Aide concernant le compte de l'ARC – Gérer comment votre entreprise utilise Représenter un client
Après avoir accédé à Représenter un client dans votre compte de l’ARC, vous pouvez inscrire votre entreprise et y associer des employés. Cela vous permettra de gérer l'accès des employés aux renseignements de vos clients. Les clients peuvent autoriser une entreprise à titre de représentant autorisé, et seuls les employés associés à l'entreprise peuvent accéder aux renseignements des clients.
Sur cette page
- Inscrire votre entreprise dans Représenter un client
- Rôles et accès des employés
- Gérer l'accès des employés
Inscrire votre entreprise dans Représenter un client
Vous pouvez inscrire votre entreprise dans Représenter un client en utilisant votre numéro d'entreprise (NE) si vous répondez à tous les critères suivants :
- Vous avez inscrit votre entreprise auprès de l'ARC.
- Vous êtes identifié comme propriétaire, associé, administrateur ou dirigeant de l'entreprise dans notre base de données des NE de l'ARC.
- Votre numéro d'assurance sociale (NAS) est associé à votre entreprise.
Connectez-vous à votre compte de l'ARC et suivez ces étapes pour y inscrire votre entreprise :
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C'est la première fois que vous accédez à Représenter un client : Option 1
- Choisissez Ajouter un compte à partir de la page d’accueil du compte de l’ARC.
- Choisissez Compte de représentant.
- Choisissez Inscrivez-vous à Représenter un client.
- Choisissez Inscrire votre entreprise et suivez les instructions fournies.
Vous recevrez aussi un ID Rep que vous pourrez remettre à tout client qui souhaite n'autoriser que vous à titre de représentant.
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Vous avez déjà ajouté Représenter un client : Option 2
- Choisissez votre compte Représentant pour accéder à Représenter un client.
- Choisissez Profil.
- Sous « Associations », choisissez Inscrire votre entreprise à titre de représentant.
Une fois l'entreprise inscrite dans Représenter un client, vous remettrez votre NE aux clients qui souhaitent autoriser votre entreprise à titre de représentant.
Rôles et accès des employés
Vous pouvez attribuer différents rôles à vos employés pour gérer leurs accès et leurs responsabilités. Consultez le tableau ci-dessous pour comprendre les fonctionnalités offertes pour chaque rôle.
Function
| Fonctionnalités | Accès |
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Représentants associés |
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Administrateurs subalternes et principaux associés |
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Attribuer des privilèges aux employés |
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Voir la liste des employés |
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Dissocier ou réassocier un employé |
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Modifier ou supprimer des associations d'employés |
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Afficher et télécharger la liste des clients de l'entreprise |
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Créer et gérer des groupes |
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Afficher et mettre à jour les renseignements sur l'inscription des entreprises |
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Suspendre, annuler la suspension ou annuler l'inscription de votre entreprise à ce service |
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Demande d'autorisation |
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Supprimer l'autorisation |
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Gérer le courrier en ligne (pour l'inscription) |
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Accéder au courrier |
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Un rôle supplémentaire, Représentant subalterne (limité), peut seulement présenter des demandes d'autorisation pour une entreprise. Il ne sert à rien d'autre et les privilèges ne peuvent lui être attribués.
Assigner des privilèges
Vous pouvez assigner certains privilèges aux employés qui leur permettront d'effectuer différentes tâches. Les privilèges peuvent être assignés à un employé qui ne les a pas déjà. Lorsqu’ils sont assignés à un employé, il aura la possibilité d'effectuer toutes les tâches permises (permissions) regroupées sous ce privilège.
Voir et supprimer les clients particuliers
Le privilège Voir et supprimer les clients particuliers regroupe ces 4 permissions :
- Voir la liste de clients particuliers
- Supprimer des autorisations
- Voir des transactions individuelles (les administrateurs subalternes ont cette possibilité par défaut)
- Voir Liste d’avis émis
Voir et supprimer les clients d’entreprises
Le privilège Voir et supprimer les clients d'entreprises regroupe ces 3 permissions :
- Voir la liste des clients d’entreprises
- Supprimer des autorisations
- Voir des transactions commerciales (les administrateurs subalternes ont cette possibilité par défaut)
Voir et gérer le propriétaire du régime enregistré
Le privilège Voir et gérer le propriétaire du régime enregistré regroupe ces 3 permissions :
- Voir les renseignements sur le régime enregistré
- Voir, modifier et soumettre les renseignements sur le régime enregistré
- Voir, modifier et soumettre les renseignements sur le régime enregistré, y compris l'autorisation d'autres représentants
Voir et supprimer les fiducies de clients
Le privilège Voir et supprimer les fiducies de clients regroupe ces 3 permissions :
- Voir la liste des fiducies de clients
- Supprimer des autorisations
- Voir des transactions de fiducie (les administrateurs subalternes ont cette possibilité par défaut)
Gérer le courrier
Consultez les lettres de programme d’examen précotisation et de revue du traitement qui ont été transmises par voie électronique.
Gérer l'accès des employés
Créer des groupes NE
Tout client particulier qui a autorisé une entreprise peut être assigné à un groupe NE. Les employés doivent ensuite être associés à ce groupe pour accéder aux renseignements de ces clients.
- Connectez-vous à votre compte de l’ARC.
- Choisissez votre compte Représentant pour accéder à Représenter un client.
- Choisissez Profil.
- Sous « Associations », choisissez le nom de l'entreprise que vous souhaitez gérer.
- Sous « Groupes d’entreprises », choisissez Créer un groupe d’entreprises.
- Entrez et confirmez les renseignements sur le groupe
Associez des employés à votre entreprise ou à votre groupe NE
Vos employés doivent s'inscrire pour obtenir un ID Rep au moyen du lien Inscrivez-vous sur la page d'accueil de Représenter un client. Lorsqu'ils vous remettent leur ID Rep, vous pouvez associer vos employés à votre entreprise ou au groupe NE pour leur permettre d'accéder aux renseignements de votre client.
- Connectez-vous à votre compte de l’ARC.
- Choisissez votre compte Représentant pour accéder à Représenter un client.
- Choisissez Profil.
- Sous « Associations », choisissez le nom de l'entreprise que vous souhaitez gérer (et ensuite le groupe d’entreprise, s’il y a lieu).
- Sous « Employés », ouvrez la liste d’employés et choisissez Associer des employés.
- Une fois que vous avez soumis les renseignements, vous pouvez aussi attribuer des privilèges aux employés au besoin.
Assigner des contribuables à votre groupe NE
Seuls les propriétaires d'entreprise et les employés associés à un groupe NE seront autorisés à accéder aux renseignements des clients assignés à ce groupe.
- Connectez-vous à votre compte de l’ARC.
- Choisissez votre compte Représentant pour accéder à Représenter un client.
- Choisissez Profil.
- Sous « Associations », choisissez le nom de l’entreprise.
- Sous « Groupes d’entreprises », choisissez le nom du groupe NE.
- Sous « Clients », ouvrez Particuliers/Entreprises/Fiducies attribués à ce groupe.
- Choisissez Attribuer des clients particuliers/d’entreprise/de fiducie à un groupe d’entreprises et suivez les instructions.