Rapport d’étape sur le Plan d’action de l’AIPRP – juin 2026

Introduction

Le Plan d’action sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) a continué de stimuler la modernisation des activités de l’institution dans ce domaine. Au cours des dernières années, une série d’améliorations apportées aux politiques et aux processus ont permis à BAC de gérer et de traiter plus efficacement les demandes d’AIPRP. Conjuguées à une collaboration plus étroite entre les secteurs d’activité, ces mesures ont favorisé une utilisation plus efficace des ressources, contribuant ainsi à réduire de façon constante l’arriéré de demandes.

Un financement permanent de 22,4 millions de dollars par année sera octroyé à BAC pour soutenir l’efficacité et la stabilité organisationnelle à long terme, en renforçant le modèle opérationnel de l’institution et en soutenant les améliorations récentes.

Partie 1 : Redressement de la situation

Réduire l'arriéré de demandes

Le tableau ci-dessous montre les progrès constants réalisés par BAC dans la réduction de son arriéré : les demandes en retard ont diminué d’environ 42 % par rapport à la fin de l’exercice précédent.

Pour l’exercice 2025-2026, BAC a répondu à 69 % des nouvelles demandes reçues dans les délais prescrits par la loi. L’objectif initial d’amélioration s’établissait à 80 %. Malgré les efforts déployés pour atteindre cet objectif, le rendement a été affecté par les cessations d’emploi anticipées découlant des réductions budgétaires à l’échelle de BAC, par la réorientation des ressources vers la gestion de l’arriéré et par l’augmentation des demandes liées aux litiges, qui ont perturbé la circulation des documents et créé des retards dans les processus de numérisation.

Réduire l’arriéré de plaintes

BAC a continué de travailler en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information pour traiter les plaintes et fournir des réponses rapides et transparentes aux enquêtes. Au cours de l’exercice 2025-2026, le nombre de plaintes actives est passé de 122 à 102, un résultat qui s’appuie sur les importants progrès réalisés depuis le 31 mars 2023 (date à laquelle 238 plaintes étaient actives).

Partie 2 – Examen et améliorations internes

Renouveler nos politiques et processus

Revue proactive et déclassification

Au cours de l’année, l’équipe chargée de la réévaluation et de l’examen en bloc des documents gouvernementaux a donné accès à 12 333 477 pages de documents d’archives, dépassant largement son objectif de 3 millions de pages. Bien qu’une grande partie de ce travail ait été achevée au cours de la première moitié de l’année, les activités d’accès proactif se sont poursuivies pendant le reste de la période visée par le rapport, malgré la réaffectation de plusieurs membres de l’équipe au traitement des demandes d’AIPRP. L’équipe a également mis à jour 3 315 codes d’accès dans le système de gestion des collections de BAC; ainsi, les clients pourront découvrir par eux-mêmes les documents ouverts lorsqu’ils utiliseront l’outil de recherche dans les collections. Ces efforts ont élargi l’accès direct aux fonds d’archives et éliminé la nécessité de présenter des demandes d’AIPRP pour des milliers de documents qui sont maintenant directement accessibles aux usagers.

L’équipe a également travaillé sur des projets spécialisés et de grand intérêt couvrant divers types de supports. Il s’agit notamment de dessins techniques de la Division de radiotechnique et de génie électrique du Conseil national de recherches du Canada; de documents créés sous forme numérique dans les années 1970 et se rapportant aux bâtiments historiques du Canada; de formulaires de stations météorologiques contenant des données météorologiques de partout au Canada, allant de la fin du 19e au milieu du 20^e siècles; de listes d’embarquement de la Deuxième Guerre mondiale documentant les déplacements du personnel par navire et par destination; et de documents audiovisuels portant sur la participation canadienne aux efforts internationaux de surveillance de l’accord de cessez-le-feu au Vietnam, en 1973.

