Aides au traitement

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) dispose d’un système mondial intégré de gestion électronique de l’information appelé le Système mondial de gestion des cas (SMGC). Les agents l’utilisent pour traiter les demandes

de citoyenneté
d’immigration (résidents temporaires et permanents, y compris les réfugiés)
de certains services de passeport

Lorsqu’ils traitent les demandes d’immigration, les agents doivent examiner les renseignements sur les clients et les demandes sur plusieurs écrans du SMGC. Le temps nécessaire pour charger les différents écrans peut retarder le traitement, surtout dans les bureaux où la bande passante Internet est limitée.

Dans le cadre de l’initiative de modernisation de la plateforme numérique (MPN), IRCC entreprendra une transformation opérationnelle pluriannuelle qui changera fondamentalement la façon dont IRCC mène ses activités et fournit des services aux clients et aux Canadiens. Ce processus comprend notamment l’élaboration d’une nouvelle plateforme numérique modernisée qui remplacera le SMGC.

Afin de simplifier le traitement et de le rendre plus efficace pour les agents maintenant, nous utilisons une technologie qui fonctionne avec le SMGC pour fournir aux agents tous les renseignements dont ils ont besoin à un seul endroit. Cette technologie n’utilise pas l’analytique avancée ni l’intelligence artificielle.

Chinook

En 2018, nous avons commencé à utiliser Chinook, un outil autonome sur Microsoft Excel, pour aider les agents à examiner plus facilement les renseignements clés lors du traitement des demandes de résidence temporaire. Chinook affiche de façon plus conviviale les renseignements sur les clients et les demandes propres à chaque cas tirés du SMGC. L’outil

ne remplace pas le SMGC, mais fonctionne avec ce système
simplifie les étapes que suivraient les agents s’ils traitaient les demandes directement dans le SMGC

Ce que fait l’outil

Chinook aide les agents à traiter certaines demandes au moyen de

l’affichage des renseignements tirés du SMGC
la présentation des renseignements de manière à ce qu’il soit plus facile pour l’agent de visualiser les renseignements sur les clients du SMGC sur un seul écran

L’outil peut aider à attribuer une charge de travail aux agents. Les agents peuvent ensuite consulter les renseignements sur les clients tirés des demandes attribuées dans une seule fenêtre au lieu de passer d’un écran à l’autre, comme ils devraient le faire dans le SMGC.

Après l’examen d’une demande dans l’outil, les agents peuvent préparer leur décision et leur justification s’ils refusent la demande. La décision et les motifs du refus sont importés de l’outil vers le SMGC, et ils y sont conservés.

Chinook nous aide à accélérer le processus. Il s’est avéré qu’il augmente le volume de traitement des demandes jusqu’à 35 %, selon le bureau de migration, comparativement au SMGC seulement.

Ce que Chinook ne fait pas

Chinook

ne prend pas de décision
ne recommande aucune décision aux agents

Il s’agit simplement de présenter les renseignements de façon simplifiée aux agents qui traitent les demandes.

Chinook affiche des annotations ou des notes, qui sont tirées des examens des renseignements figurant dans les demandes dans le SMGC au moyen d’outils d’analytique avancée ou d’autres outils automatisés. Il pourrait notamment s’agir des renseignements comme le fait que la demande concerne un mineur ou que nous avons d’autres demandes actives pour ce client. Chinook n’utilise pas l’analytique avancée ni l’intelligence artificielle.

Élaboration de la technologie

Chinook a été élaboré à IRCC par nos employés qui sont des experts en traitement de l’immigration ou en informatique. Il a été développé à l’aide des produits Microsoft Office que nous utilisons déjà (principalement Excel).

Nous avons déployé la première version de Chinook en mars 2018. Depuis, nous avons fait de nombreuses mises à jour et nous continuons à l’actualiser et à le mettre au point. Nous mettons à l’essai une nouvelle version infonuagique de Chinook qui comporte les mêmes fonctions que l’outil Excel tout en améliorant la confidentialité et la sécurité des renseignements des demandeurs.

Nous élargissons notre gamme d’outils de traitement pour aider les agents à traiter un plus grand nombre de demandes de résidence permanente et temporaire.