Aperçu du projet RE-ORG – Musée et Fondation du patrimoine de l’Île-du-Prince-Édouard et Association des musées communautaires de l’Île du Prince Édouard

Le Musée et la Fondation du patrimoine de l’Île-du-Prince-Édouard (en anglais seulement) et l’Association des musées communautaires de l’Île-du-Prince-Édouard ont participé au programme de formation RE-ORG : Canada (Atlantique) en 2015-2016. Leur collection mixte comprend 90 000 objets mis en réserve sur 488 m²; 2 250 de ces objets faisaient partie du projet RE-ORG.

Responsables du projet : Jason MacNeil et Lesley Caseley

Principaux défis dans les réserves

• Encombrement et accès limité aux collections : chaque tiroir est plein, les unités de rangement sont remplies à 150 % en moyenne et il est difficile de déplacer les objets de grande taille (figures 1 à 4).
• Des objets faits de différents types de matériaux sont entreposés ensemble, ce qui diminue l’efficacité de l’utilisation de l’espace et la logique des regroupements (figure 1).
• Il est impossible d’effectuer une inspection adéquate en ce qui a trait aux ravageurs (figure 3).
• Certains objets doivent être relocalisés pour ne pas être endommagés (figure 4).
• Les textiles enroulés et les costumes suspendus nécessitent des solutions de rangement plus efficaces pour ce qui est de l’espace occupé et de la protection assurée contre les dommages potentiels et la poussière (figure 5).

Détails du projet

En un an, le Musée et la Fondation du patrimoine de l’Île-du-Prince-Édouard ainsi que l’Association des musées communautaires de l’Île-du-Prince-Édouard ont réussi à apporter les améliorations suivantes à leurs réserves :

• On a réaménagé les réserves pour améliorer l’efficacité de l’espace. Pour ce faire :
  • on a déplacé et reconverti de vieilles armoires et étagères statiques;
  • on a utilisé des panneaux perforés pour suspendre des objets dans des espaces verticaux inutilisés (figure 10);
  • on a construit de nouveaux espaces d’accrochage pour les collections de textiles et de costumes.
• On a amélioré les conditions de conservation préventive. Pour ce faire :
  • on a regroupé et entreposé les textiles dans 50 boîtes sur des étagères compactes nouvellement acquises (figures 6 et 7);
  • on a rangé les grands textiles plats dans un nouveau système permettant de les enrouler et de les suspendre, qui utilise des crochets en S et des chaînes (figures 8 et 9);
  • on a fabriqué des cintres rembourrés et des sacs à vêtements pour les costumes (comme les uniformes militaires);
  • on a créé des étiquettes d’identification des textiles qui permettent de réduire les manipulations inutiles;
  • on dégagé les allées pour permettre un accès sécuritaire aux objets appartenant à la collection.

En résumé, 197 grands textiles plats et 157 tiroirs ou boîtes de textiles ont été relocalisés. En outre, le nouvel emplacement de chaque objet a été mis à jour dans la base de données.

Le projet a été réalisé en neuf mois par quatre membres de l’équipe tout au plus pendant les phases 1 à 3 et par sept membres de l’équipe tout au plus pendant la phase 4 (tableau 1 et figure 11).

Le projet RE-ORG a coûté 66 580 $. Plus de la moitié de cette somme a été allouée au temps de travail du personnel et aux services externes, et moins du quart du budget a servi à acheter des outils et des meubles de rangement. En outre, le Musée et la Fondation du patrimoine de l’Île-du-Prince-Édouard a réussi à obtenir une subvention de 10 000 $ par l’intermédiaire du Programme d’aide aux musées ainsi que 12 610 $ provenant d’autres sources.

Selon l’Outil d’autoévaluation pour les réserves (Version PDF) de RE-ORG, le Musée et la Fondation du patrimoine de l’Île-du-Prince-Édouard a apporté des améliorations dans les quatre sphères du projet, soit Gestion, Bâtiment et espace, Collection et Mobilier et petit équipement.

Les résultats présentés dans le tableau 3 montrent que les améliorations les plus importantes ont été apportées dans la sphère Mobilier et petit équipement, avec 39 % d’amélioration (figure 12).

Leçons apprises

Selon l’expérience du Musée et de la Fondation du patrimoine de l’Île-du-Prince-Édouard, voici ce qui devrait être pris en compte dans les futurs projets RE-ORG :

• Le projet peut prendre plus de temps que prévu en raison de circonstances indépendantes de votre volonté (comme des retards de livraison). Il faut prévoir plus de temps ou adapter son projet afin de ne pas perdre de temps.
• Il importe de constituer une bonne équipe et de faire appel à des personnes dévouées, passionnées et souples (tant physiquement que mentalement). On peut leur attribuer des rôles, mais il faut reconnaître qu’il s’agit d’un véritable travail d’équipe. Il faut faire en sorte que chaque membre de l’équipe sache ce que font les autres et s’assurer d’exploiter les compétences de chacun.
• La planification de l’espace de travail et de l’espace transitoire (espace utilisé temporairement pour entreposer les objets déplacés en dehors de la réserve) doit se faire judicieusement, sans quoi il faudra peut-être réaménager constamment cet espace tout au long du projet.
• Il ne faut pas oublier de noter les numéros d’acquisition lorsqu’on remballe et enroule des objets.
• Le plan d’action n’est pas figé; il est recommandé de faire preuve de souplesse et d’ouverture aux nouvelles idées qui pourraient faire gagner temps ou argent.
• RE-ORG peut être vu comme un projet permanent, car il permet d’effectuer des projets supplémentaires (inventaire, mise à jour des emplacements dans la base de données, etc.)

Ressources additionnelles

• Vidéo qui montre comment le Musée et la Fondation du patrimoine de l’Île-du-Prince-Édouard et l’Association des musées communautaires de l’Île-du-Prince-Édouard ont optimisé leur réserve grâce à un système de panneaux perforés : « Utilisation de panneaux perforés pour ranger les collections (RE-ORG Canada) ».
• Vidéo de la présentation « RE-ORG: Canada (Atlantic) Storage Condition Report – Prince Edward Island Museum and Heritage Foundation » (en anglais seulement), présentée par Jason MacNeil et Lesley Caseley lors de la conférence d’une journée de RE-ORG : Canada (Atlantique), 2016.
• Vidéo sur ce projet de Paz Carolina Tejada Urbina, qui a travaillé comme bénévole à la collection de textiles.
• Contributions du Musée et de la Fondation du patrimoine de l’Île-du-Prince-Édouard et de l’Association des musées communautaires de l’Île-du-Prince-Édouard à la section des astuces et trucs pour la mise en réserve de collections (en anglais seulement) :
  • utiliser les restes de panneaux perforés pour entreposer des collections (en anglais seulement);
  • système d’entreposage permettant de suspendre et de rouler les textiles (en anglais seulement).
• Article « P.E.I. Museum Makeover Aims to Maximize Storage Space » (en anglais seulement) (CBC News, 24 février 2016) de Nancy Russel.
• Page de l’ICCROM décrivant la méthode RE-ORG.