À ces efforts s’est ajoutée la contribution de l’équipe de déclassification, qui a poursuivi son travail jusqu’au 31 mars 2026, faisant progresser l’examen des documents d’archives classifiés. Au cours de l’année, l’équipe a analysé 464 000 pages, et les ministères ont approuvé les recommandations de déclassification pour 161 386 pages. Les documents déclassifiés ne deviennent pas simplement « ouverts » et disponibles. Ils peuvent toutefois être gérés à un niveau de sécurité inférieur, ce qui accélère leur manipulation, leur déplacement, leur numérisation et leur traitement en vertu de l’AIPRP. Au total, pour la durée de la fonction (2023-2026), l’équipe a analysé 1 218 243 pages, et les ministères ont approuvé les recommandations de déclassification pour 226 363 pages. Les ministères continuent de prendre des décisions sur les cas envoyés avant mars 2026. Bien que les activités de déclassification proactive de BAC aient pris fin en raison des réductions effectuées dans le cadre de son examen exhaustif des dépenses, les décisions déjà prises continueront d’accélérer le traitement des demandes des Canadiennes et des Canadiens qui cherchent à accéder à ces documents.

Examen de la procédure relative aux demandes d’AIPRP reçues

Le 1^er avril 2026, l’AIPRP de BAC a mis sur pied une nouvelle équipe chargée de traiter les demandes informelles afin d’améliorer le triage des demandes d’accès à l’information pour les documents d’archives. L’équipe effectue une évaluation initiale pour déterminer la complexité de chaque demande, en fonction de facteurs tels que le volume ou les exemptions. Elle se charge ensuite de traiter directement les demandes jugées moins complexes, tandis que les demandes plus complexes sont attribuées à l’équipe de traitement appropriée pour un examen officiel en vertu de l’AIPRP. Cette approche permet de rationaliser le traitement et favorise la diffusion rapide des documents, dans la mesure du possible.

En parallèle, l’équipe de l’AIPRP chargée du triage et de l’enregistrement a procédé à un examen approfondi de plusieurs flux de travail clés afin de rationaliser le traitement des demandes entrantes, de l’enregistrement initial jusqu’à la livraison finale. Cet effort visait à cerner et à éliminer les étapes redondantes, à réduire les blocages et à s’assurer que les demandes soient traitées de manière plus cohérente et efficace. Les nouveaux flux de travail devraient réduire le temps nécessaire à l’enregistrement des demandes et améliorer l’exactitude des données.

Mise en œuvre de nouvelles procédures

Comme il a été mentionné dans le précédent rapport d’étape, BAC a mis en place une procédure pour améliorer l’accès aux dossiers de service militaire de la Deuxième Guerre mondiale, l’une de ses collections les plus fréquemment demandées. Conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels et à l’évaluation réalisée par BAC (selon laquelle les risques d’atteinte à la vie privée étaient minimes), les dossiers des personnes nées il y a plus de 110 ans peuvent être communiqués par l’AIPRP de BAC sans qu’on doive procéder à un examen page par page, ligne par ligne et mot par mot. Cette décision touche actuellement environ 30 % de ces documents (où l’on estime que la personne aurait atteint ou dépassé l’âge de 110 ans). D’ici 2030, ce chiffre passera à environ 64 %. Cette mesure, combinée à un effort intensif et ciblé de la part de l’équipe des dossiers du personnel de l’AIPRP, a donné de très bons résultats, améliorant la rapidité d’accès et contribuant à la quasi-élimination de l’arriéré des demandes de dossiers du personnel. En éliminant les étapes inutiles d’examen dans les cas qui présentent un risque faible, BAC permet un accès plus rapide aux documents d’intérêt public élevé, et permet ainsi à son personnel de se concentrer sur les dossiers plus complexes ou sensibles.

