Cahier de transition du sous ministre d’IRCC 2022 : Structure décisionnelle d’IRCC

Juillet 2022

Aperçu

• La Gouvernance ministérielle s’adapte et évolue continuellement pour continuer d’appuyer efficacement le processus décisionnel du Ministère et l'ensemble de ses activités et veiller à ce que ce dernier ait le bon le véhicule de gouvernance.
• Compte tenu de la croissance importante du Ministère, de son évolution constante et des changements, le modèle de gouvernance actuel (diapo 2) est entrain d’être revu (diapo 3) afin de simplifier encore davantage l’approche à l’égard du processus décisionnel.
• Le nouveau modèle renforcera l’harmonisation et les chemins de décision des comités pour une prise de décisions et une planification ministérielles optimales et comprendra de nouvelles initiatives comme la récente mise en œuvre de la gouvernance de la transformation.

Structure actuelle des comités décisionnels d’IRCC

Comités de gouvernance ministérielle des SM

Supervise les décisions horizontales stratégiques et l’orientation de l’organisation.

Le Comité du ministre - sous-ministre (MIN-SM)

Se déroule hebdomadairement

• Fournit des mises à jour sur les priorités en fonction des engagements prévus au mandat.
• Sert de tribune d’information pour les sujets en demande et les dossiers chauds.

Le Comité exécutif (ComEX)

Se rapporte au Comité du ministre - sous-ministre (MIN-SM)

Se déroule hebdomadairement

• Responsable de la prise de décisions et de la surveillance pour les questions concernant l’ensemble du Ministère.
• Établit les priorités et orientations stratégiques de haut niveau.
• Jour le rôle de comité préparatoire en prévision de séances d’information ministérielles, au besoin.

Le Comité de transformation (ComTrans)

Se déroule bimestriellement

• Supervise les décisions opérationnelles tactiques quotidiennes de l’organisation.

Gouvernance opérationnelle – SMA

Supervise les décisions opérationnelles tactiques quotidiennes de l’organisation.

Prospectif

Se déroule hebdomadairement

• Plateforme pour l’échange de renseignements au sein du Ministère.

Comité corporatif et financier (CCF)

Se rapporte au Comité exécutif (ComEX)

Se déroule bihebdomadairement

• Offre des conseils stratégiques axés sur les risques, des recommandations et des décisions à l’appui de l’excellence et de la responsabilisation en matière de finances et de gestion.

Comité de gestion des enjeux (CGE)

Se rapporte au Comité exécutif (ComEX)

Se déroule bihebdomadairement

• Groupe destiné à des discussions et à des prises de décisions complexes en ce qui concerne des enjeux et des défis liés aux programmes, aux politiques et aux priorités opérationnelles.

Conseil du programme de transformation digitale (CPTD)

Se rapporte au Comité de transformation (ComTrans)

Se déroule tous les six semaines

• Groupe destiné à des discussions et à des prises de décisions complexes, dont l’activité principale consistera à surveiller les plans de transformation et de modernisation de la plateforme numérique (MPV) et d’autres initiatives de transformation.

Comité consultatif SM-SMA

Apporte un éclairage sur des enjeux particuliers de longue date et les résultats.

Comité ministériel d’audit (CMA)

Fournit des recommandations et des conseils objectifs sur continuera de proposer une perspective sur l’adéquation, la qualité et les résultats du processus d’assurance en ce qui a trait au caractère adéquat et au fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance d’IRCC, y compris les cadres de responsabilisation et de vérification.

Comité de la mesure du rendement et de l’évaluation (CMRE)

Utilise les renseignements sur l’évaluation et la mesure du rendement pour améliorer l'efficacité et l’efficience des programmes du Ministère. Il veille à apporter des mesures correctives en temps opportun pour améliorer les résultats des programmes.

Comité de la sécurité nationale (CSN)

Favorise la prise de conscience du domaine et la vigilance opérationnelle quant aux questions de sécurité nationale se rapportant au Ministère, définit les priorités et formule des conseils concernant des enjeux relatifs à la sécurité nationale.

Comité de gestion des questions juridiques (CGQJ)

Appuie le sous-ministre et le sous-ministre délégué afin de gérer de manière efficace les questions et les risques juridiques importants qui découlent des opérations, des politiques, des procédures et des litiges, et de renforcer la gestion des coûts juridiques engagés par le Ministère.

Structure proposée des comités décisionnels d’IRCC

Processus décisionnel (Niveau de l’organisation)

MinSM

• Présidé par le ministre
• Se déroule hebdomadairement
• Échange de renseignements avec le Comité exécutif
• Organe d’approbation ministériel

Comité exécutif

• Présidé par la sous-ministre
• Se déroule hebdomadairement
• Échange de renseignements avec le MinSM
• Organe d’approbation ministériel

Comité des SM pour faire le point sur la transformation

• Présidé par la SM
• Assurance et surveillance pour les phase 2 et 3 de la MPN

Responsable principal

• SM IRCC
• Responsabilisation

Comité de la transformation élargi

• Groupe de parrainage)
• Coprésidé par le cadre responsable
• Se déroule bimensuellement
• Organe d’approbation pour les phase 2 et 3 de la MPN
• Se rapporte et renvoie au responsable principal
• Se rapporte au Comité des services essentiels des SM
• Échange des renseignements avec le Comité ministériel d’audit
• Intervenants externes

Processus décisionnel (Niveau des SMA)

Prospectif

• Présidé par la SMA PSP
• Organe d’approbation ministériel

Comité de gestion des enjeux

• Coprésidé par la SMA Services ministériels et la SMA PSP
• Se déroule bi-hebdomadairement
• Organe d’approbation ministériel
• Se rapporte au Comité exécutif

Comité corporatif et financier

• Coprésidé par la SMA Services ministériels et le DPF
• Se déroule bi-hebdomadairement
• Organe d’approbation ministériel
• Se rapporte au Comité exécutif

Conseil de l’architecture d’entreprise ministérielle

• Coprésidé par le SMA MOD et le SMA DPI
• Se déroule mensuellement
• Organe d’approbation ministériel
• Se rapporte au Comité exécutif

Parrain du programme

• Responsabilisation

Conseil de programme

• Pour la phase 2 de la MPN : présidé par le DPI, la SMA Services ministériels et le responsable principal
• Pour la phase 3 de la MPN : Présidé par la SMA Services ministériels et le responsable principal
• Se déroule mensuellement
• Se rapporte au Comité de la transformation élargi
• Se rapporte et renvoi au Parrain du programme
• Échange de renseignements avec le Conseil de l’architecture d’entreprise ministérielle
• Échange de renseignements avec l’Assurance dirigée par la Vérification interne 
• Intervenants externes

Assurance et surveillance (Niveau de l’organisation)

Comité des services essentiels des SM

• Se déroule de façon trimestrielle
• Assurance et surveillance ministérielles

Comité ministériel d’audit

• Présidé par la CAO
• Se déroule de façon trimestrielle
• Échange des renseignements avec le Comité de la transformation élargi

Comité de la mesure du rendement et de l’évaluation

Comité de la sécurité nationale

Comité de gestion des questions juridiques

Assurance et surveillance (Niveau des SMA)

Assurance dirigée par la Vérification interne

• Présidé par le CAO
• Assurance et surveillance ministérielles
• Échange des renseignements avec le Conseil de programme
• Se rapporte au Comité ministériel d’audit

Rapports d’audit indépendants officiels