Protocole de protection de la vie privée à des fins non administratives

Dernière mise à jour : Février 2025

Objet

Ce protocole de protection de la vie privée décrit les politiques et les procédures que l’Office national du film du Canada (ONF) suivra pour assurer la protection des renseignements personnels à des fins non administratives en notre possession ou sous notre contrôle. Ce protocole s’applique à tous les employés, entrepreneurs et fournisseurs de services tiers qui peuvent avoir accès à des renseignements personnels dans le cadre de leur travail/échanges avec l’ONF.

Définition des renseignements personnels

Aux fins de ce protocole, les renseignements personnels sont définis comme toute information qui se rapporte à une personne identifiée ou identifiable, y compris, mais sans s’y limiter, le nom, l’adresse, l’adresse électronique, le numéro de téléphone, la date de naissance, le numéro de sécurité sociale, les informations financières et les informations de santé.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

L’ONF recueillera, utilisera et communiquera des renseignements personnels sur la base du principe du besoin d'en connaître et auxquelles la personne concernée peut consentir. Nous prendrons les mesures appropriées pour nous assurer que ces renseignements personnels soient exacts, complets et à jour.

Contrôles d’accès

L’ONF mettra en œuvre des contrôles d’accès pour s’assurer que les renseignements personnels ne soient accessibles qu’aux personnes autorisées selon le besoin de savoir. Les contrôles d’accès comprendront l’utilisation de mots de passe forts, l’authentification multifacteur et l’accès aux données basé sur les autorisations.

Chiffrement et anonymisation

L’ONF utilisera des techniques de chiffrement et d’anonymisation pour protéger les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle. Nous veillerons à ce que les informations soient cryptées pendant la transmission et au repos, et à ce que toutes les données anonymisées ne puissent pas être réidentifiées.

Minimisation des données

L’ONF pratiquera la minimisation des données en limitant la collecte et la conservation des renseignements personnels à ce qui soit nécessaire à un usage particulier. Nous examinerons et supprimerons régulièrement les données qui ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées (Le Plan de classification de l’information - Avec Délai de conservation de l’ONF).

Politiques de protection de la vie privée

L’ONF fournira des politiques de protection de la vie privée claires et transparentes qui décrivent la façon dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et protégés. Nous veillerons à ce que les individus soient informés de leurs droits concernant leurs données personnelles, y compris le droit d’accéder, de corriger et de supprimer leurs données.

Formation en protection des données

L’ONF offrira une formation aux employés sur la façon de traiter les données personnelles, de repérer et de signaler les atteintes à la vie privée et d’adhérer à ce protocole de protection de la vie privée.

Avis d’atteinte à la vie privée

En cas d’atteinte aux renseignements personnels, l’ONF avisera les personnes touchées et les organismes de réglementation pertinents. Nous prendrons les mesures appropriées pour atténuer les effets de l’atteinte et pour prévenir de futures atteintes.

Examen et mise à jour

L’ONF examinera et mettra à jour régulièrement ce protocole de protection de la vie privée pour s’assurer qu’il demeure efficace pour protéger la vie privée des personnes