Suivi de la présence sur place et rapports connexes

Description

Durant la pandémie de COVID-19, la plupart des fonctionnaires fédéraux ont travaillé à distance, le travail sur place ayant été suspendu dans l’ensemble du gouvernement du Canada. À mesure que la situation sanitaire s’améliorait, les ministères ont commencé à faire revenir leurs employés sur leur lieu de travail sur la base d’un modèle de travail hybride. Pour assurer une application uniforme du travail hybride dans l’ensemble de la fonction publique fédérale, le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail, qui exige que les employés travaillent sur place un nombre minimum de jours par semaine.

Afin de soutenir la mise en œuvre de cette orientation, le ministère de la Défense nationale (MDN) suit la présence sur place de ses employés. Les gestionnaires sont chargés de superviser les présences prescrites au lieu de travail au sein de leurs équipes au moyen de méthodes et d’outils de suivi approuvés. En mars 2026, dans le but d’aider les gestionnaires, le MDN a établi un processus centralisé de suivi et de production de rapports qui complète le suivi effectué par les gestionnaires. Dans le cadre de ce processus, le Ministère génère des rapports mensuels désignant les employés qui ne semblent pas avoir respecté l’exigence minimale de présence sur place. Ces rapports sont établis à partir de renseignements provenant des systèmes ministériels existants, notamment les dossiers des ressources humaines, les indicateurs de connectivité au réseau et les données d’accès aux bâtiments (en tenant compte des congés approuvés, des mesures d’adaptation et d’autres exceptions).

Les rapports sont transmis aux responsables désignés au sein des organisations N1 à des fins de supervision et de validation. Les gestionnaires sont toujours chargés de confirmer les renseignements relatifs à la présence sur place et de traiter les problèmes potentiels avec les employés concernés, le cas échéant. Les données agrégées issues de ces rapports sont utilisées pour produire des tableaux de bord qui facilitent la supervision ministérielle et la production de rapports sur les tendances en matière de présence au lieu de travail.

Pourquoi une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a-t-elle été réalisée?

Les activités menées par le MDN pour suivre la présence sur place et produire des rapports connexes impliquent la collecte et l’utilisation de renseignements personnels concernant les employés. Pour s’assurer de respecter les exigences fédérales en matière de protection des renseignements personnels, le MDN a donc choisi de soumettre ses plans en matière de surveillance et de rapports à une EFV. L’évaluation visait à cerner les risques en matière de protection des renseignements personnels en lien avec les activités de suivi et à garantir le respect de la vie privée des employés.

Renseignements additionnels

L’EFVP a relevé plusieurs risques en matière de protection des renseignements personnels en lien avec les plans et les rapports du Ministère sur la présence au lieu de travail. Pour atténuer ces risques, le Ministère a adopté plusieurs mesures. Il a notamment limité les signalements au niveau des employés aux cas de faible connectivité sur place et a restreint l’accès aux rapports aux fonctionnaires désignés ayant besoin de cette information, en plus d’exiger que la direction valide toute décision administrative. Il a également émis des directives claires sur les utilisations acceptables des renseignements et sur le stockage sécurisé des rapports dans des systèmes protégés. Des mesures d’atténuation des risques ont été mises en œuvre pendant les phases de planification et de mise en œuvre du programme en 2025 et au début de 2026, avant le déploiement opérationnel complet du programme.

Fichiers de renseignements personnels connexes

MDN CIV 100 Documents de suivi des présences sur place et de production de rapports connexes; MDN PPE 921 Suivi des présences sur place et production de rapports connexes. Dossier personnel d’un employé (POE 901); Présences et congés (POE 903); Journaux de contrôle des réseaux électroniques (POU 905).

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
60, promenade Moodie
Ottawa (Ontario)  K1A 0K2
Téléphone : 613-901-6720
ATIP-AIPRP@forces.gc.ca