Présentations au Conseil du Trésor

(mise à jour mai 2026)

Sur cette page

• Comment utiliser cet outil
• Définition de l'activité
• Rapport avec les autres OGE
• Éléments contributifs essentiels
• Contexte de la conservation
• Processus opérationnels
  1. Conseiller
  2. Préparer la présentation
  3. Coordonner et soumettre la présentation finale

Comment utiliser cet outil

Le présent outil s’adresse aux spécialistes de la gestion de l’information du gouvernement du Canada (GC) chargés de répertorier les ressources documentaires et les délais de conservation dans leurs secteurs d’activité.

À des fins de clarté, veuillez noter qu’il s’agit des données et de l’information que les institutions créent, recueillent et gèrent sur les activités qu’elles mènent pour remplir leur mandat, prendre des décisions, exécuter des programmes et rendre des comptes aux Canadiens. Dans le présent outil, le terme « document » (ou « documents ») englobe l’information et les données qui attestent les activités du gouvernement du Canada.

Les recommandations quant aux documents et aux délais de conservation figurant dans le présent outil doivent être adaptées au contexte institutionnel particulier avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant d’appliquer les recommandations.

Cet OGE ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les OGE ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Les conseils fournis s’appliquent aux ministères du GC visés à l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), sauf à ceux qui sont exclus par des lois, règlements ou décrets en conseil. Les institutions exclues sont assujetties aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et sont donc susceptibles d’utiliser une terminologie et des approches communes. Néanmoins, cet OGE établit des pratiques exemplaires pour la tenue des dossiers à l’échelle fédérale. Il est donc utile pour toutes les institutions fédérales, y compris les institutions indépendantes qui ne sont soumises qu’à certaines parties de la LGFP (c’est-à-dire les sociétés d’État) et celles qui en sont exemptées (par exemple, les organismes à gouvernance partagée).

Validation

Les processus opérationnels et les documents décrits dans cet OGE ont été validés par des experts en la matière provenant des ministères suivants : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, l’Agence spatiale canadienne, l’Agence des services frontaliers du Canada, l’Administration portuaire d’Halifax, Services publics et Approvisionnement Canada, Anciens Combattants Canada, Services partagés Canada, Affaires mondiales Canada, Transports Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Bibliothèque et Archives Canada.^{Note de bas de page 1}

Remarque – Les délais de conservation comportent trois éléments clés :

1. une période de conservation, c’est-à-dire une période pendant laquelle un document est conservé;
2. un déclencheur de conservation ou un événement qui amorce la période de conservation, par exemple, la dernière mesure administrative;
3. une justification de la période de conservation qui explique ou justifie la période de conservation et son déclencheur correspondant. (par exemple, la conservation des documents liés à la gestion du milieu de travail peut être influencée par le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, les conventions collectives et la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral)^{Note de bas de page 2}

Sans ces trois éléments, il n’est pas possible de mettre efficacement en œuvre les délais de conservation.

Définition de l’activité

Une présentation au Conseil du Trésor (CT) est un document officiel préparé par les ministères fédéraux ou les sociétés d’État, puis soumis au Conseil du Trésor, afin de demander une autorisation pour des aspects clés d’une initiative gouvernementale (généralement le financement, les effectifs, les projets, la réglementation ou les modifications apportées à des programmes existants).

Une fois approuvées, les présentations au CT constituent des autorités subordonnées qui donnent l’autorisation d’engager des fonds opérationnels et de réaliser l’initiative de la manière proposée par l’institution et approuvée par le CT.

Une présentation au CT transforme la justification et les objectifs déjà approuvés par un autre comité du Cabinet en une initiative permettant d’atteindre ces objectifs. Elle doit être rédigée sous forme narrative et raconter l’histoire de l’initiative pour laquelle l’approbation du CT est demandée. Une présentation peut comprendre les éléments suivants :

• la ou les décisions demandées au CT
• la façon dont l’initiative sera réalisée
• les efforts déployés pour réduire les coûts et optimiser l’utilisation des ressources existantes
• les raisons pour laquelle la méthode de mise en œuvre proposée est la meilleure parmi toutes les options
• la façon dont la proposition contribue aux objectifs pangouvernementaux (p. ex. optimisation des ressources, reddition de comptes, transparence, interopérabilité des systèmes d’échange d’information)
• les leçons tirées d’expériences antérieures utilisées dans la conception de l’initiative
• les résultats, les retombées et les produits attendus
• les résultats d’initiatives connexes
• les risques associés à l’initiative (y compris le risque de ne pas la mettre en œuvre) et la façon dont les risques critiques liés à la mise en œuvre de la proposition seront gérés
• la façon dont le rendement sera surveillé et évalué afin de garantir que l’initiative atteint ses objectifs stratégiques
• la stratégie d’approvisionnement adoptée pour cette initiative
• la façon dont l’approvisionnement a été réalisé et respecte les diverses exigences des politiques du CT^{Note de bas de page 3Note de bas de page 4}

