Programme de dotation de la fonction publique

Description

Le sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) (SMA[RH-Civ]) du ministère de la Défense nationale (MDN) est chargé de soutenir les gestionnaires subdélégataires du Ministère. En ce qui concerne la dotation de la fonction publique, le SMA(RH-Civ) appuie les gestionnaires d’embauche dès le début du recrutement du personnel, notamment en ce qui a trait à l’élaboration des énoncés des critères de mérite, à la rédaction des offres d’emploi, à la conformité du processus de dotation aux exigences juridiques et politiques, et à une multitude d’autres services de soutien en dotation opérationnelle. Les spécialistes des ressources humaines appuient l’ensemble des activités de recrutement et de dotation dans la fonction publique, dont le traitement des candidatures sollicitées et spontanées pour diverses catégories d’emploi (à durée déterminée, occasionnel, pour étudiant, à durée indéterminée) ainsi que la gestion des recours (la possibilité pour un candidat de se plaindre d’un processus de dotation). Comme des renseignements personnels sur les candidats externes, c’est-à-dire les personnes inconnues du MDN, et les candidats internes sont collectés dans le cadre de ces activités, le SMA(RH-Civ) doit veiller à ce que les mesures de protection appropriées soient appliquées.

Le SMA(RH-Civ) soutient également la collecte de renseignements personnels lors des salons de l’emploi, des promotions internes et des affectations intérimaires. De plus, la collecte de données pendant les mesures de dotation appuie les activités et les programmes périphériques du MDN, comme ceux liés aux évaluations de la langue seconde, à la rémunération, aux avantages sociaux, à la pension, aux enquêtes de sécurité et au contrôle de l’accès aux immeubles.

Les activités et les processus généraux du programme de dotation en lien avec la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels sont demeurés en grande partie inchangés au cours de la dernière décennie. Les deux changements les plus importants apportés au processus de dotation sont la transition des dossiers papier aux dossiers électroniques et l’utilisation d’une plateforme de recrutement numérique offerte par le fournisseur canadien VidCruiter.

Outre ces deux changements, les pratiques générales de protection des renseignements personnels liées à la dotation au sein du Ministère sont demeurées relativement inchangées. Le MDN utilise Emplois GC, un service Web géré par la Commission de la fonction publique (CFP), pour afficher publiquement les postes à pourvoir. Les candidats internes et externes intéressés doivent créer un compte Emplois GC et fournir leurs renseignements personnels par l’entremise du site Web d’Emplois GC. Un employé du SMA(RH-Civ) télécharge ensuite les renseignements des candidats à partir d’un système spécialisé de la CFP et les stocke dans un répertoire de fichiers réservé. Par la suite, les processus de dotation suivent les lignes directrices de la CFP relatives aux examens, aux entrevues, aux références et à l’embauche.

Raison de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du programme de dotation n’a été réalisée. Bien qu’aucun risque particulier ni aucune modification du programme n’en ait établi la nécessité, le Ministère a demandé qu’une EFVP du programme soit effectuée afin de s’assurer de respecter les mesures de protection prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les politiques et les directives relatives à la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Renseignements supplémentaires

L’EFVP a permis de relever un certain nombre de risques et de déterminer les activités d’atténuation correspondantes qui permettront d’améliorer en temps opportun les pratiques de collecte, de conservation et de protection des renseignements personnels, la transparence à l’égard des candidats ainsi que la surveillance du système. Les cadres supérieurs du SMA(RH-Civ) ont examiné les risques et ont élaboré un plan d’action exhaustif qui les atténuera entièrement au cours de l’exercice en cours. Toutes les mesures d’atténuation visent à traiter et à gérer efficacement les préoccupations liées à la protection des renseignements personnels, faisant en sorte que les mises à jour et les changements apportés au programme de dotation respectent des normes élevées en matière de protection des renseignements personnels.

Fichiers de renseignements personnels connexes

FRP ordinaire POE 902 (Dotation)

FRP ordinaire POU 911 (Demandes d’emploi)

FRP MND PPE 805 (Système de gestion des ressources humaines)

Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette EFVP

Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du MDN et des FAC
Courriel : ATIP-AIPRP@forces.gc.ca
Téléphone : 613-901-6720
Demande en ligne : Demande d’accès à l’information ou de protection des renseignements personnels en ligne