Travailler avec des employés de la fonction publique fédérale présidant une cérémonie

Dans certains cas, des employés de la fonction publique fédérale pourront présider une cérémonie de citoyenneté. Cela inclut généralement : reconnaître le territoire autochtone, donner des allocutions d’ouverture et de clôture, faire prêter le serment de citoyenneté et remettre les certificats (le cas échéant) lors de la cérémonie. La cérémonie peut être virtuelle ou en personne selon le lieu et la disponibilité du président. Dans la plupart des cas, cela se produira lorsque les juges et les présidents de cérémonies bénévoles ne sont pas disponibles.

Sur cette page

• Les employés admissibles de la fonction publique fédérale
• Ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté
  • Rôle et responsabilités
• Présidents exécutifs
  • Rôle et responsabilités
  • Devenir un président exécutif
    • Fréquence
    • Séance d’intégration
    • Orientation
  • Travailler avec des présidents exécutifs
    • Programmation des présidents exécutifs
    • Approbation des présidents exécutifs
    • Frais de déplacement
    • Avant la cérémonie
    • Le jour de la cérémonie
    • Après la cérémonie
• Décideurs de niveau 2 prédéterminés
• Agents du service extérieur
  • Rôle et responsabilités
• Personnes déléguées par la greffière de la citoyenneté canadienne
  • Rôle et responsabilités

Les employés admissibles de la fonction publique fédérale

Les fonctionnaires fédéraux qui peuvent présider une cérémonie dans certaines circonstances incluent les suivants :

• Le ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté.
• Les sous-ministres (SM) et les sous-ministres délégués (SMD) ou les titulaires de postes équivalents au sein du gouvernement du Canada dans le cadre du Programme des cérémonies présidées par les sous-ministres (PCPSM).
  • Ils doivent être actuellement employés du gouvernement.
  • Ils doivent actuellement occuper leur poste.
  • Le bureau des sous-ministres d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) approuvera la demande de présider.
• Tout cadre supérieur d’IRCC dans le cadre du Programme des cérémonies présidées par un cadre supérieur (PCPCS).
  • Ils doivent être actuellement employés par IRCC.
  • Ils doivent actuellement occuper leur poste.
  • Leur poste d’attache doit être EX-01 ou plus.
• Décideurs de niveau 2 prédéterminés.
  • Ils doivent être actuellement employés par IRCC.
  • Ils doivent actuellement occuper leur poste.
  • Ils doivent être actuellement des décideurs délégués de niveau 2 ou de niveau supérieur (employés d’IRCC ayant suivi le cours de délégation de niveau 2 en citoyenneté pour les Attributions – section 5) à la date de la cérémonie.
• Agent du service extérieur (conformément à la Loi sur la citoyenneté).
• Un employé du gouvernement délégué par la greffière de la citoyenneté canadienne uniquement dans des circonstances urgentes ou atténuantes.

Tous les présidents doivent être citoyens canadiens et âgés de 18 ans ou plus.

Ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté

Rôle et responsabilités

Le ministre d’IRCC peut choisir de participer aux cérémonies de citoyenneté d’une des manières suivantes :

• En tant que président de l’ensemble de la cérémonie comme décrit ci-dessus.
• En tant que conférencier spécial chargé de prononcer des allocution de félicitations aux nouveaux citoyens.
  • De plus, il peut choisir de faire prêter le serment (même sans présider la cérémonie).
• En tant qu’observateur.

Remarques :

• Le ministre d’IRCC peut faire prêter le serment conformément au Règlement sur la citoyenneté.
• D’autres élus ne sont pas autorisés à faire prêter le serment pour éviter l’apparence de partisanerie.
• Lorsque le ministre d’IRCC est présent, il peut choisir de faire prêter le serment malgré la présence d’un autre individu (juge de la citoyenneté, président de cérémonie bénévole (PCB), cadre d’IRCC, etc.) présidant la cérémonie.
• Généralement, les seules exceptions pour qu’une personne fasse prêter le serment au lieu du président d’une cérémonie de citoyenneté sont : le ministre d’IRCC ou une personne désignée pour des raisons de bilinguisme (lorsque deux personnes prononceront le serment, chacune dans une langue officielle différente).