La législation, les politiques du Conseil du Trésor ou les décisions antérieures du Cabinet déterminent les cas où une approbation du Conseil du Trésor est requise. Les types de pouvoirs et d’approbations fréquemment demandés au Conseil du Trésor au moyen d’une présentation comprennent :

• l’autorisation d’allouer des ressources auparavant approuvées par un autre comité du Cabinet ou prévues dans un budget fédéral
• l’autorisation d’octroyer une subvention ou une contribution
• l’autorisation de conclure un contrat dont la valeur dépasse les pouvoirs ministériels en matière de passation de marchés
• l’autorisation de réaliser une initiative dépassant les pouvoirs actuels d’un ministre
• une exemption à une politique du CT, ou une exception à une directive du CT
• l’approbation d’un plan d’activités, d’un plan d’investissement, d’un plan d’entreprise d’une société d’État ou de budgets de fonctionnement et d’immobilisations
• une recommandation visant l’approbation d’un décret

Les présentations au CT se distinguent des mémoires au Cabinet, ces derniers portant plutôt sur la justification stratégique d’une nouvelle initiative de politique ou de programme (ou de son renouvellement). Les présentations au CT, quant à elles, portent principalement sur la conception d’un programme ou d’un projet, sa mise en œuvre, les coûts détaillés et les résultats pour la population canadienne^{Note de bas de page 5}. Les recommandations en matière de conservation des documents du Cabinet (tels que les mémoires au Cabinet) figurent dans l’OGE intitulé Les affaires du Cabinet.

Rapport avec les autres OGE

Les activités et les processus opérationnels se chevauchent souvent. Toutefois, dans le cas des OGE portant sur les présentations au Conseil du Trésor, aucune référence à d’autres OGE ne figure dans le tableau des documents.

Sources clés

Les principales sources utilisées pour définir l’activité, les processus opérationnels et les documents compris dans le présent OGE sont les suivantes :

• Le Guide à l’intention des rédacteurs de présentations au Conseil du Trésor (2025), qui présente la marche à suivre et des exemples concrets pour élaborer de telles présentations
• La page Présentations au Conseil du Trésor pour les sociétés d’État (2025), qui contient des instructions sur la façon de procéder

Contexte de la conservation

Les recommandations concernant les délais de conservation dans les OGE sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d’une revue de la législation et des politiques à l’échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

Aucune loi ni aucun règlement ne régissent la conservation des documents associés spécifiquement à l’activité des présentations au CT exécutée par les institutions.

Processus opérationnels

1. Conseils

Il s’agit d’obtenir de l’information à jour sur les procédures de rédaction des présentations au CT, et de conseiller les secteurs opérationnels sur le contenu attendu, la mise en forme requise, le processus de présentation et le calendrier des présentations. Habituellement, cette activité est menée par un coordonnateur ou une coordonnatrice des présentations au sein de l’institution. De plus, les analystes du Secteur des programmes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) agissent comme principaux points de contact pour offrir un soutien direct et guider les ministères dans la rédaction de leurs présentations.^{Note de bas de page 6}

2. Préparation de la présentation

Pour les secteurs opérationnels concernés, cette activité consiste à travailler avec le coordonnateur ou la coordonnatrice des présentations au CT, au sein de leur institution, afin d’accomplir les tâches suivantes : déterminer le contexte, l’échéancier, le processus de présentation et les attentes; effectuer des recherches sur le contenu; effectuer l’analyse; rédiger et réviser les documents; consulter les services juridiques de l’institution; établir la catégorisation de la sécurité; consulter les services de traduction; obtenir l’approbation du dirigeant principal des finances; et obtenir la signature du ou de la ministre. Dans certains cas, plusieurs institutions participantes collaboreront pour préparer une présentation conjointe ou une présentation d’ensemble, une institution responsable étant alors désignée. Dans ces situations, la signature de chaque ministre peut être requise avant que la présentation ne soit transmise au SCT.

3. Coordination, transmission de la version finale et leçons apprises

Cette étape comprend la coordination finale avec le SCT et les intervenants internes, la présentation du dossier final au Centre des présentations au Conseil du Trésor (CPCT), ainsi que les activités subséquentes, telles que la consignation des leçons apprises. Elle est généralement gérée par l’unité institutionnelle responsable de la coordination des présentations.