêts.

Les contrôles de dotation des RH sont largement manuels et peuvent être sujets à des erreurs humaines. Les éléments probants examinés au cours de l'audit ont démontré que les contrôles ne fonctionnent pas toujours comme prévu, p. ex. un niveau de pouvoir incorrect pour la dotation ministérielle et régulière.

Malgré la surveillance à 100 % des mesures de dotation par le personnel des RH, l'examen des dossiers a permis de relever des cas de non-conformité à la subdélégation en matière de dotation en ce qui concerne le niveau approprié du signataire figurant au dossier.

• Sur un échantillon de 25 transactions fournies par les RH à partir de MesRHGC (système d'enregistrement des RH de PCH), cinq ont été signées par un gestionnaire subdélégué au mauvais niveau.

Bien qu'aucune transaction inappropriée n'ait été approuvée (des mesures correctives pour désigner le gestionnaire subdélégué approprié ont été prises), l'approbation de transactions de RH sans le pouvoir délégué approprié augmente le risque d'erreurs et de mesures de dotation inappropriées.

Recommandation :

4. La directrice générale, Gestion des ressources humaines et du milieu de travail, devrait examiner et renforcer les contrôles de subdélégation de la dotation en RH, notamment en tirant parti des capacités du système et de l'analyse des données pour réduire le recours aux contrôles manuels et améliorer la surveillance.

Conclusion

Dans l'ensemble, l'audit a permis de conclure que le Ministère a mis en place des structures de gouvernance, des instruments de délégation et des contrôles de base qui fournissent une assurance raisonnable quant à l'exercice des pouvoirs délégués en matière de finances et de ressources humaines. Les pouvoirs délégués sont généralement exercés par des personnes dûment autorisées et appuient l'autorisation d'opérations assujettis à la portée de l’audit. Des possibilités de renforcer la surveillance, l'acheminement aux échelons supérieurs et l'utilisation des résultats de la surveillance, en particulier pour traiter les cas de non-conformité récurrente et appuyer les mesures correctives systémiques, ont été cernées. La mise en œuvre des recommandations améliorera l'uniformité, la durabilité et la transparence de la surveillance et favorisera davantage une saine intendance et responsabilisation.

Annexe A – Échelle d'évaluation et résumé des résultats

Annexe B – Plan d'action de la direction

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le ministre du Patrimoine canadien, 2026.
No de cat. CH6-70/2026F-PDF
ISBN 978-0-662-35198-6