Considérations d’ordre humanitaire (CH) : Lignes directrices pour la prise de notes
Cette section contient des politiques, des procédures et des instructions destinées au personnel d’IRCC. Elle est publiée sur le site Web du Ministère par courtoisie pour les intervenants.
Lignes directrices générales pour la prise de notes (décisions et entrevues)
Les décisions relatives aux demandes pour considérations d’ordre humanitaire (CH) seront rendues à l’aide du gabarit CH national.
Les décisions relatives aux requêtes pour considérations d’ordre humanitaire (CH) seront rendues sans le gabarit national.
Dans les deux cas, les notes doivent montrer que la totalité des observations et des preuves ont été examinées.
De plus, le gabarit national n'est pas requis pour les notes d'entrevue.
Les notes doivent constituer un compte rendu complet de toutes les actions prises au sujet du cas. Toutes les notes qui figurent dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC) doivent être exactes et conformes à ce qui figure dans le dossier, et ne devraient pas affaiblir ou contredire la décision écrite.
L’agent peut utiliser un style télégraphique pour la plupart des notes de cas, mais il peut arriver qu’un compte rendu plus complet soit requis. Voici quelques exemples de situations pour lesquelles les notes doivent être plus complètes :
- réactions vives du demandeur à l’entrevue;
- interventions d’autres personnes présentes à l’entrevue;
- éléments déterminants pour la décision et jugés particulièrement importants;
- des mesures d'équité procédurale sont prises.
- Clarté et concision
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- Utiliser une langue clair et simple, en évitant le jargon technique
- Utiliser des mots complets
- Éviter les observations superflues
- Objectivité
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- Consignez les faits.
- Éviter d’inclure des opinions personnelles et d’interpréter les faits avec des hypothèses infondés
- Structuration des notes à l’aide d’intertitres explicatifs facilitant le suivi de l’historique du cas par le lecteur
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- Exemples d’intertitres explicatifs :
- Examen du dossier
- Représentation
- Entrevue
- Renseignements en attente
- Décision
- Exemples d’intertitres explicatifs :
- Consignation rapide des notes
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- Prendre des notes pendant et/ou après chaque interaction avec le demandeur (au téléphone, en personne ou virtuel) pour en assurer la clarté et l’exactitude
- Au besoin, apporter les correctifs dès que possible
- Conserver les ébauches et les versions définitives au dossier
- Prise de notes lors de l’entrevue
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- Consigner l’heure exacte de début et de fin
- Indiquer qui était présent
- Si un interprète était présent, noter son nom et le lien avec le demandeur, la langue interprétée, si la langue a été traduite en anglais ou en français et les instructions données à l’interprète
- Préciser clairement qui a dit quoi
- Indiquer le ton de l’entrevue (par exemple, si le demandeur était en colère, bouleversé, etc.)
- Indiquer si l’agent qui mène l’entrevue a brièvement quitté l’entrevue noter et fournir une explication
Voir la page Enregistrer l’entrevue
Remarque : Il est important d’indiquer le numéro de page et le nombre total de pages au bas de chaque page (par exemple : 1/6, 2/6, ... 6/6) afin de veiller à ce qu’aucune page ne soit manquante.
- Éléments à inclure dans les notes du SMGC
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- Résumé de la correspondance et des communications
- Teneur de toute la correspondance inhabituelle ou numéros de formulaire pour la correspondance habituelle envoyée
- Date à laquelle la note a été versée au dossier et initiales de l’auteur