Présidents exécutifs

Rôle et responsabilités

• Les présidents exécutifs n’ont aucune responsabilité administrative ou judiciaire – ils n’assument que les responsabilités cérémoniales d’un juge de la citoyenneté lors d’une cérémonie de citoyenneté.
• Les présidents exécutifs, en tant que présidents de la cérémonie, font prêter le serment de citoyenneté et remettent les certificats (le cas échéant).
• Si une réception suit la cérémonie de citoyenneté, le président exécutif est invité et devrait assister.
• Souvent, les nouveaux citoyens demandent à se faire photographier avec les présidents.
• Les médias peuvent être présents et souhaiter interviewer ou photographier le président. Des directives sont fournies dans Présider des cérémonies de citoyenneté : Guide à l’intention des présidents de cérémonie bénévoles. Dans le cas où un président exécutif est approché par les médias pour donner une interview, il doit fournir uniquement des déclarations factuelles (par exemple, nombre de candidats, nombre de pays, etc.) ou diriger les médias vers les employés de la citoyenneté pour qu’ils puissent les référer à l’AC – Communications.

Devenir un président exécutif

Les employés-cadres d’IRCC (EX-01 ou niveau supérieur) peuvent manifester leur intérêt à présider une cérémonie de citoyenneté en répondant à l’appel faite par le Ministère ou en communiquant avec l’AC – Orientation des programmes.

Fréquence

• Programme des cérémonies présidées par un cadre supérieur d’IRCC: Les invitations aux cadres sont généralement envoyées au moins une fois par an ou dès que cela est opérationnellement possible. Après qu’un cadre du Programme des cérémonies présidées par un cadre supérieur d’IRCC a présidé, il peut être sollicité pour présider occasionnellement selon les besoins (la priorité est accordée aux présidents de cérémonie bénévoles).
  • Remarque : Certains bureaux, par exemple dans la région de la capitale nationale, peuvent demander des cadres (EX) plus fréquemment puisqu’ils n’ont actuellement pas de juge de la citoyenneté affecté à leur bureau et la majeur partie des EX sont dans leur région.
• Programme des cérémonies présidées par les SM : Les SM et les SMA du gouvernement du Canada se verront offrir une occasion unique dans leur vie de présider sur invitation du sous-ministre d’IRCC. Les invitations aux autres ministères sont envoyées à la discrétion du sous-ministre d’IRCC dès que cela est opérationnellement possible. Les sous-ministres d’autres ministères devraient être dirigés vers la Direction générale des opérations humanitaires et d’identité (DGOHI) pour le contact initial et les prochaines étapes.

Séance d’intégration

Programme des cérémonies présidées par un cadre supérieur d’IRCC : Une fois qu’un récipiendaire accepte l’invitation à présider, l’AC – Orientation des programmes offre une séance d’intégration obligatoire pour le cadre (par exemple, les formats de cérémonies, travailler avec les représentants autochtones, adaptation du script de cérémonie) et fournit divers outils pour présider (par exemple, Présider des cérémonies de citoyenneté : Guide à l’intention des présidents de cérémonie bénévoles. L’AC – Orientation des programmes demandera également des informations personnelles et des préférences, telles que la capacité bilingue, le statut de citoyenneté canadienne, le profil d’équité, de diversité et d’inclusion. Leurs informations seront incluses dans une liste qui est transmise aux employés de la citoyenneté pour faciliter la programmation des présidents exécutifs. L’AC – Orientation des programmes mettra également à jour la liste complète des présidents exécutifs d’IRCC pour garantir une répartition équitable des cérémonies entre chaque président exécutif. L’AC – Orientation des programmes pourra rencontrer individuellement ou en séance de groupe les présidents exécutifs d’IRCC.

