Audit de la gestion des heures supplémentaires

1. Renseignements généraux

1.1 Contexte

La gestion des heures supplémentaires est importante pour l'efficacité opérationnelle, la saine gestion financière, une planification efficace et une gestion responsable des ressources humaines.

Le Ministère administre les heures supplémentaires par deux mécanismes : directement en espèces, où les heures supplémentaires sont compensées par un paiement en espèces traité dans le système de paye Phoenix, et congé compensatoire, où les employés convertissent les heures supplémentaires en congés payés inscrits dans le système PeopleSoft. Tout congé compensatoire non utilisé à la date annuelle de paiement automatique est versé en espèces. Les employés doivent consigner correctement les congés et les heures supplémentaires et respecter les heures normales de travail. Les gestionnaires doivent préapprouver les heures supplémentaires avant qu'elles ne soient effectuées, approuver les dépenses liées aux heures supplémentaires, établir les horaires de travail et tenir les registres.

1.2 Objectif de l'audit

L'objectif de cet audit était de fournir à la haute direction l'assurance que des contrôles adéquats sont en place et qu'ils sont efficaces pour la gestion des heures supplémentaires.

1.3 Portée

L'audit a évalué les contrôles, les processus, la tenue des dossiers, la surveillance et la conformité aux lignes directrices du SCT et d'Emploi et Développement social Canada en matière d'heures supplémentaires. Bien que l'audit ait porté sur le cadre de contrôle en place au moment de l'audit, soit durant l'exercice 2024 à 2025, il a également inclus des données des exercices 2023 à 2024 et 2024 à 2025. Les heures supplémentaires payées (en espèces) ainsi que le congé compensatoire ont été examinés.

1.4 Méthodologie

L'équipe d'audit a :

• examiné et analysé des documents;
• analysé des données; et
• mené des entrevues avec la direction et le personnel de la Direction générale des services des ressources humaines (DGSRH), de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) et d'autres groupes.

L'équipe d'audit a également interrogé un échantillon de gestionnaires ayant approuvé le plus grand nombre d'heures supplémentaires afin de comprendre les pratiques.

2. Constatations de l'audit

2.1 Lacunes dans la surveillance et la production de rapports

Bien que la haute direction reçoive des rapports périodiques résumant les heures supplémentaires payées pour leurs directions générales, elle ne reçoit pas de rapports sur les heures supplémentaires compensatoires effectuées par leur personnel. Cela rend difficile pour les cadres supérieurs de superviser le coût total et de planifier les ressources. Certains gestionnaires utilisent les heures supplémentaires pour le travail régulier, et non seulement pour répondre à des événements imprévus ou à des situations de courte durée (par exemple, des pointes saisonnières du volume). Cela peut entraîner de l'épuisement professionnel, des coûts plus élevés et des besoins en dotation peu clairs.

Rappels automatisés

Les employés doivent utiliser les congés compensatoires acquis en mars avant la fin de septembre de la même année financière. S'ils ne le font pas, ces congés sont versés en espèces. Les employés reçoivent un avis un mois avant le paiement automatique, mais leurs gestionnaires ne reçoivent pas ces alertes. Cet avis tardif rend difficile d'éviter des paiements coûteux ou de prévenir les répercussions opérationnelles liées à des congés imprévus.

Transactions d'heures supplémentaires en attente

Des milliers de demandes d'heures supplémentaires demeurent non approuvées dans Phoenix, certaines datant de plusieurs années. L'absence de rappels pour les gestionnaires peut entraîner des retards.

2.2 Contrôles insuffisants pour la soumission des heures supplémentaires

CAVIARDÉ

2.3 Pratiques incohérentes de préapprobation et de planification

Les gestionnaires utilisent diverses méthodes pour préapprouver les heures supplémentaires, souvent verbales ou informelles. Il n'existe aucune méthode uniforme pour que les gestionnaires des centres financiers certifient l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques afin de préapprouver les heures supplémentaires. Peu de gestionnaires documentent formellement les plans ou l'utilisation des heures supplémentaires pour justifier ou analyser périodiquement la nécessité d'un volume important d'heures supplémentaires. Sans planification adéquate, le Ministère ne peut pas évaluer pleinement le rapport coût-efficacité des heures supplémentaires ni déterminer les besoins en dotation.

3. Conclusion

Bien que le Ministère dispose de processus pour autoriser et suivre les heures supplémentaires, mais des améliorations sont nécessaires dans les domaines suivants :

• une meilleure surveillance et production de rapports pour assurer une visibilité complète des coûts liés aux heures supplémentaires;
• des contrôles de supervision renforcés afin de réduire les risques d'erreurs et de fraude.

La mise en œuvre des recommandations peut contribuer à améliorer la gestion financière, la planification et le bien-être des employés.

4. Énoncé d'assurance

Cette mission d'audit interne a été réalisée conformément aux Normes mondiales de l'audit interne de l'Institute des auditeurs internes ainsi qu'à la Politique et à la Directive sur l'audit interne du Secrétariat du Conseil du Trésor, et elle est appuyée par les résultats de notre Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Annexe A: Évaluation des critères d'audit