Enfin, l’équipe chargée des demandes d’accès à des documents autochtones de BAC a terminé un projet de nettoyage des données pour les demandes faites en vertu de l’alinéa 8(2)k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels; elle a examiné 293 demandes, et réduit ce nombre à 186 demandes actives. Ce travail consistait à identifier et à fermer ou à supprimer les demandes qui étaient en double ou qui n’étaient plus actives, ce qui a permis d’obtenir un inventaire plus précis et à jour. Le nettoyage a amélioré la clarté du système de suivi et a favorisé une gestion plus efficace des dossiers actifs, ce qui permet à l’équipe de traiter les demandes dont les clients ont encore besoin.

Réduire les consultations avec d’autres ministères

Le 1^er avril 2026, BAC a mis en œuvre une approche de communication en plusieurs étapes pour renforcer davantage la gestion des consultations avec d’autres ministères, lorsque de telles consultations sont jugées nécessaires. À l’heure actuelle, BAC mène des consultations pour environ 3 à 5 % des demandes d’accès à l’information qu’il reçoit [à l'exception des consultations avec le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), pour lesquelles une nouvelle approche est mise en œuvre]. Des lignes directrices à jour ont été élaborées afin d’établir des délais de réponse clairs pour les autres ministères, de rationaliser et de normaliser les processus de suivi, d’améliorer le suivi des progrès en matière de consultations, et d’établir les étapes qui s’imposent lorsque les réponses ne sont pas reçues dans les délais établis. Ces mesures précisent comment BAC exercera son pouvoir discrétionnaire lorsqu’un ministère ne répond pas à la date d’échéance prévue, ce qui améliore la rapidité, la responsabilisation et l’efficacité générale du processus.

L’équipe des Recherches archivistiques de l’AIPRP de BAC a continué de jouer un rôle important dans l’allègement du processus de consultation externe. Elle a produit 409 rapports de recherche en 2025-2026, comparativement à 221 en 2024-2025, ce qui a permis à BAC d’exercer son pouvoir discrétionnaire et de déterminer lorsque des consultations sont nécessaires. Grâce à ce travail, l’équipe des demandes concernant les dossiers militaires et le renseignement de sécurité de BAC n’envoie plus qu’un nombre limité de pages à d’autres ministères aux fins de consultation. Cette réduction a simplifié le traitement, réduit le fardeau administratif et favorisé une prise de décision plus rapide.

BAC et le SCRS ont travaillé en partenariat pour élaborer et mettre à l’essai une nouvelle approche afin de traiter les demandes d’accès à l’information concernant les dossiers de renseignements archivés dans les collections de BAC. Cela implique notamment que BAC mène davantage de recherches préliminaires afin d’exercer son pouvoir discrétionnaire sur le sujet (par l’intermédiaire de son équipe des Recherches archivistiques), puis effectue des caviardages, conformément aux directives fournies par le SCRS; BAC procède ensuite à une validation avec le SCRS. Jusqu’à présent, les dossiers traités conformément à cette nouvelle approche ont été fermés plus rapidement qu’avec la méthode précédente, selon laquelle toutes les pages étaient envoyées pour consultation complète. BAC et le SCRS surveilleront de près cette nouvelle approche au cours des prochains mois afin d’évaluer si les objectifs mutuels attendus sont atteints.

Investir dans les technologies de l’information

L’équipe des systèmes d’AIPRP joue un rôle de premier plan dans les groupes de travail pangouvernementaux liés à ATIPXpress, le système de gestion de cas de l’AIPRP. Elle y partage l’expertise de BAC, appuie l’harmonisation interministérielle et contribue au développement continu de la plateforme, tout en relevant les défis qui perdurent et en continuant à mettre l’accent sur l’amélioration de l’efficacité et la satisfaction des besoins ministériels.