Programme des cérémonies présidées par les SM : L’AC – Orientation des programmes et les opérations de la DGOHI intégreront conjointement les SM et les SMA.

Orientation

Lorsqu’un président exécutif s’est vu attribuer sa première cérémonie, l’équipe de la Division des opérations de citoyenneté de la DGOHI est encouragée à contacter le président exécutif pour se présenter et répondre à toute question supplémentaire qu’il pourrait avoir. Les éléments suivants peuvent également être abordés à cette occasion :

• Coordonnées à jour. Si les coordonnées ou le poste du cadre ont changé, les employés de la citoyenneté doivent fournir les nouvelles informations à l’AC – Orientation des programmes.
• Les SM, les SMA et les présidents exécutifs d’IRCC qui n’ont pas assisté à une cérémonie de citoyenneté dans le passé seront invités à participer à une séance d’orientation offerte par les employés de la citoyenneté pour examiner les procédures de la cérémonie (cela peut se dérouler le même jour que la cérémonie ou à une date différente). Les employés de la citoyenneté peuvent rencontrer les présidents exécutifs individuellement ou en séance de groupe.

Travailler avec des présidents exécutifs

Programmation des présidents exécutifs

L’AC – Orientation des programmes suivra le groupe de présidents exécutifs d’IRCC du PCPCS pour garantir le maintien d’une répartition équilibrée des cérémonies; cependant, les employés de la citoyenneté sont responsables de s’assurer qu’ils alternent parmi les présidents exécutifs disponibles lorsque les juges ou les présidents de cérémonie bénévoles ne sont pas disponibles. Les employés de la citoyenneté doivent être disponibles pour répondre aux questions que les présidents exécutifs peuvent avoir concernant la programmation ou l’organisation des cérémonies.

Comme les présidents exécutifs se sont engagés à présider une cérémonie et que les candidats à la citoyenneté ont été invités pour une date et une heure précises, il est important que les présidents exécutifs respectent leur engagement. Cette attente est communiquée lors de leur intégration. Les employés de la citoyenneté devraient avoir un plan de secours pour déterminer qui pourrait présider en raison d’annulations de dernière minute (c’est-à-dire un employé délégué de niveau 2 prédéterminé).

IMPORTANT : Si les présidents exécutifs dans le cadre du Programme des cérémonies présidées par un cadre supérieur d’IRCC annulent de manière répétée leur participation prévue, ils peuvent être retirés de la liste des présidents par l’AC – Orientation des programmes.

Programme des cérémonies présidées par les SM : Le personnel des opérations de la DGOHI dirigera la programmation des présidents SM et SMA. Il convient de souligner que le président exécutif parle au nom du Programme de citoyenneté et du Canada et non en tant que représentant de leur ministère d’attache. La délimitation aide également aux étapes de planification de la cérémonie lorsque leur ministère d’attache agit comme hôte de cérémonie. Communiquez avec l’AC – Orientation des programmes pour obtenir des conseils.

Approbation des présidents exécutifs

Présider une cérémonie comprend des tâches telles que prononcer des allocutions de félicitations ou s’adresser aux nouveaux citoyens au sujet des droits et responsabilités, de la réconciliation avec les Autochtones, le bilinguisme, et des valeurs canadiennes. Les employés de la citoyenneté doivent demander l’approbation de la greffière de la citoyenneté canadienne afin qu’un président exécutif puisse présider une cérémonie. L’approbation doit être demander avant d’effectuer ce qui suit :

• la prestation du serment de citoyenneté.
• la distribution des certificats de citoyenneté.

Consultez la section relative aux Pouvoirs délégués relativement aux cérémonies de citoyenneté pour connaître les étapes visant à obtenir l’approbation de la greffière de la citoyenneté canadienne. Dans les cas où un président d’urgence est requis, la délégation doit être obtenue dans les plus brefs délais en envoyant un courriel à l’AC – Orientation des programmes.

Frais de déplacement

Le secteur (ou direction générale) ou le ministère du président est responsable du remboursement des frais de déplacement liés à la cérémonie.

