Évaluation cyclique de la dotation

Comprendre les évaluations cycliques de la dotation 

Conformément à l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, les administrateurs généraux doivent évaluer périodiquement, au moins une fois tous les 5 ans, le respect des exigences de cet instrument, ainsi que de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et des autres lois et règlements applicables, en plus de la Politique de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), des politiques de dotation organisationnelles ainsi que de l’instrument de subdélégation. 

Les évaluations cycliques de la dotation fournissent aux administrateurs généraux et à la CFP : 

• un examen rigoureux de l’exercice des pouvoirs de nomination; 
• l’assurance que les activités de dotation sont conformes aux exigences des lois et politiques. 

Les évaluations cycliques de la dotation et la surveillance continue sont interreliées 

Les évaluations cycliques et les activités de surveillance continue examinent la dotation sous des angles différents. Ces deux volets sont essentiels, car ils se complètent l’un l’autre, afin de brosser un tableau complet du système de dotation du ministère ou de l’organisme concerné. 

La surveillance continue est un processus qui permet d’apporter des correctifs en permanence : les ministères et organismes observent, suivent et consignent l’information sur leurs activités de dotation (ce qui peut inclure l’examen de l’efficacité et de l’efficience, la durée du processus de dotation, l’analyse des données internes, les tendances en matière de dotation et les données démographiques sur l’embauche). 

Les évaluations cycliques de la dotation font partie d’un processus périodique d’auto-examen fondé sur l’information provenant de différentes sources, y compris les résultats des activités de surveillance continue. En menant des évaluations cycliques, les administrateurs généraux examinent la santé globale de leur système de dotation, déterminent les domaines où des améliorations doivent être apportées et les mesures à prendre pour corriger les lacunes observées. 

Planification de la surveillance continue et des évaluations cycliques de la dotation 

Même si les ministères et organismes peuvent déterminer l’ampleur et la portée des exigences à évaluer, les administrateurs généraux sont responsables de se conformer à toutes les exigences des lois et des politiques. 

Afin d’améliorer la comparabilité des données à l’échelle du système, la CFP a établi un rapport normalisé de base sur des exigences clés. Le modèle de rapport normalisé établit l’exigence minimale à évaluer (qui peuvent être modifiées périodiquement). Les administrateurs généraux conservent la souplesse nécessaire pour déterminer si ces éléments clés doivent être évalués au-delà des exigences minimales établies par le modèle de rapport normalisé.

Le fait de remplir le modèle de rapport normalisé n’est qu’une partie de l’évaluation cyclique de la dotation. Les ministères et organismes sont également tenus d’évaluer leur cadre de dotation organisationnel et leur conformité aux autres exigences de la CFP ou autres exigences organisationnelles.

L’Outil de référence pour la surveillance de la dotation de la CFP peut être utilisé pour concevoir les activités de surveillance et de contrôle de la dotation, tout en tenant compte du contexte et des risques propres au ministère ou à l’organisme. Cet outil ne présente pas une liste exhaustive de toutes les exigences en matière de dotation et son utilisation est facultative, mais il fournit une liste des diverses exigences découlant des lois, des règlements, des politiques et des instruments connexes. 

Les ministères et organismes devraient aussi procéder à une évaluation des risques afin de déterminer les domaines et exigences sur lesquels devrait porter l’évaluation cyclique de la dotation.

Pour définir les risques, il faut tenir compte : 

• des résultats de la surveillance continue antérieure 
• des plaintes en matière de dotation 
• des griefs ou demandes d’enquête 
• des discussions avec les spécialistes des ressources humaines et les agents de négociation 
• des conclusions de la CFP sur les activités de surveillance à l’échelle du système 
• des résultats du sondage sur la dotation et l’impartialité politique 
• toute autre information pertinente 

En plus des exigences en matière de politiques et de législation, les administrateurs généraux voudront peut-être examiner d’autres domaines à risque, comme la durée du processus de dotation, la qualité de l’embauche ou de l’orientation interne, en vue d’améliorer l’efficience et l’efficacité du système de dotation de leur ministère ou organisme. 

Réalisation de l’évaluation

Il faut d’abord déterminer qui est le mieux placé pour évaluer la conformité aux exigences et songer à tirer parti de l’expertise des services de vérification interne ou de gestion des ressources humaines. Les administrateurs généraux des organismes de taille micro ou petite peuvent demander l’aide de la CFP pour effectuer l’évaluation cyclique de la dotation en leur nom.

Aucune approche ou méthode particulière n’est prescrite au-delà de celle établie avec les rapports normalisés de base, mais l’évaluation doit être rigoureuse et fournir des résultats fiables et pertinents. Elle doit aussi inclure une évaluation du cadre de dotation du ministère ou de l’organisme (lignes directrices en place, instrument de subdélégation) ainsi qu’un examen d’un échantillon de dossiers de nomination afin d’en vérifier la conformité. Les ministères et organismes peuvent faire appel à l’expertise des services de vérification interne pour définir la portée et la méthodologie de ces évaluations, et peuvent également consulter la CFP.

L’évaluation devrait aussi inclure un échantillon adéquat de dossiers pour permettre de vérifier la conformité du système de dotation. Les variables à prendre en considération sont entre autres :

• le nombre de nominations
• le type de nominations
  • annoncées et non annoncées
  • processus internes ou externes
  • nominations pour une durée déterminée, une période indéterminée ou nomination intérimaire
  • les nominations à l’administration centrale et dans les régions
• le type d’emplois (catégorie, groupe et niveau)
• les nominations au groupe de la direction et dans les autres groupes

Rendre compte des résultats

Pour soutenir les renseignements continus, les ministères et organismes doivent soumettre leurs rapports d’évaluation cyclique de la dotation selon un cycle échelonné. Chaque année, la CFP recevra des rapports d’un groupe représentatif de ministères et d’organismes, ce qui mènera à une production de renseignements à l’échelle du système sur 5 ans.

Les ministères et organismes sont informés de la date de leur rapport par leur conseiller au soutien en dotation. Les résultats de l’évaluation cyclique de la dotation doivent être communiqués à la CFP l’année où ils sont attribués, dans un rapport séparé ou dans leur rapport annuel à la CFP (annexe D de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination).

Au-delà de ce qui est requis par les rapports normalisés de base, aucun format particulier n’est prescrit pour la présentation des résultats des évaluations cycliques de dotation, mais ils peuvent inclure les renseignements suivants :

1. des renseignements sur la portée et la méthode d’évaluation, notamment sur l’échantillon examiné, la période évaluée et les sources d’information
2. les résultats de l’évaluation des risques qui ont orienté l’examen
3. les résultats de l’évaluation, y compris les domaines de conformité et de non-conformité
4. toute observation et conclusion découlant de l’évaluation, y compris les mesures correctives ou les améliorations apportées ou prévues

Les ministères et organismes ne sont pas tenus de rendre compte de leurs activités de surveillance continue à la CFP, même si celles-ci sont très importantes pour la compréhension de leur système de dotation.

Outils et soutien

Pour de plus amples renseignements ou pour valider tout changement apportés aux exigence de base en matière de rapports ou si vous faites partie d’un organisme de taille micro ou petite et souhaitez conclure une entente avec la CFP pour mener l’évaluation cyclique, n’hésitez pas à communiquer avec votre conseiller au soutien en dotation.