Audit de l’information à l’appui du Régime de pension de la Force de réserve

• Exactitude de la saisie des données à 100 pour cent entre les documents relatifs à la solde en format papier et le SSRR, en ce qui a trait aux dates et à la durée du travail;   
• 77 pour cent des dossiers du personnel contenaient un document adéquat confirmant le sexe à la naissance  
  • Le CPM a créé une liste de contrôle aux fins de libération afin de veiller à ce que les dossiers des réservistes soient complets avant leur retraite et leur libération; cette liste de contrôle pourrait être mise à jour pour vérifier que le certificat de naissance du réserviste figure bel et bien au dossier;  
• 89 pour cent des délégations des pouvoirs (DP) étaient conformes, à part quelques exceptions mineures liées à la date d’expiration des DP ou à l’approbation de nouvelles DP;
• 88 pour cent des documents liés à la solde étaient numérotés à des fins de suivi, ce qui est une amélioration importante par rapport aux audits antérieurs; 
• 98 pour cent des documents liés à la solde ont été conservés;
• Toutes les unités ont conservé les documents liés à la solde depuis sept ans, selon les exigences de la politique.

Les possibilités d’amélioration suivantes ont été relevées :

• 12 pour cent des documents liés à la solde en format papier n’étaient pas signés par la personne qui détient le pouvoir en vertu de l’article 34;
• 27 pour cent des feuilles de route (4 sur 15) n’étaient soit pas signées par la personne qui détient le pouvoir en vertu de l’article 32, ou par l’unité d’appartenance, avant d’être transmises à l’unité d’emploi, conformément aux exigences;
• Bien que l’IASM 2-1 stipule qu’aucune justification n’est nécessaire lorsque l’activité fait partie du plan d’activités de l’unité, il a été signalé que ces plans ne tiennent souvent pas compte de la date de l’activité; il est donc difficile de déterminer si et quand une approbation préalable est requise au moment de remplir les feuilles de solde de classe A quotidiennes et mensuelles; 
• Les feuilles de solde de classe A mensuelles n’ont pas de blocs-signatures permettant d’identifier le nom et le grade du superviseur approbateur.

Sans la confirmation que la signature est bien celle du superviseur approbateur, il y a un risque d’erreur ou de fraude accru, car il y a peu d’éléments de preuve justifiant que le membre a réellement exécuté ses fonctions, que l’activité était approuvée au préalable, le cas échéant, ou que le superviseur a les pouvoirs délégués appropriés. 

Conclusion

Le manque de formation, d’expérience et de lignes directrices facilement accessibles peut entraîner des erreurs liées à la solde (comme mentionné dans l’examen des dossiers) et des pratiques de documentation incohérentes, ce qui a une incidence sur la capacité du Ministère à fournir de l’information exacte à l’appui du RPF rés. La mise en œuvre de stratégies liées aux RH visant à assurer la stabilité dans l’occupation de postes clés, comme le commis-chef, permettrait d’améliorer les pratiques de documentation et l’application des contrôles clés (p. ex. articles 32 et 34). Des politiques conviviales, des formulaires de solde clairs et une formation relative aux systèmes facile d’accès visant à appuyer les RH et l’administration de la solde apporteraient un soutien supplémentaire pour accroître l’exactitude et l’exhaustivité de l’information à l’appui des pensions des réservistes.