Renseignements spécifiques que certaines entités doivent conserver
Sur cette page, vous trouverez quels renseignements spécifiques doivent être conservés par des :
- sociétés;
- fiducies;
- agents enregistrés d'un parti politique enregistré et agents officiels d'un candidat à une élection fédérale;
- donataires reconnus tels que les organismes de bienfaisance enregistrés (pour obtenir une liste, allez à Donataires reconnus).
Sociétés
Les sociétés doivent garder dans leurs registres ce qui suit :
- les renseignements sur leurs activités d'entreprise sur Internet;
- les procès-verbaux des réunions de leurs administrateurs;
- les procès-verbaux des réunions de leurs actionnaires;
- les renseignements sur les droits de propriété des actions de leur capital-actions et sur tout transfert de ces actions;
- le grand livre général ou tout autre livre d'inscriptions définitives qui résume les transactions de la société d'une année à l'autre;
- tout accord ou contrat spécial nécessaire à la compréhension du grand livre général ou de tout autre livre d'inscriptions définitives.
Les sociétés doivent aussi conserver les documents qui appuient leurs transactions. Cela est important pour celles qui font des transactions internationales avec lien de dépendance. Ces dernières doivent conserver tous les documents liés à leur politique d'établissement des prix de transfert.
Fiducies
Les fiducies doivent garder dans leurs registres ce qui suit :
- le testament et le codicille du testateur, s'il y en a un;
- la liste homologuée de l'actif et du passif, s'il y en a une;
- l'entente de fiducie;
- toute lettre énonçant les dernières volontés du disposant;
- les livres de comptes du bénéficiaire du revenu et du bénéficiaire de capital qui sont requis par la loi régissant les fiducies;
- la liste annuelle des répartitions ou des attributions au bénéficiaire;
- tout document de transfert des revenus de fiducie et d'intérêts sur le capital.
Agents enregistrés d'un parti politique enregistré et agents officiels d'un candidat à une élection fédérale
Les registres de ces agents doivent aussi renfermer des documents à l'appui des contributions monétaires qu'ils reçoivent et des dépenses qu'ils font. Pour en savoir plus sur ces documents, consultez la circulaire d'information IC75-2, Contributions à un parti enregistré, à une association enregistrée ou à un candidat à une élection fédérale.
Donataires reconnus
Organismes de bienfaisance enregistrés et associations canadiennes enregistrées de sport amateur
Les organismes de bienfaisance enregistrés et les associations canadiennes enregistrées de sport amateur doivent garder dans leurs registres ce qui suit :
- les documents montrant les revenus, y compris les dons de bienfaisance reçus;
- les documents montrant les ressources consacrées à des programmes de bienfaisance;
- les renseignements montrant que les fins et les activités de l'organisme relèvent toujours de la bienfaisance;
- les renseignements permettant à l'ARC de vérifier les dons de bienfaisance pour lesquels les donateurs ont demandé un crédit d'impôt ou une déduction;
- les procès-verbaux des réunions de leurs administrateurs;
- les procès-verbaux des réunions de leurs membres;
- les documents et les règlements internes qui les régissent;
- une copie des reçus officiels de dons sur lesquels figurent les renseignements exigés selon la loi (pour en savoir plus sur les renseignements qui doivent figurer sur un reçu, allez à Remettre des reçus de dons complets et exacts).
Autres donataires reconnus
Les autres donataires reconnus doivent garder dans leurs registres ce qui suit :
- les documents confirmant qu'ils sont des donataires reconnus selon la Loi de l'impôt sur le revenu;
- les renseignements permettant à l'Agence du revenu du Canada de vérifier les dons pour lesquels les donateurs ont demandé un crédit d'impôt ou une déduction;
- une copie des reçus officiels de dons sur lesquels figurent les renseignements exigés selon la loi (pour en savoir plus sur les renseignements qui doivent figurer sur un reçu, allez à Remettre des reçus de dons complets et exacts).