Aperçu du projet RE-ORG – Société historique de Prince Albert
En 2018-2019, la Société historique de Prince Albert (en anglais seulement) a participé au programme de formation RE-ORG : Canada (Prairies et Nord). La réorganisation portait sur trois salles et deux collections du Musée historique (en anglais seulement) : la collection d’objets, qui compte environ 10 000 objets rangés sur une surface de 95,41 m2 (1 027 pi²) et la collection d’archives, qui compte environ 10 000 éléments rangés dans deux salles d’une surface de 76,65 m2 (825 pi²). Toutes les réserves du musée ont été touchées. Avant de participer au programme RE-ORG : Canada, la Société historique de Prince Albert avait entamé un projet de réorganisation et reçu un financement de 25 000 $, en 2017, du Programme d’aide aux musées (PAM) pour la gestion des collections afin d’acheter des étagères de rangement, des étagères mobiles et une vitrine d’exposition protectrice.
Responsables du projet : Michelle Taylor et Donna Nutter
Principaux défis dans les réserves
- Les collections d’objets et d’archives étaient toutes deux réparties sur une grande surface (figures 1 à 4).
- Dans plusieurs zones, les objets n’étaient pas placés de manière à en faciliter l’accès. Par exemple, certains objets étaient empilés les uns sur les autres et dans des boîtes en carton (figures 1 et 2).
- La documentation relative à l’emplacement des objets était insuffisante et, dans de nombreux cas, il n’y avait pas de numéro d’acquisition.
- Il n’y avait pas assez d’étagères de rangement adéquates (figure 1).
- La réserve se trouvait dans un sous-sol et à proximité de conduites d’eau.
- Il n’y avait pas assez de bénévoles ayant reçu la formation nécessaire pour travailler avec les collections.
Figure 1. Avant RE-ORG : objets empilés les uns sur les autres dans la réserve.
Figure 2. Avant RE-ORG : une vaste réserve.
Figure 3. Avant RE-ORG : vue de la zone principale des archives, montrant les collections touchées par le projet RE-ORG à l’intérieur de boîtes sur des étagères et de classeurs.
Figure 4. Avant RE-ORG : vue de la deuxième salle des archives. L’ensemble de l’espace a été réorganisé, mais seul le côté gauche de l’image et les zones informatiques faisaient partie du projet RE-ORG.
Détails du projet
En un an, la Société historique de Prince Albert a pu apporter les améliorations suivantes à ses réserves :
- Elle a enlevé les anciennes étagères en bois et acheté des étagères métalliques qu’elle a installées dans les deux réserves (figures 5 à 8).
- Elle a enlevé et replacé les objets en les organisant (figures 7 et 8).
- Elle a aliéné les objets qui ne correspondaient plus à son mandat.
- Elle a déplacé des documents d’archives dans des boîtes d’archives pour assurer leur préservation à long terme (figures 5 et 6).
- Elle a regroupé des collections similaires dans des zones distinctes (figures 7 et 8).
Figure 5. Après RE-ORG : vue de la deuxième salle des archives, montrant les étagères compactes installées grâce au financement du PAM 2017.
Figure 6. Après RE-ORG : vue de la deuxième salle des archives, montrant le mur où se trouvait le poste informatique. On a maximisé l’utilisation de l’espace au sol et de l’espace vertical en installant les unités de rangement dos à dos.
Figure 7. Après RE-ORG : une allée dans la réserve d’objets. Des étagères durables ont été installées; tous les objets sont visibles, facilement accessibles et classés par catégorie.
Figure 8. Après RE-ORG : une allée dans la réserve d’objets. Des étagères durables ont été installées; tous les objets sont visibles, facilement accessibles et classés par catégorie.
