Vérification de la gestion et de l'exécution de l'approvisionnement : chapitre 6

Annexe 1 Méthodologie, critères de vérification et résultats détaillés des tests

Méthodologie

La vérification a été effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la DGVE.

La vérification s'est fondée sur une combinaison d'entrevues, de revues de documents et de dossiers et d'analyses de données pour ce qui est du test de l'efficience et de la conformité à la Politique du Conseil du Trésor sur les marchés et aux documents d'orientation ministérielle d'ECCC.

Les méthodes de vérification suivantes ont été appliquées :

• Entrevues : Des entrevues ont été réalisées avec des personnes clés du secteur fonctionnel et du secteur des programmes afin de mieux comprendre les processus d'approvisionnement et de passation de marchés ainsi que les dossiers contractuels connexes. Des employés des régions de Montréal, de l'Ontario, de la capitale nationale et d'Edmonton ont été rencontrés.
• Revue de documents : Les politiques, lois et règlements sur l'approvisionnement et la passation de marchés du gouvernement du Canada, dont la Politique sur les marchés du CT et la Loi sur la gestion des finances publiques, ainsi que les documents d'orientation, processus et autres documents d'ECCC relatifs à l'approvisionnement et à la passation de marchés ont été revus.
• Analyse de données : Les auditeurs ont eu recours à l'analyse de données pour repérer de possibles anomalies, notamment les fractionnements de marché, les contrats rétroactifs et les contrats non concurrentiels attribués à répétition pendant les exercices 2011-2012, 2012-2013 et 2013-2014. Les données ont été extraites du système financier d'ECCC.
• Échantillonnage : Des opérations d'approvisionnement réalisées entre le 1er avril 2013 et le 31 mars 2014 ont été sélectionnées en fonction des résultats d'une évaluation du risque et d'une analyse des données. Dans le cadre de la présente vérification, une « opération d'approvisionnement » s'entend d'une opération financière liée à l'approvisionnement, qui peut prendre la forme d'un bon de commande, d'un marché, d'une commande subséquente à une offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement, et de toute modification à cette opération financière. L'échantillon se compose de marchés de biens, de services et de construction attribués au moyen de diverses méthodes de sélection par voie concurrentielle, comme la méthode conventionnelle, les offres à commande, les arrangements en matière d'approvisionnement et les préavis d'octroi de contrat, et par la sélection par voie non concurrentielle. La DGVE a choisi l'échantillon parmi les trois directions générales qui enregistrent le plus grand nombre d'opérations (le SMC, la DGST et la DGSM) et la Direction générale des communications, en raison du type d'opérations d'approvisionnement qui y sont réalisées. Ces quatre directions générales regroupent un large éventail des activités d'ECCC, tant en ce qui a trait aux programmes qu'aux fonctions de soutien.
• Test de l’efficacité : Les opérations d’approvisionnement choisies en vue du test de la conformité ont été soumises au test de l’efficience. L’examen des dossiers a permis de déterminer quels sont les délais de traitement des demandes, en fonction de certaines dates de contrôle clés. Ceci dans le but de comparer les résultats obtenus aux normes de service en vigueur au moment de la vérification et aux normes de service actuelles.
• Test de la conformité : Les dossiers contractuels choisis ont été examinés dans le but de déterminer leur conformité aux principales exigences de la Politique sur les marchés, dont celles qui ont trait à la présentation de demandes d'approvisionnement, au processus de demande de soumissions et d'octroi de contrats, à l'administration, aux approbations et à la clôture des dossiers. Les vérificateurs ont comparé les signatures aux fiches de spécimen de signature pour vérifier si les signataires des approbations accordées aux différentes étapes du processus d'approvisionnement étaient investis du pouvoir d'approbation approprié au moment de l'opération. D'autres vérifications ont été effectuées au titre des articles 34 et 33 de la LGFP pour s'assurer que les paiements ont été versés aux bons fournisseurs et que les montants payés correspondaient à ceux des factures et à ceux enregistrés dans les paiements en lots. Lorsque plus d'un paiement avait été versé, le test portait sur toutes les factures produites pendant la période visée par la vérification. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les principales exigences ayant fait l'objet de tests et sur le nombre de tests effectués, veuillez consulter l'Annexe 1.
• Lignes directrices relatives aux évaluations en fonction des critères :
  L'évaluation des résultats de la vérification des opérations par rapport aux critères de vérification relève en partie du jugement professionnel des vérificateurs, en fonction du nombre, de l'importance et de la nature des erreurs ou des problèmes relevés (dont la nature peut être exceptionnelle ou qui peuvent être liés à des circonstances exceptionnelles). Les valeurs suivantes, qui s'appliquent aux échantillons de grande taille (comprenant au moins 50 éléments), permettent de déterminer si le nombre d'erreurs décelées satisfait ou non aux critères.
  • Satisfait : nombre d'erreurs égal ou inférieur à 4 %
  • Satisfait en partie : nombre d'erreurs se situant entre 4 et 8 %
  • Ne satisfait pas : nombre d'erreurs supérieur à 8 %
• Il importe de souligner que notre conclusion quant au degré de respect des critères est fonction de l'échantillon examiné et s'applique à cet échantillon.

Dates clés du projet

Première conférence (note de lancement)

Avril 2014

Approbation du plan de vérification

Novembre 2014

Achèvement des travaux

Novembre 2015

Recommandation du Comité consultatif externe de vérification

Juin 2016

Approbation du sous-ministre

Novembre 2016

Remarque : La vérification a initialement été lancée en décembre 2013 mais elle a par la suite été reportée à la demande de la Direction générale des finances, en raison des priorités de fin d'exercice. De plus, la capacité exceptionnellement réduite de la DGVE au cours de l'exercice 2014-2015 explique en partie les retards encourus (en raison notamment d'un congé de maladie de longue durée et du roulement du personnel).

Critères de vérification

Objectif no 1 - Déterminer si les principaux éléments d'un cadre de contrôle de la gestion appuient la réalisation appuient la réalisation d'activités d'approvisionnement efficaces harmonisées avec les besoins opérationnels du Ministère.

Objectif no 2 - Fournir l’assurance que les opérations d’approvisionnement d’ECCC sont conformes aux exigences du gouvernement du Canada, ainsi qu’aux politiques et aux lignes directrices du Ministère et des organismes centraux.

Résultats détaillés des tests

Note : Le nombre de tests est supérieur au nombre d’échantillons du fait que plus d’une modification a été apportée à certains des marchés de l’échantillon et que toutes les modifications faites pendant la période visée par la vérification ont été examinées.