Analyse : répétabilité des concepts

Les métadonnées sont parfois répétables. Autrement dit, les concepts décrits dans la Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques de BAC peuvent avoir plusieurs valeurs dont BAC souhaite faire l’acquisition. Par exemple, une pièce n’a qu’une information sur l’intégrité au moment du transfert (la somme de contrôle), mais elle peut exister en plusieurs langues. La langue est donc répétable.

La présente orientation vise à garantir que toutes les métadonnées intéressantes sont relevées et transférées à BAC. Elle donne de l’information sur la répétabilité des concepts dans le cadre de la Norme opérationnelle.

Dans la présente analyse, la répétabilité est présentée du point de vue :

• D’une pièce
  • La pièce est une unité archivistique conceptuellement indivisible, complète en soi, pouvant être distinguée d’un groupe (exemples : JPEG, PDF, DOCX).
• D’un regroupement
  • Il s’agit d’un ensemble de documents (par exemple un dossier ou une série) réunis et classés de manière à rendre compte des activités de son créateur.
  • Dans le contexte de la Norme opérationnelle, un regroupement peut aussi faire référence à un ensemble de documents transférés au même moment (c’est-à-dire un transfert).
• D’un transfert
  • Le transfert est un regroupement de documents qu’une institution gouvernementale remet à BAC ou à un autre dépôt dans le cadre d’une seule transaction, suivant un calendrier de disposition.
  • Lorsqu’une organisation fédérale cède à BAC la garde et la propriété de documents fédéraux, elle applique une autorisation de disposition valide et un accord de transfert.

Comme le mentionne l’annexe C de la Norme opérationnelle, un concept peut être :

• Obligatoire : il doit être maintenu tout au long du cycle de vie du document, y compris au moment du transfert.
• Obligatoire s’il existe : si le concept de métadonnées a été maintenu tout au long du cycle de vie du document, il doit être fourni au moment du transfert; dans le cas contraire, il n’est pas exigé.
• Obligatoire au moment du transfert : le concept de métadonnées est créé (et transféré) à l’étape du transfert.
• Facultatif : le concept de métadonnées peut être fourni s’il existe; il faut en discuter avec l’archiviste de BAC.

Certains concepts s’appliquent uniquement aux pièces, ou aux regroupements, ou aux transferts. D’autres s’appliquent à plus d’un niveau (par exemple aux pièces et aux transferts).

Soulignons également qu’un document numérique ayant plusieurs éléments (éléments multimédias d’une page Web; document numérique; entrées dans une base de données; etc.) est un « document composite ».

Le tableau ci-dessous explique les concepts, indique s’ils sont obligatoires et donne un aperçu de leur répétabilité.

Le terme « fichier informatique » désigne un ensemble d’informations utilisées sur un ordinateur et traitées comme une unité de stockage (par exemple les fichiers JPEG, PDF ou DOCX).