Le projet a duré 44 semaines et a impliqué jusqu’à 12 membres de l’équipe tout au long des 4 phases (tableau 1).
| Phase du projet RE-ORG | Nombre de semaines nécessaires | Nombre de membres de l’équipe |
|---|---|---|
| 1. Avant de commencer | 3 | 3 |
| 2. Rapport sur l’état des réserves | 3 | 3 |
| 3. Plan d’action pour les réserves | 4 | 4 |
| 4. Mise en œuvre de la réorganisation | 34 | 12 |
Le projet RE-ORG a coûté 30 756 $. La plus grande partie des fonds a servi à l’achat de meubles de rangement. La Société historique de Prince Albert a également réussi à obtenir un financement de 10 000 $ du PAM pour le projet RE-ORG en particulier.
| Poste budgétaire | Coût ($ CA) |
|---|---|
| Temps du personnel | 2 688 (et des centaines d’heures de bénévolat) |
| Outils, fournitures et matériaux | 2 377 |
| Meubles de rangement | 25 691 |
| Services externes (par exemple, entrepreneurs) | 0 |
| Coût total du projet | 30 756 |
Selon l’Outil d’autoévaluation pour les réserves (version PDF), le Musée historique a apporté des améliorations dans les quatre sphères du projet soit Gestion, Bâtiment et espace, Collection et Mobilier et petit équipement.
Les résultats présentés dans les tableaux 3 et 4 montrent que les améliorations les plus importantes en ce qui concerne les archives ont été apportées dans la sphère Bâtiment et espace, avec une hausse de 58 %. Dans la réserve d’objets, c’est la sphère Collection qui a connu la plus forte amélioration, avec une hausse de 52 %.
| Sphère du projet RE-ORG | Score (avant) | Score (après) |
|---|---|---|
| Gestion (sur un total de 42 points) | 24 | 30 |
| Bâtiment et espace (sur un total de 54 points) | 26 | 41 |
| Collection (sur un total de 51 points) | 33 | 39 |
| Mobilier et petit équipement (sur un total de 33 points) | 22 | 32 |
Figure 9. Graphique illustrant le pourcentage d’amélioration en fonction des scores tirés de l’outil d’autoévaluation du projet RE-ORG. On établit le pourcentage en comparant les scores avant et après le projet de réorganisation des réserves.
Description
| Sphère du projet RE-ORG | Pourcentage d’amélioration |
|---|---|
| Gestion | 25 % |
| Bâtiment et espace | 58 % |
| Collection | 18 % |
| Mobilier et petit équipement | 45 % |
| Sphère du projet RE-ORG | Score (avant) | Score (après) |
|---|---|---|
| Gestion (sur un total de 42 points) | 19 | 27 |
| Bâtiment et espace (sur un total de 54 points) | 35 | 47 |
| Collection (sur un total de 51 points) | 27 | 41 |
| Mobilier et petit équipement (sur un total de 33 points) | 19 | 28 |
Figure 10. Graphique illustrant le pourcentage d’amélioration en fonction des scores tirés de l’outil d’autoévaluation du projet RE-ORG. On établit le pourcentage en comparant les scores avant et après le projet de réorganisation des réserves.
Description
| Sphère du projet RE-ORG | Pourcentage d’amélioration |
|---|---|
| Gestion | 42 % |
| Bâtiment et espace | 34 % |
| Collection | 52 % |
| Mobilier et petit équipement | 47 % |
Leçons apprises
Selon l’expérience de la Société historique de Prince Albert, voici ce qui devrait être pris en compte dans les futurs projets RE-ORG :
- Il est important de tenir compte des délais d’expédition pour gérer efficacement le temps et réduire les retards afin de garder son élan.
- Si vous travaillez avec des bénévoles, veillez à ce qu’ils et elles sachent qu’il est important de manipuler les objets avec précaution et de bien documenter le processus.
- Comme les plans changent souvent, veillez à ce que votre projet de réorganisation soit flexible.
Ressources additionnelles
- Vidéo de la présentation de Michelle Taylor, « Practical Experiences from Re:Org Canada - NKE Spring 2020 » (en anglais seulement), dans laquelle elle discute de la méthode RE-ORG et des résultats du projet de la Société historique de Prince Albert.
- Page de l’ICCROM décrivant la méthode RE-ORG.