Assurer la stabilité et la continuité des activités

BAC a été informé qu’un financement annuel permanent de 22,4 millions de dollars lui sera octroyé pour stabiliser ses fonctions d’AIPRP. Ce financement permettra à BAC de mettre en œuvre une structure de l’AIPRP durable afin de maintenir les progrès dans le traitement des demandes d’AIPRP conformément aux exigences législatives, tout en réduisant, éliminant ou prévenant l’accumulation d’arriérés futurs, et en maintenant l’accès proactif aux documents grâce à l’examen en bloc. Bien que ce financement permanent soit inférieur au niveau de financement temporaire actuel, il fournit une base stable et continue qui permettra d’assurer un accès efficace et transparent au patrimoine documentaire du Canada et appuiera la capacité de BAC de servir le public, maintenant et dans l’avenir.

Initiatives de formation et de perfectionnement

L’équipe chargée des demandes opérationnelles de BAC a récemment reçu une formation de Justice Canada sur l’identification des documents confidentiels du Cabinet. La séance donnait un aperçu de la confidentialité du Cabinet et du cadre législatif en vertu de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information, y compris la distinction entre les exclusions et les exemptions, les types de documents courants et le processus de consultation concernant les rôles respectifs de BAC, de Justice Canada et du Bureau du Conseil privé.

L’AIPRP de BAC a également collaboré avec l’Australian Society of Archivists pour mettre à la disposition du personnel de BAC le cours en ligne intitulé A trauma-informed approach to managing archives (une approche de gestion des archives tenant compte des traumatismes). Cette formation avait pour objectif de sensibiliser les participants au traumatisme vicariant, de promouvoir des stratégies visant à prendre soin de soi et d’encourager l’élaboration de plans personnalisés de bien-être pour les employés qui, dans le cadre de leur travail sur des archives, sont souvent exposés à des informations sensibles ou difficiles. De plus, l’AIPRP de BAC a organisé une formation sur la gestion du stress pour aider les membres du personnel à gérer la pression ressentie en milieu de travail pendant les périodes de transition et de changement organisationnel. Ces séances visaient à renforcer les stratégies d’adaptation et la résilience et à fournir des outils pratiques pour aider le personnel à traverser plus efficacement les processus de gestion du changement, tout en conservant son bien-être et en maintenant le rendement.

Au cours de l’hiver 2026, BAC a organisé une série de séances d’écoute internes comprenant des épisodes de balados sur ses activités liées à l’AIPRP. Ouvertes à tout le personnel, les séances ont encouragé le dialogue et le partage des connaissances dans l’ensemble de l’institution. L’objectif était de mieux faire connaître les activités liées à l’AIPRP, de promouvoir une meilleure compréhension des rôles et des défis liés au soutien des demandes d’accès et à la gestion des documents d’archives, et de renforcer la collaboration entre les équipes ayant des responsabilités complémentaires.

Une formation sur Microsoft Power BI a également été offerte aux utilisateurs désignés afin de renforcer les capacités d’analyse des données et de production de rapports. Il s’agit de compétences importantes pour aider à comprendre le rendement de l’AIPRP de BAC en fonction des données. Les séances avaient pour but d’aider les participants à mieux visualiser, interpréter et communiquer l’information au moyen de tableaux de bord et de rapports interactifs, afin de favoriser une prise de décision plus éclairée au sein des différentes équipes.

Partie 3 – Collaboration avec les partenaires externes sur des questions plus larges touchant l'AIPRP

Collaborer avec les partenaires du gouvernement du Canada

En février 2026, la bibliothécaire et archiviste du Canada, Leslie Weir, et la sous-ministre adjointe du Secteur des collections, Jennifer Schofield, ont comparu devant le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique pour discuter des défis opérationnels liés au traitement des documents d’archives. BAC a souligné la nature unique de ses collections, insistant sur le fait que les documents d’archives nécessitent souvent des processus d’examen spécialisés liés à la conservation, à la protection de la vie privée et au contexte historique, ce qui peut avoir une incidence sur les délais de traitement et l’accès aux documents.