• Programme des cérémonies présidées par un cadre supérieur d’IRCC : Les frais de déplacement relèvent de la responsabilité de leur propre secteur (ou direction générale).
• Programme des cérémonies présidées par les SM : Les frais de déplacement relèvent de la responsabilité de leur propre ministère.

Avant la cérémonie

L’AC – Orientation des programmes fournira aux présidents la version Word Microsoft de l’exemple de notes d’allocution afin que le président puisse ajouter une brève histoire personnelle. L’AC – Orientation des programmes examinera également l’allocution du président avant la cérémonie la première fois qu’il préside. Pour les cadres exécutifs d’IRCC qui président, leurs allocutions doivent également être examinées annuellement par les employés de la citoyenneté et des modifications peuvent y être apportées si nécessaire.

Les employés de la citoyenneté doivent fournir aux présidents les termes appropriés pour reconnaître le territoire autochtone ainsi que tout point d’allocution à thème spécial.

Le jour de la cérémonie

Les employés de la citoyenneté demandent au président de se connecter virtuellement à la cérémonie ou d’arriver sur les lieux de la cérémonie au moins une demi-heure avant l’heure de début prévue afin de réviser le déroulement des événements et leurs notes d’allocution. Les employés de la citoyenneté informeront le président de tout invité spécial présent, des présentations et de toute reconnaissance ou remerciement spécial à effectuer pendant la cérémonie.

Après la cérémonie

Les employés de la citoyenneté peuvent transmettre à l’AC – Orientation des programmes un retour d’information et des commentaires constructifs pour le président exécutif, si nécessaire, sur les aspects suivants :

• Domaines d’amélioration concernant les allocutions ou le serment : vitesse/volume, ton/messagerie, bilinguisme.
• Planification de la cérémonie : accomplissement des rôles et responsabilités, respect des délais, communication, etc.

L’AC – Orientation des programmes a la responsabilité discuter des commentaires et aspects à améliorer avec les présidents exécutifs.

Décideurs de niveau 2 prédéterminés

Les décideurs de niveau 2 prédéterminés (employés d’IRCC) peuvent présider une cérémonie uniquement si tous les efforts ont été faits pour trouver un juge, un président de cérémonie bénévole et un président exécutif. Les décideurs de niveau 2 d’IRCC prédéterminés actuellement employés, qui ont reçu une délégation générale par la greffière de la citoyenneté canadienne, devraient présider en dernier recours et servir de remplaçants en cas d’urgences ou d’annulations de dernière minute.

• La liste de ces personnes est révisée annuellement et la période de délégation générale est généralement d’une année.
• L’approbation de la délégation générale expire si l’employé quitte son poste.
• Les décideurs de niveau 2 prédéterminés peuvent également faire prêter le serment de citoyenneté après une entrevue/audition avec un client, si une évaluation révèle que le cas peut être accordé et que les autorisations du client sont valides. Les décideurs de niveau 2 prédéterminés faisant prêter le serment après une entrevue/audition avec un client peuvent consulter les Instructions pour les agents de niveau 2 faisant prêter le serment de citoyenneté-BIL.

Agents du service extérieur

Rôle et responsabilités

Les agents du service extérieur peuvent présider une cérémonie à l’étranger dans certaines situations, conformément à la Loi sur la citoyenneté. Ils ne nécessitent pas de délégation par la greffière de la citoyenneté canadienne.

Individus délégués par la greffière de la citoyenneté canadienne

Rôle et responsabilités

Dans des cas extrêmement rares (et uniquement après avoir examiné toutes les autres catégories de présidents), un fonctionnaire du gouvernement peut être délégué par la greffière de la citoyenneté canadienne pour présider, c’est-à-dire pour des circonstances urgentes ou atténuantes, des régions extrêmement éloignées ou à des fins de bilinguisme. On doit demander la délégation dès que possible en envoyant un courriel à l’AC – Orientation des programmes.

Consultez les IEP : Pouvoirs délégués relativement aux cérémonies de citoyenneté.