Vos responsabilités et les exigences liées aux registres que vous devez tenir selon la loi
Sur cette page, vous trouverez des renseignements sur les sujets suivants :
Vos responsabilités à l'égard des registres que vous devez tenir
Selon la loi, vous êtes responsable de :
- protéger vos registres, même si vous embauchez un tiers pour les tenir pour vous;
- mettre les registres et les pièces justificatives à la disposition des représentants de l'Agence du revenu du Canada (ARC) sur demande (ces derniers pourraient inspecter, vérifier ou examiner vos registres, vos biens et vos pratiques);
- vous assurer que vous, votre personnel ou le tiers qui fait la tenue de vos registres êtes présents lorsque des représentants de l'ARC examinent les registres là où ils sont conservés;
- vous assurer que vos représentants collaborent avec ceux de l'ARC lors de l'examen en leur fournissant de l'aide raisonnable et en répondant à leurs questions au sujet de votre entreprise;
- permettre aux représentants de l'ARC de copier tout registre dont ils ont besoin ou de leur fournir des copies de ces registres.
On recommande que vous informiez l'ARC de tout changement apporté au tiers qui pourrait avoir une incidence sur vos registres (par exemple, le transfert de vos registres à un autre tiers).
Exigences auxquelles tous les registres doivent satisfaire
Vos registres doivent :
- être fiables et complets;
- inclure les renseignements nécessaires pour remplir vos obligations fiscales et calculer les crédits auxquels vous avez droit;
- être appuyés par des pièces justificatives;
- être conservés soit en français ou en anglais, ou dans une combinaison de ces deux langues.
Autres exigences liées aux registres électroniques
Pour les registres sur support électronique, assurez-vous aussi :
- qu'ils soient gérés et appuyés par un système capable d'en produire des copies qui sont accessibles aux représentants de l'ARC et que les logiciels de l'ARC peuvent lire, même si vous gardez des copies papier de ces registres ou les avez transférés sur un autre support, comme un microfilm ou une image électronique;
- d'avoir des copies de sauvegarde en tout temps, préférablement dans un lieu au Canada autre que celui de votre lieu d'affaires.
Remarque
Les organismes de bienfaisance enregistrés, les associations canadiennes enregistrées de sport amateur et les autres donataires reconnus (pour obtenir une liste, allez à Donataires reconnus) doivent conserver leurs copies de sauvegarde au Canada.
Vos registres doivent aussi :
- demeurer accessibles aux représentants de l'ARC et lisibles par les logiciels de l'ARC à la suite de toute modification à votre système d'exploitation ou à votre système d'affaires électroniques;
- être disponibles pour une inspection par l'ARC à sa demande;
- être signalés comme manquants dès qu'ils sont perdus, détruits ou endommagés et recréés dans un délai raisonnable. Informez l'ARC en composant le 1-800-959-7775;
- être déchiffrés, s'ils sont chiffrés, et fournis sur un support électronique auquel les représentants de l'ARC peuvent accéder et que les logiciels de l'ARC peuvent lire.
Remarque
L'ARC peut accéder aux registres électroniques créés sur la plupart des supports électroniques standards et les lire. Pour en savoir plus sur ces supports, consultez la circulaire d'information IC05-1, Tenue de registres électroniques.
Renseignements à conserver sur vos transactions sur Internet
Si vous utilisez Internet pour faire des affaires, vos registres doivent renfermer des renseignements sur ces transactions. Vous pouvez obtenir ces renseignements :
- lors du traitement de vos transactions (par exemple, dans des carnets Web et les courriels échangés pour confirmer une vente);
- par suite de mesures de sécurité visant à préserver l'authenticité et l'intégrité du registre obtenu (par exemple, les signatures numériques).
Vous êtes responsable de fournir les renseignements concernant ces transactions à l'ARC sur demande même si vous faites appel à l'un des services suivants pour différents éléments de ces transactions :
- gestionnaires de transactions;
- fournisseurs de services applicatifs;
- autres tiers.
Conservez ces renseignements ou une copie de ces renseignements dans vos registres, au cas où les tiers ne les garderaient pas aussi longtemps que le délai prévu selon la loi.