En avril 2026, les mêmes représentantes ont également comparu devant le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires pour répondre à des questions concernant les réductions menées par BAC dans le cadre de l’examen exhaustif des dépenses, son financement pour l’AIPRP et les progrès réalisés dans le cadre du Plan d’action sur l’AIPRP. Au cours de la séance, elles ont souligné plusieurs enjeux clés, notamment les défis permanents associés à la gestion de kilomètres de documents d’archives, la mise en œuvre de nouvelles procédures (telles que la mise sur pied de l’équipe chargée de la recherche archivistique) et le besoin général de poursuivre les efforts de déclassification dans l’ensemble du gouvernement du Canada.

Ces témoignages ont permis de mieux faire connaître les défis et les réalités opérationnelles de BAC, notamment la complexité liée à la gestion de vastes fonds d’archives et les processus spécialisés nécessaires pour donner un accès rapide à l’information.

L’équipe chargée des demandes concernant les dossiers militaires et le renseignement de sécurité de l’AIPRP de BAC a collaboré étroitement avec l’AIPRP du SCRS pour mettre à l’essai une nouvelle façon d’examiner les documents d’archives de l’ancien service de sécurité de la GRC et du SCRS. Les premiers résultats indiquent des améliorations importantes dans la prestation des services, y compris une réduction importante du temps d’attente pour les clients.

Enfin, dans le cadre de l’examen de la Loi sur l’accès à l’information mené par le gouvernement du Canada, BAC transmet au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) ses observations sur les améliorations qui pourraient être apportées à cette loi, notamment en ce qui concerne les défis liés à la mise en œuvre de l’AIPRP concernant les documents d’archives conservés dans les collections de BAC.

Collaborer avec les clients et le public

BAC s’efforce d’améliorer le traitement et l’enregistrement des demandes d’AIPRP en renforçant la communication directe et transparente avec ses clients, pour veiller à ce que les demandes puissent être traitées tout en allégeant la charge administrative.

Ainsi, BAC vient de lancer de nouveaux formulaires d’AIPRP pour les demandes soumises en dehors du portail en ligne du SCT, afin de mieux cerner les besoins des clients dès le départ et d’améliorer la qualité générale des demandes reçues. En recueillant des informations plus complètes et structurées au début du processus, ces formulaires devraient réduire le nombre d’échanges de suivi avec les clients, ce qui permettra de simplifier la prise en charge et d’accélérer le traitement des dossiers. Les formulaires ont été transmis aux principales organisations concernées, notamment celles qui accompagnent régulièrement les clients (telles que les légions), afin de favoriser leur diffusion et leur utilisation.

L’AIPRP de BAC travaille également en étroite collaboration avec la Division des communications dans le cadre d’une initiative conjointe visant à étendre et à renforcer sa présence en ligne sur diverses plateformes de réseaux sociaux. L’objectif est de mieux promouvoir et faire connaître les documents récemment divulgués, ainsi que les travaux menés par l’AIPRP. Grâce à ces projets de communication numérique bonifiés, le service d’AIPRP de BAC cherche à joindre un public plus large tout en mettant en lumière des documents désormais plus facilement accessibles. Depuis son récent lancement, cette campagne a généré des réactions très positives. Les publications liées à l’AIPRP ont obtenu des résultats supérieurs à la moyenne, atteignant systématiquement des taux de portée et d’engagement plus élevés. Soulignons notamment les excellents résultats des publications consacrées à la Deuxième Guerre mondiale, dont certaines ont suscité un intérêt et un engagement particulièrement élevés de la part du public.

Au début de juin 2026, le personnel de l’AIPRP de BAC a assisté à la conférence de la Société historique du Canada à Charlottetown. Il a fait le point sur l’AIPRP de BAC et répondu à des questions lors d’un atelier, tout en discutant avec des historiens, des archivistes et d’autres chercheurs sur des questions d’accès et d’archivage. Cet engagement a permis de poursuivre le dialogue avec la communauté de la recherche et a contribué à une meilleure compréhension des priorités et des défis liés à l’accès.